Et elektronisk dokument er. Liste over dokumenter som kanskje ikke er tegnet på papir

29.05.18 71 255 13

Dokumenter kan signeres på papir eller elektronisk. På papir i lang tid, elektronisk - det er ikke klart hvordan.

Pavel Ovchinnikov

12 år med elektroniske dokumenter

Men nå har jeg jobbet med elektroniske dokumenter i tolv år, og jeg vil fortelle deg: dette er en utrolig spenning. La meg fortelle deg hvordan det hele fungerer, med eksempler.

Kortere

For å begynne å vedlikeholde elektronisk dokumentbehandling, trenger du:

1. Overbevis motparter om å begynne å utveksle elektroniske dokumenter.
2. Kjøp et elektronisk signaturbevis.
3. Bestem deg for metoden for å sende dokumenter: gjennom en spesiell tjeneste eller uten den.

Hvem trenger elektroniske dokumenter

Til tross for bekvemmelighet og modernitet, er det få som driver elektronisk dokumenthåndtering. Hvis en gründer med forenklet beskatning inngår et par kontrakter i året, er det kanskje ikke så skummelt for ham å sende trykte dokumenter et par ganger. Men det er tilfeller når elektronisk dokumenthåndtering er ekstremt nyttig.

Store selskaper elektroniske dokumenter bidrar til å redusere kostnadene hvis volumet av ekstern korrespondanse overstiger flere hundre dokumenter per måned. For dem påvirker levering av verdipapirer direkte transaksjonshastigheten. Kostnadene ved dokumentsirkulasjon kan utgjøre hundretusenvis av rubler per år, og risikoen forbundet med tap, feil og bøter fra skattemyndighetene øker ytterligere kostnadene.

Selv om du nå signerer en handling hver sjette måned, betyr ikke dette at virksomheten din ikke vil vokse. Du kan ha store partnere som jobber med elektroniske dokumenter, og de vil kreve det samme fra deg.

for eksempel

Nettbutikken akkumulerte regelmessig kundefordringer for titalls millioner på grunn av at de igjen gjorde en feil i fakturaen: varene er i lastebilen, de kan ikke føres til lageret. Dagene går mens de venter på at budet med det korrigerte dokumentet kommer fra leverandøren. Vi har introdusert elektroniske dokumenter, og nå tar alle rettelser i dokumentene mindre enn en time.

Og i et stort strømforsyningsselskap fant inspektører årlig brudd og feil i dokumenter under feltskattrevisjoner. Bøtesjekken nådde 120 000 rubler i året. Det kom til det punktet at finansavdelingen på forhånd satte pengene inn i budsjettet som overheadkostnader. Vi har introdusert elektronisk dokumenthåndtering, og nå kontrollerer programmer, ikke mennesker, riktigheten av dokumenter. Det er ikke flere feil.

Hva er et elektronisk dokument

Et elektronisk dokument er en vanlig dock- eller PDF-fil som kan opprettes og leses i hvilken som helst redaktør. Det er viktig at den signeres med en spesiell elektronisk signatur og sendes på en spesiell måte.

For at en partner, advokat eller dommer ikke skulle være i tvil om at det var du som signerte det elektroniske dokumentet og ingen endret det, kom de digitale sikkerhetsspesialistene med en elektronisk signatur. Det er som et fingeravtrykk lagt på et unikt sett med biter og byte i dokumentet. Grovt sagt, når du signerer noe med en elektronisk signatur, sier du: "Jeg bekrefter ektheten til dette settet med biter."

En elektronisk signatur er vedlagt ethvert dokument, hvorpå den regnes som signert. Dokumentet kan leses uten signatur. Det garanterer bare at dette er det samme uendrede dokumentet i skjemaet det ble sendt til deg. Hvis du endrer noe i dokumentet og lagrer det, endres settet med bits - signaturen vil være ugyldig.

for eksempel

De to selskapene bestemte seg for å signere en elektronisk kontrakt. Vi laget en kontrakt, ble enige om vilkårene. Nå signerer det ene selskapet kontrakten med sin signatur og sender den til det andre. Hun åpner kontrakten og bestemmer seg for å fikse noe på lur, for eksempel bøter. Korrigerer. Lagrer. Send inn først. Hun ser ut - oops! - den originale signaturen på denne avtalen brøt. Det betyr at noe er løst, skurkene. Så går de for å slå ansiktet, sannsynligvis.

