Elektronisk dokumentflyt i en organisasjon er et eksempel. Elektronisk dokumenthåndtering i bedriften

Ansatte i bedriften bruker mye tid på å lete etter de nødvendige dataene (ifølge statistikk tar det opptil 40% av arbeidstiden) eller å rekonstruere dokumenter som allerede eksisterer (dette skjer i omtrent 70% av tilfellene). En typisk situasjon er når kildetekster til kontrakter lagres av advokater i elektronisk form (ofte uten en historie med endringer); regnskapsposter for dokumenter som følger med gjennomføring av kontrakter, gjøres i regnskapssystemet; regnskapsføring av kontrakter og ledsagedokumenter holdes i et regneark; fakturaer og handlinger oppbevares i papirform i økonomiavdelingen, og aktuell korrespondanse angående kontraktarbeid lagres i ansattes e-postkasser. Med så spredte data og dokumenter er det vanskelig å sikre deres integritet, konsistens og sikkerhet.

Informasjonsressurshåndtering er av spesiell betydning for alle organisasjoners aktiviteter. Uavhengig av juridisk status eller organisatoriske former for aktivitet, blir institusjoner bedt om å aktivt samhandle med utøvende og lovgivende myndigheter, strukturer som er involvert i reguleringen av økonomien. Alt dette genererer i sin tur en bestemt dokumentflyt.

Dermed er Met-Info LLC klar over behovet for å organisere effektiv styring av informasjonsressurser og tar aktive skritt for å bruke datateknologi innen dokumentflytstyring (og informasjon i bred forstand).

Dessverre søknaden dataprogrammer i Met-Info LLC med dokumentasjon, i noen tilfeller er det ikke ledsaget av en strukturell omorganisering av arbeidet med dokumentasjon, dvs. dokumenter blir samlet av en del av informasjonsbrukerne manuelt.

Derfor anbefales det å gi tilgang til den generelle regnskapsdatabasen til Met-Info LLC for alle brukere av regnskapsdokumentasjon, det vil si å gi direkte innspill av informasjon på mottaksstedene for eksterne dokumenter, for eksempel mottak av materialer, overføring av produkter til lageret - i virksomhetens verksted organiserer personalavdelingen datainnføring om ansettelse og oppsigelse fra jobb direkte inn i regnskapssystemet.

Alt dette vil gi følgende fordeler: økt pålitelighet; reduksjon av manuelt arbeid.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) eller EDMS (Electronic Document Management Systems) er et system for automatisering av arbeid med dokumenter gjennom hele livssyklusen (oppretting, modifikasjon, lagring, søk, klassifisering, etc.), samt samhandlingsprosesser mellom ansatte. Samtidig betyr dokumenter primært ustrukturerte dokumenter (Word, Excel-filer osv.). Som regel inkluderer EDMS et elektronisk arkiv med dokumenter og et automatiseringssystem for forretningsprosesser.

Effektiv dokumenthåndtering basert på EDMS er basert på tre komponenter i systemet:

• - teknologi (basert på moderne datasystemer).
• - bedriftsregler for opprettelse og bruk av informasjonsressurser (og konsolidering av dem i administrative dokumenter).
• - brukernes psykologi og deres trening (om nødvendig individuell).

Registrering utføres i dokumenthåndteringssystemer forskriftsdokumenter, administrative dokumenter (ordrer, ordrer), korrespondanse med myndigheter, institusjoner, kredittinstitusjoner, andre institusjoner og bedrifter, så vel som borgere. I tillegg jobber EDMS med intern offisiell korrespondanse og utkast til organisatoriske og administrative dokumenter opprettet av strukturelle institusjoner.

EDMS gir kontroll over bevegelse og gjennomføring av dokumenter, inneholder fullstendig informasjon om instruksjonene gitt av ledelsen og handlingene til eksekutørene. Et viktig element i EDMS er systemet med formelle og semantiske referanser til sammenhengende dokumenter og instruksjoner. Søket i EDMS, i tillegg til tradisjonelle geistlige detaljer, er basert på et system med klassifikatorer (inkludert tematiske), som muliggjør kontekstuell valg av dokumenter.

Fremgangsmåten for å opprettholde klassifiserere er strengt regulert. Noen av referansebøkene er dannet av spesialistene som gjennomfører registreringen (for eksempel klassifiseringen av korrespondentorganisasjoner). Å gjøre endringer i resten er administratorens rett, i tillegg overvåker administratoren stadig nye posisjoner til klassifiseringsanordningen og korrigerer dem om nødvendig. Dermed elimineres mulig duplisering av katalogposisjoner, og feil under dokumentregistrering elimineres. Systemets effektivitet kan kun sikres under forutsetning av regelmessig opplæring av brukere og "myk" kontroll over deres handlinger i systemet (korrigering av feil, overholdelse av kravene for å fylle ut obligatoriske informasjonsdetaljer osv.).

