Hvem fører timelisten. Oppbevaringstider for timelister

Tiden tilbrakt av en ansatt på jobb må regnskapsføres av kravet i artikkel 91 Arbeidskode ... Dette ansvaret hviler helt på arbeidsgiveren. Hvis det er plikt, er det ansvar for manglende oppfyllelse. Administrativ bot for manglende oppfyllelse av forpliktelse - opptil 3000 rubler for direktøren og opptil 50 tusen for selskapet... Sovjetiske lovgivere har lenge tenkt på hvordan man skal ta hensyn til arbeidstid - du må føre et tidsskjema, så du slipper å gjenoppfinne hjulet. Tidslisten for 2016 kan oppbevares på grunnlag av et enhetlig skjema, eller du kan endre det for din bedrift, men noen regler må brukes.

Hva er timeliste

Dette er faktisk en pivottabell som gjenspeiler de faktiske timene som ble jobbet i en bestemt måned av en bestemt ansatt. Følgende data blir lagt inn i tabellen i løpet av måneden:

• Navnet på den ansatte og hans personnummer;
• antall arbeidte timer per dag;
• antall fridager og helligdager;
• tapte dager (med grunner).

På slutten av måneden beregnes dataene og timelisten lukkes.

Hvis personalet i selskapet er lite, kan du opprettholde ett timeliste for alle ansatte. Ellers er det bedre å dele timelisten etter divisjoner.

Oppbevaring av timelister kan tilordnes til:

• for en personelloffiser (eller deltid);
• på avdelingsleder;
• per tidtaker, hvis en slik enhet er planlagt bemanningsbord.

Hvor du skal lagre timelisten

Timelister føres av regnskapsførere, dette er deres primære dokumenter. Holdbarhet - 75 år , siden timelistene er relatert til regnskapsføring av arbeidstid, og derfor tar man hensyn til ansattes lengde.

Hva er timelisten til?

Dette dokumentet er en universell informant, hvorfra regnskapsføreren ser hvor mye en bestemt ansatt tjente, hvor mye han savnet, hvor mye han var syk. Inspektører fra GIT overvåker behandlingen. Skatteetaten kontrollerer om lønnen ikke belastes for uarbeidede dager for å ekskludere denne betalingen fra utgifter, og dermed øke skattegrunnlaget. Nøye oppmerksomhet ved å fylle ut timelisten vil unngå unødig oppmerksomhet til selskapet ditt fra tilsynsmyndighetene.

Men det feteste pluss på rapportkortet er å spare på bøter og innkreving av ikke fullbetalt lønn!

Praktisk eksempel:
Sveiser Morozov jobbet i firmaet. Underholdsbidrag for to barn ble holdt tilbake fra lønnen hans. Morozov - en uansvarlig arbeider - kunne ta seg en fridag, sove, og det ville være banalt å hovne opp i en uke. Men han ble ikke sparket fra jobben, fordi en spesialist fra Gud - han kunne gjøre alt!

På grunn av mange fravær tjente han henholdsvis lite, og underholdsbidraget ble overført sparsomt. Som et resultat klaget hans eks til påtalemyndigheten og til skattekontoret, og motiverte det lille underholdsbidraget med det faktum at selskapet angivelig skjuler reell inntekt.
Det ble utført forskjellige kontroller, hovedspørsmålet var hvorfor lønnen var lavere enn den fastsatte minstelønnen. Truet med bøter og inhabilitet. Som et resultat kjempet selskapet mot sjekker:

• i henhold til artikkel 155 i arbeidsloven kan arbeidstakerens lønn være lavere enn minstelønnen hvis han ikke fullførte den foreskrevne mengden arbeid (i vårt tilfelle fullførte han ikke arbeidstidsnormen);
• regnskapsføreren viste beregningen: lønnen beregnes i forhold til arbeidstiden til Morozov;
• arbeidstiden gjenspeiles i rapportkortet som ble gitt til gjennomgang av inspektørene;
• vedlagt timelisten er dokumenter som bekrefter arbeidsfravær ( fraværssertifikater med forklaringer).

Dermed viser rapportkortet: hvor mye du jobbet - hvor mye du tjente.

Fyll ut timelisten 0504421

Du kan fylle ut et utvalg, men la oss nå se hva og hvordan du skriver i T-12 (eller T-13) -skjemaet.

Begge skjemaene er nesten identiske, så du kan velge hvilken som helst for arbeidet ditt. Skjemaer kan utvikles på grunnlag av skjemaer for din bedrift, eller du kan kjøpe ferdige dokumenter - i ethvert trykkeri skrives slike dokumenter i store mengder.

Så: hver ansatt tildeles et personellnummer og hans data i timelisten legges inn på en egen linje. Det er to måter å fylle ut timelisten:

• notat timer arbeidet daglig (fremmøte eller ikke-fremmøte);
• registrerer bare forsinkelser eller andre årsaker til avvik fra normen for arbeidstid.

Når du fyller ut, kan du bruke alfabetiske eller numeriske koder, for eksempel:

• I (01) - oppmøte på jobb;
• VM (05) - rotasjonsarbeid;
• K (06) - forretningsreise;
• Н (02) - arbeid om natten;
• О (09) - ferie;
• U (11) - studentpermisjon;
• P (14) - fødselspermisjon;
• B (20) - sykefravær;
• PR (24) - fravær;
• I (26) - en fridag eller en ferie.