Hvor får man en elektronisk signatur

En elektronisk signatur kjøpes på et spesielt sertifiseringssenter. Du trenger bare å finne et praktisk sentrum i byen din. Det viktigste er at det er inkludert i listen over akkrediterte sentre for Russlands kommunikasjonsdepartement.

Alt det samme kan gjøres rett på kontoret til sertifiseringssenteret: bare kom med alle dokumentene og fyll ut en søknad. Men i dette tilfellet må du vente på at den kontantløse betalingen skal finne sted - dette kan ta flere timer. Det er umulig å betale sertifikatet for selskapet kontant, akkurat som det er umulig å motta det eksternt.

Hvordan en elektronisk signatur fungerer

Den juridiske kraften til en elektronisk signatur er beskrevet i den føderale loven "On Electronic Signatures".

Loven definerer typene signaturer: enkle, ukvalifiserte og kvalifiserte. Du kan signere noen av dem, men med forbehold: kvalifisert - for skatt, budgivning, og i noen tilfeller for retten; enkelt og ufaglært - for alt annet.

Enkel eller ukvalifisert signatur

Et rimelig og billig alternativ, men med begrenset bruk. En ukvalifisert signatur inneholder kryptografiske algoritmer, men er ikke bekreftet av noen sertifiseringsmyndighet. En enkel er bare en kombinasjon av et brukernavn og passord, en konto på nettstedet til offentlige tjenester eller e-postadressen til en motpart.

Slike signaturer er egnet hvis du ikke deltar i elektroniske auksjoner, ikke utveksler elektroniske primærdata og ikke sender skatterapporter. En enkel signatur kan brukes til kontrakter, fakturaer og handlinger, men du må signere en egen avtale med motparten og registrere samtykke fra partene til å stole på en slik signatur.

Hvis du har dusinvis av entreprenører og forskjellige dokumenter, fungerer ikke ordningen. Du må signere et slikt dokument med alle, og over tid vil denne prosessen avta, ikke øke hastigheten på arbeidet. Da er det bedre å tenke på nok et elektronisk signaturbevis.

For å bruke en enkel elektronisk signatur, må du skrive ut og signere en papirversjon av avtalen eller inkludere en spesiell klausul i kontrakten med motparten - dette er et lovkrav.

Kvalifisert signatur

Denne signaturen er egnet for fakturaer og avgifter. I følge lov kan elektroniske fakturaer bare signeres med denne signaturen. Det er et kvalifisert sertifikat fra 1000 RUR, du kan bare kjøpe det i et sertifiseringssenter som er en del av FTSs tillitssone.

Hvert år må det kvalifiserte signaturbeviset fornyes, noe som øker bekymringene: du må holde rede på gyldighetsperioden og bestille en ny utgave i tide.

For å jobbe med en kvalifisert signatur, må du installere et spesielt program - et middel til kryptografisk beskyttelse av informasjon. Programmet fester en elektronisk signatur på dokumentet og verifiserer signaturene til andre utvekslingsdeltakere.

Du kan velge et betalt program ("CryptoPro CSP") eller gratis ("Vipnet CSP"). Funksjonelt er de nesten de samme, men med den gratis kan det være kompatibilitetsproblemer. Begge fungerer på Windows og Mac. Den betalte koster ca 1000 RUR, den årlige betalingen for det elektroniske signaturbeviset er ca 1000 RUR.

Noen bruker en skybasert elektronisk signatur, som ikke krever at et kryptografisk beskyttelsesprogram installeres. Skysignaturen er lagret i byttetjenesten, og hver gang du signerer et dokument, mottar du en SMS som bekrefter handlingen på telefonen din. Et slikt sertifikat er billigere og mer praktisk å bruke, men mindre sikkert enn et kryptobeskyttelsesprogram.

Hvorfor trenger du en dokumentflytoperatør

Et signert elektronisk dokument kan sendes med vanlig e-post, men dette er ikke sikkert. Hvis posten blir hacket, vil dokumentene havne i inntrengerne. Derfor aksepterer skattekontoret for eksempel kun erklæringer gjennom spesielle tjenester. Gjennom de samme tjenestene må du utveksle elektroniske fakturaer, ellers bryter du ordren fra Finansdepartementet i Russland. Slike tjenester kalles dokumentflytoperatører.

For en enkel bruker er dette en opppumpet e-post. Fungerer gjennom en nettleser, det er mapper med innkommende og utgående, adressekatalog, innebygd søk, dokumentredigerer. Inside - en høyt belastet tjeneste med sikre kommunikasjonskanaler og kryptering, som sikrer sikkerheten for dokumentoverføring.

