Nye systemer for elektronisk dokumenthåndtering. Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS): hva er, funksjoner og anbefalinger

Obligatorisk element i "digital" infrastruktur moderne bedrift eller organisasjon er et arbeidsflytsystem. Arbeid med eksterne og interne dokumenter anses å være det mest komplekse, arbeidskrevende og "problematiske" området for virksomhetsaktivitet. Elektroniske løsninger gjør det mulig å forenkle og optimalisere den betydelig.

Bruk av spesialiserte systemer er relevant for både kommersielle selskaper og offentlige etater. For det første åpner de utsiktene for å øke lønnsomheten, avkastning på arbeid, og for det andre vil de være en effektiv løsning på problemene med å optimalisere strømmen av informasjon og papirer, interdepartemental interaksjon og arbeid med.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) er en nødvendighet, ikke et alternativ. De fleste av dagens selskaper lager kontorpapir i digital form, men på grunn av ufullkomne blir ansatte tvunget til å skrive dem ut, overføre dem i "fysisk" form og kaste bort tid og krefter på unødvendig rutine. Det kan være vanskelig å endre et ineffektivt format - for dette er det nødvendig å automatisere selskapets aktiviteter omfattende, men resultatet vil overgå alle forventninger. Et godt organisert EDMS- eller ECM-system (organisasjonens innholdsstyringssystem) vil bidra til å etablere styring av informasjon og dokumentflyter på alle nivåer og stadier av eksistensen.

Generell informasjon om elementene og strukturen til EDMS

Opprinnelig opprettet som et verktøy for tradisjonelt kontorarbeid og automatisering, i dag har EDMS utviklet seg til multifunksjonelle, komplekse produkter. Et elektronisk dokumenthåndteringssystem er en løsning som:

• gir en prosess for å lage og flytte interne dokumenter til i elektronisk format;
• behandler innkommende korrespondanse og eksterne regulatoriske og administrative dokumenter;
• forenkler kontroll over dokumentflyter;
• hjelper til med å effektivt administrere relasjoner med partnere, kunder og så videre.

I selskapet tilbyr EDMS arbeid med alle dokumenter i elektronisk form - ethvert sett med informasjon som er lagret eller overført til en PC. De må ledsages av attributter på en slags "kort" som identifiserer enheten.

Dokumentflyt i elektronisk form er en måte å organisere arbeidet med papirer sentralt, der de fleste registre og transaksjoner presenteres i elektronisk form. Følgelig er systemet som administrerer det en løsning med verktøy for å utføre alle prosedyrer for å opprette, endre, søke etter dokumenter og støtte interaksjon mellom selskapets ansatte.

Noen ganger kalles det EDMS (Electronic Document Management System) eller ovennevnte ECM, men disse begrepene er noe bredere enn EDMS - til sistnevnte er det nødvendig å legge til midler for å sikre informasjonens sikkerhet, legge papirdokumenter inn i et digitalt miljø, behandle multimediainnhold og så videre. Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet er basert på arbeidsflyter - Workflow, som er handlingene til ansatte innenfor grensene for en dedikert forretningsprosess.

Fordeler med EDMS

Den eksisterende grunnleggende strukturen til EDMS har etablert seg som en effektiv, effektiv mekanisme som er praktisk for bedrifter og institusjoner av alle størrelser. EDMS-markedet utvikler seg aktivt, ettersom både offentlig sektor (aktiv forbruker) og forretningsstrukturer er interessert i programvareprodukter som forenkler dokumentflyten. Utvikling av systemer er også mulig ved å utvide anvendelsesområdet for elektroniske signaturer og øke oppmerksomheten rundt informasjonssikkerhetsspørsmål. De kan løses effektivt ved hjelp av høykvalitets og gjennomtenkte programmer.

Det moderne dokumenthåndteringssystemet har mange fordeler - det:

• sikrer gjennomsiktighet i dokumentflyten og alle forretningsprosesser i selskapet - alle handlinger og bevegelser av papirer kan spores og kontrolleres;
• øker disiplin og arbeidsoppgave - gjennomsiktige systemer er praktiske for å registrere resultater og fakta om svar på en forespørsel;
• reduserer tiden som brukes på hverdagsrutinearbeid - du trenger ikke å søke lenge, bli enige om papirer, deres omsetning akselereres;
• beskytter informasjon mot lekkasje, sikrer datasikkerhet og streng differensiering av tilgangsrettigheter;
• basert på prinsippene spesifisert i ISO-kvalitetsstandardene;
• enkelt implementert blant ansatte - underlagt et godt organisert personalopplæringssystem;
• gir bedriften et konkurransefortrinn, bidrar til å opprettholde og utvikle en intern bedriftskultur, og så videre.

Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet (EDMS) inkluderer blant annet styring av regulatoriske registre. Derfor må arbeidet organiseres i samsvar med kravene i lovgivningen.

Standarder og juridiske rammer for EDMS

Det er få spesifikke standarder eller lover for elektroniske forretningssystemer innen innenlands juridisk felt, og når man utvikler en EDMS, blir skaperne ledet av en rekke reguleringsdokumenter for "klassisk" kontorarbeid. Blant de viktigste regulerings- og reguleringsaktene er:

• føderal lovgivning om elektroniske digitale signaturer (1-ФЗ datert 01/10/2002), om informasjon og dets beskyttelse (149-ФЗ), om personopplysninger (152 og 363-ФЗ) og så videre;
• Føderale og regionale myndighetsregler, bransjeregler og krav;
• GOSTs for kontorarbeid, arkiver, systemer for administrativ dokumentasjon - R 51141-98, R 6.30-2003 og andre.

Noen ganger motsier forskrifter hverandre, og reglene er rådgivende, og utviklerne prøver å gjøre selskapets EDMS så tilpasningsdyktig og fleksibel som mulig. Du må også ta hensyn til de stadig skiftende reglene for å jobbe med elektroniske signaturer, "kompatibiliteten" til systemet med juridisk betydelig dokumentflyt. Det er nødvendig at alle offisielle elektroniske papirer fra organisasjonen er legitime, deres pålitelighet kan lett bestemmes. Alt dette må tas i betraktning når du velger en EDMS for bedriftsbruk.

EDMS-funksjonalitet

For at et elektronisk dokumentstyringssystem skal kunne kalles komplett, må mange funksjoner implementeres i det. De viktigste inkluderer:

• dokumenthåndtering - innspill og registrering, daglig arbeid, flytkontroll;
• kommunikasjon med papirflyt;
• organisert søk og henting av data og dokumenter - raskt, i samsvar med klareringsnivået;
• spore relevansen av dokumentasjon (spesielt ekstern, innkommende) og arkivering av foreldede dokumenter;
• opprettholde et tilstrekkelig nivå av informasjonssikkerhet;
• enkel, gjennomsiktig, intuitiv kommunikasjon mellom programmet og sluttbrukerne.

Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet bør være utstyrt med praktiske konfigurasjons- og lokaliseringsverktøy og skalere godt. Det er viktig at utvikleren gir mulighet for å organisere en enhetlig EDMS i geografisk fjerne avdelinger av selskapet. I systemet er det nødvendig å organisere en ordnet elektronisk utveksling av informasjon mellom hierarkiske nivåer, samt å implementere den riktig i en reell bedrift.

