Hvilken sertifiseringsmyndighet jobber med edo-megafon. MegaFon: Elektronisk dokumenthåndtering

Allerede på 1960-tallet begynte organisasjoner i USA og Europa å utveksle elektroniske data. Men elektronisk dokumenthåndtering ble brukt av bare noen få store selskaper som hadde råd til det. Det var tross alt ingen enhetlige standarder for elektronisk utveksling av dokumenter. Fram til slutten av 1970-tallet begynte de å snakke om elektroniske signaturer.

En elektronisk signatur er informasjon i elektronisk form som er vedlagt annen informasjon i elektronisk form (signert informasjon) eller på annen måte assosiert med slik informasjon og som brukes til å identifisere personen som signerer informasjonen.

Artikkel 2 i føderal lov om elektronisk signatur

Enkelt sagt, dette er forutsetningen for et elektronisk dokument som lar deg verifisere ektheten (forfatterskap), ektheten og integriteten.

En kryptografisk algoritme for å lage primitive digitale signaturer ble utviklet i 1977. Og syv år senere ble en enkelt paneuropeisk standard for datautveksling EANCOM (EDI) godkjent.

På 1990-tallet vedtok mange europeiske land spesielle lover om elektroniske dokumenter, og juridisk betydelig dokumentflyt begynte å bli utført i elektronisk form. I Russland ble en slik lov vedtatt i 2011.

Elektronisk dokumenthåndtering

Flere og flere selskaper automatiserer interne forretningsprosesser, implementerer informasjonssystemer og lagrer data i skyen. Elektroniske dokumenter erstatter papirkontrakter og handlinger. Tidens lov.

Og hvis de fleste selskaper takler intern optimalisering mer eller mindre vellykket, er elektronisk dokumentflyt med motparter ofte ærlig talt.

Elektronisk dokumentflyt (EDF) er en juridisk betydelig elektronisk dokumentflyt mellom juridiske enheter og / eller enkeltpersoner.

En typisk situasjon: en regnskapsfører tegner en handling med fullført arbeid i sitt regnskapssystem, skriver det ut og sender det med kurer til en motpart. Noen dager senere mottar og skanner regnskapsføreren til partnerskapsselskapet dette dokumentet, og lager deretter en bokføring manuelt i sitt regnskapssystem. I dette tilfellet må begge parter beholde papirversjoner av loven.

Elektronisk dokumenthåndtering forenkler og øker hastigheten på denne prosessen.

Fordeler med EDF

1. Det er ikke nødvendig å betale kurerlønn eller betale porto.
2. Å jobbe med elektroniske dokumenter er raskere og mer praktisk, og risikoen for å gå seg vill underveis er null.
3. Du trenger ikke å lagre massevis av papir på kontoret.
4. Alle dokumentene er bare et klikk unna, du kan få tilgang til noen av dem uansett hvor det er internett.

Hvordan sette opp EDF

Det er to hovedmåter å utveksle elektroniske dokumenter på: direkte og gjennom et mellomledd.

I det første tilfellet må selskapene inngå en avtale seg imellom, som i detalj vil beskrive prosedyren og vilkårene for utvekslingen, ellers må hver av motpartene ha en kvalifisert elektronisk signatur. For å få tak i det, må du kontakte et sertifiseringssenter godkjent av Russlands telekom- og massekommunikasjonsdepartement.

Men selv med en kvalifisert elektronisk signatur kan ikke alle dokumenter sendes direkte, for eksempel via e-post. I henhold til gjeldende lovgivning kan fakturaer sendes i elektronisk form bare i XML-format godkjent av Federal Tax Service.

Derfor er det mye mer praktisk å sette opp elektronisk dokumenthåndtering gjennom et mellomledd. MegaFon har utviklet et nettgrensesnitt for dannelse, signering og utveksling av regnskap og andre dokumenter mellom juridiske enheter. Med sin hjelp vil din regnskapsfører, leder eller sekretær raskt kunne inngå en kontrakt med en ny partner, utstede en faktura til en leverandør eller motta et estimat fra en entreprenør.

I dette tilfellet vil alle dokumenter bli systematisert og lagret sikkert på selskapets personlige konto.

For å bruke EDF, må du ha en kvalifisert elektronisk signatur.