Det er ikke engang nødvendig å inngå en avtale med en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør. Bare registrer deg, last ned det elektroniske signaturbeviset og betal fakturatariffen. Resten av bekymringene tas av operatøren: gir beskjed til Federal Tax Service om at du har sluttet deg til sentralen, overvåker formatene og garanterer overholdelse av lovgivningen i Russland.

Det er flere titalls slike tjenester i Russland. Når det gjelder pris, funksjonalitet, pålitelighet og hastighet, er de omtrent de samme. Det er vanlig å velge operatører i henhold til kvaliteten på tjenesten: hvor raskt den tekniske støtten fungerer, er operatøren klar til å koble entreprenører, hvilke muligheter han tilbyr, og om han har analytiske konsulenter som vil hjelpe deg med å implementere tjenesten i arbeid.

Motparten din må også koble seg til operatøren. Han kan velge din eller andre - så går sentralen gjennom roaming, som i en mobilforbindelse.

Hvor mye koster elektroniske dokumenter

Når du arbeider gjennom en operatør, betaler du bare for et dokument signert av begge parter. I gjennomsnitt koster det å sende et dokument omtrent 6-8 R, og alle innkommende dokumenter er gratis.

Vanligvis kjøper nybegynnere en minimumspakke på 300 dokumenter, som slutter veldig raskt. Da må du kjøpe neste pakke. Det er mer lønnsomt å kjøpe en ubegrenset årspakke eller bli enige om individuelle forhold.

Det er gunstig å bytte til elektroniske dokumenter hvis du sender 100 eller flere dokumenter per måned eller minst 1000 dokumenter per år. Da vil du kutte papir og fraktkostnader opptil 5 ganger.

Hvor mye koster arbeidsflyten

1000 papirdokumenter

Krav til dokumenter i elektronisk form er delt inn i tre kategorier og følges i prioritert rekkefølge:

1. Generelle Krav. De skiller seg ikke fra kravene til dokumenter i papirform og er hovedsakelig knyttet til form og innhold.
2. Krav til en bestemt type dokumenter i elektronisk form, inkludert elektroniske dokumenter. Nøkkelen til denne kategorien er kravene til elektroniske signaturer. Det er hun og overholdelsen av bruksbetingelsene som gjør dokumentet juridisk viktig.
3. Spesielle krav til spesifikke dokumenter i elektronisk form basert på deres formål, vilkår for opprettelse, behandling, overføring og lagring. Disse kravene er alltid individuelle i forhold til kategorier eller typer dokumenter. De gjenspeiles i spesielle forskrifter eller instruksjoner.

Hvert dokument i elektronisk form har sine egne krav. Derfor, når du skal lage eller overføre et dokument, kan du se kravene som er spesifisert for det.

Typer og anvendelse av elektroniske dokumenter

La oss vurdere de vanligste dokumentene i praksis med dokumentflyt fra selskaper og individuelle gründere.

Avtaler, kontrakter, avtaler

Del 2 av artikkel 434 i Civil Code of the Russian Federation tillater inngåelse av skriftlige kontrakter gjennom utveksling av elektroniske dokumenter, inkludert bruk av e-post av partene i transaksjonen. Et obligatorisk krav er evnen til pålitelig å fastslå at et dokument, for eksempel en kopi av en kontrakt, kommer fra en part i transaksjonen.

Det er lett å oppfylle vilkåret: bli enig med motparten om å inngå en avtale på denne måten, utarbeide og signere avtalen ved hjelp av en elektronisk signatur. På lignende måte kan du utveksle protokoller om uenigheter og tilleggsavtaler, gjøre endringer i kontrakter og arkivere krav.

Primære regnskapsdokumenter

Kravene til dem er beskrevet i artikkel 9 i føderal lov datert 06.12.2011 nr. 402-FZ (som endret 28.11.2018) "On Accounting". Spesielle krav til fakturaer - i artikkel 169 i Russlands skatteregler.

Primære dokumenter kan være papir eller elektroniske, det elektroniske primærdokumentet må signeres med en elektronisk signatur. Men hvis en lov eller en avtale foreskriver presentasjon av primærdokumentet i papirform, må det presenteres presist på papir. Hvis det ikke er noe papirdokument, må du opprette et - skriv ut det tilsvarende elektroniske dokumentet. Denne tilstanden forhindrer så langt en fullstendig overgang til elektronisk dokumentbehandling: mange selskaper er tvunget til å duplisere dokumenter helt eller delvis. For utveksling av elektroniske fakturaer og UPD er det for eksempel nødvendig å kontakte tjenestene til en elektronisk dokumentadministrator. Det anbefales også å gjennomføre dokumentsirkulasjon gjennom en EDM-operatør i tilfelle store mengder dokumentsirkulasjon - et etablert system vil spare deg for tid.

