Hvordan du kan øke dine skriveferdigheter. Regler for virksomhetskorrespondanse

Hver dag svarer tjenestemenn på mange forespørsler fra innbyggerne. Å skrive offisielle brev er ikke en enkel oppgave, det kreves ytterligere kunnskap. Hvordan lære å gjøre det kompetent, raskt, ved hjelp av et tilgjengelig og forståelig språk? MSUU fra Moskvas regjering kjenner oppskriften og har lært hovedpersonale grunnleggende om forretningskorrespondanse i to år. I 2015 gjennomgikk et av de mest populære faglige utviklingsprogrammene endringer. Det ble bedre og mer interessant.

Bevæpnet med bærbare datamaskiner og læremidler, fullfører tjenestemenn flittig oppgavene. De lærer å analysere innbyggernes forespørsler, strukturere et skriftlig svar, forenkle komplekse grammatiske strukturer, formulere positive uttalelser og til og med lese korrekt grunnløse klager.

“Å gi tilstrekkelig tilbakemelding, analysere klagen og skille følelser fra fakta, - undervise trenerne ved Moscow State University of Management. - Følelser gjør det vanskelig å forstå essensen av forespørselen. Fremhev fakta som forårsaket personens misnøye og hans spesifikke krav.

Introduksjon, kort svar, positiv slutt. Strukturen for å svare på en ubegrunnet klage er enkel og forskjellig fra andre formelle brev. Den skal være kort, nøytral, uten å uttrykke takknemlighet for anken. Avslutningen skal imidlertid være kortfattet og alltid positiv. Det er viktig å merke seg at situasjonen er i samsvar med loven eller er en konsekvens av positive endringer. Det er verdt å sitere resultatene av Moskvas regjerings aktiviteter, med henvisning til forskrifter og kilder på nettsidene til avdelinger, prefekturer, administrasjoner. Du kan til og med invitere forfatteren av brevet til å delta i prosjekter og bidra til å forbedre situasjonen han er misfornøyd med.

"Analyser brevet." For hva?

Tjenestemenn anbefales alltid å bruke en enkelt handlingsalgoritme: analyser mottakeren og bestem målene for forespørselen hans, bygg strukturen til brevet, ordne den (stil, språk), sjekk før sending.
Hva er kravene til personen? Hva er hans interesser? Hva skal være svaret han venter på? Hva tror du vil være overbevisende for ham - spesifikke tall og fakta eller utvidet informasjon som beskriver myndighetens handlinger? Etter å ha gjort riktig analyse, kan du raskt finne ut hvilket svar du skal gi. Det avhenger av dette om målet ditt blir oppnådd - tilfredsstillelsen av mottakerens forespørsel.

Regel 4P

Du kan lære å skrive svar raskt hvis du bruker 4P-regelen: “Sammendrag. Beslutning. Avklaring. Anbefalinger ". Strukturen til brevet skal inneholde:

en kort beskrivelse av problemet personen har adressert;

spesifikk beslutning av den utøvende myndighet;

en lakonisk forklaring på hvorfor beslutningen er akkurat slik, med lenker til forskrifter, lover, forskrifter;

den siste akkorden i et ideelt brev - anbefalinger til mottakeren (konklusjoner, forslag), hva og når han skal gjøre; angi kontakttelefoner, adresser og åpningstider for institusjoner.

Hvordan gjøre teksten enklere?

"Vi anbefaler alltid å plassere deg selv i stedet for mottakeren," sier nestleder for opplæringsavdelingen for stats- og kommuneansatte. Natalia Gryzunova... - Da vil det være klart om teksten er lett å lese. Hvis det er mer enn 20-25 ord i en setning, er det bedre å dele den i to eller flere enkle setninger. Du bør unngå komplekse formuleringer og uforståelige forkortelser. Vi må forsøke å formidle til adressaten viktig informasjon tilgjengelig språk ".

18-timersopplæringen foregår i et treningsformat. Analyse typiske feil i forberedelse av offisielle svar finner sted på eksempler fra praksis fra tjenestemenn. Vanskelige tilfeller av staving og plassering av skilletegn blir diskutert i detalj.
Slik at lyttere bedre kan forstå pedagogisk materialeble det besluttet å redusere størrelsen på gruppen i år. Tidligere var det 40 personer i det, nå er det 20, og de jobber ikke i fire, men parvis. Dette hjelper deg med å trene de praktiske leksjonene mer effektivt. PÅ treningskurs det er flere tilfeller - eksempler på offisielle brev der det er nødvendig å rette feil eller forbedre teksten.

Skype: btcon.ru, e-post: [e-postbeskyttet], Man-fre fra kl. 10.00 til 19.00

Bildene i kalejdoskopet vårt er i stadig endring. Les inn
overskrift:

\u003e »\u003e Spørsmålet ditt er vårt svar.
Gå.