EDMS implementering og vurdering av effektiviteten

Docsvision-selskapet tilbyr moderne programvareprodukter av høy kvalitet for å løse problemer med å organisere og støtte elektronisk dokumenthåndtering. Vår forskjell er en integrert tilnærming: sammen med selve produktet gir vi et komplett utvalg av støtte for implementering av løsninger, personalopplæring og service SED. Systemimplementering i bedriften - viktig stadium, den siste "slipingen" av systemet og dets tilpasning til kundens behov finner sted på det. En implementering består vanligvis av:

• undersøke den nåværende situasjonen i selskapet, lage en implementeringsplan;
• overføring av det designede produktet til den virkelige kapasiteten til selskapet - EDMS-systemet er tilpasset dem;
• teste ytelsen til det konfigurerte produktet;
• opplæring av ledelse og personale - ved "sjokkterapi" -metoden eller gradvis;
• drift og justeringer i prosessen, skalering, løsning av aktuelle problemer.

Dokumenthåndteringssystemet må være effektivt og betale tilbake investeringen i det. For å vurdere effektiviteten av EDMS kan du bruke beregningsmetoder for IT-prosjekter og i prinsippet eventuelle immaterielle eiendeler. Det er nødvendig å ta i betraktning hvor aktivt tredjepartseksperter var involvert i arbeidet, hva er avkastningen på deres intervensjon, hva er utsiktene for ytterligere lønnsomhet. Du kan støte på en situasjon når beregningen av effektivitet vil koste kunden mer enn selve EDMS, men dette må gjøres.

Det er verdt å tenke på at tradisjonelle vurderingsmetoder ikke nøyaktig bestemmer resultatet - oppmerksomhet blir gitt til innkjøps- og implementeringskostnader, uten å ta hensyn til optimaliseringen av arbeidet til forskjellige avdelinger, akselerasjonen av dokumentomsetningen og forenkling av beslutningstaking. Det er nødvendig å evaluere effektiviteten til EDMS i et kompleks, en tid etter implementeringen, og deretter vil resultatene tilfredsstille kundene.

Velg den optimale utgaven av Docsvision, se kostnadene for moduler og lisensalternativer på siden

I dag er 100% av dokumentene på kontoret opprettet i elektronisk form, men fortsatt er mer enn 80% av dem skrevet ut (for godkjenning, fortrolighet og igangsetting). Hvordan kan denne tilnærmingen være effektiv?

Det ser ut til at innføringen av elektronisk dokumenthåndtering er den mest fornuftige handlingen fra beslutningstakere. Men forretningsbehovet for automatisering er langt fra øyeblikkelig. Og først etter å ha mottatt en rekke signaler, kommer ledelsen til den konklusjonen at selskapet trenger et spesielt informasjonssystem for innholdsstyring (ECM-system). Det er da det blir nødvendig å administrere informasjon på alle stadier av dens eksistens, til den blir foreldet.

Hva er et elektronisk dokument, EDMS, ECM

Det er mange definisjoner. Vi vil prøve å gi deg det mest forståelige og kortfattede.

Elektronisk dokument - et sett med informasjon (tekst, bilde, lydopptak) lagret på datamaskinen (Word, Excel-filer osv.). Det ledsages av et kort med attributter - akkurat som bøker i et bibliotek ledsages av et arkivskap. Med attributter (tittel, forfatter, opprettelsesdato osv.) Kan dokumentet raskt bli funnet.

Arbeidsflyt (arbeidsflyt) - rekkefølgen av handlinger til ansatte i en bestemt forretningsprosess. Et eksempel på en slik sekvens er å motta et dokument, registrere det, gjennomgå og utføre et dokument og en forretningsprosess - å jobbe med borgernes appeller.

Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en måte å organisere arbeid med dokumenter på, der mesteparten av dokumentene brukes i elektronisk form og lagres sentralt.

Trenger du et ECM-system

For å vurdere om du trenger et EDMS eller et ECM-system, svarer du på følgende spørsmål selv:

• kan du raskt finne nødvendig dokumentpå telefon med en viktig partner?
• vil det være mulig å si nøyaktig hvilke av ordrene du har utstedt, ikke er oppfylt og er forfalt for øyeblikket?
• du er sikker på at eksisterende hastighet godkjenning av dokumenter skaper et positivt bilde av organisasjonen din?
• er du fornøyd med volumet på papiret ditt?
• kan du trygt si hvor dokumentet som ble sendt til godkjenning for øyeblikket ligger?

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering

Åpenhet i forretningsprosesser... Takket være systemet kan du spore alle trinn i organisasjonens aktiviteter. Forretningsprosesser blir helt gjennomsiktige for ledelse, de er lettere å kontrollere.

Høyere ytende disiplin... Ifølge statistikk utføres ikke 20% av oppgavene av de ansatte som er ansvarlige for dem. Med full kontroll over alle ledd i arbeidet, påvirker ECM-systemet direkte prestasjonsdisiplinen til de ansatte.

Lavere arbeidskostnader for ledere og ansatte. Systemet reduserer tiden ansatte bruker på nesten all rutinemessig drift med dokumenter: opprettelse, søk, godkjenning osv. Dokumentflyt akselereres. Som et resultat går alle prosesser i organisasjonen raskere.

Informasjonens konfidensialitet er sikret... Databrudd kan føre til millioner i tap for en organisasjon. I motsetning til tradisjonell "papir" arbeidsflyt, gir ECM-systemet tilgang til dokumenter strengt i samsvar med de tildelte brukerrettighetene. Alle handlinger på dokumentet (lesing, endring, signering) blir registrert.

Kravene er oppfylt iSO-standarder 9000 ... Innstillingen av kvalitetsstyring har nå blitt en av de prioriterte oppgavene i russiske selskaper. Blant kravene til kvalitetsstyringssystemet (QMS) er det en gjennomsiktig arbeidsflyt, samt informasjonsinteraksjon mellom ansatte.

Lett å innovere og trene nykommere... Takket være varslingssystemet bygget på grunnlag av ECM-systemet, kan du raskt bringe de nye arbeidsreglene til alle ansatte. Opplæringstiden for nyansatte reduseres pga raskt søk nødvendig informasjon (forskrifter, instruksjoner osv.). Det er enkelt å endre ruter og maler for dokumenter, hvoretter ansatte automatisk begynner å jobbe på en ny måte.

Utvikling av bedriftskultur... Implementeringen av et ECM-system etablerer og opprettholder selskapets interne policy, fører til teamsamhold. Samtidig øker ansvaret til hver ansatt for utførelsen av den tildelte oppgaven av høy kvalitet.

Flere konkurransefortrinn... ECM-systemet påvirker selskapets konkurransefortrinn direkte over andre markedsaktører. Hastigheten og kvaliteten på kundeservice økes på grunn av rask bevegelse av informasjonsflyt og presis kontroll av alle prosesser. Selv den største virksomheten blir mer mobil og mindre avhengig av noen "uerstattelige" ansatte.

ECM-teknologier

Bedriftsinnholdsstyring kan tilnærmes seg både fra praksis og teori.

La oss starte med sistnevnte. Vær oppmerksom på ingrediensene livssyklusspesifisert i den kanoniske definisjonen fra ordlisten AIIM (Association for Information and Image Management):

• fange (fange),
• ledelse (administrere),
• lagring (butikk),
• beskyttelse (Bevar),
• informasjonsleveranse (Deliver).

Det er nødvendig å administrere informasjon gjennom hele livssyklusen: fra opprettelse eller inntreden i organisasjonen, til levering til sluttbruker eller ødeleggelse etter utløpet av lagringsperioden.

Informasjon gjennomsyrer alle prosesser i organisasjonen, den opprettes og behandles i forskjellig programvare og bruker forskjellige applikasjoner. Men bare ECM-systemet fokuserer på en enhetlig tilnærming til datahåndtering gjennom hele livet.