Oppfyllelse av alle krav til primære regnskapsdokumenter er faktisk oppfyllelse av kravene fra Federal Tax Service. Det forenkler oppgaven med å bruke obligatorisk eller anbefalt av skatteetaten formater - formaliserte elektroniske dokumenter. Obligatoriske formater er godkjent for fakturaen og universelle overføringsdokumenter, inkludert korreksjonsformater (Bestillinger fra Federal Tax Service No. ММВ-7-15 / [e-postbeskyttet], Nei. ММВ-7-15 / [e-postbeskyttet] og nr. ММВ-7-15 / [e-postbeskyttet]). Det er anbefalte formater for aksepteringssertifikatet og dokumentet om overføring av varer (Bestillinger fra Federal Tax Service No. ММВ-7-10 / [e-postbeskyttet] og nr. ММВ-7-10 / [e-postbeskyttet]) - du kan bruke dem eller utvikle ditt eget format.

Rapportering

Alle skatte- og regnskapsrapporter kan sendes elektronisk. En forutsetning for innlevering av elektronisk rapportering er signering av dokumenter med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur. Du kan overføre rapporter elektronisk gjennom EDM-operatøren eller via den offisielle nettsiden til Federal Tax Service.

Dokumenter for arkivering i retten

Eventuelle prosessdokumenter kan sendes til domstolen elektronisk, inkludert i form av et elektronisk dokument. For elektronisk innlevering av dokumenter til voldgiftsdomstoler brukes tjenesten "Min voldgiftsdommer" til domstoler med generell jurisdiksjon - brukerens personlige konto i seksjonen "Innlevering av saksdokumenter i elektronisk form" på domstolens offisielle nettside på GAS-portalen "Justice". Et elektronisk bilde av et dokument kan sertifiseres med en enkel elektronisk signatur, et elektronisk dokument er kun signert med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur.

Appellerer til offentlige etater

De fleste avdelinger støtter allerede online utveksling av dokumenter og forespørsler via nettsteder og personlige kontoer til brukerne. For å kontakte et myndighetsorgan via Internett eller sende et elektronisk dokument, gå til den offisielle nettsiden til den nødvendige avdelingen, finn seksjonen for klager eller sending av rapporter i elektronisk form og bruk den spesifiserte informasjonen.

Juridisk betydning av elektronisk korrespondanse

Utvekslingen av brev eller meldinger via e-post, direktemeldinger eller SMS-meldinger ser noe annerledes ut enn elektroniske dokumenter signert med riktig ES. I disse tilfellene brukes vanligvis ikke den vanlige elektroniske signaturen. Hva som da fungerer som et middel til identifikasjon er et interessant spørsmål først og fremst fra synspunktet med rettslig praksis.

Elektronisk korrespondanse som ikke bruker en forbedret elektronisk signatur kan sidestilles med sirkulasjon av dokumenter ved hjelp av en enkel elektronisk signatur. I dette tilfellet strider det ikke med reglene. Men behovet for å identifisere avsender og mottaker i tilfelle en tvist vil helt sikkert oppstå.

I prosessen med å identifisere avsendere og mottakere av brev og meldinger, må du kanskje bestemme:

• som tegnet opp dokumentet;
• hvem som sendte den, når og hvorfra;
• hvem som mottok det, på hvilket tidspunkt og hvor;
• om det mottatte dokumentet ble brukt, hvilken juridisk natur og vesentlige konsekvenser det hadde.

Det kan være vanskelig å svare på disse spørsmålene og støtte dem med bevis.

Hvis e-postadressene er angitt i kontrakten med motparten og samtidig prosedyren for utveksling av dokumenter er klart definert, oppstår det vanligvis ikke problemer. Du kan identifisere SMS-meldinger via mobiloperatøren din. Meldinger i chatter og direktemeldinger - gjennom teknisk støtte fra den tilsvarende plattformen. Men det kan oppstå problemer hvis du må bestride fakta om en personlig forsendelse. Tross alt er det mulig at en tredjepart kan få tilgang til pålogging, passord, enhet og SIM-kort.