\u003e »\u003e Business and Psychology: blar gjennom boksider.
Gå.

\u003e »\u003e Nyttige sitater.
Gå.

\u003e »\u003e Forretningskorrespondanse den engelske språk... Workshop for ledere.

Hva er reglene for forretningsetikett når du kommuniserer med utenlandske partnere? Hvordan etablere skriftlig kontakt og gjøre et godt inntrykk? Hva er den beste måten å formulere forespørselen din på? Hvordan motta og overføre nødvendig informasjon? Hvordan kan du klage riktig og svare på en klage? Dette er hva som vil bli diskutert på seminaret. Seminardeltakere vil tilegne seg praktiske korrespondanseevner på engelsk og vil kunne bruke dem i sitt arbeid neste dag. Seminaret ble utviklet med tanke på mulige forskjellige nivåer av språkopplæring av studenter.

\u003e »\u003e Publikum: ledere og ledere på forskjellige nivåer som jobber med utenlandske partnere og fører korrespondanse med dem på engelsk.
Seminaret vil også være nyttig for de som planlegger å ta sertifiseringseksamen for ferdigheter i Business English (BEC Preliminær, BEC Vantage, BEC Higher).

\u003e »/\u003e Pris:

>» /> Hvordan delta?

>» /> Treningsplan

>»> Seminarprogram:

1. Designegenskaper og struktur for et forretningsbrev.

• Muntlig og skriftlig kommunikasjon. Verdien av skriftlig kommunikasjon i forretningskommunikasjon. Bilde og skriftlig kommunikasjon. AIDCA konsept og moderne ledelse.
• Funksjoner ved utformingen av postkonvolutten.
• Strukturen i engelsk skriving.
• Valget av brevpapir. Hvordan spesifisere mottakeren av brevet. Avsender- og mottakeradresser.
• Overføring av russiske navn og titler på engelsk.
• Funksjoner for å indikere datoen på brevpapiret.
• Registreringsnummer og emnelinje: hvor skal jeg plassere og hvordan man kan få oppmerksomhet?
• Former for høflige hilsener og farvel i engelsk skrevet etikette.
• Strukturen i hovedteksten og logikken i presentasjonen.
• Signatur: hvordan og på hvilket språk å skrive?
• Hvordan spesifiserer jeg applikasjoner?
• Tegnsetting i skriftlig kommunikasjon.
• Praktiske øvelser.

2. Språk, stil og sammensetning av et forretningsbrev.

• Offisielt (formelt) brev. Personlige og upersonlige former for adressering av adressaten. Funksjoner av presentasjonsspråket. Bruken av passiv stemme. Koble ord og presentasjonens logikk. Forkortelser i offisiell korrespondanse. Personlige og upersonlige brevoppsigelsesskjemaer.
• Uformelt (uformelt) brev. Adresse til adressaten. Bruk av aktiv stemme. Kollokasjoner, uttrykk og setningsord i uformell skriving. Forkortelser i uoffisiell bokstav. Skjemaer for slutten av brevet.
• Semi-formelt brev. Adressen til adressaten. Funksjoner av språket. Forkortelser, setningsverker, uttrykk og kollokasjoner. Form for slutten av brevet.
• Særtrekk ved Business American i skriftlig kommunikasjon. Amerikansk og britisk engelsk.
• Praktiske øvelser.

3. Hovedtyper av forretningsbrev. Prinsipper for å jobbe med forskjellige bokstavtyper.

• Informasjonsforespørsel. Generelle prinsipper... Valg av stil og språk.
• Svar på forespørselen. Generelle prinsipper. Valg av stil og språk.
• Retning av informasjon. Generelle prinsipper. Valg av språk og stil.
• Skriftlige invitasjoner. Valg av stil. Hvordan svare på en invitasjon.
• Arbeid med skriftlige krav og klager. Hvordan lage en klage selv? Hvordan beklager jeg riktig? Uttrykk for graden av misnøye.
• Å uttrykke anger og sympati. Valg av stil.
• Uttrykk for deltakelse i anledning terrorangrepet.
• Andre former for hverdags korrespondanse.
• Praktiske øvelser.

4. E-post

• Fordeler og ulemper ved å bruke elektroniske meldinger.
• Funksjoner ved bruk av elektroniske meldinger i forretningsmiljø.
• Strukturen til e-posten.
• Spørsmål om stil, komposisjon og språk i e-posten.
• Praktiske øvelser.