Opprettelsen av EDMS er også forbundet med en endring i rollen som dokumentstøttetjenesten: ensartede teknologiske krav til organisering av arbeidsflyt ved bruk av EDMS blir bestemt, det etableres et system med "administrative rammer" i arbeidet med dokumenter, som faktisk er et metodisk grunnlag for å organisere arbeidet med informasjon.

Generelt er etablering av en klar prosedyre for bruk av systemet og regler for å arbeide med informasjon en av hovedfaktorene som sikret en vellykket implementering av EDMS og full bruk.

Målet med implementeringen av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet: automatisering av kontorarbeid, automatisering av dokumentflyter, automatisering av kontroll over utførelse av dokumenter og ordrer, økende ledelsesdisiplin, å ordne ting i arbeidet med dokumenter, redusere tiden brukt på dokumentoperasjoner, overgang til papirløs teknologi.

Dermed er det mulig å bestemme effektiviteten ved å bruke det elektroniske dokumenthåndteringssystemet (EDMS) i snever forstand for individuelle bransjer og brukere.

La oss se nærmere på kostnadsbesparelsene for lønnene til EDMS-brukere.

Beregning av den betingede årlige besparelsen i arbeidskraftskostnader for arbeidstakere av j-th kvalifisering С j med en endring i arbeidsintensiteten til prosessene for å utarbeide og behandle informasjon som et resultat eDMS implementering bestemt av formelen:

С j \u003d С зпj (Q 1 - Q 2) А 2 / Ф j,

hvor С Зпj er det årlige lønnsfondet til en ansatt i den første kvalifiseringen som er engasjert i utarbeidelse og behandling av data, rubler; Q 1, Q 2 - kompleksiteten i utarbeidelsen og behandlingen av dataenheten i grunnleggende og nye versjoner programvareprodukt, person / t; A 2 - det årlige arbeidsvolumet med utarbeidelse og behandling av data i en ny versjon av programvareproduktet, naturlige enheter; Ф j er det årlige fondet for arbeidstid for en ansatt i den første kvalifiseringen som er engasjert i utarbeidelse og behandling av data, h.

Vi beregner besparelsene i arbeidskostnadene personalarbeider har en lønn på 5787 rubler. Følgelig er forvalterens årlige lønnsfond 69.444 rubler. Tatt i betraktning det med en fem-dagers arbeidsuke, antall arbeidsdager er 249, vil det årlige arbeidstidsfondet være 1992 timer.

Kompleksiteten i utarbeidelsen og utførelsen av dokumenter med den forrige arbeidsmetoden og i eDMS-system er henholdsvis 25 [person / time] og 20 [person / time]. Det årlige arbeidsvolumet med utarbeidelse og behandling av data i EDMS (i naturlige enheter) er? 80 dokumenter.

Dermed får vi besparelser i lønnskostnadene for lederen:

С \u003d 69 444 (25 - 20) 80/1992 \u003d 13 944,58 rubler,

som er 20% av det årlige lønnsfondet til en kadearbeider som er involvert i utarbeidelse og behandling av dokumenter i et automatisert dokumenthåndteringssystem.

Dokumentautomatisering er et tiltak som brukes av nesten alle moderne bedrifter. Selv små selskaper håndterer massevis av forskjellige dokumenter, inkludert brev, budsjetter, fakturaer, kontrakter og alle slags krav. Det er av denne grunn at nesten alle moderne organisasjoner prøver å bruke et slikt tiltak som automatisering av arbeidsflyt, på grunn av at fullstendigheten og sikkerheten til dataene, bekvemmeligheten ved å søke og lagre ulike opplysninger, samt den maksimale optimaliseringen av tiden som kreves for godkjenningen er sikret.

Hvorfor er dette nødvendig?

I nesten ethvert selskap bruker ansatte mye tid på å finne informasjonen de trenger, og statistikken viser veltalende at dette tar omtrent halvparten av arbeidstiden. Det hender også at du må gjenskape i stedet for å bruke noen dokumenter som finnes "et sted". Det er ganske standard situasjon når kildeteksten til en kontrakt ligger i en advokats datamaskin, og regnskapsoppføringer for verdipapirer som følger med gjennomføring av kontrakter blir utført i regnskapssystemet, regnskap og handlinger oppbevares i finansavdelingen i papirform, og korrespondansen angående gjennomføring av kontraktsmessig verk er i postkassene til de ansatte. Slike "spredte" informasjon er ekstremt skadelige for sikkerhet, integritet og konsistens. Det er i slike situasjoner at automatisering av arbeidsflyt blir relevant.

Gjennom introduksjonen av spesialiserte informasjonssystemer flertallet av problemene er løst. For eksempel gir noen budsjetteringssystemer muligheten til å lage et system med sammenkoblede budsjetter med den påfølgende dannelsen og lagringen av forskjellige versjoner av slike dokumenter, samt indikerer statusene. Dermed løses problemet med budsjettarbeidsflyt delvis ved bruk av slike systemer.