Slik skriver tidtakeren dag etter dag inn bokstaver eller tall i timelisten. Hvis arbeidstakerens arbeid er skiftbasert, på dagtid, i rapportkortet, kan du skrive ned arbeidet slik: I / N (det vil si oppmøte og nattarbeid) Under bokstavene, i linjen nedenfor, er det skrevet timer, for eksempel 6/6 (det vil si 6 timer på dagtid og 6 timer om natten ). Nattetid er anerkjent som perioden fra kl. 22 til kl.

På slutten av måneden oppsummeres arbeidstidene eller manglende oppmøte, timelisten signeres og sendes til regnskapsavdelingen.

For å ha en oppdatert timeliste for 2016, finner du skjemaet alltid på nettstedet Consultant +.

Timelisten for 2016 er det eneste dokumentet som lar deg spore hvem som jobbet hvor mye og overvåke hvordan den etablerte arbeidsplanen blir overholdt i selskapet.

Kan du fortelle meg hvor timelistene skal oppbevares - i HR-avdelingen eller hos regnskapsføreren for å beregne lønn?

Svar

Arbeidsgivers plikt til å føre oversikt over arbeidstiden er nedfelt i art. 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Skjemaer N T-12 og N T-13, brukt til å registrere tiden som faktisk har jobbet og (eller) ikke arbeidet av hver ansatt i organisasjonen, ble godkjent av resolusjonen fra Statens statistikkomité i Russland datert 05.01.2004 N 1.

De enhetlige skjemaene som er godkjent av dette dekretet, gjelder for alle organisasjoner, med unntak av skjemaer for registrering av arbeidstid og oppgjør med personell for lønn, som ikke brukes i arbeidet. budsjettinstitusjoner (Klausul 2 i resolusjonen fra Statens statistikkomité i Russland datert 05.01.2004 N 1).

Timelisten er tegnet i ett eksemplar av en autorisert person, undertegnet av lederen for strukturenheten, ansatt personaltjeneste og overføres til regnskapsavdelingen, siden det er grunnlaget for beregning lønn og skattebetalinger, der den nødvendige tidsperioden er lagret.

I samsvar med Ordenen fra Russlands føderasjons kulturdepartement datert 25.08.2010 N 558 "På godkjenning av" Liste over standard administrative arkivdokumenter generert i løpet av aktiviteter offentlige etater, kropper lokale myndigheter og organisasjoner, som angir lagringstiden. Tidslister lagres i organisasjonen i fem år, og i nærvær av vanskelige, skadelige og farlige arbeidsforhold - 75 år.

Flere detaljer i materialene til systemet:

1 / Svar: Hvordan holde orden på arbeidstiden. N.Z. Kovyazina

Tidsregistreringsskjemaer

De faktiske arbeidstimene skal registreres for hver ansatt. For å gjøre dette, bruk standard skjemaer:

timeliste og lønn ();

tids skjema (). Dette skjemaet brukes til automatisk databehandling.

Prøveskjemaer og instruksjoner for utfylling er godkjent.

Siden den 1. januar 2013, i forbindelse med adopsjon av enhetlige skjemaer, er det imidlertid ikke obligatorisk for de fleste organisasjoner. Unntaket er. De må fremdeles bruke enhetlige skjemaer i arbeidet sitt uten å mislykkes.

Alle andre organisasjoner har, når de utarbeider organisasjonsdokumenter og administrative dokumenter, rett til å fortsette å bruke både enhetlige skjemaer og. I dette tilfellet kan arbeidsgiveren også inngå sine egne konvensjoner.

Slike konklusjoner følger av totalbestemmelsen i artiklene i lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ og er bekreftet.

Er det nødvendig å føre timelisten hvis organisasjonen har et elektronisk tidssporingssystem (turnstiles med elektroniske kort)

Ja behov.

Arbeidsgiveren er forpliktet til å holde rede på tiden som hver arbeidstaker faktisk har arbeidet ().

For dette formålet kan arbeidsgiveren bruke, godkjent eller. Arbeidstidsregnskap er ikke lovlig løst av det elektroniske regnskapssystemet. I tillegg inneholder tidsskjemaene slike detaljer som "personlig signatur" til personen som er ansvarlig for å opprettholde timelisten, lederen for den strukturelle enheten, samt en ansatt i personalavdelingen. Basert på ovenstående, er vedlikehold av timelister bare i i elektronisk format, for eksempel basert på lossing av data fra elektronisk system tidssporing er ulovlig.

Dermed avlaster ikke organisasjonens bruk av elektroniske tidssporingssystemer det for behovet for å vedlikeholde et timeliste.

I tillegg, utelukkende basert på dataene fra det elektroniske systemet, uten dokumentasjonsbekreftelse fra timelister, vil ikke arbeidsgiveren kunne anvende sanksjoner mot arbeidstakeren for brudd på arbeidstiden. Dette skyldes at ansatte i praksis, selv i elektroniske registratorer, i praksis fortsatt har muligheten til å bevege seg rundt organisasjonens territorium og utenfor det, utenom dette systemet. En lignende posisjon er bekreftet og rettslig praksis (se for eksempel).

Er det mulig å holde timelisten elektronisk

Tidsarket (av eller) er det primære regnskapsdokumentet (). Primære og konsoliderte regnskapsdokumenter kan tegnes på papir og datamaskiner. Overgangen til å føre oversikt over arbeidet i maskinform må registreres i loven om organisasjonens regnskapsprinsipper ().