En kilde:
Bedriftsskriving ferdigheter
Skype: btcon.ru, e-post: [e-postbeskyttet], Man-fre fra kl. 10.00 til 19.00 Bilder i kalejdoskopet vårt endres stadig. Les i overskriften:\u003e »\u003e Spørsmålet ditt er vårt svar. Gå. \u003e "\u003e
http://www.btcon.ru/training_delperangl.html

ØVELSE PÅ BUSINESS CORRESPONDENCE: typer forretningsbrev, elektronisk korrespondanse, struktur og sammensetning av teksten, presentasjonsform, stiler, analyse av typiske feil i offisiell forretningsskriving

Fortell vennene dine om arrangementet

Beklager, påmeldingen er stengt. Kanskje har for mange allerede registrert seg for arrangementet, eller påmeldingsperioden har gått ut. For detaljer, kontakt arrangørene.

Workshopen innebærer analyse et stort antall praktiske eksempler rettet mot å utvikle og forbedre virksomhetskorrespondanseevner. Som læremidler ekte bokstaver blir brukt, skrevet av spesialister på forskjellige felt i løpet av deres profesjonelle aktiviteter.

Fortell vennene dine om arrangementet

Målgruppen:

• forretningsfolk som skriver rapporter, skriver notater, sender forretningsbrev, de som har profesjonell aktivitet knyttet til en verden av forretningsdokumenter;
• kontoansvarlige med omfattende korrespondanse;
• mellomledere, sjefer for regionale grener;
• ansatte i PR-tjenester, korrespondanse med pressen og utvikling av informasjonsmateriell for publikasjoner;
• spesialister som utvikler markedsføringsmateriell for kunden (brosjyrer, informasjonsbrev, notater og instruksjoner, etc.)
• sekretærer osv.

Du kan:

• komponere ulike forretningsbrev raskt og effektivt;
• å utøve den nødvendige innflytelsen på adressaten gjennom skriftlig kommunikasjon;
• ikke å gjøre feil som ikke er rettet av en skriftlig redaktør;
• korrekt formidle negativ informasjon, avslag og til og med en trussel uten å fornærme adressaten;
• redigere forretningstekster og lære av andres feil;
• føle deg trygg blant kolleger og partnere i prosessen med skriftlig interaksjon;
• gi andre råd om hvordan du skriver forretningsbrev;
• mestre de nyeste metodene i teorien om talekommunikasjon, for eksempel QSCR, DAGOR, ADI, etc.
• analysere amerikanske, kontinentale og russiske forretningsskrivemodeller.

Du vil få:

• beskrivelse av forretningsdokumenter;
• detaljert teknologi og logikk for å lage forskjellige forretningsdokumenter;
• metodikk for å danne et fullverdig forretningsbrev;
• algoritmer som letter skriving av tekst og komponering av forretningsbrev av noe slag;
• algoritmer som fører til spesifikke resultater;
• et sett med nødvendige design og maler for å komponere et forretningsbrev for enhver forretningssituasjon;
• en pakke med fullførte saker som vil bidra til å konsolidere de tilegnede ferdighetene;
• referansemateriell om grammatikk og stilistikk i en praktisk presentasjon;
• individuelle konsultasjoner om korrespondanse.

Seminaret involverer analyse av et stort antall praktiske eksempler rettet mot å utvikle og forbedre ferdighetene i forretningskorrespondanse.

Ekte brev skrevet av spesialister på ulike felt i løpet av deres profesjonelle aktiviteter brukes som læremidler.

Spesialisering: Forretningskorrespondanse, Kurs for moderne sekretærer, vellykkede forhandlinger, Effektiv annonsering, Grunnleggende tekstforfatterkompetanse, Personalmotivasjon, Konflikter og stress i forretningssfæren, Spesifikk interkulturell kommunikasjon, Funksjoner i den internasjonale protokollen, Musikkadministrasjon, etc.

PROGRAM:

Første dagen

1. Forretningsbrev: stil, standarder, prinsipper.

• Riktig papirarbeid. Regler for utforming av detaljene i dokumentet. Legalisering av dokumenter.
• Stilige trekk ved språket til forretningsdokumenter.
• Funksjoner av offisielle - forretnings- og journalistiske talestiler.
• Prinsipper for å skrive forretningsbrev.
• Strukturen til et forretningsbrev.
• Introduksjon til dokumentet.
• Fremgangsmåte.
• Algoritmer DAGOR, QSCR, ADI, etc.
• Typiske feil når du skriver virksomhetskorrespondanse, gjeldende krav til et forretningsbrev.
• Standarder for setninger og uttrykk som brukes i forretningskorrespondanse.
• Bruk av klisjeer for å uttrykke en forespørsel, garanti, tilbud, invitasjon, etc.
• Funksjoner ved utarbeidelse av dokumenter som inneholder konfidensiell informasjon.

Praktiske oppgaver og øvelser for å skrive forretningsbrev.