Ikke glem at moderne budsjettbaser, samt regnskaps- og ERP-systemer, i de fleste tilfeller jobber med strukturert informasjon, det vil si dataene som kan opprettes og lagres i form av en tabell. I følge de fleste eksperter, i totalt volum eventuelle data moderne virksomhet bare 20% er gitt, mens resten inkluderer elektronisk korrespondanse, tekster av dokumenter, alle slags protokoller for forhandlinger og møter, bilder osv. Ganske ofte, uten å studere ustrukturert informasjon, er det rett og slett ingen måte å gjøre en normal vurdering av konteksten der strukturert informasjon allerede er til stede. Lagring, innsamling og etterfølgende behandling av slike data sikres nøyaktig ved bruk av tiltak som automatisering av arbeidsflyt, eller av selskapets innholdsstyringssystemer.

Hva det er?

Dokumenter fra alle systemer som er logisk relatert til denne informasjonen kalles kontekst. Det kan inneholde innholdet av korrespondanse på papir eller e-post, fakser, betalingsdokumenter, referat av hendelser, video- eller lydopptak og mye annen informasjon. Konteksten kan legges til manuelt i dokumentet, eller prosessen kan bli fullstendig automatisert, avhengig av ledelsens preferanser og behov.

For eksempel, moderne system automatisering av arbeidsflyt i dannelsesprosessen og påfølgende endringer i budsjetter lar deg bruke en rekke andre kontekstuelle opplysninger:

• alle typer markedsundersøkelse markedet, inkludert ikke bare vårt eget, men også de som ble hentet fra eksterne kilder;
• ulike kontrakter med motparter (kjøpere eller leverandører);
• spesiell regulerings- og referansedokumentasjon;
• tilleggsdokumentasjon som gjenspeiler eventuelle restriksjoner eller antakelser (som eksempel kan du sitere inflasjon, valutakurser og andre data);
• gjennomført for å diskutere versjoner av budsjettet som utarbeides, samt inkludere alle slags arbeidskommentarer og merknader fra deltakerne i prosessen (ofte blir slik dokumentasjon sendt mellom alle ansatte ved hjelp av e-post og lagres separat fra filer med budsjettinformasjon).

Brukeren som til enhver tid, om nødvendig, jobber med budsjettet, kan se noen av de ovennevnte dokumentene, siden moderne dokumetillater ham å gjøre dette uten lange søk.

Hvilke systemer bruker vi?

Noen av de vanligste programvareløsningene som finnes i russiske selskaper, kan du nevne en kombinasjon av Microsoft Outlook-verktøy sammen med Microsoft Exchange Server. Den første applikasjonen er i prinsippet installert på nesten alle datamaskiner, mens Exchange Server ofte brukes som en fullverdig e-postserver. Til tross for at i selskaper der introduksjonen av elektronisk dokumenthåndtering har blitt gjennomført i relativt lang tid, brukes slike programmer bare som en plattform for å jobbe med via epost, etter noen sentraliserte innstillinger, kan til og med denne programvaren brukes som et ganske funksjonelt dokumentflyt-automatiseringsverktøy for nesten alle organisasjoner.

For øyeblikket er det russiske markedet fylt med dusinvis forskjellige systemer, ved hjelp av hvilken automatisering av dokumentadministrasjon er sikret, og slik programvare tilbys ikke bare av vestlige, men også av innenlandske utviklere. Selv Microsoft, i tillegg til de ovennevnte programmene, tilbyr også verktøy som Content Management Server eller SharePoint Portal Server.

Den mektigste av alle eksisterende systemer Documentum er ofte tenkt på, men generelt er det bare store selskaper som bruker denne typen automatisering. Arbeidsflyten til noen selskaper er automatisert på grunn av Lotus Notes-programvarepakken, men mange kaller det en slags "designer for programmerere", siden det er ganske vanskelig å lage et fullverdig system på grunnlag.

Hva er forskjellen mellom russiske og vestlige systemer?

Hvis vi snakker om de viktigste forskjellene mellom innenlandske og utenlandske verktøy, ligger de i tilgjengelig skalerbarhet. For eksempel hvis systemer fra vestlige utviklere kan fungere i nesten alle operativsystemer, da er innenlandske hovedsakelig bare utviklet for en av dem, og naturligvis er dette ofte Windows. Vestlige systemer er konfigurert til å bruke hvilket som helst DBMS. Slike begrensninger av russiske systemer kan i stor grad komplisere muligheten til å bygge plattformintegrerte løsninger.

Når det gjelder funksjonalitet, er hovedforskjellen at i Vesten utføres automatisering av dokumentproduksjon og arbeidsflyt av flere programmer som kan produseres under ett merke, men samtidig ment for forskjellige formål. For eksempel tilbyr Documentum flere separate produkter som brukes til full automatisering, samt integrasjon med ERP-systemer, støtte for design- og konstruksjonsdokumenter osv. Det overveldende flertallet av programvaren utviklet i Russland er rettet mot å løse et spesifikt problem.