Informasjon i elektronisk form, godkjent med en elektronisk signatur, blir anerkjent som et elektronisk dokument, tilsvarende et papirdokument signert med egen hånd. Unntakene er tilfeller når føderale lover eller forskrifter er vedtatt i samsvar med dem rettslige handlinger kravet om behovet for å tegne et dokument bare på papir ble etablert. Dette fremgår av loven fra 6. april 2011 nr. 63-FZ. Samtidig er organisasjonen forpliktet til å lage kopier av slike dokumenter på papir for egen regning på anmodning fra statlige organer ().

Dermed kan timelisten holdes i elektronisk form, hvis den inneholder en riktig utført elektronisk signatur fra personen som er ansvarlig for å vedlikeholde timelisten, lederen for strukturenheten og en ansatt i personalavdelingen. Om nødvendig, på grunnlag av dette elektroniske dokumentet, kan arbeidsgiveren lage en tidsskrift på papir.

Et lignende synspunkt er inneholdt i.

Hvem skal føre timelister for ansatte

Arbeidsgiveren er ansvarlig for å holde oversikt over tiden som hver ansatt faktisk har jobbet (). Organisasjonssjefen har i sin tur rett til å bestemme hvilken strukturell enhet eller spesifikk ansatt som skal engasjere seg i å fylle ut. Denne plikten bør være nedfelt i en ordre (rekkefølge) eller annen lokal handling (for eksempel i forordningen om strukturell enhet) og inkluderer i stillingsbeskrivelser eller ansettelseskontrakter for ansatte som direkte vil holde oversikt over arbeidstiden og fylle ut timelister. Slike konklusjoner følger av totalbestemmelsen i artiklene i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Dermed kan ansvaret for å fylle ut timelisten tildeles både personalavdelingen eller regnskapsavdelingen, og til ansatte ved andre avdelinger, for eksempel administrasjonssekretæren.

I store organisasjoner med et stort antall ansatte er muligheten for å opprettholde timelister mulig:

sentralt, med tildeling av individuelle enheter i bemanningstabellen - tidtakere, hvis hovedansvar inkluderer å fylle ut timelister for ansatte i alle strukturelle divisjoner i selskapet;

desentralisert, det vil si separat av strukturelle inndelinger, når en ansatt blir utnevnt i hver divisjon, hvis funksjonalitet i tillegg inkluderer plikten til å opprettholde en timeliste i sin divisjon.

Må jeg lage et eget timeliste for beregning av forskuddet

Lovverket gir ikke en slik forpliktelse.

Arbeidsgiveren er forpliktet til å holde rede på tiden som hver arbeidstaker faktisk har arbeidet (). For dette formålet bruker, godkjenner eller. Det antas at ansvarlig spesialist fyller ut timelisten daglig ved tilstedeværelse eller fravær av ansatte.

Timelisten tjener ikke bare til å vise tilstedeværelsen eller fraværet til de ansatte, men også til å beregne lønnene deres. Lønn beregnes ved slutten av måneden, derfor utarbeides det også ensartede skjemaer som skal fylles ut hver måned.

Samtidig må organisasjonen sikre betaling av inntekt (). etter en halv måned kan det ikke være mindre enn tariff eller lønn for de faktiske arbeidstimene (). Dette betyr at når du betaler et forskudd, er det nødvendig å ta hensyn til den faktiske tilstedeværelsen av ansatte på arbeidsplassen, det vil si fokus på databladet.

Lovverket gir ikke forpliktelse til å utarbeide et eget timeliste for forskuddsbetalingen. Derfor har hver organisasjon rett til uavhengig å bestemme fremgangsmåten for å danne et timeliste. I praksis brukes to tilnærminger:

utarbeide en enkelt timeliste på månedlig basis og bli enige om fremgangsmåten for å overføre timelisten til regnskapsavdelingen to ganger i måneden: for beregning av forskudd og i slutten av måneden;

utarbeide separate timelister for hver halve måned, med angivelse av perioden.

Den spesifikke prosedyren for å utarbeide og sende timelisten til regnskapsavdelingen bør fastsettes i organisasjonens lokale forskrifter, som spesifiserer fremgangsmåten for beregning og utbetaling av lønn ().

Nina Kovyazina,

nestleder for Institutt for utdanning og menneskelige ressurser i Russlands helsedepartement

2. Juridisk grunnlag:

Vedtak fra den russiske føderasjonens statlige komité

datert 05.01.2004 N 1

"Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for arbeidsregnskap og godtgjørelse"

BRUKSANVISNING

PÅ SØKNADEN OG UTFYLLING AV DE PRIMÆRE KONTOSKEMAENE

ARBEIDSREGNSKAP OG BETALINGSDOKUMENTER

2. Om regnskapsføring av arbeidstid og beregninger

med lønnspersonale

Tids skjema

arbeidstid og lønn

(skjema N T-12)

Tids skjema

(skjema N T-13)

De brukes til å registrere tiden som faktisk ble jobbet og (eller) uarbeidet av hver ansatt i organisasjonen, for å overvåke ansattes overholdelse av den fastsatte arbeidstiden, for å innhente data om arbeidstimer, beregne lønn, og også for å utarbeide statistiske rapporter om arbeidskraft. Ved separat regnskapsføring av arbeidstid og utbetaling av lønn med personell er det tillatt å bruke avsnitt 1 "Arbeidstidsregnskap" i timelisten i skjema N T-12 som frittstående dokument uten å fylle ut seksjon 2 "Oppgjør med ansatte om godtgjørelse". Skjema N T-13 brukes til å registrere arbeidstid.