I den personlige kontoen til portalen "Electronic Document Management" fra "MegaFon" kan du opprette nye dokumenter (uten signering og sending) og laste dem opp til arbeidsdatamaskinen din.

Der kan du også be om rapporteringsdokumenter for kommunikasjon: fakturaer, fakturaer og handlinger. Dokumentene som mottas på denne måten er juridisk gyldige og krever ikke utskrift eller duplisering på papir.

Selv en avtale om levering av mobiltjenester med MegaFon kan inngås eksternt. Bedriftskunder som har elektronisk signatur trenger ikke kaste bort tid på å besøke selskapets kontor. Alt kan gjøres gjennom din personlige konto. Rask, og viktigst, helt gratis.

Et annet pluss ved MegaFons elektroniske dokumenthåndtering er at den enkelt kan integreres med 1C. Hvis du jobber med dette regnskapssystemet, kan du laste opp dokumenter til portalen direkte fra 1C.

For å begynne å bruke tjenesten "Electronic Document Management", trenger du:

1. Registrer deg på den aktuelle portalen.
2. Koble en gyldig elektronisk signatur til systemet.
3. Fyll ut en søknad om tiltredelse av forordningen om elektronisk dokumenthåndteringssystem.

De første 14 dagene vil du kunne bruke grunnpakken "Promo". Det gir gratis sending av opptil to tusen formaliserte og opptil tusen ikke-formaliserte dokumenter. To uker er nok tid til å oppleve alle fordelene med elektronisk dokumentbehandling. Etter det kan du velge en takstplan basert på dine forretningsmål.

Tjenesten "Electronic Document Management" sparer penger og tid til behandling av transaksjoner og utveksling av dokumenter. Fordelene med tjenesten vil bli fullstendig verdsatt av agenter, distributører, franchisetakere, organisasjoner med en filialstruktur, samt selskaper som planlegger å forbedre effektiviteten i dokumentutveksling både i organisasjonen og når de samarbeider med partnere. Jo raskere forretningsprosessene er, desto mer fortjeneste. Enig, det er dumt å passere en slik beslutning.

MegaFon presenterer en unik tjeneste for bedriftskunder "Electronic Document Management". Tjenesten gjør det mulig å organisere en juridisk betydelig dokumentflyt med en elektronisk signatur.

En elektronisk signatur i dag er et automatiseringsverktøy for dokumentflyt som er anerkjent av alle offentlige tjenester, inkludert skattetjenesten i Russland. For å jobbe i "Electronic Document Management" -systemet kan operatørens bedriftskunder bruke den tilgjengelige kvalifiserte elektroniske signaturen fra ethvert godkjent sertifiseringssenter.

Ved hjelp av "Electronic Document Management" kan bedrifter generere elektroniske handlinger, fraktbrev og fakturaer, signere dokumenter som er opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte med en elektronisk signatur, og utveksle dem med andre bedriftsbrukere av tjenesten. I tillegg vil systemet gi øyeblikkelig tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester for MegaFons bedriftskunder.

Tjenesten "Electronic Document Management" vil bidra til å optimalisere arbeidet til en bedrift av alle størrelser. Hvis tidligere elektroniske signaturer og arbeidsflyt bare var tilgjengelig for store selskaper på grunn av kostnader og tekniske krav, kan systemet i dag brukes av enhver juridisk enhet. Dette ble mulig på grunn av overføringen av systemet til skyen, noe som gjorde det mulig å gjøre tariffer så lave og fleksible som mulig, og åpnet tilgang til systemet fra hvilken som helst datamaskin som var koblet til nettverket. Dette lar deg øke hastigheten på arbeidsprosesser, fordi lederen kan signere dokumenter når som helst, hvor som helst i verden.

For å lagre filer og om nødvendig raskt sende fra fillagringen ("sky") er det utviklet et meget vennlig grensesnitt med enkel navigering og ekstremt enkel tilpasning. Samtidig kan ingen bruke det nedlastbare innholdet, med alle rettigheter som brukeren har. Dermed får klienten enkel tilgang og pålitelig beskyttelse.