Fra et forretningsmessig synspunkt, i livssyklusen til et dokument, er trinn viktige som har direkte innvirkning på forretningsprosesser når det deltar i arbeidsflyter. Men fra et teknisk synspunkt bærer de ikke en uttalt semantisk belastning og er indikert generell betegnelse "Dokumenthåndtering".

Funksjonalitet og klassifisering av EDMS og ECM-systemer

Ifølge forskningsselskapet Gartner kan systemer som støtter minst 3 av 6 funksjoner klassifiseres som ECM:

• dokumenthåndtering: kasse / retur, versjonskontroll, sikkerhet, gruppering av dokumenter osv.
• samarbeide om vanlige dokumenter og støtte prosjektgrupper;
• dokumentskanning og bildebehandling av papirdokumenter;
• administrere poster for langvarig arkivoppbevaring, automatisere oppbevaringsregler og forskrifter, sikre at oppføringer samsvarer med lover og forskrifter;
• arbeidsflyt for å støtte forretningsprosesser, innholdsruting, tildeling av arbeidsoppgaver og tilstander, rutesporing og utførelseskontroll;
• webinnholdsadministrasjon for å automatisere publisering, dynamisk innhold og for disse oppgavene.

Du kan finne ut mer om dette emnet i overskriftene i seksjonen "EDMS og ECM-funksjonalitet":

Hva du ikke kan forvente fra et ECM-system

For tiden kompleks automatisering bedrifter bygges ved å integrere flere systemer, som hver løser et visst utvalg av problemer. Derfor er det veldig viktig å forstå hva som skal implementeres i hvert system.

La oss vurdere de vanligste forretningskravene, hvis implementering i EDMS og ECM-systemet bør være rimelig.

HR-administrasjon... Til tross for at det er direkte relatert til dokumenter, er ikke oppgaven med denne retningen selve arbeidsflyten, men regnskap og personaladministrasjon.

En ansatt trenger forskjellige utvalg av personell - etter utdanning, kjønn, spesialiteter, dato for opptak / avskjedigelse osv., For denne informasjonen skal lagres i en strukturert form i en database, og ikke i form av separate ustrukturerte dokumenter.

Opprettelsen av hvert dokument bør gjenspeiles i en endring i personelltilstanden, og for å automatisere HR-administrasjon er det bedre å bruke spesialiserte HR-styringssystemer som kan integreres med et ECM-system for å lagre ustrukturert informasjon (CV, bilder, personalordrer etc.) I tillegg er det nyttig å automatisere prosessene for å godkjenne disse dokumentene i ECM-systemet.

Regnskap for økonomiske dokumenterSituasjonen er lik med strukturerte økonomiske dokumenter: fakturaer, fakturaer, fullføringshandlinger osv.

For skatt og regnskap, som er basert på primære dokumenter, er spesialiserte regnskapssystemer beregnet, samt spesialiserte moduler i ERP-systemet. ECM-systemet kan ikke erstatte dem, selv om skanning og organisering av et elektronisk arkiv med skannede bilder av økonomiske dokumenter er oppgavene til EDMS. Behovet for å implementere slike løsninger oppstår vanligvis når det er et stort antall dokumenter og deltakere i forretningsprosesser som vil jobbe med økonomiske dokumenter som med EDMS-dokumenter, med tanke på tilgangsrettigheter, elektroniske signaturer, etc.

I tillegg er det nå mulig å utveksle økonomiske dokumenter (fakturaer, kontrakter, fakturaer og handlinger) med motparter i elektronisk form. Og lagring av slike dokumenter i EDMS vil gi en ekstra fordel. ...

Analyse og modellering av forretningsprosesser.

Som regel brukes systemer i klassen BPM () til analyse og modellering av prosesser. Dette er spesialverktøy fra en bedriftsanalytiker eller et eksternt konsulentfirma. I de modellerte forretningsprosessene kan det være handlinger som ikke er relatert til dokumenter, utført manuelt (for eksempel levering av dokumenter med bud), eksterne aktører (for eksempel leverandører) eller med støtte for andre klasser av systemer (ERP, CRM).

Den klassiske EDMS kan gi informasjon for analyse av forretningsprosesser (for eksempel i form av rapporter om forsinkelser i utførelsen av visse typer oppgaver). Men dette er bare en liten del av dataene som kreves for en komplett analyse.

Det er fornuftig å integrere EDMS med modelleringssystemer basert på referansedata, for eksempel typer dokumenter eller organisasjonsstruktur.

ECM-systemimplementering

Implementeringseffekt

Å vurdere resultatene av et ECM-prosjekt er ikke forskjellig fra å analysere effektiviteten til et IT-prosjekt, og sistnevnte er ikke forskjellig fra å evaluere noe selskapsprosjekt.

Motivet her er modenheten til selskapets teknologier, uten hvilken selskapet ganske enkelt ikke kan betraktes som effektivt. I andre tilfeller er det nesten umulig å beregne fordelene, selv om behovet for implementering er hevet over tvil. Noen ganger er beregning av effekten dyrere enn selve teknologien (for eksempel å gi ansatte ubegrenset internettilgang). I alle disse tilfellene blir det heller lagt vekt på prosjektkostnadene og potensialet i løsningen, inkludert hvor enkelt det implementerte systemet vil løse andre problemer i selskapet.

EDMS og løsninger basert på det kan ikke alltid tilskrives systemer, hvis effekt er tydelig. Tradisjonelle metoder for å analysere effektiviteten av bruken av eiendeler gjelder ikke informasjon, så vel som formelen "forholdet mellom fortjeneste og totale kostnader er effektivitet". Dette skyldes at informasjon er en immateriell eiendel som deltar i produksjonen sammen med materielle og arbeidsressurser. Innføringen av et ECM-system er ledsaget av en endring i forretningsprosesser og arbeidskostnader. Kostnadene ved informasjonssystemer, inkludert ECM, er i de fleste tilfeller indirekte, som kan beregnes per produksjonsenhet bare ved hjelp av en modell for økonomisk planlegging. Og det er ofte vanskelig å formalisere.

Å velge og kjøpe et ECM-system er bare det første trinnet mot å bygge en elektronisk dokumentflyt i en organisasjon. Før det begynner å virke og virkelig begynner å virke, er implementeringsprosessen foran.

Implementeringen av et ECM-system består vanligvis av følgende trinn:

• organisering av prosjektet, fordeling av personell (prosjektleder og arbeidsgruppe);
• bedriftsforskning og design av løsninger for bruk av ECM-systemer;
• tuning og tilpasning av ECM-systemet;
• opplæring;
• prøveoperasjon.

I alle fall obligatorisk for vellykket implementering er følgende regler:

• aktiv deltakelse fra ledelsen i prosessen med implementering og bruk av ECM-systemet;
• utvalg og grundig opplæring av nøkkelmedarbeidere for implementering og støtte av programvare;
• organisering av opplæring for alle brukere og levering av instruksjoner for arbeid med systemet.

På mange måter sammenfaller de med prosjekter for implementering av andre informasjonssystemer og fører til følgende negative konsekvenser:

• vilkårene og budsjettet for prosjektet er brutt;
• ikke alle målene oppnås (systemet fungerer, men ikke i sin helhet: mindre / dårligere enn planlagt);
• implementeringen går helt i stykker (systemet fungerer virkelig ikke).

Spesifikk risiko på grunn av det faktum at de fleste av selskapets ansatte må overføres på kort tid til helt nye arbeidsmetoder (lese dokumenter i elektronisk form, motta i elektronisk form oppløsninger og signaturer fra ledelsen, etc.). De mest typiske risikoene ved implementering av et ECM-system inkluderer:

• konservatisme av brukere, avvisning av nye arbeidsmetoder;
• lav datakompetanse hos vanlige brukere og toppledelse;
• ustrukturerte prosesser (mangel på forskrifter);
• utilstrekkelig / upassende teknisk utstyr;
• uklar prosjektledelse.