Tegnet i ett eksemplar av en autorisert person, signert av lederen for strukturenheten, ansatt i personaltjenesten, overført til regnskap.

Merknader i tabellen om årsakene til manglende oppmøte på jobb, deltidsarbeid eller utenfor normal arbeidstid på initiativ fra arbeidstaker eller arbeidsgiver, redusert arbeidstid osv. Er laget på grunnlag av riktig utarbeidede dokumenter (attest for arbeidsuførhet, ferdigattest stat eller offentlige plikter, skriftlig advarsel om enkel, søknad om deltidsjobb, skriftlig samtykke fra den ansatte til overtidsarbeid i saker som er etablert ved lov osv.).

For å gjenspeile de daglige kostnadene for arbeidstid per måned for hver ansatt, har timelisten:

i form N T-12 (kolonne 4, 6) - to linjer;

i form N T-13 (kolonne 4) - fire linjer (to for hver halvdel av måneden) og tilsvarende antall kolonner (15 og 16).

I skjemaene N T-12 og N T-13 (i kolonne 4, 6) brukes den øvre linjen til å markere legende (koder) kostnadene for arbeidstid, og den nedre - for å registrere varigheten av arbeidet eller ikke arbeidet (i timer, minutter) i henhold til tilsvarende koder for arbeidstid for hver dato. Om nødvendig er det tillatt å øke antall kolonner for å legge til ytterligere detaljer for arbeidstiden, for eksempel start- og sluttidspunkt for arbeid under andre forhold enn normalt.

Når du fyller ut kolonne 5 og 7 i timelisten i skjema N T-12, legges antall arbeidsdager ned i de øvre linjene, og antall arbeidstimer hver ansatt i løpet av regnskapsperioden i de nedre linjene.

Arbeidstidskostnadene tas i betraktningskortet enten ved hjelp av fullstendig registrering av oppmøte og fravær for arbeid, eller bare ved å registrere avvik (fravær, sen ankomst, overtid osv.). Når du gjenspeiler manglende oppmøte på jobb, som er registrert i dager (ferie, dager med midlertidig funksjonshemming, forretningsreiser, permisjon for opplæring, tid brukt på statlige eller offentlige plikter osv.), Er det bare koder som er satt i kolonnene i tabellen i øverste linje symboler, og i bunnlinjen er kolonnene tomme.

Når du sammenstiller et timeliste i henhold til skjema N T-12 i seksjon 2, fylles kolonnene 18 - 22 ut for en betalingstype og en tilsvarende konto for alle ansatte, og ved beregning av forskjellige betalingstyper og tilsvarende kontoer for hver ansatt fylles kolonnene fra 18 - 34 ut.

Skjema N T-13 "Timesheet" brukes til automatisk behandling av legitimasjon. Når du tegner et timeliste i skjema N T-13:

når du registrerer legitimasjon for å beregne lønn for bare en betalingstype og en korrespondentkonto som er felles for alle ansatte som er inkludert i timelisten, fylles detaljene "kode for betalingstypen", "korrespondentkonto" ut over tabellen med kolonner fra 7 til 9 og kolonne 9 uten utfylling av kolonne 7 og 8;

når du registrerer legitimasjon for å beregne lønn for flere (fra to til fire) betalingstyper og tilsvarende kontoer, fylles kolonne 7-9 ut. En ekstra blokk med identiske kolonnetall er gitt for å fylle ut data etter betalingstype, hvis antallet overstiger fire.

Tidsskjemaer i skjema N T-13 med delvis utfylte detaljer kan lages ved hjelp av virkemidlene datateknologi... Slike detaljer inkluderer: strukturell enhet, etternavn, navn, patronym, posisjon (spesialitet, yrke), personellnummer, etc. - det vil si dataene i referansebøkene med organisasjonens betingede permanente informasjon. I dette tilfellet endres formen på timelisten i samsvar med den aksepterte teknologien for behandling av legitimasjon.

Symboler for arbeidet og ubearbeidet tid presentert den tittelside skjemaer N T-12, brukes også når du fyller ut timelisten i skjema N T-13.

De viktigste endringene i vår!

• 
  Det har skjedd viktige endringer i personaloffiserens arbeid som må tas i betraktning i 2019. Sjekk i spillformatet for å se om du har tatt hensyn til alle innovasjonene. Løs alle problemene og få en nyttig gave fra redaksjonen til magasinet "Personnel Business".
Forbudte dokumenter i personalavdelingen
Inspektører av GIT og Roskomnadzor fortalte oss hvilke dokumenter som nå ikke under noen omstendigheter skal kreves av nykommere når de ansetter. Sikkert har du noen papirer fra denne listen. Vi lagde full liste og valgte en trygg erstatning for hvert forbudte dokument.
• 
  Hvis du betaler feriepenger en dag senere, får selskapet en bot på 50 000 rubler. Reduser varselet om reduksjonen med minst en dag - retten vil gjeninnsette den ansatte på jobben. Vi har studert rettslig praksis og har utarbeidet sikre anbefalinger for deg.

Arbeidskodeksen forplikter arbeidsgivere til å føre oversikt over alle arbeidstimer for alle sine ansatte, vanligvis brukes et timeliste til dette. Men i noen selskaper, i tillegg til dette, starter de også en journal for registrering av arbeidstid.