Det er også verdt å merke seg at den fundamentale forskjellen ligger i begge parters tilnærming til hva som utgjør et automatiseringssystem for arbeidsflyt. Vestlige systemer er rettet mot å sikre fullstendig automatisering og påfølgende støtte for ulike end-to-end forretningsprosesser som forekommer i organisasjonen, mens de aller fleste innenlandske programmer automatiserer bare visse funksjoner.

Kostnaden for vestlige systemer varierer omtrent i området fra $ 400 til $ 1000 for hver arbeidsplass, uten å ta hensyn til kostnadene for implementering, programmer og utstyr som kreves for å sikre normal elektronisk dokumentflyt. Implementeringen i seg selv koster ofte omtrent halvparten av den normale kostnaden for lisenser, siden programmer for automatisering av arbeidsflyt ofte selges med forskjellige kampanjer, men i noen situasjoner viser prisen seg å være en størrelsesorden høyere. En av de vanskeligste er alltid prosjektet med automatisering av økonomisk dokumentasjon, siden kostnadene for implementering for slike prosjekter er omtrent 2-3 ganger høyere enn lisenskostnadene.

Innenlandske programmer selges til en pris på $ 200-600 for hver arbeidsplass, og i tillegg til dette blir kostnadene for tilleggsprogrammer og forskjellig utstyr tatt i betraktning. Til syvende og sist gjøres beregningen av komparativ verdi på omtrent samme måte som i vestlige systemer.

Egenskaper:

I det overveldende flertallet av tilfellene er prioritetsområdene for automatisering prosesser knyttet til godkjenning av dokumenter, for eksempel prosessen med den første utarbeidelsen og videre implementering av budsjetter. Imidlertid bruker mange team nå automatisering av kontorarbeid og arbeidsflyt, det vil si med prosedyrer for registrering av utgående og innkommende dokumentasjon.

Introduksjon til arbeid elektronisk system har ingen grunnleggende forskjeller fra implementeringen av andre automatiserte systemer, så det er verdt å bare dvele ved de særegne egenskapene til dette prosjektet.

Opprettelse av bedriftsregister

Innføringen av et dokumenthåndteringssystem sørger i alle fall for å opprette et slags forretningsregister der all dokumentasjon vil bli lagret. Den logiske strukturen til et slikt depot, utviklingen og videre implementeringen av sikkerhetspolitikken, samt hierarkiet for lagring av dokumenter, krever ytterste forsiktighet og må nødvendigvis utføres på et tidlig stadium av prosjektet.

Samtidig bør det huskes at lagringsfunksjonen kan distribueres i begynnelsen av designet, og det er derfor allerede i begynnelsen mulig å flytte alle dokumenter fra de nåværende lagringsstedene til en enkelt lagringsplass. På grunn av dette kan brukere gjøre seg kjent med noen av hovedfunksjonene i systemet, og samtidig bli kjent med bruken. Det er mulig å akselerere tilpasningen av ansatte til systemene som implementeres gjennom bruk av tjenestefunksjoner som varsling om endringer i dokumentasjon, utseendet på nye dokumenter osv.

Dermed kreves automatisering av arbeidsflyt for enhver moderne bedrift som søker å utvikle og forbedre sitt arbeid.

I dag er 100% av dokumentene på kontoret opprettet i elektronisk form, men fortsatt er mer enn 80% av dem skrevet ut (for godkjenning, fortrolighet, lansering i arbeid). Hvordan kan denne tilnærmingen være effektiv?

Det ser ut til at innføringen av elektronisk dokumenthåndtering er den mest fornuftige handlingen fra beslutningstakere. Men forretningsbehovet for automatisering er langt fra øyeblikkelig. Og først etter å ha mottatt en rekke signaler, kommer ledelsen til den konklusjonen at bedriften trenger et spesielt informasjonssystem for innholdsstyring (ECM-system). Det er da det blir nødvendig å administrere informasjon i alle faser av dens eksistens til den blir foreldet.

Hva er et elektronisk dokument, EDMS, ECM

Det er mange definisjoner. Vi vil prøve å gi deg det mest forståelige og kortfattede.

Elektronisk dokument - et sett med informasjon (tekst, bilde, lydopptak) lagret på en datamaskin (Word-filer, Excel, etc.). Det ledsages av et kort med attributter - akkurat som bøker i et bibliotek ledsages av et arkivskap. Med attributter (tittel, forfatter, opprettelsesdato osv.) Kan dokumentet raskt bli funnet.

Arbeidsflyt (arbeidsflyt) - rekkefølgen av handlinger til ansatte i en bestemt forretningsprosess. Et eksempel på en slik sekvens er mottak av et dokument, dets registrering, vurdering og gjennomføring av dokumentet, og forretningsprosessen er arbeidet med borgernes klager.

Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en måte å organisere arbeid med dokumenter på, der hovedtyngden av dokumentene brukes i elektronisk form og lagres sentralt.