I 2016 behandlet voldgiftsretten i St. Petersburg og Leningrad-regionen sak nr .56-95953 / 2015, der SMS-varsler dukket opp. Saksøker saksøkte Sberbank angående uautorisert uttak av mer enn 6 millioner rubler fra saksøkerens konto. For operasjoner ble betalingsoppdrag brukt, utarbeidet i bankens informasjonssystem og signert med genererte engangskoder (passord), som ble sendt til saksøkerens telefon, og når de ble skrevet inn som bekreftelse på operasjonen, betydde det å signere et dokument med en enkel elektronisk signatur. Retten nektet å tilfredsstille påstandene, med henvisning til det faktum at saksøker, selv om det kanskje ikke var involvert i operasjonene, ikke sørget for utilgjengelighet av identifikasjonsmidler.

Rettens uttalte stilling viser tydelig at det faktisk gjelder krav som tilsvarer kravene til elektronisk signatur for elektronisk korrespondanse der andre identifikasjonsmidler enn elektronisk signatur brukes. Å motta og skrive inn en kode fra SMS for å bekrefte handlinger er en analog med å bruke en enkel elektronisk signatur.

Oppsummer

Eventuelle dokumenter kan overføres i elektronisk form, i tillegg er nesten alle opprettet i dette skjemaet i utgangspunktet, men det er viktig å oppfylle kravene. Det viktigste ved overføring av dokumenter i elektronisk form eller elektroniske dokumenter er å sjekke om de tekniske kravene og kravene til typen elektronisk signatur er oppfylt. Ikke glem riktig form og innhold i dokumentet.

Det andre poenget er hensiktsmessigheten med å bytte til EDM, om arbeidsflyten blir enklere, raskere, mer pålitelig og mer økonomisk. For å overføre flere dokumenter i året, gir det ingen mening å bruke penger på å organisere elektronisk dokumenthåndtering. Men hvis volumet av dokumentsirkulasjon er stort, overstiger kostnadene for utskrift og levering av papirdokumenter de potensielle kostnadene ved elektronisk dokumentsirkulasjon, er det mer lønnsomt. Å bruke et elektronisk dokumenthåndteringssystem vil bidra til å lagre og forenkle arbeidet ditt betydelig.

1. Informasjon i elektronisk form, signert med kvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument, tilsvarende et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, og kan brukes i ethvert rettsforhold i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen, med mindre føderale lover eller de som er vedtatt i samsvar med deres lovgivningsmessige rettsakter etablerte kravet om behovet for å utarbeide et dokument utelukkende på papir.

(se tekst i forrige utgave)

2. Informasjon i elektronisk form, signert med en enkel elektronisk signatur eller en ukvalifisert elektronisk signatur, blir anerkjent som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, i tilfeller etablert av føderale lover, lovgivningsmessige rettsakter vedtatt i samsvar med dem eller en avtale mellom deltakerne i det elektroniske interaksjoner. Reguleringsrettslige handlinger og avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling som fastslår tilfeller av anerkjennelse av elektroniske dokumenter signert med ukvalifisert elektronisk signatur som tilsvarer papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, bør gi en fremgangsmåte for verifisering av elektronisk signatur. Regulatoriske rettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk interaksjon som fastslår tilfeller av anerkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en enkel elektronisk signatur som tilsvarer papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, må oppfylle kravene i artikkel 9 i denne føderale loven.

3. Hvis et dokument i henhold til føderal lovgivning, lovgivningsakter vedtatt i samsvar med dem eller skikken med forretningsomsetning, må være sertifisert av et segl, et elektronisk dokument signert med en forbedret elektronisk signatur og anerkjent som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur anerkjennes som tilsvarer et dokument på papir, signert med en håndskrevet signatur og sertifisert av seglet. Føderale lover, lovgivningsmessige rettsakter vedtatt i samsvar med dem, eller en avtale mellom deltakere i elektronisk interaksjon kan gi tilleggskrav til et elektronisk dokument for å anerkjenne det som tilsvarer et papirdokument som er sertifisert av forseglingen.

3.1. Hvis føderale lover vedtatt i samsvar med dem, foreskriver lovgivningsmessige rettsakter at et dokument må signeres av flere personer, det elektroniske dokumentet må signeres av personene (autoriserte tjenestemenn i organet, organisasjonen) som utarbeidet dette dokumentet, med den typen signatur som er etablert i lovgivningen i Den russiske føderasjonen signere det produserte elektroniske dokumentet med en elektronisk signatur.