Generell informasjon om arbeidstakerens tidslogg

Konsept og obligatorisk vedlikehold

Hovedforskjellen mellom journalen for registrering av arbeidstid og timelister er at sistnevnte tar hensyn til antall arbeidet timer, og journalen noterer tidspunktet for den ansattes ankomst og avreise. Lovgivningen forplikter ikke virksomhetens administrasjon til å gjennomføre den på en obligatorisk måte, derfor bestemmer arbeidsgiveren selv.

Dette dokumentet er utarbeidet i form av en journal der de nødvendige dataene blir lagt inn i kolonnene, og spesifikke ansatte og informasjon om arbeidsdagen blir lagt inn i linjene.

For de som holder oversikt over arbeidstiden ved bruk av 1C, vil følgende video være nyttig:

Dens mening

Logging tjener flere formål:

• Regnskap for tidspunktet for ansattes utseende og avgang;
• Regnskap for sen ankomst og forlate arbeidet før planen;
• Motivere ansatte til å overholde arbeidsplanen;
• Fraværet av en ansatt i bedriften for en hel dag;
• Regnskap for arbeidte timer annerledes enn normal norm: overtidsarbeid, uregelmessig arbeidsplan, arbeid i helligdager og helger.

I slutten av måneden, ifølge resultatene som er registrert i journalen, vil timelister bli utarbeidet, eller tidtakeren sjekker bare med ham.

Formen

Dette magasinet har ikke et enhetlig eller anbefalt skjema, så hvert selskap utvikler det uavhengig i samsvar med dets behov. Følgende informasjon kan tas med i journal:

• Fullt navn på den ansatte;
• Posisjonsnavn og strukturell enhet;
• Utseende på jobben;
• Å forlate tid fra jobb;
• Antall arbeidstimer;
• Avkjørsel til arbeidsplass i helgen og høytider, engasjere seg i overtidsarbeid;
• Årsaken til å tiltrekke ansatte til å jobbe utover de etablerte normene;
• Liste over den ansatte og den ansvarlige som bekrefter nøyaktigheten av informasjonen.

Loggen kan gjenspeile all informasjon på en gang, eller du kan opprette flere logger designet for forskjellige tilfeller:

• Generell journal;
• Overtidslogg;
• Journal for stillinger med skiftplan;
• Journal for registrering av arbeidstimer for stillinger med uregelmessig arbeidstid;
• Tidsskrift for registrering av arbeidstiden til visse kategorier ansatte i virksomheten.

Vedlikeholdsordre

Arbeidstidsloggen vil være relatert til de interne dokumentene til organisasjonen og en del av kontorarbeidet, noe som betyr at vedlikeholdet av det må formaliseres deretter. Først og fremst er det nødvendig å utvikle tidsskriftets form og godkjenne det på bestilling.

Deretter utstedes følgende ordre, direkte ved introduksjonen av journalen. Den er utarbeidet i fri form og følgende informasjon er detaljert i den:

• Fremgangsmåten for bruk av journal;
• Ansvarlig for vedlikehold;
• Det er de ansattes plikt å rapportere til den ansvarlige medarbeideren for et merke.

Videre er bestillingen signert av hodet og informasjonen i den blir gjort oppmerksom på de ansatte. Behovet for å føre en journal kan også inngås i en av de lokale normative handlingene til bedriften: arbeidsdagens regler, instruksjoner for kontorarbeid.

Dokumentutførelse

Når du registrerer en arbeidstidslogg, er det nødvendig å følge reglene for utforming av alle andre magasiner som vedlikeholdes i bedriften - i samsvar med reglene for behandling av slike dokumenter.

Eksempel på hovedseksjonen i journalen

Krav

Følgende krav stilles til registrering av en journal for registrering av arbeidstiden til ansatte i selskapet:

• Tittelen på bladet skal være på forsiden;
• Tittelsiden skal også angi avdelingen som tidsskriftet tilhører;
• Det er også nødvendig å angi startdatoen for å gjøre oppføringer i journalen. Og etter at den siste oppføringen er gjort, blir sluttdatoen for loggingen satt;
• Personen som er ansvarlig for å vedlikeholde dokumentet er angitt på det siste flybladet.

Timelisten og vedlikehold av den er beskrevet i denne videoen:

Fylling

Journalen fylles ut av den ansvarlige medarbeideren, alle data må legges inn strengt i kolonnene som er beregnet for dem. Hvis det er gitt en kolonne for signaturer, må den signerende ansatte være kjent med posten.

Bare den som er ansvarlig for å vedlikeholde loggen, skal ha tilgang til loggen.

Du kan laste ned skjemaet til bladet gratis.

Eksempel på å fylle ut tidsloggen

Generelle regler

Når du logger, må du følge følgende regler:

• Oppføringer i journalen gjøres bare med en penn, det skal ikke være noen oppføringer med blyant;
• Hvis det er behov for å rette oppføringen, krysses feil feil, og ønsket alternativ skrives på toppen. Du bør ikke bruke korrekturleser;
• Alle oppføringer må gjøres på en slik måte at de er leselige og nøyaktige;
• Alle poster skal gå på rad, det skal ikke være blanke linjer.

Nyanser for spesielle yrker

Siden det ikke er noe enhetlig skjema for tidsskriftet, og vedlikehold ikke er foreskrevet i loven, vil alle nyanser av vedlikehold for forskjellige yrker (f.eks. kontraktansatte, lærer-psykolog osv.) vil avhenge av formen på det utviklede magasinet og hvilken informasjon som gjenspeiles i det.