Analyse av situasjonen - saken "Typiske innledende og avsluttende setninger."

"Notat for å lage et forretningsbrev."

2. Arbeid med å komponere teksten.

• Profesjonell guide til utarbeidelse av ethvert forretningsdokument.
• "Argumentation Circle".
• Plassering av hovedideen, emnet, problemet.
• Reglene for logisk stress.
• Formidling av setninger i teksten.
• Bruk av universelle talestrukturer.
• Informasjonsrollen til ordrekkefølge i en setning.
• Teknologier for presentasjon av informasjon og argumentasjon.
• Forholdet mellom det planlagte innholdet i teksten og overføring av reell informasjon.

En øvelse i å skrive forretningsbrev. Øvelse på bruk av forskjellige, inkludert manipulerende, argumenteringsmetoder.

Hensikten med bruken av taletriks, pauser, ikke-verbal informasjon. Forretningsspill.

Andre dagen

3. Teknologi for å komponere forskjellige typer forretningsbrev.

• Protokoll.
• Pressemelding.
• Informasjonspost.
• Servicenote.
• Rundskriv.
• Essay.
• Sammendrag (tre modeller: amerikansk, kontinentalt og russisk).
• Krav om etterspørsel.
• Rapporter brev.
• Klage.
• Svar på en klage.
• Takknemlighet.
• Bekreftelsesbrev.
• Invitasjonsbrev.
• Gratulasjonsbrev.
• Fraktbrev.
• Policyforslag eller prosjektgjennomføring.
• Varsel, advarsel.
  og andre.

En øvelse i å analysere strukturen til forretningsbrev og komponere dine egne brev i henhold til situasjonene foreslått av treneren.

Klargjøre ferdige maler for skriving forskjellige typer forretningsbrev.

Analyse av illustrativt skriftlig materiale på engelsk og russisk.

4. Forretningsetikett i korrespondanse.

• Konseptet forretningsetikett i korrespondanse. Personlig og forretningsmessig korrespondanse.
• Takkbrev, gratulasjoner, invitasjoner, kondolanser.
• Amerikanske og europeiske forkortelser brukt i internasjonal forretningskorrespondanse.
• Brev som alltid er håndskrevet eller signert.
• Fremgangsmåten for å svare på brev.

• Konseptet "emosjonell tilpasning" til adressaten.
• Anke. Endelig høflighetsformel. Prinsipper for å fullføre et forretningsbrev. Universelle formler.
• Funksjoner ved å skrive brev med negativt innhold (avslag, krav).
• Bankkorrespondanse.

Tegne forskjellige modeller av forretningsbrev. Utarbeidelse av maler.

Øvelse for å redusere psykologisk spenning i tekster med negativt innhold.

Taleoppgaver.

Analyse av eksempler på ekte forretningsbrev på engelsk, tysk og russisk.

5. Prinsipper og teknikker e— post korrespondanse. Faksmeldinger og e-post.

• Strukturen til et e-postbrev. Maksimal bruk av funksjonene i virtuell kommunikasjon.
• Løsning av hovedoppgavene til en e-post: åpent, les, forstått, akseptert for handling.
• Situasjonell bruk av "telegrafstil".
• Dannelse av vedlegg og faksimile signaturer.
• Konseptet med et "sett".
• Redigere dokumenter.
• Verdenserfaring innen systematisering, lagring, arkivering og ødeleggelse av forretningsdokumenter.

Individuelle øvelser for deltakerne.

Metoder og arbeidsformer

Klassene holdes i intensivt samspill mellom presentatøren og publikum.

Det meste av det består av praktiske øvelser og konsultasjoner, som inkluderer analyse av feil i utarbeidelsen av tekster og i utførelsen av dokumenter, samt redigering av teksten til et notat, brev og andre dokumenter.

Prisen inkluderer kaffepauser, utdelinger, sertifikat, CDer med tillegg. inf., etc. Gratis hjelper vi med å bestille hotell for utenlandske deltakere.

En kilde:
ØVELSE PÅ BUSINESS CORRESPONDENCE: typer forretningsbrev, elektronisk korrespondanse, struktur og sammensetning av teksten, presentasjonsform, stiler, analyse av typiske feil i offisiell forretningsskriving
Seminaret involverer analyse av et stort antall praktiske eksempler som tar sikte på å utvikle og forbedre ferdighetene til forretningskorrespondanse. Ekte brev skrevet av spesialister innen ulike felt i prosessen med profesjonell aktivitet brukes som læremidler.
http://itctraining.timepad.ru/event/23806/

Dannelse av virksomhetskorrespondanse ferdigheter i prosessen med å lære tysk ved et teknisk universitet

Funksjoner av forretningskorrespondanse på tysk. Eksempelbrev som overholder DIN 5008 (DIN - Deutsche Industrienorm - tysk industristandard). Anke foran mottakerens navn. Registrering av mottakerens adresse på konvolutten.