Før du tar en beslutning, kan hver klient med elektronisk signatur få tilgang til systemet og bruke gratis sending av dokumenter innen 14 dager. Dette vil ikke bare gjøre deg kjent med alle funksjonene i systemet, men også for å vurdere den nødvendige intensiteten av bruken, noe som vil hjelpe deg med å velge en passende tariff.

“Elektronisk signatur kom inn i bedriftens levetid i 2002, da det ble mulig å sende inn skatterapporter via Internett, og i dag har det blitt et viktig verktøy, takket være at kontorarbeidet har akselerert betydelig. Vi har tilbudt et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at kundene våre vil sette pris på denne tjenesten ”, - kommenterer Mikhail Sinyugin, Sjef for forretningsutvikling i MegaFon i Orenburg-regionen. - Ved hjelp av Electronic Document Management-tjenesten, den kanskje mest konservative prosessen med selskapets arbeidsaktivitet - dokumentsirkulasjon, går til skyen etter mange bedriftsressurser.

Tjeneste for hovedstaden

22. september 2015 presenterte MegaFon-selskapet tjenesten for bedriftskunder "Electronic Document Flow" - en juridisk betydelig dokumentflyt med en elektronisk signatur.

For å jobbe i "Electronic Document Management" -systemet kan operatørens bedriftskunder bruke den tilgjengelige kvalifiserte elektroniske signaturen fra ethvert godkjent sertifiseringssenter.

Ved hjelp av "Electronic Document Management" kan bedrifter generere elektroniske handlinger, fakturaer og fakturaer, signere dokumenter opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte med en elektronisk signatur, utveksle med andre bedriftsbrukere av tjenesten. Systemet vil gi øyeblikkelig tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester for MegaFons bedriftskunder.

Ifølge operatøren vil tjenesten bidra til å optimalisere arbeidet til en bedrift av alle størrelser: før var elektroniske signaturer og arbeidsflyt bare tilgjengelig for store selskaper på grunn av kostnader og tekniske krav, nå kan enhver juridisk enhet bruke systemet. Flytting av systemet til skyen gjorde at tariffene ble lavere, noe som åpnet for tilgang til systemet fra hvilken som helst datamaskin som var koblet til nettverket.

Et grensesnitt med enkel navigering og enkel tilpasning er utviklet for lagring av filer og rask sending. Samtidig kan ingen bruke det nedlastbare innholdet, som alle brukernes rettigheter har. Dermed får klienten enkel tilgang og pålitelig beskyttelse.

“Den elektroniske signaturen kom inn i bedriftens levetid i 2002, da det ble mulig å sende inn skatterapporter via Internett, og i dag har det blitt et viktig verktøy, takket være at kontorarbeidet har blitt betydelig akselerert. Vi har tilbudt et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at kundene våre vil sette pris på denne tjenesten, ”sa Vlad Wolfson, direktør for forretningsutvikling i MegaFon. - Ved hjelp av tjenesten "Electronic Document Management", som følger mange bedriftsressurser, går den kanskje mest konservative prosessen med selskapets arbeidsaktivitet - dokumentsirkulasjon - til skyen. "

Per 22. september 2015 er tjenesten tilgjengelig for bedriftskunder i hovedstads- og sentralgrenene til operatøren.

Territoriale begrensninger opphevet

27. november 2015 kunngjorde MegaFon pressetjeneste utviklingen av tjenesten Electronic Document Management for bedriftskunder. Nå er tjenesten tilgjengelig i hele Russland.

Tjenesten "Electronic Document Management" er et nettgrensesnitt for dannelse, signering og utveksling av regnskap og andre dokumenter mellom juridiske enheter. Et mobilt arbeidsmiljø som letter arbeidet med regnskap, administrasjon og bedriftsledere.

Oppgaver som skal løses:

• forvaltning av alle typer elektroniske dokumenter (innkommende, utgående, intern, organisatorisk og administrativ (ORD), arkivering, godkjent av Federal Tax Service of Russia og andre) og deres papirkopier;
• signere dokumenter med en elektronisk signatur - en juridisk signifikant analog av en håndskrevet;
• utveksling av elektroniske dokumenter med entreprenører;
• behandling, distribusjon, lagring og enkel navigering av dokumenter i et enkelt informasjonsrom.

Den mest effektive, ifølge operatøren, vil tjenesten være for:

• av selskaper som tilbyr tjenester eksternt - geografien til virksomheten utvides, kostnadene ved post og kurertjenester er ekskludert.