Fyllingsfrekvens

Hyppigheten for å fylle ut journalen avhenger av hvilke data som er lagt inn i dette dokumentet, men uansett må regelen overholdes: "fylle journalen etter det faktum". Dette betyr at oppføringer føres inn i loggen umiddelbart når en ansatt dukker opp på arbeidsplassen eller når han forlater.

Søm

Regnskapsjournalen må utarbeides, som alle andre tidsskrifter, det vil si at den må nummereres og blinkes. Nummereringen skal være kontinuerlig, fra første ark. Deretter syes magasinet, og sømmen forsegles med et rektangel papir som angir antall ark som er sydd.

Ansvarlig for vedlikehold

Den ansatte som vil være ansvarlig for å føre journal er utnevnt av lederen. Ofte er alt dette ansvaret tildelt følgende stillinger:

• Sikkerhetsvakt eller vekter ved inngangen til virksomhetens eller bygningens territorium;
• Ansvarlig sekretær for organisasjonens kontorarbeid;
• Personaladministrator.

Det er tilrådelig å tildele ansvaret for å føre en journal til de to siste stillingene bare hvis antall ansatte i bedriften ikke er stort.

Lagringsperiode

Siden journal for registrering av arbeidstiden til ansatte ikke er inkludert i listen over obligatoriske dokumenter, er det ikke bestemt bestemte lagringsperioder for den. Ut fra det faktum at journalen er det primære dokumentet for å lage timelisten, bør lagringsperioden for disse dokumentene være like.

Forskuddsbeløpet etter en halv måned kan ikke være mindre enn tariff eller lønn for faktisk arbeidet tid (Rostrud-brev datert 8. september 2006 nr. 1557-6). Dette betyr at når du betaler et forskudd, er det nødvendig å ta hensyn til den faktiske tilstedeværelsen av ansatte på arbeidsplassen, det vil si fokus på databladet. Lovverket gir ikke forpliktelse til å utarbeide et eget timeliste for forskuddsbetalingen. Derfor har hver organisasjon rett til uavhengig å bestemme fremgangsmåten for å danne et timeliste. I praksis brukes to tilnærminger:

• utarbeide en enkelt timeliste på månedlig basis og bli enige om fremgangsmåten for å overføre timelisten til regnskapsavdelingen to ganger i måneden: for beregning av forskudd og i slutten av måneden;
• utarbeide separate timelister for hver halve måned, med angivelse av perioden.

Hvor skal timelister lagres?

Denne handlingen indikerer også hvor lenge timelisten oppbevares, men begrepet er annerledes her - i linje 586 i avsnitt 7.1 står det at timelisten oppbevares i 5 år. Og hvis postene ble oppbevart på arbeidsplasser med rett til kompensasjon på grunn av at arbeidsforholdene der ble anerkjent som vanskelige, skadelige eller farlige, er holdbarheten 75 år.

Hva skal rekkefølgen være for å føre timelisten?

Holdbarhet for timelisten

Etter å ha lukket timelisten, sendes den til regnskapsavdelingen, der den brukes som et hoveddokument for beregning av arbeidstakerlønn.

Og allerede organiserer regnskapsføreren lagring. Vanligvis forblir de i avdelingen, men hvis det ikke er noe sted der, kan papirene etter 3 år eller mindre overføres til arkivet til selskapet, hvis det er en. Tidspunktet og prosedyren for overføring av timelisten og andre primære dokumenter til arkivet er regulert lokal handling selskap, så det er ingen ensartede forhold her.

Hva er oppbevaringsperioden for timelisten

Arbeidskode for Den russiske føderasjon, forstås arbeidstid som tiden arbeidstakeren må utføre arbeidsoppgaver, så vel som andre tidsperioder som i samsvar med lover og andre lovgivningsmessige rettsakter refererer til arbeidstid. Jobbe tid etablert i samsvar med organisasjonens interne arbeidsregler og forhold arbeidskontrakt... Arbeidstid registreres i rapportkortet ved hjelp av metoden for kontinuerlig registrering av fremmøte og ikke-fremmøte på jobben.

Vedtak fra Statens statistikkomité i Russland nr. 1 tillater at bare avvik (fravær, forsinkelser, overtid osv.) Fra arbeidsplanen kan registreres i timelisten. I fravær av avvik blir bare de endelige dataene om resultatene av arbeidet for første og andre halvdel av året lagt inn i timelisten.

Om HR-dokumentasjon

Hvor lenge holdes timelisten?

Det er en tabell som viser personalantall for ansatte, data om lønn etablert for ansatte ( tollsatser), beregnes data om antall dager (timer) som er jobbet for hver ansatt i sammenheng med alle typer arbeid som utføres av ham, samt lønnsbeløpet for dem. I skjema N T-13 er det ingen kolonner som gjenspeiler de beregnede beløpene for påløpt lønn. Opptjening av grunnleggende (for arbeidstimer) og tilleggslønn utføres under hensyntagen til normene for arbeidstid fastsatt av lovgivningen i Russland.
Systemet med ekstra lønns- og arbeidsinsentiver, inkludert mengden økt lønn for arbeid om natten, helger og ikke-arbeidende helligdager, overtidsarbeid og andre typer arbeid, er etablert av arbeidsgiveren, med tanke på uttalelsen fra det valgte fagorganet i denne organisasjonen.