4. Flere relaterte elektroniske dokumenter (en pakke med elektroniske dokumenter) kan signeres med en elektronisk signatur. Når du signerer en pakke med elektroniske dokumenter med en elektronisk signatur, anses hver av de elektroniske dokumentene som inngår i denne pakken som signert med en elektronisk signatur av typen som signerte pakken med elektroniske dokumenter. Unntakene er tilfeller når pakken med elektroniske dokumenter av personen som signerte pakken inkluderer elektroniske dokumenter opprettet av andre personer (organer, organisasjoner) og signert av dem med den typen elektronisk signatur som er etablert i lovgivningen i Den russiske føderasjonen for signering av slike dokumenter. I disse tilfellene anses det elektroniske dokumentet som inngår i pakken som signert av personen som opprinnelig opprettet et slikt elektronisk dokument av typen elektronisk signatur som dette dokumentet ble signert med da det ble opprettet, uavhengig av hvilken type elektronisk signatur pakken med elektroniske dokumenter ble signert med.

Et elektronisk dokument er dokumentert informasjon presentert i elektronisk form, det vil si i en form som er egnet for menneskelig oppfatning ved bruk av elektroniske datamaskiner, samt for overføring over informasjons- og telekommunikasjonsnett eller behandling i informasjonssystemer (paragraf 11.1, artikkel 2 i Federal Law datert 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse").

I henhold til definisjonen presentert i paragraf 3.1 "GOST R 7.0.8-2013. Den nasjonale standarden i Russland. System av standarder for informasjon, bibliotek og publiseringsvirksomhet. Kontorarbeid og arkivvirksomhet. Vilkår og definisjoner" (godkjent av Orden av Rosstandart datert 17.10.2013 Nr. 1185-st), er et elektronisk dokument et dokument hvis informasjon presenteres i elektronisk form.

Samtidig er et elektronisk dokument preget av:

• ekthet - en egenskap til et elektronisk dokument som garanterer at det elektroniske dokumentet er identisk med det deklarerte;
• troverdighet - en egenskap til et elektronisk dokument der innholdet i et elektronisk dokument er en fullstendig og nøyaktig fremstilling av bekreftede transaksjoner, aktiviteter eller fakta og som kan stole på i påfølgende transaksjoner eller i påfølgende aktiviteter;
• integritet - tilstanden til et elektronisk dokument der det ikke ble gjort noen endringer etter at det ble opprettet;
• egnethet for bruk er en egenskap til et elektronisk dokument som gjør det mulig å lokalisere det og reprodusere når som helst.

Basert på dette kan vi konkludere med at et elektronisk dokument er ethvert dokument som presenteres i elektronisk form, inkludert et skannet bilde av et dokument, en fil skrevet i en tekstredigerer, etc.

Videre kan elektroniske dokumenter formaliseres, dvs. samlet i et skjema som lar programvare gjenkjenne innholdet, og ikke-formalisert (for eksempel skannet kopi).

Innenfor rammen av utveksling av elektroniske dokumenter kan partene bruke både formaliserte og ikke-formaliserte dokumenter. Unntakene er tilfeller når lovgivningen har godkjent et obligatorisk format for utveksling av et bestemt dokument (for eksempel et fakturaformat). Men hvis dokumentet ikke er formalisert, er aksept og anerkjennelse bare mulig med deltagelse av en person.

For å utveksle dokumenter i elektronisk form uten menneskelig deltakelse i tekstgjenkjenningen av disse dokumentene, er det nødvendig å utarbeide alle dokumenter i en formalisert form, dvs. i et format som kan brukes av programvaren til alle deltakerne i utvekslingen.

Nå forlater nesten alle virksomheter som respekterer seg selv papirarbeidsflyten, og erstatter den med en mer moderne. Et elektronisk dokument er den mest relevante eksistensformen for alle moderne filer som inneholder en enorm mengde av den viktigste informasjonen.

Viktigste fordeler

Hovedfordelen med elektronisk dokumentasjon er at den lar deg jobbe raskt og effektivt. Det er enkelt å signere materialer i dette formatet, selv om alle de som trenger å støtte dem, er langt fra hverandre. På grunn av dette er det mulig å spare enorme penger og krefter.

Blant annet unngår tilstedeværelsen av et elektronisk arkiv behovet for å inneholde et stort antall dokumenter i en organisasjon. For lagring av akkumulasjonspapirene, må du tildele et passende område på virksomhetens territorium, samt ansette en høyt kvalifisert arkivar som raskt kan forstå det tilgjengelige materialet. For å lagre et elektronisk arkiv er det bare kompakte flyttbare medier eller flere harddisker som er nok.