Send ditt gode arbeid i kunnskapsbasen er enkelt. Bruk skjemaet nedenfor

Studenter, studenter, unge forskere som bruker kunnskapsbasen i studiene og arbeidet, vil være veldig takknemlige for deg.

Kort beskrivelse av hovedtrekkene i forretningskorrespondanse. Regler for å komponere en e-post. Offisiell og personlig korrespondanse. E-post typografi, grunnleggende regler for tekstformatering. Semantisk betydning av pronomen, bindestrek og bindestrek i et dokument.

abstrakt lagt til 22.11.2014

Registrering av et standardbrev. Adresse, dato, anke, slutt, underskrift, vedlegg. Spesiell postforsendelser... Formålet med brevet. Tekst i brevet. Generelle regler. Noen eksempler på forretningskorrespondanse. Følgebrev til kontrakten.

abstrakt, lagt til 04.05.2003

Konseptet og typer forretningsetiketter. Etikk og psykologi i samtaler og forhandlinger. Forretningsfrokost, lunsj og middag. Funksjoner ved kommunikasjon gjennom en tolk. Sted for offisiell korrespondanse i kontorarbeid. Strukturen til servicebrevet. Typer virksomhetskorrespondanse.

test, lagt til 10/07/2013

Funksjoner og viktigheten av forretningsetikett, dens grunnleggende prinsipper: punktlighet, takt, respekt, kleskode. Gjør deg kjent med internasjonale standarder utarbeidelse og utførelse av et offisielt brev: feltbredde, grammatikk, dokumentstruktur.

test, lagt til 01/09/2011

Forretningsmanns etikette og takt. Opprettelse av gunstige psykologisk klima under forhandlinger. Psykologiske egenskaper ved stress. Regler for virksomhetskorrespondanse. Standard setninger og uttrykk i forretningsbokstaver. Typisk instruksjon på kontorarbeid.

abstrakt, lagt til 11/12/2010

Brev som hovedverktøy for offisiell korrespondanse og forretningskorrespondanse mellom forskjellige virksomheter (organisasjoner, institusjoner). Klassifisering av bokstaver etter stil og formål. Generelle anbefalinger på presentasjonen av et forretningsbrev. Offisiell kommunikasjonsetikett.

abstrakt, lagt til 01.24.2012

Funksjoner av protokollteknikker i forretningsforhold. Karakteristiske trekk ved dagtid, kveldsmottakelser, cocktailer og buffeer. Visittkort og regler for deres bruk. Offisiell korrespondansetikette. Gjennomføring av forhandlinger ved bruk av kommunikasjon.

test, lagt til 03/10/2011

Internetsikkerhetsregler og etikette for barn og ungdom. Å drive forretningskorrespondanse via e-post. Etikk i brukeradferd i et lokalt datanettverk. Bruke en datamaskin i den pedagogiske prosessen. Nettverksetikk i chatter.

semesteroppgave, lagt til 04.04.2011

Offisiell korrespondanse som en viktig del av forretningsetiketten. Generelle Krav til et forretningsbrev. Internasjonale korrespondansregler. Nødvendige attributter til et forretningsbrev. Typiske typer forretningsbrev. Innen organisatorisk korrespondanse, gratulasjonsbrev.

abstrakt, lagt til 06/19/2010

En teoretisk analyse av etikken i forretningskommunikasjon. Kjennetegn på elementene i forretningsetikettens alfabet: suvenirer, rekreasjon, orientalsk mat. Regler for virksomhetskorrespondanse. Standard setninger og uttrykk i forretningsbokstaver. Brev - et forslag om felles samarbeid.

test, lagt til 06/17/2010

En kilde:
Dannelse av virksomhetskorrespondanse ferdigheter i prosessen med å lære tysk ved et teknisk universitet
Funksjoner av forretningskorrespondanse på tysk. Eksempelbrev som overholder DIN 5008 (DIN - Deutsche Industrienorm - tysk industristandard). Anke foran mottakerens navn. Registrering av mottakerens adresse på konvolutten. Forretningsetikette, artikkel
http://revolution.allbest.ru/ethics/00726106.html

Språk for virksomhetskorrespondanse

• Typer virksomhetskorrespondanse, klassifisering 5 kb.
• Grunnleggende om virksomhetskorrespondanse 62 kb.
• Skriftlig kommunikasjon i forretningskommunikasjon 14 kb.
• Etikk i dirigering telefonsamtaler, forretningskorrespondanse 19 kb.
• Engelsk 3 21 kb.
• Business English fra M. Goldenkov - Forsiktig. Pølse. 55 kb.
• Forretningsrussisk 30 kb.