Trenger du et ECM-system

For å vurdere om du trenger et ERMS- eller ECM-system, svar på følgende spørsmål selv:

• kan du raskt finne dokumentet du trenger mens du snakker i telefon med en viktig partner?
• vil det være mulig å si nøyaktig hvilke av ordrene du har utstedt, ikke er oppfylt og er forfalt for øyeblikket?
• er du sikker på det eksisterende hastighet godkjenning av dokumenter skaper et positivt bilde av organisasjonen din?
• er du fornøyd med volumet på papiret ditt?
• kan du trygt si hvor dokumentet som ble sendt til godkjenning for øyeblikket ligger?

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering

Åpenhet i forretningsprosesser... Takket være systemet kan du spore alle trinn i organisasjonens aktiviteter. Forretningsprosesser blir helt gjennomsiktige for ledelse, de er lettere å kontrollere.

Høyere utførende disiplin... Ifølge statistikk utføres ikke 20% av oppgavene av de ansatte som er ansvarlige for dem. Med full kontroll over alle arbeidsfaser påvirker ECM-systemet direkte prestasjonsdisiplinen til de ansatte.

Lavere arbeidskostnader for ledere og ansatte. Systemet reduserer tiden ansatte bruker på nesten all rutinemessig drift med dokumenter: opprettelse, søk, godkjenning osv. Dokumentflyt akselereres. Som et resultat går alle prosesser i organisasjonen raskere.

Informasjonens konfidensialitet er sikret... Databrudd kan føre til tap i millioner på en organisasjon. I motsetning til tradisjonell "papir" arbeidsflyt, gir ECM-systemet tilgang til dokumenter strengt i samsvar med de tildelte brukerrettighetene. Alle handlinger på dokumentet (lesing, endring, signering) blir registrert.

Kravene i ISO 9000-standardene er oppfylt... Innstillingen av kvalitetsstyring har nå blitt en av de prioriterte oppgavene i russiske selskaper. Blant kravene til kvalitetsstyringssystemet (QMS) er det en gjennomsiktig arbeidsflyt, samt informasjonsinteraksjon mellom ansatte.

Lett å innovere og trene nykommere... Takket være varslingssystemet bygget på grunnlag av ECM-systemet, kan du raskt bringe de nye arbeidsreglene til alle ansatte. Opplæringstiden for nyansatte reduseres ved raskt å søke etter nødvendig informasjon (forskrifter, instruksjoner osv.). Ruter og maler for dokumenter endres enkelt, hvoretter de ansatte automatisk begynner å jobbe på en ny måte.

Utvikling av bedriftskultur... Implementering av et ECM-system etablerer og opprettholder selskapets interne policy, fører til teamsamhold. Samtidig øker ansvaret til hver ansatt for utførelsen av den tildelte oppgaven av høy kvalitet.

Flere konkurransefortrinn... ECM-systemet påvirker direkte konkurransefortrinn selskaper foran andre markedsaktører. Hastigheten og kvaliteten på kundeservice økes på grunn av rask bevegelse av informasjonsflyt og presis kontroll av alle prosesser. Arbeidet til selv de fleste store foretak blir mer mobil og mindre avhengig av noen “uerstattelige” ansatte.

ECM-teknologier

Bedriftsinnholdsadministrasjon kan tilnærmes seg både fra praksis og teori.

La oss starte med sistnevnte. Vær oppmerksom på komponentene i livssyklusen som er angitt i den kanoniske definisjonen fra ordlisten AIIM (Association for Information and Image Management):

• fange (fange),
• ledelse (administrere),
• lagring (butikk),
• beskyttelse (Bevar),
• informasjonsleveranse (Deliver).

Det er nødvendig å administrere informasjon gjennom hele livssyklusen: fra opprettelse eller inntreden i organisasjonen, til levering til sluttbruker eller ødeleggelse etter utløpet av lagringsperioden.

Informasjon gjennomsyrer alle prosesser i organisasjonen, den opprettes og behandles i annen programvare og bruker forskjellige applikasjoner. Men bare ECM-systemet fokuserer på en enhetlig tilnærming til datahåndtering gjennom hele livet.

Fra et forretningssynspunkt i livssyklus dokumentere viktige stadier som har direkte innvirkning på forretningsprosesser når den deltar i arbeidsflyter (arbeidsflyt). Men fra et teknisk synspunkt bærer de ikke en uttalt semantisk belastning og er indikert et generelt begrep "Dokumenthåndtering".

Funksjonalitet og klassifisering av EDMS- og ECM-systemer

Ifølge forskningsselskapet Gartner kan systemer som støtter minst 3 av 6 funksjoner klassifiseres som ECM:

• dokumenthåndtering: kasse / retur, versjonskontroll, sikkerhet, gruppering av dokumenter osv.
• samarbeid om vanlige dokumenter og støtte fra prosjektgrupper;
• dokumentskanning og bildebehandling av papirdokumenter;
• administrere poster for langvarig arkivoppbevaring, automatisere oppbevaringsregler og forskrifter, sikre oppføringer i samsvar med lover og forskrifter;
• arbeidsflyt for å støtte forretningsprosesser, innholdsruting, tildeling av arbeidsoppgaver og tilstander, rutesporing og utførelseskontroll;
• webinnholdsadministrasjon for å automatisere publisering, dynamisk innhold og for disse oppgavene.