• selskaper med et nettverk av filialer - den interne arbeidsflyten er optimalisert, dokumenter kommer til de rette medarbeiderne umiddelbart og direkte, den menneskelige faktoren er ekskludert under levering. Hodet kan signere et presserende dokument mens han er i et annet land.

• agenter, distributører og franchisetakere, hvis fortjeneste i stor grad avhenger av riktig og rask avslutning av transaksjonen - med elektronisk dokumenthåndtering kaster ikke selskapet bort tiden på å vente på at dokumentene skal nå partneren. Risikoen for å gå glipp av penger på grunn av forsinkelser med papirer eller tap av dokumenter er minimert.

• selskaper med ekstern regnskap - økt kontroll over regnskapsdokumenter, konstant tilgang til arkivet. Regnskapsføreren jobber eksternt, genererer og sender dokumenter når som helst for signatur.

• liten bedrift - et enkelt og forståelig system, det er lett å navigere i det, danne og sende riktige dokumenter til entreprenører uten hjelp fra en regnskapsfører

En av verdens bilprodusenter fant ut at utskrift og levering av en dokumentpakke med bud til et forhandler koster omtrent 580 rubler. På sentralkontoret til mobiloperatøren til de fire store, gjennomførte de undersøkelser, og det viste seg at de bruker omtrent 420 papirstråler per måned. Samtidig bruker selv den vanligste oppstarten på Internett omtrent 11 pakker per måned. Det er ikke vanskelig å beregne at kostnadene for dokumentflyt for ethvert selskap er et betydelig beløp som enhver leder gjerne vil redusere.

Samtidig tok ingen hensyn til den tiden de ansatte brukte på jakten på dokumenter som var nødvendige for arbeid i forskningen. Dette problemet er relevant selv om bare én person er involvert i arbeidsflyten. Med den kollektive bruken av dokumenter forverres det til tider og blir til slutt praktisk talt uløselig hvis organisasjonen er geografisk fordelt. I mellomtiden, ifølge beregningene fra AIIM (Association for Information & Image Management), bruker selskapet, som produserer i gjennomsnitt 100 mapper med dokumenter per uke, $ 18,7 000 per år for å gjenopprette tapte dokumenter. I følge AIIM-statistikk bruker den gjennomsnittlige utøveren også 2,5 timer i uken på å lete etter de nødvendige dokumentene, mens kontoristene bruker 20-30% av arbeidstiden på den.

Ikke glem at den russiske regjeringen hvert år introduserer flere og flere forbedringer i sitt arbeid, og lovgivende sikrer normene for overføring av rapporter i elektronisk form ved hjelp av en elektronisk digital signatur. For eksempel, på bestilling av Federal Tax Service of the Russian Federation datert 14. oktober 2015 N ММВ-7-11 / [e-postbeskyttet] et nytt obligatorisk rapporteringsskjema for organisasjoner og individuelle gründere ble introdusert - 6-NDFL. Videre er det bare de organisasjonene og individuelle gründere som har betalt inntekt til ikke mer enn 25 ansatte, som kan gi 6-NDFL i papirform. Resten er utelukkende i elektronisk form. Dette betyr at elektroniske digitale signaturer (EDS) nå er tilgjengelig i nesten alle seriøse organisasjoner. Vi laget en undersøkelse i vår forrige artikkel (Hva er en signatur. Fra en dråpe blod til en EDS), og mer enn halvparten av våre lesere har allerede jobbet med en digital signatur.

På denne bakgrunn blir tjenester for levering av elektronisk rapportering og elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) ekstremt relevante. Veksten av IT-teknologier og allestedsnærværende datamatisering gjorde det mulig å tenke overgangen til fundamentalt nye styringsmetoder. I noen land har implementeringen av EDMS blitt en nasjonal oppgave. Dermed lanserte den estiske regjeringen e-forvaltningsprogrammet allerede i 2002, da Internett-tilgang i Estland som helhet ikke oversteg 30% av befolkningen. Til dags dato bruker 98% av estiske statsborgere EDF når de kommuniserer med offentlige etater. Du kan til og med stemme ved parlaments- og presidentvalg ved hjelp av en digital elektronisk signatur. Du kan også få "elektronisk opphold", og hvis du for eksempel er medstifter av et russisk-estisk selskap, kan du motta en EDS eksternt og signere alle dokumenter lovlig. Dette er ikke bare bekvemmelighet og tidsbesparelser for mennesker, men også betydelige kostnadsbesparelser for regjeringen. I følge gjennomsnittlige estimater kan besparelsene fra innføringen av EDMS i en mer eller mindre stor organisasjon nå 95-97%. For eksempel koster bare noen få rubler å sende et dokument av EDM.