Språk for virksomhetskorrespondanse

Innen vitenskap, kontorarbeid og lovgivning, i media og i politikk, brukes språket på forskjellige måter. Hver av de listede områdene i det sosiale livet har sin egen undertype av det russiske litterære språket, som har en rekke særegne trekk på alle språklige nivåer - leksikalsk, morfologisk, syntaktisk og tekstlig. Disse egenskapene danner et talesystem der hvert element er assosiert med andre. Denne undertypen av det litterære språket kalles den funksjonelle stilen.

Denne artikkelen beskriver dokumenter om administrative og generelle problemer, som møtes av nesten alle som jobber ved bedrifter og institusjoner, uavhengig av deres posisjon, samt språk og stil i den offisielle forretningsdokumentasjonen.

I. Dannelse av en offisiell forretningsstil.

Etter "Russisk sannhet" det eldste dokumentet regnes som "Sertifikatet til storhertugen Mstislav Volodimirovich og hans sønn Vsevolod i 1130". Den opprinnelige formelen for denne bokstaven er "Se az". ("Her er jeg") blir fra denne tiden et obligatorisk element (nødvendig) av eldgamle russiske bokstaver: "Se az prins den store Vsevolod ga Terpug pogost Lyakhovichi med land og mennesker og hester og en skog og til St. George (Yuryev-klosteret) side, og fangst på fangst. "(" S "diplomer fra storhertugen Vsevolod Mstislavovich til Yuriev-klosteret 1125-1137"). Brevene endte med en spesiell formel, som indikerer hvem som var vitne til transaksjonen og hvem som signerer brevet med sin signatur.

Og i "General Regulations" av Petrine Collegiums ble det gitt et komplett system med dokumentasjonsstandarder. "Generelle skjemaer", dvs. former for dokumenter, gitt for normene for registrering, etikette normer for å adressere adressaten med en indikasjon på rang, tittel, rang, ensartede normer for navngivning og selvnavn. Ordforrådet til forretningsspråket beveger seg i økende grad fra dagligdags, livlig tale, et stort antall fremmede ord (provins, handling, løp, appell, etc.) og vilkår trenger inn i det.

I det 20. århundre. foreningen av dokumenter blir irreversibel. Nye regler for å opprettholde offisielle poster ble utviklet: i 1918 ble en enhetlig form for forretningsbrevblanketter introdusert. På 20-tallet av det tjuende århundre. arbeidet begynte med å lage nye standarder for forretningsskriving, sjablongtekster dukket opp

II. Formell og forretningsstil.

Den offisielle forretningsstilen er tildelt sfæren for sosiale og juridiske forhold, som er implementert i lovgivning, i økonomien, i ledelsesmessige og diplomatiske aktiviteter. Periferien av forretningsstilen inkluderer informativ reklame, patentstil og hverdagslig forretningstale (uttalelser, forklarende notater, kvitteringer osv.). Organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon (ORD) er en type forretningsskriving som fullstendig representerer detaljene. Sammen med forskjellige typer lovgivningstale (lisens, regler, charter, resolusjon, etc.) er ORD sentrum for forretningsskriving, kjernen i den offisielle forretningsstilen.

Et dokument er en tekst som kontrollerer handlinger fra mennesker og har juridisk betydning. Derfor er det økte kravet til nøyaktighet, som ikke tillater annen tolkning, pålagt teksten til dokumenter. Bare skriftlig tale, utarbeidet og redigert, kan oppfylle dette kravet. I muntlig tale er det nesten umulig å oppnå en slik grad av nøyaktighet på grunn av dets uforberedelse, spontanitet og variasjon. I tillegg til kravet om denotativ nøyaktighet (denotasjon er et objekt eller fenomen av virkeligheten rundt oss, som en gitt språklig enhet forholder seg til), stilles et krav om kommunikativ nøyaktighet til dokumentspråket - en tilstrekkelig gjenspeiling av virkeligheten, refleksjon av forfatterens tanker i et talefragment (setning, tekst).

I dokumenter brukes derfor klisjéfulle standarduttrykk:

"Avtalen trer i kraft dagen for signeringen."

“I henhold til ordrenr. "

Standardiseringen av språket i forretningsdokumentene gir den grad av kommunikativ nøyaktighet som gjør et dokument juridisk bindende. Enhver setning, enhver setning skal bare ha en betydning og tolkning. For å oppnå en slik grad av nøyaktighet i teksten, må du gjenta de samme ordene, navnene, vilkårene: Ved forskuddsbetaling må kunden innen tre dager fra betalingsdagen levere en banksertifisert kopi av betalingsdokumentet til entreprenøren eller varsle det via telegram. Hvis kunden ikke overholder kravene i dette avsnittet, har entreprenøren rett til å selge varene etter ti dager fra datoen for signering av kontrakten.