Du kan finne ut mer om dette emnet i overskriftene i seksjonen "EDMS og ECM-funksjonalitet":

Hva du ikke kan forvente fra et ECM-system

For tiden kompleks automatisering bedrifter bygges ved å integrere flere systemer, som hver løser et visst utvalg av problemer. Derfor er det veldig viktig å forstå hva som skal implementeres i hvert system.

La oss vurdere de vanligste forretningskravene, hvis implementering i EDMS og ECM-systemet bør være rimelig.

HR-administrasjon... Til tross for at det er direkte relatert til dokumenter, er ikke oppgaven med denne retningen selve arbeidsflyten, men regnskap og personaladministrasjon.

En ansatt trenger forskjellige utvalg av personell - etter utdanning, kjønn, spesialitet, opptaks- / oppsigelsesdato osv., For denne informasjonen skal lagres i en strukturert form i en database, og ikke som separate ustrukturerte dokumenter.

Opprettelsen av hvert dokument bør gjenspeiles i endringen i personelltilstanden, derfor for automatisering hR-administrasjon det er bedre å bruke spesialiserte personalstyringssystemer som kan integreres i et ECM-system for å lagre ustrukturert informasjon (CV, bilder, personalordrer osv.). I tillegg er det nyttig å automatisere prosessene for å godkjenne disse dokumentene i ECM-systemet.

Regnskap for økonomiske dokumenterSituasjonen er lik med strukturerte økonomiske dokumenter: fakturaer, fraktbrev, fullføringshandlinger osv.

Å gjennomføre skatt og regnskap, som er basert på primære dokumenter, er beregnet på spesialiserte regnskapssystemer, samt spesialiserte moduler i ERP-systemet. ECM-systemet kan ikke erstatte dem, selv om skanning og organisering av et elektronisk arkiv med skannede bilder av økonomiske dokumenter er oppgavene til EDMS. Behovet for å implementere slike løsninger oppstår vanligvis når det er et stort antall dokumenter og deltakere i forretningsprosesser som vil jobbe med økonomiske dokumenter som med EDMS-dokumenter, med tanke på tilgangsrettigheter, elektroniske signaturer, etc.

I tillegg er det nå mulig å utveksle økonomiske dokumenter (fakturaer, kontrakter, fakturaer og handlinger) med motparter i elektronisk form. Og lagring av slike dokumenter i EDMS vil gi en ekstra fordel. ...

Analyse og modellering av forretningsprosesser.

Som regel brukes systemer i klassen BPM () til analyse og modellering av prosesser. Dette er spesialverktøy fra en bedriftsanalytiker eller et eksternt konsulentfirma. De modellerte forretningsprosessene kan omfatte handlinger som ikke er relatert til dokumenter, utført manuelt (for eksempel levering av dokumenter med bud), eksterne aktører (for eksempel leverandører) eller med støtte for andre systemklasser (ERP, CRM).

Den klassiske EDMS kan gi informasjon for å analysere forretningsprosesser (for eksempel i form av rapporter om forsinkelser i utførelsen av visse typer oppgaver). Men dette er bare en liten del av dataene som kreves for en komplett analyse.

Det er fornuftig å integrere EDMS med modelleringssystemer basert på referansedata, for eksempel typer dokumenter eller organisasjonsstruktur.

ECM-systemimplementering

Implementeringseffekt

Evaluering av resultatene av et ECM-prosjekt er ikke forskjellig fra å analysere effektiviteten til et IT-prosjekt, og sistnevnte er ikke forskjellig fra å evaluere noe selskapsprosjekt.

Motivet her er modenheten til selskapets teknologier, uten hvilken selskapet ganske enkelt ikke kan betraktes som effektivt. I andre tilfeller er det nesten umulig å beregne fordelene, selv om behovet for implementering er hevet over tvil. Og noen ganger er beregning av effekten dyrere enn selve teknologien (for eksempel å gi ansatte ubegrenset internettilgang). I alle disse tilfellene blir det heller lagt vekt på prosjektkostnadene og potensialet i løsningen, inkludert hvor enkelt det implementerte systemet vil løse andre problemer i selskapet.

EDMS og løsninger basert på det kan ikke alltid tilskrives systemer, hvis effekt er tydelig. Tradisjonelle metoder for å analysere effektiviteten ved bruk av eiendeler er ikke anvendelige for informasjon, så vel som formelen "forholdet mellom fortjeneste og totale kostnader er effektivitet." Dette skyldes at informasjon er en immateriell eiendel som deltar i produksjonen sammen med materielle ressurser og arbeidsressurser. Innføringen av et ECM-system er ledsaget av en endring i forretningsprosesser og arbeidskostnader. Kostnadene ved informasjonssystemer, inkludert ECM, er i de fleste tilfeller indirekte, som bare kan beregnes per produksjonsenhet ved bruk av en modell for økonomisk planlegging. Og det er ofte vanskelig å formalisere.