Til tross for det betydelige etterslepet i Russland etter vestlige selskaper i denne saken, er den årlige vekstraten i det russiske EDMS-markedet, ifølge analytikere, minst 30%. Vedtakelsen av loven om elektronisk digital signatur skapte det juridiske grunnlaget for utbredelse av elektronisk dokumenthåndtering. I følge Forrester Research anser 38% av Fortune 500-selskapene EDMS-anskaffelsen som kritisk for deres suksess.

I Russland har EDMS-systemer eksistert i lang tid, men disse er hovedsakelig store operatører, som ZAO PF SKB Kontur, som støtter arbeidet med føderale strukturer og store bedrifter, og som det er vanskelig for små og mellomstore bedrifter å jobbe med. Med tanke på moderne realiteter har MegaFon utviklet sin egen Electronic Document Management (EDM) -tjeneste for dannelse, signering og utveksling av regnskap og andre dokumenter i selskapet og mellom juridiske enheter. Ved hjelp av EDF kan du forenkle arbeidet med dokumentflyt i bedriften og øke effektiviteten til avdelingene.

Tjenesten "Electronic Document Management" (EDM) av PJSC "MegaFon" ble lansert i 2015 for bedriftskunder i operatørens hovedstads- og sentralgrener, og da kunne enhver klient i selskapet bruke den. I dag kan enhver juridisk enhet jobbe med skytjenesten, og mer enn 500 organisasjoner har brukt dette. Tidligere, på grunn av kostnader og tekniske krav, var elektroniske signaturer og juridisk betydelig arbeidsflyt bare tilgjengelig for store selskaper. Ved hjelp av EDM kan du generere elektroniske handlinger, fraktbrev og fakturaer i samsvar med kravene og anbefalingene fra Federal Tax Service, samt signere deres EDS og utveksle med andre brukerbedrifter.

I Russland er det standarder for alle nødvendige operasjoner for bruk av EDI: kryptering, hashing, elektronisk signatur.

1. Elektronisk signatur og hashing brukes til å sikre den juridiske verdien av elektroniske dokumenter ved bruk av elektronisk signatur (ES):

• GOST R 34.10-2012: Prosesser for generering og verifisering av elektronisk digital signatur
• GOST R 34.11-2012: Hash-funksjon

Krypteringsalgoritmens kryptografiske styrke er basert på problemet med diskret logaritme i en gruppe punkter i en elliptisk kurve. For øyeblikket er det ingen metode for å løse dette problemet med i det minste subeksponentiell kompleksitet. Det er viktig for oss at staten anerkjenner det som tilstrekkelig kryptobestandig.

2. Kryptering. Sikre konfidensialitet og kontrollere integriteten til informasjon gjennom kryptering:

• GOST 28147-89: Kryptografisk transformasjonsalgoritme

Det er en blokkryptering med en enkel Feistel-struktur, med en blokkstørrelse på 64 bits, en 256-bit nøkkel og 32 runder, utviklet tilbake i Sovjetunionen. Algoritmen er grundig undersøkt av ledende eksperter innen kryptografi, og alle forskere har gitt uttrykk for at alt ser ut som det kan eller bør være sikkert. Det er en rekke kommentarer til ytelsen, Nicolas Courtois rapporterte til og med om vellykkede angrep på denne algoritmen, men eksperter fra CryptoPro rehabiliterte den i offentlighetens øyne.

3. Beskyttelse av dataoverføringskanaler på Internett. For denne oppgaven brukes TLS - en transportlags sikkerhetsprotokoll, der de ovenfor beskrevne GOST-krypteringsalgoritmene GOST 28147-89, og hashing i samsvar med GOST 34.11-2012, kan brukes. Denne kombinasjonen gjør at den kan sertifiseres av FSB og FSTEK, som ble gjort av CryptoPro, Cryptocom og VipNet i deres kryptografiske informasjonsbeskyttelsesverktøy.