Måter å forhindre risiko på standard:

• detaljert og foreløpig design av drift av ECM-systemet den denne virksomheten;
• klare retningslinjer og personlig ledereksempel;
• personalopplæring og operativ støtte til å løse problemer;
• trinnvis implementering.

Sfæren for elektronisk innholdsstyring og papirløs samhandling i bedrifter utvikles nå aktivt. Lovgivning er også i endring, noen regler er festet i den etter at de har blitt etablert i livet, og noen, tvert imot, blir innført etter vedtakelsen av nye regler på statsnivå.

Å bestemme påliteligheten og den juridiske betydningen av et papirdokument er en klar prosedyre for alle: dokumentet må ha de nødvendige underskrifter og forseglinger. Men hvordan kan jeg bestemme gyldigheten til et elektronisk dokument?

For dette formålet ble opprettet elektronisk signatur (ES) - forutsetningen om et elektronisk dokument designet for å beskytte det mot forfalskning. Du kan identifisere eieren av signaturen, samt fastslå fraværet av endringer i det elektroniske dokumentet etter signering.

I sin enkleste form fungerer ES-mekanismen som følger:

• et sertifiseringssenter (avdeling eller ekstern organisasjon) tildeles, som ved hjelp av spesialisert programvare genererer såkalte "nøkkelsertifikater" for hver bruker;
• eS-nøkkelen blir opprettet - dette er en unik sekvens av symboler. Den består av en privat nøkkel, som bare er tilgjengelig for eieren, og som kan signere et elektronisk signaturdokument, og en offentlig nøkkel, som er tilgjengelig for alle, med hjelpen kan du bestemme hvem og når signert et elektronisk dokument.

Når du bruker et ECM-system, skjules alle "vanskeligheter" som brukeren kan støte på. Brukeren trenger som regel bare å velge ønsket funksjon: "Signer dokumentet" (et dokument signert av den elektroniske signaturen vil samtidig bli lukket for endringer) eller "Få informasjon om signaturer". Legitimiteten til elektroniske dokumenter anerkjennes.

Vi ønsker deg suksess med å mestre ny kunnskap, og materialene våre vil alltid hjelpe deg med dette.

Arbeid med dokumentasjon tar brorparten av tiden og ressursene til enhver organisasjon, fordi papirene følger alle trinn forretnings aktiviteter... Å strømlinjeforme arbeidsflytprosessene øker effektiviteten i administrasjon og regnskap umiddelbart dramatisk, og manglene ved dokumentsirkulasjonssystemet skaper mange problemer for virksomheten.

Automatisering har også påvirket denne siden av entreprenørskap.

• Vurder funksjonene ved opprettelse og funksjon av et enkelt organisasjonssystem i en bedrift som sikrer bevegelse av dokumenter i elektronisk form,
• vi vil diskutere hvordan du velger det mest passende systemet,
• la oss bli kjent med de mest populære EDMS.

Essensen av EDMS-systemer

Dokumentflyt - et begrep som kjennetegner alle prosessene i virksomheten knyttet til fiksering av forskjellige handlinger i form av dokumentasjon:

• innledende skriving eller mottakelse;
• sjekke inn;
• å sikre utførelsen av passende handlinger på dokumentet;
• kontroll over utførelse;
• regnskap;
• arkivering;
• oppbevaring;
• gjenbruk;
• forespørsel;
• utsendelse.

REFERANSE! Arbeidsflyten inkluderer også prosessen med å organisere alle ovennevnte aktiviteter. Det er viktig å skille mellom papirarbeid og kontorarbeid: sistnevnte konsept er bredere, det betegner hele næringslivet relatert til dokumentasjon, og inkluderer det tidligere.

I lang tid ble arbeidsflytprosessen utført utelukkende i papirform, men moderne teknologier gjør det mulig å automatisere dette systemet og bytte til et helt papirløst alternativ eller redusere strømmen av dokumentasjon på papir betydelig.

Det er flere alternativer for navnet på et slikt automatisert elektronisk system for arbeid med dokumentasjon:

• EDMS - elektronisk dokumenthåndteringssystem;
• SEDD - elektronisk dokumentadministrasjon og journalføring system;
• SAD - kontorautomatiseringssystem;
• SEDO - elektronisk dokumentstyringssystem;
• SADO er et automatiseringssystem for dokumentflyt.

Den mest brukte forkortelsen er SED.

En obligatorisk komponent i EDMS er bruken elektronisk signatur - identifikatoren til det elektroniske dokumentet, som garanterer ektheten (fungerer som et personlig visum på et papirdokument).

Fordeler med implementering av EDMS

Det meste åpenbar fordel bruk av elektronisk dokumenthåndtering i bedriften er muligheten til å lykkelig unngå mange problemer som nesten er uunngåelige i den tradisjonelle papirformen for kontorarbeid. Disse inkluderer:

• menneskelig feil;
• tap av det nødvendige dokumentet;
• tid brukt på å søke etter det nødvendige papiret;
• problemer med sending, levering og mottak av dokumentasjon;
• vanskeligheter, om nødvendig, med å lage duplikater;
• tilleggshandlinger knyttet til lagring, arkivering og ødeleggelse av akkumulerte papirer;
• kostnad for skrivesaker;
• mindre sikkerhet mot forfalskning og mulig skade osv.

De positive egenskapene til EDMS, som dramatisk påvirker effektiviteten i forretningsprosesser, stammer fra prinsippene for bruk av dette systemet.

1. Unik identifikasjon - i elektronisk form blir dokumentet registrert en gang, hvoretter det lett kan identifiseres automatisk.
2. Parallelle operasjoner - i elektronisk form kan du samhandle med flere dokumenter nesten samtidig, og dermed øke effektiviteten og redusere tidskostnadene.
3. Enhet i dokumentarbasen - alle dokumenter samles i et avtalt system, som et resultat av at de ikke dupliseres eller går tapt.
4. Enkelt søk - det automatiske identifikasjonssystemet lar deg raskt finne det nødvendige dokumentet med et minimum av innledende data.
5. Vedleggsmulighet - en eller flere filer kan legges ved ethvert dokument i elektronisk form, noe som gjør det mulig å gi det de nødvendige applikasjonene og attributtene.
6. Avansert rapportering – elektronisk skjema lar deg gruppere dokumenter på nødvendig grunnlag, som lar deg kontrollere alle stadier av dokumentbevegelsen og sikre fullstendig og pålitelig regnskap for de nødvendige faktorene.
7. Fleksibel tilpasning - elektronisk dokumenthåndtering er lett å raskt tilpasse til ethvert produksjonsbehov.

MERK! For å gi alle de nevnte fordelene med EDMS, må personalet som arbeider med dokumentasjonen trene på nytt og lære nye ferdigheter.

Hva er EDMS?

Et programvareprodukt designet for å utføre funksjonene til automatisering av dokumentflyt, er forskjellig i settet med funksjoner som er inkludert i det.

1. Universal EDMS (de kalles også "pakket" eller "boxed" - standardiserte systemer som gir de grunnleggende funksjonene til kontorarbeid.
   • relativt liten funksjonalitet;
   • ikke-tilpasning til selskapets spesifikasjoner;
   • tilgjengelighet og enkel installasjon og implementering;
   • den rimeligste i pris.

MERK FØLGENDE! Ved innføring av en universell EDMS i en bedrift, vil arbeidsgiveren måtte skaffe seg en lisens for nye jobber som blir introdusert.