Å velge og kjøpe et ECM-system er bare det første trinnet mot å bygge en elektronisk dokumentflyt i en organisasjon. Før det begynner å virke og virkelig begynner å virke, er implementeringsprosessen foran.

Implementeringen av et ECM-system består vanligvis av følgende trinn:

• organisering av prosjektet, tildeling av personell (prosjektleder og arbeidsgruppe);
• forskning på en bedrift og utforming av løsninger for bruk av et ECM-system;
• innstilling og tilpasning av ECM-systemet;
• opplæring;
• prøveoperasjon.

I alle fall er følgende regler obligatoriske for en vellykket implementering:

• aktiv deltakelse fra ledelsen i prosessen med implementering og bruk av ECM-systemet;
• utvalg og grundig opplæring av nøkkelmedarbeidere for implementering og støtte av programvare;
• organisering av opplæring for alle brukere og levering av instruksjoner for arbeid med systemet.

På mange måter sammenfaller de med prosjekter for implementering av andre informasjonssystemer og fører til følgende negative konsekvenser:

• vilkårene og budsjettet for prosjektet er brutt;
• ikke alle målene oppnås (systemet fungerer, men ikke i sin helhet: mindre / dårligere enn planlagt);
• implementeringen går helt i stykker (systemet fungerer virkelig ikke).

Spesifikk risiko på grunn av det faktum at de fleste av selskapets ansatte må overføres til helt nye arbeidsmetoder på kort tid (lesing av dokumenter i elektronisk form, mottak av oppløsninger og signaturer fra ledelsen i elektronisk form, etc.). De mest typiske risikoene ved implementering av et ECM-system inkluderer:

• konservatisme av brukere, avvisning av nye arbeidsmetoder;
• lav datakompetanse hos vanlige brukere og toppledelse;
• ustrukturerte prosesser (mangel på forskrifter);
• utilstrekkelig / upassende teknisk utstyr;
• uklar prosjektledelse.

Måter å forhindre risiko på standard:

• detaljert og foreløpig utforming av arbeidet til et ECM-system i et gitt foretak;
• klare retningslinjer og personlig ledereksempel;
• personalopplæring og operativ støtte til å løse problemer;
• trinnvis implementering.

Sfæren for elektronisk innholdsstyring og papirløs interaksjon i bedrifter utvikles nå aktivt. Lovgivning er også i endring, noen regler er festet i den etter at de har blitt etablert i livet, og noen, tvert imot, blir innført etter vedtakelsen av nye regler på statsnivå.

Å bestemme påliteligheten og den juridiske betydningen av et papirdokument er en klar prosedyre for alle: dokumentet må ha de nødvendige underskrifter og forseglinger. Men hvordan kan jeg bestemme gyldigheten til et elektronisk dokument?

For dette formålet ble opprettet elektronisk signatur (ES) - forutsetningen om et elektronisk dokument designet for å beskytte det mot forfalskning. Du kan identifisere eieren av signaturen, samt fastslå fraværet av endringer i det elektroniske dokumentet etter signering.

I sin enkleste form fungerer ES-mekanismen som følger:

• et sertifiseringssenter (avdeling eller ekstern organisasjon) tildeles, som ved hjelp av spesialisert programvare genererer såkalte "nøkkelsertifikater" for hver bruker;
• eS-nøkkelen blir opprettet - dette er en unik sekvens av symboler. Den består av en privat nøkkel, som bare er tilgjengelig for eieren, og som kan signere et elektronisk signaturdokument, og en offentlig nøkkel, som er tilgjengelig for alle, med hjelpen kan du bestemme hvem og når signert et elektronisk dokument.

Når du bruker et ECM-system, skjules alle "vanskeligheter" som brukeren kan støte på. Brukeren må vanligvis bare velge ønsket funksjon: "Signer dokumentet" (et dokument signert av den elektroniske signaturen lukkes samtidig for endringer) eller "Få informasjon om signaturer". Legitimiteten til elektroniske dokumenter anerkjennes.

Vi ønsker deg suksess med å mestre ny kunnskap, og materialene våre vil alltid hjelpe deg med dette.

Vi studerer det grunnleggende om å bygge et optimalt dokumentsirkulasjonssystem, gir eksempler og en trinnvis algoritme for å lage en sirkulasjonsplan for dokumenter.

Fra artikkelen vil du lære:

Flytdiagram for virksomhetsdokumenter

Sentralisert

Dette skjemaet er egnet for organisasjoner med en streng hierarkisk ledelsesstruktur som følger prinsippet om lineær fordeling av funksjoner (enmannsledelse). Den sentraliserte formen for papir sirkulasjon forutsetter tilstedeværelsen i organisasjonsstrukturen til selskapet av en spesialisert enhet som er ansvarlig for å arbeide med all dokumentasjon.

Desentralisert

Dette skjemaet er egnet for organisasjoner der avdelingers myndighet er tydelig delt i henhold til prinsippet om operativ autonomi.