Vi utvikler aktivt elektronisk dokumenthåndtering bare i WEB-grensesnittet, fordi nettet er beskyttet av sikkerhetssertifikater og filutveksling gjennom disse protokollene er (relativt) trygt. Kravene til operatører av elektronisk dokumentbehandling er svært høye, og hvert selskap må ha en tilsvarende lisens fra Federal Security Service, som gir rett til å utvikle informasjonssystemer og tilby datakrypteringstjenester. Det gis en egen lisens for levering av kommunikasjons- og dataoverføringstjenester. Vår hovedoperatør er Kaluga Astral, den brukes til å gi juridisk signifikant EDI. Alle data lagres i MegaFon-nettverket (ikke på Internett), kryptering brukes på hele nettstedet, noe som garanterer sikkerheten til dine personlige data. Sikkerhetsteknologiene våre oppfyller alle krav, alle data blir sikkerhetskopiert og vi garanterer uavbrutt drift av tjenesten 24/7. Maksimal tjenestetilgjengelighet i tilfelle svært alvorlige ulykker overstiger ikke 15 minutter.

EDS

For å bruke EDF, må du opprette en kvalifisert elektronisk signatur og konfigurere datamaskinen til å fungere med den. En elektronisk signatur er en juridisk analog av en håndskrevet signatur, regulert av lov N63-FZ og er ment å identifisere personen som signerte et elektronisk dokument. Du kan få et EDS-sertifikat i Russland på hvilket som helst sertifiseringssenter. De er i hver by. Den nåværende listen over CAer finner du på nettstedet til Ministry of Telecom and Mass Communications of Russia.

Etter at du har mottatt EDS, må du kjøpe og installere programvare som implementerer ibeskrevet ovenfor. Vi anbefaler Crypto-Pro. Dette er kryptografisk beskyttelse, ved hjelp av hvilke dokumenter som er signert på datamaskiner.

CryptoPro er ledende innen distribusjon av kryptografisk informasjonsbeskyttelse og elektroniske signaturer i Russland. De viktigste produktene i selskapet er kryptografisk informasjonsbeskyttelsesverktøy (CIP) CryptoPro CSP og CryptoPro UC sertifiseringssenter. Ved å støtte de fleste mobilplattformer og ES-operatører, er kryptografisk informasjonsbeskyttelsesverktøy innebygd i de fleste mobile løsninger basert på iOS, Android og Windows8 ved hjelp av kryptografi.

Du finner lisensprisene på den offisielle nettsiden. Det er ikke vanskelig å installere og konfigurere CryptoPro, samt å registrere EDS i den. Det er allerede skrevet mange instruksjoner om dette. Forresten fortsetter MegaFon å modifisere SIM-kortene sine ved å utstyre dem med en elektronisk digital signatur, som lar deg raskt signere dokumenter av noe slag.

Grensesnittet vårt godtar kvalifiserte sertifikater, uavhengig av hvilken sertifiseringsmyndighet som har utstedt dem.

Problemer med bruk av digital signatur

Svindel når du arbeider med en EDS er hovedsakelig forbundet med tyveri eller fysisk bruk av sertifikatet av andre. Dette skjer oftest på grunn av feil lagring av tokenet med sertifikatet og passordet fra det. Også nettkriminelle bruker ofte innføring av virus på PCene til EDF-brukere, for eksempel erstatter de på skjermen teksten til et dokument som brukeren vil signere.

Imidlertid avhenger alle disse faktorene av sikkerheten til grensesnittet som brukeren arbeider i, og av om brukeren selv overholder elementære sikkerhetstiltak når man arbeider med digitale signaturer.

Jobber med EDF

registrering

For å registrere deg for EDF (doc.megafon.ru), må du fylle ut skjema og motta bekreftelse til e-postadressen du oppga. Det tar fem minutter.

Du kan dra nytte av prøveperioden og prøve tjenesten om 14 dager.

Etter at du har installert EDS, må du registrere den. For å gjøre dette, gå til "Dokumenter" og klikk "Motta og send" eller i "Innstillinger" og "Tjenesteadministrasjon".