Hvor mye timeliste å beholde

Merk følgende

Når du kompilerer disse bøkene, må det huskes at tjenestemenn ikke bare godkjente skjemaene og reglene for vedlikehold, men også klart definerte inndelingen som skulle fylle ut hver av dem. Så vedlikeholdet av inntekts- og utgiftsboken er betrodd regnskapsavdelingen, og vedlikeholdet av boken for regnskap for flytting av arbeidsbøker er tildelt avdelingen i organisasjonen som arbeider med registrering av ansettelse og oppsigelse av ansatte. Disse kravene er fastlagt i avsnitt 41 i reglene for vedlikehold og lagring av arbeidsbøker, produksjon av skjemaer arbeidsbok og gi arbeidsgivere dem, godkjent av RF-regjeringsdekret av 16.04.03 nr. 225.

HUSKE! disse bøkene holdes i papirform. De må være sydd, forseglet og sertifisert av hodets signatur, og arkene i bøkene må nummereres. Begge bøkene er lagret i 75 år, noe som betyr at de kan være nødvendige for enhver bekreftelse.

Hvor mange arbeidstidsplaner for ansatte er lagret

Forbudt

\u003d\u003d\u003d Last ned fil \u003d\u003d\u003d

Holdbarhet for skiftplanen

Holdbarhet for skiftplaner

Hvordan og hvor mange ferieplaner som er lagret i organisasjonen, er beskrevet i denne artikkelen. Dokumentasjon knyttet til organisering av arbeidet til virksomhetens arbeidskollektiv er obligatorisk for lagring. Lagringsperioden for ferieplanen er fastlagt i listen over standard administrative arkivdokumenter som er generert i løpet av virksomheten til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, godkjent etter pålegg fra Russlands føderasjons kulturdepartement fra å fortsette fra bestemmelsene i nr. Etter utløpet av gyldighetsperioden er ikke ferieplanen for den siste perioden lenger gyldig. I noen tilfeller gjenspeiles imidlertid informasjonen i dette dokumentet, kan bli en utmerket hjelp i nødssituasjoner: I tillegg, med et betydelig antall personell, kan ansatte ha uenigheter om rekkefølgen på tilbudet når de utarbeider en ferieplan for neste kalenderår. I denne forbindelse vil en utdatert tidsplan bidra til å få et objektivt bilde av ferietiden for den siste perioden, samt å analysere forskjellen mellom planlagte og faktisk brukte ferier. I tillegg gir tilstedeværelsen av fjorårets tidsplan en mulighet for ansvarlige personer til å foreta fremtidig prognoser for de ansattes ønsker og planlegging arbeidskraft aktivitet selskaper. I denne forbindelse er det viktig å fokusere på nær tilgang og sikre sikkerheten til ferieplanen gjennom hele lagringsperioden.

Holdbarhet for timelister er økt fra ett år til fem år

Ansvar for brudd på reglene for behandling og beskyttelse av personopplysninger er nedfelt i art. For å lagre ferieplaner anbefales det å lage en egen mappe og plassere dokumentasjon på separate filer i kronologisk rekkefølge. Muligheten for å plassere tidsplanen for det siste året i mapper med dokumenter med lignende lagringsperiode er ikke utelukket. Dokumenter med utløpt lagringsperiode er underlagt obligatorisk destruksjon. Ellers kan personopplysningene til ansatte i selskapet bli tilgjengelige for uautoriserte personer, og det å sikre riktige lagringsforhold kan kreve unødvendige kostnader forbundet med en økning i overnatting. På slutten av inneværende år lager sjefen for personaltjenesten eller en annen ansvarlig ansatt en oversikt over dokumenter som skal destrueres. I begynnelsen av kalenderåret og etter behov utsteder lederen en ordre om opprettelse, i fravær av slike, eller utnevnelse av en kommisjon for destruksjon av dokumentasjon i bedriften. Denne kommisjonen utarbeider, innenfor rammen av sine aktiviteter, uavhengig av valgt metode for destruksjon, en handling av ødeleggelse, som er signert av alle medlemmene og godkjent av lederen av organisasjonen. Overholdelse av etablerte regler og lagringsperioder for ferieplanen gjør at arbeidsgiveren kan unngå mulige tvister med ansatte om lovligheten av prioriteten til den årlige ferien, samt å optimalisere prosedyren for planlegging av ferier for neste år. Utdanning Opptak Stipend Diplom Utdanning Opptak Stipend Diplom Utdanning. Motta en e-postmelding om svaret. Skriv inn koden fra bildet: Last ned skjemaet for ferieplanen.

Fyren synger nydelig i hæren

Uklarhetens ringer

Ulyanovsk bykart huser gater

Putin tegner en kattesyn

Din høyre veps

Hodgkins lymfom første symptomer

Dikt om tapet av en mann

Overføring av rettigheter etter fratakelse av Kasakhstan

Hvordan koble til mobilt Internett hovedvei

Bildeler katalog pasker

Gjør-det-selv seterestaurering

Gta san andreas koder kart

Trolleybuskart ulyanovsk

Buss rutebusser Yurgamysh Kurgan

Hva er været i Perm nå

Hvordan tegne en sovende katt

Valutakurs for dollar til rubel 2015-diagram

Hvordan HIV-testen fungerer

Nye motstreikskart

For f x y gitt sannhetstabell

Timelisten er nødvendig for å gjenspeile den faktiske tiden som en ansatt har jobbet eller ikke jobbet for lønn, sosiale ytelser osv. Bekreftelse (refleksjon) av arbeidets faktum tildeles en bestemt person i enheten. Som alle dokumenter relatert til personellet til organisasjonens ansatte, er det nødvendig å lagre en viss periode. Vurder behovet for å lagre timelisten og hvor lenge den må oppbevares.