Detaljer i den offisielle forretningsstil kombinert med analyse av uttrykk for handlinger, prosesser i form av et verbalt substantiv:

supplement - legg til tillegg

instruere - gi instruksjoner

ikke for å svare, men for å være ansvarlig

bestemme - ta avgjørelser

avklare - gjøre avklaringer

betale - foreta betaling

Den fremhevede konsistensen, følelsesløsheten i presentasjonen med standardoppstillingen av tekstmateriale på arket skiller også ganske betydelig skriftlig forretningstale fra muntlig. Muntlig tale er oftest følelsesmessig farget, asymmetrisk i henhold til prinsippet om tekstlig organisering. Den understrekede konsistensen av muntlig tale indikerer formaliteten i kommunikasjonsmiljøet. Virksomhetens verbale kommunikasjon skal fortsette på bakgrunn av positive følelser - tillit, sympati, velvilje, respekt.

Informasjonen i dokumentet bæres ikke bare av tekstfragmenter, men også av alle obligatoriske elementer i tekstdesign. Hver type dokument har sitt eget sett med detaljer, gitt statlig standard - GOST.

En forutsetning er et obligatorisk informasjonselement i et dokument, strengt tildelt til et bestemt sted på et skjema eller ark. Navnedag, registreringsnummer, informasjon om kompilatoren osv. er konstant plassert på samme sted - de tre første er i den øvre delen, og den siste - i den nedre delen av arket etter signaturene.

Antall detaljer er forskjellig og avhenger av typen og innholdet på dokumentene. Malen etablerer det maksimale settet med detaljer og rekkefølgen på arrangementet. Disse inkluderer:

- Den russiske føderasjonens statsemblem.

- Organisasjonens og bedriftens emblem.

- Bilde av regjeringens priser.

- Kode til en bedrift, institusjon eller organisasjon av helrussisk klassifikator bedrifter og organisasjoner (OKPO).

- Kode for dokumentskjemaet i henhold til den russiske klassifikatoren for styringsdokumentasjon (OKUD).

- Navnet på departementet eller avdelingen.

- Navnet på institusjonen, organisasjonen eller foretaket.

- Navnet på den strukturelle enheten.

- Postnummer, post- og telegrafisk adresse, teletype, telefon, faksnummer, bankkontonummer.

- Sted for samling og publisering.

- Bar som begrenser tilgangen til dokumentet.

- Tittel på teksten.

- Kontrollmerke.

- Merk om tilstedeværelsen av søknaden.

- Merk på sertifisering av kopier.

- Etternavnet til artisten og telefonnummeret hans.

- Et notat om utførelsen av dokumentet og dets retning i saken.

- Et notat om overføring av data til et maskinmedium.

- Opptaksmerke.

Dermed er en høy grad av forening, standardisering som et ledende trekk ved syntaksen, en høy grad av terminering av ordforråd, konsistens, følelsesløshet, informasjonsbelastning for hvert tekstelement, oppmerksomhet på detaljer karakteristiske for dokumentspråket og skiller det fra spontan spontan forretningsdialogisk tale.

III. Registrering av offisiell korrespondanse.

Avhengig av språket og tradisjonene i et bestemt land, kan stilen til offisiell korrespondanse variere, men det er det generelle reglerbestemt av internasjonal praksis og konvensjoner.

Ethvert dokument inneholder flere obligatoriske elementer:

Anke - angir adressatens offisielle og æresbetegnelse (for eksempel Sir, Sir, Your Excellence, etc.).

Et kompliment er et uttrykk for høflighet som avslutter brevet (f.eks. Med vennlig hilsen, etc.).

Underskrift - bekrefter dette dokumentet.

Dato - bør omfatte dag, måned, år og sted for skriving av brevet. Data skrives aldri i forkortet form.

Adresse - fullt etternavn, tittel og adresse er plassert enten øverst eller nederst på første side.

Når du registrerer offisiell korrespondanse og forretningskorrespondanse, bør du også følge noen generelt aksepterte regler:

1. Servicebrev skrives inn rent brevhode eller et stykke papir bare på forsiden.

2. Det er ikke akseptert å skrive lange bokstaver, men hvis bokstaven er mer enn én side, må du legge "fortsett over" på slutten av arket.

3. Hver side, bortsett fra den første, er nummerert med arabiske tall.

4. Bokstaver skrives på en skrivemaskin eller datamaskin, bredden på margen på venstre side er minst 2 cm, avstanden er 2 eller 1,5.

5. Slettinger, rettelser er ikke tillatt i teksten.

6. Brevet er brettet med teksten innover. Det anbefales at du ikke bretter de viktigste forretningsbrevene, men sender dem i store, tykke konvolutter.