2. EDMS for individuell utvikling - systemer laget spesielt for å møte behovene til en bestemt kunde. Disse produktene er preget av:
   • maksimal personifisering;
   • tilleggskostnader for omskolering av ansatte og innkjøp av utstyr;
   • høy pris;
   • tar mer tid å utvikle, installere og implementere.
3. Kombinert EDMS - på grunnlag av den universelle plattformen introduseres flere individuelle tillegg. Installering av et slikt system lar deg løse følgende oppgaver:
   • fullt egnet for å møte organisasjonens behov;
   • utvikling, installasjon og igangkjøringskostnader reduseres;
   • grunnleggende moduler lar deg raskt mestre systemet og trene personell;
   • kan samhandle med andre programvareprodukter;
   • kunden får full rettighet til programvareproduktet.

Avhengig av konfigurasjonen, gir funksjonene til en bestemt EDMS automatisering av ulike produksjonsområder, som kan kombineres på forskjellige måter:

1. Kontorarbeid.
2. Generell sirkulasjon av dokumenter.
3. Forvaltning av kontrakter.
4. Arkivering.
5. Prosjektledelse.
6. Spesiell dokumentasjon.
7. Interaksjon med innkommende dokumentasjon.

Hvordan velge en passende EDMS

Å hente det beste alternativet for å automatisere arbeidsflyten til en organisasjon fra et ganske bredt spekter av produkter på markedet, må du vite hvilke parametere du bør ta hensyn til.

Nøkkelfaktorene i utvalget er følgende organisasjonsspesifikke punkter:

• beredskap til å erstatte papirdokumentasjon med sin elektroniske motpart ("modenhet" i dokumentflyt);
• målene for EDMS-implementeringen;
• muligheten for videre utvikling;
• ressurser bevilget for implementering (tid og penger).

La oss vurdere hver faktor mer detaljert:

1. Modenheten til den opprinnelige arbeidsflyten. Jo bedre papirarbeidsflyten er organisert i selskapet, desto lettere er det å implementere EDMS, siden det umiddelbart vil fjerne alle vanskelighetene, og til gjengjeld fordelene med mer effektivt kontorarbeid. Det kreves relativt liten tid og økonomiske kostnader for å installere systemet og trene personell. På de lavere nivåene av dokumenthåndtering må du først bruke energi på å formalisere de grunnleggende dokumenthåndteringsprosessene, og deretter oversette dem til elektronisk form.
2. Implementeringsmål. Valget bestemmes av settet med funksjoner som vil bli gitt av en eller annen EDMS. I hvert tilfelle er det behov for sikthåndtering, om grunnleggende egenskaper vil være nok eller personifisering.
3. Reserver... Når automatisering er nødvendig for allerede formaliserte prosesser, er det stor sannsynlighet for deres spesifisitet. Utviklingen av organisasjonen sørger for endringer i arbeidsflyten, som systemet potensielt burde være i stand til. Derfor, med tanke på reservene for utvikling, bør den implementerte EDMS være så fleksibel som mulig.
4. Ressurser... Verdi, uttrykt i tid og penger, er til slutt investeringskomponenten. Derfor må du ta hensyn til ikke bare prisen på programvaren og installasjonen av den, men også hvor mye det vil koste å eie dette systemet. Ekstra kostnader kan være midler til "oppgradering" av en allerede fungerende EDMS, omskolering av ansatte osv.

En kort oversikt over flere populære EDMS

På moderne marked Russland bruker i dag rundt 20 forskjellige EDMS. La oss analysere de mest brukte av dem, som har vist seg å forbedre effektiviteten i bedriftsledelse.

1. "Øve på". I 2012 introduserte departementet for telekommunikasjon og massekommunikasjon dette systemet som det viktigste for dokumentsirkulasjon, det har omtrent 4 tusen klienter. Systemet brukes av de fleste statlige institusjoner i Moskva. Dette programmet kan brukes i sky- eller serverversjon. Kostnaden for et abonnementsgebyr for en organisasjon er relativt lav, en tilleggsbetaling utføres for hver ekstra bruker.
2. "Naumen DMS" - utvikling basert på NauDoc (nylig en av de mest populære EDMS), men i en forbedret og utvidet versjon. Det er en del av et bredere ledelsessystem for forretningsprosesser.
3. "Directum" - et system som fokuserer på prinsippene for kollektiv interaksjon. Inneholder praktiske mekanismer for å lage databaser for dokumentasjon, organisering av konferanser, intervjuer, møter, etc.
4. CompanyMedia - tvert imot, det gir maksimal personifisering. Ved hjelp av denne EDMS er det enkelt å skape personlige jobber og sikre at de fungerer.
5. "Virksomhet" - det ledende produktet, opptar nesten halvparten eDMS marked i Russland, som brukes av sentralbanken, Sberbank, Rostelecom og andre store organisasjoner.

I moderne forretningsforhold avhenger arbeidseffektiviteten i stor grad av effektiviteten og hastigheten på informasjonsadministrasjon. Pålitelighet med informasjonslagring og enkel tilgang for de som trenger det er nøkkelen til vellykket samarbeid. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer gjør det mulig å løse dette problemet, og øke effektiviteten og kvaliteten på de ansattes felles aktiviteter betydelig.

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer (Electronic Document Management System) er et sammenkoblet system av organisatorisk, teknisk og programvare for styring av ulike typer dokumenter og informasjon. Disse systemene lar deg administrere dokumenter gjennom hele livssyklusen: fra opprettelse til ødeleggelse.

Styring av dokumentasjon, informasjon, ulike typer data og poster er en av de komplekse prosessene i arbeidet med en organisasjon. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer gjør det mulig å automatisere denne prosessen. Automatisering av arbeidsflytprosessen hjelper en organisasjon med å øke arbeidshastigheten betydelig, redusere tap knyttet til informasjonsutveksling og forbedre kvaliteten på styringssystemet som helhet.

Fordeler med et elektronisk dokumenthåndteringssystem

Ansatte i enhver organisasjon er tvunget til å bruke penger et stort nummer av tid til å søke og behandle nødvendige dokumenter og informasjon. Mengden av slik informasjon øker som regel bare hver dag. Manuell søking og behandling av dokumenter blir kilden til mange problemer i organisasjonen. Bruken av et elektronisk dokumenthåndteringssystem har en betydelig innvirkning på kvaliteten på arbeidet. Disse systemene gir flere fordeler i forhold til manuell behandling.

De viktigste fordelene med det elektroniske dokumenthåndteringssystemet inkluderer:

• reduksjon av tid for tilgang til informasjon - elektronisk dokumentflyt unngår papirbevegelse av dokumenter. Ethvert dokument kan sendes via e-post eller via kommunikasjonsmidlene til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet.
• reduksjon av duplisering av dokumenter og informasjon - i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet kan en kopi av et dokument være tilgjengelig for alle autoriserte brukere, inkludert brukere utenfor organisasjonen.
• forenklet datatilgang - elektroniske dokumenthåndteringssystemer lar deg få tilgang til nødvendige data ved hjelp av søk og eksport av data direkte fra forretningssystemer (for eksempel CRM eller ERP-systemer).
• optimalisering av dokument og datalagring - et enkelt datalager reduserer behovet for å lagre flere kopier av dokumenter. Midler for tilgang og indeksering av dokumenter, som bruker elektroniske dokumenthåndteringssystemer, lar brukerne umiddelbart få tilgang til nødvendige dokumenter og annen informasjon.
• automatisering av forretningsprosesser - elektroniske dokumenthåndteringssystemer innebærer implementering av en gitt dokumentbehandlingsprosess. Basert på handlinger med dokumenter, kan forretningsapplikasjoner oppdateres automatisk, nye dokumenter kan opprettes, og kommunikasjon med interne og eksterne brukere kan opprettes.
• forbedre kvaliteten på kundeservicec - på grunn av rask tilgang til nødvendig informasjon, kan klienter raskt motta svar på henvendelsene.
• forbedre disiplin og kvalitet på arbeidet - elektroniske dokumenthåndteringssystemer setter strenge regler og prosedyrer for de ansattes arbeid. Systemet vil forhindre ansatte i å bryte disse reglene. Alle dokumenter er lagret i systemet, har den nødvendige identifikasjonen og bevegelsesrekkefølgen. Ansatte vil ikke kunne endre tilstanden til et dokument uten å utføre de angitte handlingene.
• gjenbruk av informasjon - på grunn av elektronisk behandling og lagring av informasjon blir det mulig å gjenbruke dataene som er lagt inn i systemet. For eksempel når du fyller standard skjemaer eller rapportering.
• forbedring av datakvaliteten - inn elektroniske systemer arbeidsflyt, mange skjemaer og dokumenter fylles ut automatisk, noe som reduserer risikoen for feil. I tillegg lar det deg redusere antall gjentatte kontroller av dokumenter og deres rettelser.
• øke sikkerheten til dokumenter og informasjon - på grunn av midler for tilgangskontroll er det mulig å strengt kontrollere de ansattes tilgang til informasjon og dokumenter. Tilstedeværelsen av en enkelt database gjør det mulig å arkivere og gjenopprette informasjon på kort tid.

Strukturen til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet kan vurderes fra programvare- og maskinvarekomplekset og fra funksjonene som utføres.

Fra programvarens og maskinvarekompleksets synspunkt består det elektroniske dokumentstyringssystemet av et sett med maskinvare- og programvarekomponenter: servere, arbeidsstasjoner, programvare, nettverksutstyr, tilleggsutstyr designet for å utføre spesifikke funksjoner i systemet.

Serveren er designet for å utføre de nødvendige operasjonene med dokumenter og informasjon. Serveren kan være enten dedikert eller virtuell, avhengig av systemleverandør og anvendt teknologi. Serveren kan også være vert for en databas for dokumenthåndteringssystem.

Arbeidsstasjoner gir brukerinteraksjon med dokumenthåndteringssystemet. Hver arbeidsstasjon har sitt eget sett med dokumentasjons- og datahåndteringsfunksjoner.

Programvare implementerer det nødvendige settet med handlinger for dokumenthåndtering og er grunnlaget for det elektroniske dokumenthåndteringssystemet. Programvaren til et elektronisk dokumenthåndteringssystem inkluderer som regel en funksjonell del, en administrativ del og en grensesnittdel. Den funksjonelle delen er ment for informasjonsadministrasjon og behandling. Den administrative delen gir de nødvendige systeminnstillingene. Grensesnittdelen utfører presentasjon av informasjon og data i et skjema som er tilgjengelig for sluttbrukere.

Valgfritt utstyr det er nødvendig å implementere forskjellige spesifikke funksjoner i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet. Slike utstyr kan omfatte informasjonsinngangs- og utdataenheter, informasjonskoding og krypteringssystemer, etc.

Nettverksutstyr er nødvendig for implementering av felles arbeid av brukere av systemet og samspillet mellom ulike komponenter i det elektroniske dokumentstyringssystemet.

Når det gjelder funksjoner som utføres, inkluderer strukturen til et elektronisk dokumenthåndteringssystem moduler som implementerer følgende handlinger: datainnføring, indeksering, dokumentbehandling, tilgangskontroll, dokumentruting, systemintegrasjon, lagring.

• dataregistreringsmodul er nødvendig for å legge inn første informasjon i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet. Denne informasjonen kan komme fra forskjellige kilder: papirdokumenter, skannere, e-post, elektroniske skjemaer osv. Denne modulen gir mottak og første behandling av data.
• indekseringsmodul... Det gir registrering og organisering av data. Med sin hjelp kan det elektroniske dokumenthåndteringssystemet organisere lagring og søk i de nødvendige dokumentene i samsvar med brukernes behov.
• dokumentbehandlingsmodul... Etter å ha lagt inn dataene i systemet, må de behandles og lagres for videre arbeid. Denne modulen gir distribusjon av informasjon og dokumenter i henhold til spesifiserte regler.
• tilgangskontrollmodul... På grunn av denne modulen er distribusjon av informasjon og dokumenter til brukerne sikret. Hver bruker av systemet kan bare jobbe med det settet med dokumenter han trenger.
• rutemodul nødvendig for å organisere arbeidet med dokumenter. Denne modulen definerer reglene for flytting og behandling av dokumenter. For å lage ruter for bevegelse av dokumenter, må arbeidsflytprosesser være definert tidligere.
• systemintegrasjonsmodul... Som regel fungerer elektroniske dokumentstyringssystemer sammen med andre styringssystemer (for eksempel CRM, ERP, OLAP-systemer). Systemintegrasjonsmodulen gir dataoverføring mellom slike systemer.
• lagringsmodul for dokumenter og data... Denne modulen implementerer funksjonene til en dokumentdatabase. På grunn av denne modulen leveres lagring, arkivering, restaurering og sikkerhetskopiering av dokumenter.

Typer elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer kan variere i type teknologier som brukes, graden av integrasjon og omfang.

Avhengig av anvendt arbeidsteknologi kan det skilles mellom fire typer elektroniske dokumenthåndteringssystemer:

• klientserver-systemer... I denne typen systemer ligger hovedmodulene for administrering av dokumenter og data på en dedikert server. Klientdelen er et grensesnitt for brukerinteraksjon med systemet. Fordelen med denne typen systemer er deres hastighet og pålitelighet.
• databasesystemer... Disse systemene er vanligvis integrert med databaser som SQL eller Oracle. All informasjon er lagret i disse databasene. Separate moduler brukes til å behandle informasjon. Fordelen med slike systemer er muligheten til å lagre en stor mengde informasjon.
• nettbaserte systemer... Disse systemene gir drift basert på ekstern tilgang til serveren. Fordelen med denne teknologien er muligheten til å velge bort klientapplikasjoner. Tilgang til dokumenthåndteringssystemet fra brukerarbeidsstasjoner kan utføres via nettlesere.
• systemer basert på "sky" -teknologier... Disse systemene ligner i sin essens på systemer med webteknologi. Den eneste forskjellen er at serveren til hostingleverandøren brukes som serveren til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet.

Avhengig av graden av integrasjon, kan elektroniske dokumenthåndteringssystemer deles inn i følgende typer:

• universelle elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS-systemer). Dette er uavhengige dokumenthåndteringssystemer som er fullt designet for å automatisere dokumenthåndteringsprosessen. Som regel bruker slike systemer klientserverteknologi.
• gruppearbeidsstyringssystemer... Disse systemene gir distribuert arbeid med dokumenter og data fra en gruppe brukere. Hovedformålet deres er å sikre samarbeid. Derfor har gruppearbeidsstyringssystemer betydelig mindre funksjonalitet enn EDMS-systemer.
• innebygde moduler som en del av informasjonsstyringssystemer... Alle ERP-systemer har slike moduler. Disse modulene har også begrenset funksjonalitet (i sammenligning med EDMS-systemer) og fungerer som regel ikke uten implementering av grunnleggende ERP-funksjonalitet.

Et annet område der du kan strukturere elektroniske dokumenthåndteringssystemer er omfanget. Det er elektroniske dokumenthåndteringssystemer som er fokusert på spesielle typer dokumentasjon eller aktivitetsområder. For eksempel PDM-systemer, programvareutviklingsstøttesystemer, HelpDesk-systemer, medisinsk dokumentasjonsstøttesystemer osv.