Diadocs elektroniske dokumenthåndteringssystem er den enkleste måten å utveksle juridisk viktige elektroniske dokumenter og fakturaer.

Hva er ED

Et elektronisk dokument er et materiale som er spilt inn på spesialmedier (disker, USB-pinner, tilleggsutstyr).

Det kan være en hel samling bilder, lydfiler og symboler. En slik fil kan overføres i rom og tid ved hjelp av spesielle telekommunikasjonsmidler. Telekommunikasjonskanaler kan også brukes til publisering, lagring og videre behandling. Det viktigste her er å behandle alle eksisterende data riktig.

Et slikt dokument bør også forstås som et spesielt skjema som du kan bruke dataene til helt andre formål. Det handler om å registrere informasjon på elektroniske eller magnetiske materialbærere, og deretter om deres videre behandling og sending til alle deltakere i datakorrigeringsprosessen.

Alt dokumentert materiale som er konvertert til elektronisk format er egnet for behandling i eksisterende informasjonstrukturer og overføring via TCS. Alle disse filene kan brukes til analytisk behandling som kan utføres ved hjelp av informasjonssystemer.

Elektronisk dokument og EDS

Elektroniske dokumenter må ha juridisk kraft, ellers kan de ikke brukes når du arbeider med andre strukturer. Du kan sikre handlingen av et dokument ved hjelp av en elektronisk digital signatur, som har de samme mulighetene som en vanlig papir.

En EDS vil være relevant hvis en rekke betingelser er oppfylt under dannelsen:

• sertifikatet for nøkkelen som kontrollerer driften av signaturen, må være oppdatert på tidspunktet for godkjenningen av de elektroniske filene
• bevis må fremlegges for å avgjøre når filen ble signert;
• ektheten til den digitale signaturen må bekreftes i den samme filen der den brukes;
• signaturen skal brukes i samsvar med informasjonen angitt i vedlagt sertifikat.

For å få en slik signatur må du kontakte et sertifiseringssenter. I dette tilfellet er det nødvendig å utarbeide en pakke med dokumenter på forhånd. Plasseringen av organisasjonen kan avklares på det russiske pensjonskontoret i Russland, hvor du også kan få SNILS.

I tillegg til SNILS spesifisert i pensjonssertifikatet, må du oppgi en kopi av passet ditt og en gyldig e-post. I tillegg må du klargjøre en USB-stasjon på forhånd, hvor de ansatte i sertifiseringssenteret må skrive ned nøklene og sertifikatene som er nødvendige for signering av elektroniske dokumenter.

Detaljene i et elektronisk dokument er bare gyldige hvis det er sertifisert av en elektronisk digital signatur. EDS er like viktig med papirmotparten, men alle nødvendige vilkår må være oppfylt for dette. Signaturen må være lovlig, registrert hos CA.

Elektronisk dokumentasjon

Konseptet med et elektronisk dokument gir at det kan bestå av mer enn bare tegn som er forståelige for brukerne. Tilstedeværelsen av ustrukturert informasjon er tillatt, som må dekrypteres av operativsystemene. Det viktigste er at materialet må lagres på et spesielt medium.

En viktig del av dokumentet er også et skjema med et sett med attributter som kreves for å beskrive det. Dermed bør filen inneholde informasjon om:

• datoen for dannelsen;
• data forfatter;
• navnet på dokumentet;
• format som er nødvendig for korrekt lesing av materialene.

Jo mer detaljert informasjon om et eksisterende dokument er, jo lettere blir det å jobbe med det i fremtiden. Elektronisk dokument og elektronisk dokumentflyt er tett sammenkoblet, uten det første er det andre umulig. Samtidig blir sirkulasjonen av materialer sterkt forenklet hvis organisasjonene som utveksler informasjon bruker de samme telekommunikasjonssystemene og programvaren.

Elektronisk dokumentasjon kan inneholde materialer som kan brukes til å søke etter filer eller klassifisere dem etter en eller annen egenskap. Alle eksisterende filer kan ha forskjellige tillatelser, de trenger heller ikke ha noen strukturerte elementer. I dette tilfellet avhenger et elektronisk dokument direkte av eieren. Strukturerte materialer kan ha spesielle elementer, ved hjelp av hvilke eksterne tilleggsprogrammer som kan motta data om individuelle elementer i filen.