Velg din elektroniske signatur:

Og fyll ut detaljene for din bedrift:

Legge til brukere og tildele roller

Etter registrering av EDS-sertifikatet, legg til tjenesten alle ansatte i organisasjonen gjennom menyen "Mitt firma", og også der kan du legge til allerede kjente motparter som jobber med elektronisk dokumentflyt.

Det er tre brukerroller i EDF: Administrator, Operator og Signatory. Du kan gjøre det slik at noen ansatte bare kan opprette de nødvendige dokumentene, og overlate kun autoriserte personer til å signere og sende dem til motparter. For eksempel hovedregnskapsfører eller kommersiell direktør.

Administratoren fyller ut og redigerer detaljene i selskapet på portalen, tildeler roller og genererer invitasjoner mellom ansatte og entreprenører, administrerer sertifikater for elektroniske signaturer i selskapet, samt tariffer og et sett med tjenester.

Operatøren genererer og signerer varsler og varsler om mottak av dokumenter.

Underskriveren signerer dokumentene for sending eller avviser dem. Signatøren kan også slette dokumenter som ble signert ved en feiltakelse.

Administratoren kan invitere brukeren.

Eller finn det blant de som allerede er lagt til EDI-systemet.

Dokumentoppretting

Tenk på prosessen med å lage en utveksling av dokumenter, for hvilken skyld du faktisk starter et EDF-system for deg selv. Det er to alternativer for å sende dokumenter til en motpart: enten laste dem opp, eller lage dem selv i grensesnittet. Selve systemet vil fortelle deg om du gjør noe galt.

La oss prøve å lage en faktura, fraktbrev eller handle i grensesnittet. Fra "Last ned" -menyen kan du også legge ved en kontrakt og ethvert annet ledsagedokument for å sende den til motparten.

Hvis motparten din ennå ikke er i systemet, kan du legge den til fra den tilsvarende menyen.

Etter å ha utarbeidet dokumentet ser det slik ut. Hvis alt er riktig, kan du sende det gjennom EDF-operatøren. For å starte prosessen med å signere et selskap, må du koble til tjenesten til en EDF-spesialoperatør.

I tillegg kan du se og skrive ut papirversjonen av dokumentet, og også se hele historikken. Et nyttig alternativ for en leder.

Hvis du jobber med 1C-systemet i en organisasjon, kan du bruke en spesiell modul for å automatisere behandlingen av formaliserte dokumenter (TORG-12, ferdigattester og fakturaer) mottatt eller utstedt i elektronisk form.

Kontakter

Kontakter-menyen samler alle motparter, ansatte og bare kontakter fra personer som jobber i EDM-systemet og som du utveksler dokumenter med.

Utfall:

Vi har prøvd å gjøre "Electronic Document Management" -systemet til MegaFon PJSC så enkelt og forståelig som mulig for brukerne. Du trenger bare å gjøre det første oppsettet og begynne å jobbe med det. Selvfølgelig må alle motparter også koble seg til EDF.

Fordelene med å bruke EDF inkluderer:

• avvisning av papirmedier og tilhørende sparing av tid og penger til forbruksvarer og vedlikehold av kontorutstyr;
• en sikker måte å utveksle og lagre informasjon på, samt organisere tilgang på flere nivåer for noen av selskapets ansatte;
• en rask måte å finne dataene du trenger, noe som er spesielt viktig for organisasjoner som jobber med store mengder dokumentasjon.

Hva hindrer utviklingen av elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon:

• konvensjonell visdom om større pålitelighet av et papirdokument
• retroaktiv lukking av dokumenter
• behovet for å trene personalet i elektronisk arbeid.
• utilgjengelighet av andre motparter

EDI-operatører prøver å presse selskaper ved å tilby et praktisk verktøy for å finne motparter som allerede er klare til å utveksle dokumenter elektronisk. MegaFon henger ikke etter, og vi fortsetter å jobbe med å forbedre tjenesten og forenkle grensesnittet. I dag er prosessen med å sende et dokument ganske enkel, men vi stopper ikke der og fortsetter vår forskning, og prøver å gjøre vårt produkt så enkelt og praktisk som mulig.