Implementeringen av et elektronisk dokumentstyringssystem inkluderer flere trinn som organisasjonen må utføre uavhengig, uavhengig av systemleverandørens deltakelse. Disse trinnene inkluderer et sett med logisk sammenhengende aktiviteter og aktiviteter som vil gjøre det mulig for organisasjonen å evaluere prosjektet som helhet, og øke sannsynligheten for en vellykket gjennomføring av prosjektet.

Det generelle diagrammet over implementeringsstadiene til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet er vist i figuren.

Hovedstadiene i implementeringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem inkluderer:

Trinn 1. Definere grunnleggende prosesser og prosedyrer.

Hensikten med dette trinnet er å tydelig definere sammensetningen av eksisterende arbeidsflytprosesser og prosesser for dokumentasjonsbehandling. For å gjøre dette må du detaljert analyse eksisterende prosesser og prosedyrer.

I løpet av dette stadiet er det nødvendig:

• definere prosesser på toppnivå;
• bestemme den detaljerte sammensetningen av prosessene;
• definere forretningsmål for arbeidsflytprosesser;
• definere tekniske mål for arbeidsflytprosesser.

Trinn 2. Bestemmelse av krav til arbeidsflytprosesser.

På dette stadiet blir det bestemt hvilke endringer som må gjøres i arbeidsflytprosessene slik at de fungerer effektivt og kan automatiseres.

På dette stadiet er det nødvendig:

• gjennomføre en teknologisk vurdering av dokumentflytprosesser;
• definere forretningskrav til prosesser;
• utarbeide proseskart "som det skal være";
• etablere målbare egenskaper ved prosesser;
• formulere tekniske krav til arbeidsflytprosesser og utarbeide en teknisk oppgave.

Eksempel på dokumenter:

Proseskartet "Inbound Correspondence Management" representerer en av delprosessene for dokumenthåndtering.

Innkommende korrespondansehåndtering regulerer prosedyren for aksept, verifisering, registrering og styring av organisasjonens innkommende dokumenter. Proseskartet beskriver i detalj rekkefølgen på handlinger til ansatte når de arbeider med innkommende dokumentasjon. Bestemmelsene i dette proseskartet kan brukes til å utvikle ruting av dokumenter under implementeringen av organisasjonens elektroniske dokumentstyringssystem.

Prosesskartet for utgående korrespondansehåndtering representerer en del av dokumenthåndteringsprosessen.

Utgående korrespondanseledelse regulerer prosedyren for ansatte når de forbereder og sender dokumenter til eksterne mottakere. Proseskartet beskriver i detalj arbeidet til de ansatte med å administrere utgående korrespondanse. Bestemmelsene i dette proseskartet kan brukes til å utvikle ruting av dokumenter under implementeringen av organisasjonens elektroniske dokumentstyringssystem.

Dokumentet inneholder 9 sider.

TK for delsystemet "Document flow" er et eksempel Betingelser for å automatisere styringen av arbeidsflytprosessen.

Dette dokumentet er et eksempel på et reelt vilkår, på grunnlag av hvilket et dokumenthåndteringssystem for et industribedrift ble valgt og implementert.

Dokumentet er 17 sider langt. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alle versjoner av MS Word. Dokumentet kan redigeres og endres.

Trinn 3. Dannelse av kriterier for valg av elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Basert på dataene fra første og andre trinn, er det nødvendig å formulere et sett med kriterier for valg av et elektronisk dokumentstyringssystem. Kriteriene for å velge et elektronisk dokumenthåndteringssystem vil i stor grad avgjøre omfanget av det videre arbeidet og prosedyren for å organisere samhandling med systemleverandøren.

På dette stadiet er det nødvendig:

• klassifisere eksisterende dokumenter etter type;
• vurdere de eksisterende dokumentformene;
• bestemme sammensetningen av dataene som skal overføres til elektronisk form;
• definere kravene til brukergrensesnittet;
• lage et sett med kriterier for valg av et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Trinn 4. Velge et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Dette trinnet gjør det mulig for organisasjonen å bestemme hovedteknologiene på grunnlag av hvilke det elektroniske dokumenthåndteringssystemet skal fungere, velge riktig system og bestemme tjenesteleverandøren for implementering av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet.

På dette stadiet er det nødvendig:

• bestemme sammensetningen av funksjonene til dokumentstyringssystemet;
• bestemme hvilken type dokumenthåndteringssystem som passer best til organisasjonens behov;
• lage en liste over mulige leverandører av det elektroniske dokumentstyringssystemet;
• velge leverandør av et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Trinn 5. Ledelse av prosjektet for implementering av et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Etter å ha valgt leverandør av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet, er det nødvendig å utvikle en implementeringsplan. Dette stadiet kan ta ganske lang tid, men planleggingstid kan redusere tiden for systemimplementering betydelig. Planen kan utvikles i samarbeid med tjenesteleverandøren.

Prosjektstyringsplanen skal inneholde følgende aktiviteter:

• system funksjonell design;
• systemimplementering;
• systemtesting og evaluering;
• prøvebruk av systemet;
• revisjon og innstilling av systemet.

Trinn 6. Dokumentere systemet.

Denne scenen kan utføres parallelt med forrige trinn. Hensikten med denne fasen er å lage visse organisasjonsregler som vil sikre stabil drift av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet.

På dette stadiet er det nødvendig:

• gjennomføre personalopplæring;
• utvikle prosedyrer og forskrifter for brukerinteraksjon;
• utvikle retningslinjer for arbeid med systemet.

Kriterier for valg av elektronisk dokumenthåndteringssystem

Kriteriene for å velge et elektronisk dokumenthåndteringssystem avhenger i stor grad av organisasjonens behov og evner. Den detaljerte sammensetningen av kriteriene bør bestemmes direkte basert på forretningsmål og tekniske mål for arbeidsflytprosessene.

I tillegg til detaljerte kriterier, må organisasjonen bruke generaliserte kriterier som er relatert til hvilke typer elektroniske dokumenthåndteringssystemer og teknologier som brukes.

Disse generaliserte kriteriene inkluderer:

• "Modenhet" i det elektroniske dokumentstyringssystemet... Det er nødvendig å vurdere nivået på "modenhet" til det valgte systemet. En slik vurdering vil tillate deg å forstå hvor lenge systemet har vært på markedet, hvor mange organisasjoner som bruker dette systemet, om det er systemoppdateringer. Hvis systemet er nytt og nettopp har kommet inn i markedet, er det stor sannsynlighet for feil i systemet. Dette kan føre til problemer under driften av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet.
• samsvar med industristandarder... Ulike typer aktiviteter har sine egne standarder som direkte eller indirekte påvirker organisasjonens arbeidsflyt. Når du velger et system, er det nødvendig å være oppmerksom på hvordan kravene til disse standardene tas i betraktning i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet.
• justering med mål og kritiske suksessfaktorer... Når du velger et system, er det nødvendig å vurdere graden av tilpasning til organisasjonens mål. Det er viktig at systemet er så relevant som mulig for organisasjonens mål og nøkkelkrav. Hvis systemet ikke oppfyller kravene, er det nødvendig å endre valg av systemet, men ikke endre de viktigste kravene og målene. En organisasjon kan endre noen av kravene til et bestemt arbeidsflytsystem, men bare hvis disse kravene ikke er kritiske for organisasjonens prosesser.
• nivå av teknisk støtte... Dette kriteriet refererer til valget av en elektronisk dokumenthåndteringssystemleverandør. Det er nødvendig å vurdere nivået på teknisk støtte for systemet, både under implementering og under drift av systemet.
• system skalerbarhet... Dette utvalgskriteriet er viktig med tanke på å utvide organisasjonens aktiviteter. Når arbeidsomfanget øker og systemets brukerbase utvides, bør det tillate organisasjonen å skalere løsninger.
• systemdokumentasjon tilgjengelighet... I tillegg til brukerdokumentasjon kan det være viktig for en organisasjon å ha tilgang til dokumentasjon for administrasjon eller endring av systeminnstillinger.
• systembeskyttelse. Når du velger et elektronisk dokumenthåndteringssystem, er det nødvendig å ta hensyn til de anvendte sikkerhetstiltakene i systemet. En organisasjon kan ha sine egne krav til datasikkerhet og personvern. Systemet du velger skal tillate deg å tilpasse tilgang til informasjon og dokumenter i samsvar med organisasjonens sikkerhetspolicy.
• feiltoleranse i systemet... For noen organisasjoner kan nedetid for et elektronisk dokumenthåndteringssystem være en kritisk faktor. Når du velger et system, må du være oppmerksom på hvor lang tid det kan ta å gjenopprette systemet til minimum arbeidskonfigurasjon.
• eierkostnader... Når du velger et system, er det nødvendig å ta hensyn til den totale kostnaden for å eie systemet: kostnadene ved å kjøpe lisenser, administrasjonskostnadene, kostnadene for å utvide systemet, kostnadene for teknisk support og oppgraderinger, kostnadene for maskinvare, etc.

Disse kriteriene inkluderer de mest generelle aspektene ved valg av et elektronisk dokumenthåndteringssystem. For å utvikle et komplett sett med kriterier er det nødvendig å involvere mange avdelinger i organisasjonen: ledelse, juridisk tjeneste, IT-avdelinger, tekniske spesialister, dokumentflyt-spesialister, etc.

Elektronisk dokumenthåndtering

Kontorarbeid - et sett med tiltak for å organisere arbeidsflyten til en bedrift eller organisasjon. Papirarbeid er et begrep som brukes i kontorpraksis for å referere til et formelt sett med regler for arbeid med dokumenter.

Elektronisk dokument (ED) - et dokument opprettet ved hjelp av databehandlingsverktøy for datamaskiner, som kan signeres med en elektronisk signatur (ES) og lagres på et datamaskin som en fil med riktig format.

Dokumentflyt - et system for å opprette, tolke, overføre, motta og arkivere dokumenter, samt overvåke utførelsen og beskytte mot uautorisert tilgang.

Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) - et sett med automatiserte prosesser for arbeid med dokumenter som sendes inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid".

• produksjonsdokumentflyt;
• styring av dokumentdrift;
• arkivering (et sett med prosedyrer for arkivarbeidsflyt);
• hR-arbeidsflyt (prosedyrer for HR-poster);
• flyt av regnskapsdokumenter;
• flyt av lagerdokumenter;
• hemmelig og konfidensielt kontorarbeid;
• teknisk og teknologisk dokumentflyt.

Annen. Åpenbart kan det være så mange arbeidsflytsystemer som det er typer aktiviteter, som et resultat utvikler informasjonssystemer som automatiserer private typer arbeidsflyt i retning av masse.

• Sikkerhet effektiv styring på grunn av automatisk kontroll av implementering, gjennomsiktighet i hele organisasjonen på alle nivåer.
• Opprettholde et kvalitetskontrollsystem i samsvar med internasjonale standarder.
• Støtter effektiv opphopning, ledelse og tilgang til informasjon og kunnskap. Sikre personalets fleksibilitet på grunn av større formalisering av aktivitetene til hver ansatt og evnen til å lagre hele historien til hans aktiviteter.
• Logging av virksomheten som helhet (intern offisielle etterforskninger, analyse av aktivitetene til avdelingene, identifisering av "hot spots" i aktivitetene).
• Optimalisering av forretningsprosesser og automatisering av mekanismen for implementering og kontroll.
• Ekskludering av papirdokumenter fra selskapets interne sirkulasjon. Spar ressurser ved å redusere kostnadene for å administrere dokumentflyter i organisasjonen.
• Eliminering av behovet eller betydelig forenkling og reduksjon av kostnadene ved lagring av papirdokumenter på grunn av tilgjengeligheten av et operativt elektronisk arkiv.

• Lagringskrav. Du må velge et arbeidsflytsystem som støtter hierarkisk strukturert lagring (HSM - Hierarchal Storage Management). Denne mekanismen lagrer de mest aktivt brukte dataene på de raskeste, men også de dyreste mediene, mens mindre vanlig brukt informasjon blir automatisk overført til sakte og billig media.
• Tilgjengelighet av formaliserte prosedyrer som krever støtte for implementering og automatisering av kontroll (utarbeidelse av dokumenter av en bestemt type, utførelse av standardfunksjoner i organisasjonen, etc.).
• Behovet for å automatisere den administrative ledelsen av organisasjonen. Graden av kompleksitet i organisasjonsstrukturen.
• Tilstedeværelsen av geografisk fordelte divisjoner. Denne faktoren stiller visse krav til ekstern tilgang, replikering av data, etc.
• Et stort papirarkiv. Noen dokumenthåndteringssystemer leveres med allerede integrerte delsystemer for massedokumentoppføring.
• Tilstedeværelsen av et dokument sirkulasjonssystem som ikke oppfyller dagens behov.
• Behovet for avansert dokumentruting, styring av arbeidsflyt. Som en fortsettelse av dette behovet, behovet for å støtte vilkårlige forretningsprosesser, muligens arbeide sammen med applikasjonssystemer for å støtte disse prosessene.
• Krav til lagringsperioden for dokumenter. Med lange lagringsperioder (titalls år) er det verdt å vurdere å organisere et parallelt arkiv på mikrofilmer.
• Krav til "åpenhet", systemutvidbarhet. Integrasjon med eksisterende informasjonssystemer og bruk av eksisterende utstyr.
• Behovet for å lagre bilder av dokumenter. Brukes i organisering av spesifikke formater for lagring av dokumenter. Behovet for å støtte tekniske og designoppgaver, andre funksjoner i bedriften.
• Behovet for avanserte verktøy for informasjonshenting. Full støtte fra systemet med språkene som er tilgjengelige i organisering av dokumenter.
• Sikkerhetskrav (kryptering, organisering av tilgang osv.). Evnen til å bruke tilgangsmekanismene som allerede er tilgjengelige i organisasjonenes informasjonsinfrastruktur i arbeidsflytsystemet.
• Krav for overholdelse av visse standarder: intern, industri, GOST, internasjonale kvalitetskontrollstandarder, organisasjonsnivået for informasjonslagring.

Ethvert elektronisk dokumenthåndteringssystem kan inneholde elementer fra hver av kategoriene nedenfor, men de fleste av dem har en spesifikk retning i et av områdene som primært er knyttet til produktposisjonering.

Når du implementerer slike systemer på store bedrifter Det er viktig å avgjøre om systemet gir mulighet for effektiv administrasjon, behandling av store mengder informasjon, integrering med automatiserte produksjonsstyringssystemer, skalerbarhet, trinnvis implementering, regnskap for territoriell distribusjon, kompleks organisasjonsstruktur, rollebasert prinsipp for organisering av tilgang, etc.

Når du velger en slik plattform, bør du være mest oppmerksom på:

• organisering av elektroniske dokumentregister;
• automatisering av dokumentflyt, med tanke på organisasjonens individuelle egenskaper;
• integrering med det eksisterende informasjonsmiljøet.

Funksjonelle krav