Papir og elektroniske dokumenter kan ikke sammenlignes med hverandre, fordi digital har en rekke fordeler. Blant dem:

• muligheten for langvarig lagring;
• bekvemmelighet i å utføre flere operasjoner (redigering, sletting, arkivering, etc.);
• muligheten til å søke etter data i filer ved hjelp av nøkkelmarkører;
• enkel håndtering av materialer ved hjelp av automatiserte systemer som brukes av organisasjoner som praktiserer elektronisk sirkulasjon.

Nå er det flere formater av elektroniske dokumenter, men det mest populære er "odf" -formatet, som er praktisk når du arbeider med hvilken som helst programvare.

Konseptet og strukturen til et elektronisk dokument kan variere betydelig. Programvaren for behandling av den har stor innvirkning på dette. Separat skal materialer behandlet med 1C fremheves. Slike filer skiller seg betydelig fra andre fordi de ikke er skilt i separate dokumenter. De kan bare betraktes som en informasjonsenhet med unike identifikatorer og modifikasjonsverktøy.

Slik dokumentasjon kan også omfatte materialer som er opprettet som et resultat av den kraftige aktiviteten til anvendte informasjonssystemer. De genereres dynamisk ved hjelp av eksisterende materialbutikker. Dermed har de ikke informasjon om seg selv, de kan bare vurderes ved hjelp av systemet.

Så snart et dokument skrives ut eller vises, slutter det å eksistere i systemet som et objekt. Fra det øyeblikket fungerer den som en spesiell applikasjon. I tilfelle filen må åpnes med annen programvare, må du konvertere den.

Hvilke elektroniske dokumenter finnes

Et elektronisk dokument er en fil som inneholder viss informasjon som ikke alltid er tydelig for brukeren. For å lage arkiver og samlinger av disse filene, må du vite klassifiseringen.

• I en utførelse kan materialene variere i nærvær eller fravær av lignende trykte dokumenter.
• Filer kan også variere i hva slags informasjon de inneholder. Denne klassifiseringen refererer til:

1. tekst,
2. fint,
3. lyd,
4. multimedia publikasjoner,
5. programvareprodukter.

Sistnevnte bør betraktes som fremmedgjorte verk eller publikasjoner av separate fragmenter av programtekster og koder.

• Den største klassifiseringen bør betraktes som typene elektroniske dokumenter for sitt tiltenkte formål. Ofte er det offisielle publikasjoner som utgis av offentlige etater, de inneholder vanligvis forskrifter.
• Produksjonspublikasjoner brukes i fabrikker. De har informasjon om organisasjonen av den eksisterende produksjonen. Noen materialer ble spesielt laget for å informere arbeidstakere i visse produksjonsområder om eksistensen av normer og krav når de er på bedriftens territorium.
• Det produseres utdannings- og oppslagsbøker som er enkle å bruke. Du kan finne informasjonen du trenger i en slik fil på noen få sekunder, dette sparer enorm tid og krefter. Slike dokumenter kan ikke bare brukes av studenter, men også av lærere.
• Politiske partier bruker ofte elektroniske publikasjoner som kampanjemateriell. De inneholder offentlige verk som er beregnet på et bredt publikum av lesere. I slike materialer kan man oftest finne analytisk informasjon som brukes av statsvitere og sosiologer over hele verden.
• En annen klassifisering av dokumenter skiller dem ut ved distribusjonsmetoden. Det er lokale utgaver som kan brukes i en enkelt bedrift, de utgis også i papirversjoner og i et begrenset antall identiske eksemplarer.
• Online-utgaver er ment for bred bruk, antallet er ikke begrenset. Ytterligere papirkopier i dette tilfellet er ikke nødvendig, dette øker verdien av det elektroniske dokumentet flere ganger. Slike dokumenter kan enkelt sendes til arkiver.

Elektroniske fildokumenter - et krav i det moderne samfunn

Nå vet du hva et elektronisk dokument er, hvilke typer det eksisterer, og hvordan de kan brukes i hverdagen. Informasjonen kan lagres i filer i et kryptert format. For å jobbe med dem, må du bruke eksisterende passord, som kan endres når som helst.

Enhver bruker av telekommunikasjonskanaler har rett til å lage sine egne dokumenter. Det eneste han trenger for dette er tilgjengeligheten av spesiell programvare. Lagringsperioden for slike filer er ikke begrenset. Du kan utføre alle operasjoner med dem når som helst.