Den desentraliserte formen for dokumentsirkulasjon forutsetter tilstedeværelsen i hver strukturelle enhet i sin egen avdeling som er ansvarlig for arbeidet med dokumentasjon.

Blandet

Med denne formen for omsetning tildeles den ledende rollen i arbeidet med dokumentasjon den sentrale tjenesten til førskoleutdanningsinstitusjonen, men noen av prosedyrene er delegert til spesielle tjenester opprettet innen hver strukturelle enhet i selskapet.

Et eksempel på et arbeidsflytskjema

Ruteopplegget for bevegelse av dokumenter er det grunnleggende prinsippet i systemet for sirkulasjon av forretningsdokumenter. I denne ordningen tildeles hver dokumentstrøm generelle egenskaper, forekomster foreskrives og obligatoriske prosedyrer bestemmes.

Dette diagrammet indikerer:

1. utøvere (det vil si avdelinger som er involvert i behandlingen av denne strømmen);
2. rute (dvs. rekkefølgen til utøverne);
3. tilstedeværelsen av omvendte bevegelser (kommer dokumentet til samme utøver flere ganger);
4. arten av operasjonene som utføres av hver enkelt utøver).

Et eksempel på en organisasjons arbeidsflytskjema er vist i fig. 1:

Figur 1. Skjema for virksomhetsdokumentflyt

Les også:

Typer dokumentstrømmer

Bevegelse av data i en bestemt retning, organisert i et lukket system for sirkulasjon av dokumentasjon, kalles dokumentflyt. Datakilden og destinasjonen forblir den samme.

Klassifiseringen av dokumentstrømmer utføres på grunnlag av deres forhold til kontrollobjektet og i bevegelsesretningen.

Første klassifisering

• horisontale strømmer (forekommer mellom avdelinger på samme nivå);
• vertikale strømmer (forekommer mellom avdelinger på forskjellige nivåer);
• stigende (papirer fra underordnede strukturer flytter til ledende);
• ovenfra og ned (dokumenter fra styrende strukturer flytter til underordnede).

Andre klassifisering

• den innkommende strømmen er dannet av papirer som kommer fra eksterne kilder;
• den utgående strømmen dannes av dokumenter sendt fra organisasjonen;
• den interne strømmen er dannet av papirene som sirkulerer i organisasjonen.

Stadier av dokumentflyt i organisasjonen

Utforming og implementering av ordningen organisasjonens arbeidsflyt innebærer å kombinere hele spekteret av prosedyrer i en rekke grunnleggende trinn:

Ekspedisjonsbehandling. På dette stadiet mottas innkommende korrespondanse, sjekkes, distribueres til adresser og sendes til lederen for behandling.

Foreløpig vurdering.På dette stadiet undersøker og klassifiserer DOE-tjenesten papirer etter type, betydning, kompleksitet, forfatterstatus osv.

Retning til ledelsen.På dette stadiet blir vedtak vedtatt og administrative beslutninger tatt.

Behandling.På dette stadiet foregår utførelse og sending av papirer for lagring.

Det grunnleggende prinsippet i alle stadier er rasjonell bevegelse, dvs. strømoptimalisering, sammenslåing og reduksjon. For dette formålet opprettes spesielle teknologiske instruksjoner, hvis hovedformål er å bestemme den mest effektive prosedyresekvensen og utviklingen av optimale ruteplaner.

Hvordan lage et dokumentdiagram

Det beste alternativet for grafisk visning av alle trinn i dokumentoverføring er et diagram. Hver type arbeid blir nøye analysert, og resultatet av denne analysen er utviklingen av et flytskjema som visualiserer hele prosessen.

Sekvensen av handlinger som kreves for å løse problemet får en grafisk utforming.

Det er ingen enhetlig planordning. Hver bedrift trenger å utvikle den uavhengig. Jo større virksomhet, jo flere aktiviteter den har, desto mer detaljert bør planen være.

Trinn to.

Utpeke personer som er ansvarlige for papirene

Det er ganske enkelt å gjøre dette med den primære dokumentasjonen - den som komponerer er ansvarlig for designet. For resten av papirene må en slik person utnevnes. Hvis dette ikke gjøres, vil det være noen å spørre i tilfelle tap av dokumentet eller brudd på fristen for innlevering.

Trinn tre.

Vi satte tidsfrister.

Fristen som den ansvarlige medarbeideren må sende inn dokumentet er den viktigste delen av hele timeplanen. Begrepet kan settes i måneder eller dager siden datoen for utførelsen av papiret.

Trinn fire.

Velge design

Som nevnt ovenfor, er en praktisk måte å utforme et diagram på, et blokkdiagram. Men det kan formateres både som tekst og som en tabell. Et tekstskjema er egnet for en liten organisasjon, for en større - et bord vil være mer praktisk. Hovedprinsippet er at diagrammet ditt skal være enkelt å lese for de ansatte som er ansvarlige for sirkulasjonen av dokumenter.