Timelistebestemmelser

Informasjon gjenspeiles i rapportkortet

Rapportkortet er det primære dokumentet som slike generelle Krav til forutsetningene:

Timelisten registrerer arbeidstiden for hver ansatt:

• rapporteringsperiode
• Fullt navn, stilling
• personalnummer
• antall arbeidte timer (ikke arbeidet) for hver kalenderdag
• totale arbeidstimer og dager i rapporteringsperioden
• korrespondent betaler faktura
• antall og årsaker til fravær
• antall helger og høytider

Holdbarhet for timelisten

Registreringstabellen refererer på den ene siden til en gruppe dokumenter om organisering av arbeidskraft som en del av dokumenter om personell. Generelt sett bør alle slike dokumenter oppbevares:

1. 75 år før 1. januar 2003
2. 50 år hvis utstedt etter 1. januar 2003

Men disse kravene gjelder ikke direkte timelisten, og den må lagres (i samsvar med lister over arkivdokumenter) i 5 år.

Timelister i virksomheter der det er tunge, skadelige og farlige forhold arbeidskraft må holdes i 75 år.

Økonomiske enheter kan, men er ikke forpliktet til å overføre dokumenter for lagring til statlige og kommunale arkiver ved å inngå passende betalte kontrakter med dem.

Ekspert fra Legal Consulting Service GARANT, profesjonell regnskapsfører E. Lazukova

Et eksempel på registrering av en person som er ansvarlig for arkivering av dokumenter på personell

Tabeller som er lagret i 5 år kan ikke overføres til arkivet, men er også konfidensiell informasjonderfor er det viktig å utnevne en ansvarlig person, ansvarlig for sikkerheten til dokumenter. Her er et eksempel på ordlyden i rekkefølgen for utnevnelse av en ansvarlig person:

Å belaste HR-direktør I.V. Davletova ansvar for arkivering og å sikre sikker oppbevaring av personaldokumenter.

Fremgangsmåten for å føre timelisten

Det er den økonomiske enhetens ansvar å opprette vilkår for beskyttelse av dokumenter. I kontorarbeidet til enhver organisasjon må det utarbeides en nomenklatur over saker av riktig form, utarbeidet i samsvar med spesifikasjonene til organisasjonen (strukturelle avdelinger), dokumentasjonen som brukes, der lagringsperioder for hvert dokument er angitt. Spesifikasjonen av vilkårene og rekkefølgen for lagring av dokumenter fastsettes av organisasjonens regnskapsprinsipper (siden timelisten refererer til primær dokumentasjon).

Midlertidige lagringsdokumenter (mer enn 10 år) lagres i organisasjonens arkiv (å lage et arkiv i en organisasjon er ikke en forpliktelse, dokumenter kan lagres i strukturelle inndelinger), timelister refererer til midlertidige lagringsdokumenter (mindre enn 10 år - 5 år), med unntak av timelister hos bedrifter med vanskelige arbeidsforhold (lagret permanent - 75 år).

Dermed er dannelsen av en sak i henhold til timelister, som holdes konstant, underlagt følgende krav:

1. arkivering (binding)
2. paginering
3. vitneark
4. intern oversikt over dokumenter
5. innføring av presiseringer på omslaget (organisasjonens navn, indeks, datoer, tittel).

Midlertidige oppbevaringssaker (bord med 5 års holdbarhet) kan ikke fullføres i sin helhet:

• dokumenter er ikke systematisert
• ikke nummer ark
• ikke skriv en forsikring

Ved midlertidig (opptil 10 år) lagring på slutten av lagringsperioden, må dokumentene destrueres bare etter at den årlige undersøkelsen av dokumentenes verdier er obligatorisk (Russlands føderasjons kulturdepartement av 31. mars 2015 N 526).

Et eksempel på en undersøkelse av timelister med 5 års holdbarhet

Ark med en holdbarhet på 5 år, som kontorarbeidet ble avsluttet i 2015, må være inkludert i loven tidligst 1. januar 2021.

Lagring av dokumenter i elektronisk dokumentflyt

Når det gjelder elektronisk dokumentflyt i en organisasjon, inkluderer lagringsbetingelsene for elektroniske dokumenter:

• 2 eksemplarer - arkivert på forskjellige enheter
• tilgjengeligheten av verktøy og programvare for å lese og overvåke statusen deres
• lagring
• overført elektroniske dokumenter til arkivet - i PDF / A-format.
• for å sikre lagring er det nødvendig å omskrive dokumenter på nye medier og formater
• når lagring av slike dokumenter i arkivet en gang hvert 5. år, må kontroll utføres

Feil under lagring av timelisten

Timelisten refererer til dokumenter om personalet til organisasjonens ansatte og er samtidig grunnlaget for avtaler med ansatte. I hvilken avdeling skal disse dokumentene oppbevares? Slike dokumenter (midlertidig lagring opptil 10 år) må oppbevares i personalavdelingen, og etter 5 år blir de ødelagt på grunnlag av en undersøkelse.

Feil ved fastsettelse av oppbevaringstid for timelister

Oppbevaringsperioder for timelister, som dokumenter for personell, må telles fra 1. januar i året for kontorsarbeidets slutt. For eksempel ble det i løpet av 2017 utarbeidet 12 timelister i strukturenheten, og deres 5-års lagringsperiode begynner 1. januar 2018 (for hele året).