7. Hvis du sender et gratulasjonskort, husk at en signatur vanligvis settes bare på en offisiell hilsen. Et personlig postkort må inneholde minst noen få linjer.

Offisiell korrespondanse av forskjellige typer, som sendes på vegne av en organisasjon, institusjon for en annen organisasjon, institusjon, selv om den kan være adressert til en tjenestemann og signert av en tjenestemann, er forretningskorrespondanse.

Et forretningsbrev er en spesiell type dokument som er mindre strengt regulert enn en kontrakt eller et dekret, men som har juridisk betydning. Forretningskorrespondanse blir registrert og lagret i begge organisasjoner, som utgående og inngående dokumentasjon.

Moderne former for korrespondanse, som er akseptert i internasjonal kommunikasjon, tok form for rundt 150 år siden i England.

Det skal huskes at de formelle aspektene ved korrespondanse i utlandet er mer oppmerksom enn her.

Det er vanlig å skrive et brev på brevpapiret til organisasjonen, som allerede har detaljene om institusjonen eller det sendende selskapet. Utseende form er en slags visittkortså det bør tas veldig alvorlig.

Ethvert brev begynner med en adresse på en konvolutt. Over hele verden skriver de først "til hvem" og deretter "hvor".

Mottakerens adresse skrives to ganger: på konvolutten nederst til høyre og øverst til venstre på brevet.

Da skrives adressatens etternavn med initialer: initialene skrives først, deretter etternavnet. Høflighet krever at en av forkortelsene "Mr." ("Lord"), "Mrs." ("Mistress") eller "G-dame" ("Lord") plasseres før initialene.

I landene i det arabiske øst er en lang rekke forfedrenes navn oppført - Ahmed ibn (sønn) Muhamed ibn Hasan ibn Hussein eller Fatima bint (datter) Hasan, etc.

I de fleste land er det vanlig å skrive først fornavnet, deretter etternavnet. Det er imidlertid unntak. I Kina kommer for eksempel etternavnet først, etterfulgt av navnet Deng Xiaoping.

Adressaten kan ha en tittel eller tittel - antall, lege, mester osv. I dette tilfellet, i stedet for å henvende deg til "Lord", kan du angi tittelen hans og rang. Å skrive og si "Master + tittel eller tittel + etternavn" aksepteres bare i Tyskland.

Ordene "Mister" og "Mistress" forkortes alltid til "Mr." og "Ms." De brukes aldri uavhengig, uten etternavn. Rangeringer og titler som general, oberst, professor eller president skal helst skrives i sin helhet, spesielt på konvolutten til brevet.

I England brukes den høflige adressen "Esq." Ofte, forkortet "Esq." ("Esquier - Esq."). Ordet "Esquire" blir aldri brukt i forbindelse med ordet "Master".

I USA skriver gifte kvinner ektemannens for- og etternavn. I adressen til brev til ugifte damer, skal navnet deres alltid være angitt.

Hvis du vil sende et brev personlig til en korrespondent, i dette tilfellet, etter etternavnet, bør du sette "personlig" ("Privat" - England, "Personlig" - USA, "Konfidensielt" - England, USA).

Deretter skrives navnet på firmaet der adressaten jobber, deretter postadressen: husnummer, gatenavn. Adressen vedlegger navnet på byen, staten, fylket, kantonen osv. (Engelske fylker og forkortede stater finner du her), postnummer og land.

Når du sender små brosjyrer, hefter i en konvolutt, skriver de "Trykt"

På høyre side og rett under detaljene til det utsendende selskapet, er avreisedato angitt med angivelse av måneden i bokstaver (for eksempel 14. juni 1997). Forkortelsene som ble vedtatt 14.06.97 brukes ikke i internasjonal praksis. I USA er det vanlig å først angi måneden og deretter datoen.

Brevet i seg selv begynner med en nøyaktig repetisjon i øvre venstre hjørne av adressen som er skrevet på konvolutten.

Nedenfor, uten et avsnitt, på venstre side, skriv en høflig adresse (for eksempel "Kjære Mr. (eller Ms.)" eller "Gentlemen", "Dear Sirs", etc.). Etter innledende bemerkninger et komma brukes, ikke et utropstegn.

På neste linje må du angi emnet på brevet. For dette er det nok å sette Re ("Referanse"), den russiske ekvivalenten er "Ref."

Som regel ender brevet med et kompliment. Hvis brevet er formelt, er komplimentet vanligvis "Veldig virkelig ditt". I andre tilfeller er komplimentet "Med vennlig hilsen ditt". Du kan begrense deg selv gode ønsker "FRA beste hilsener"," Vennligst godta mine beste ønsker "osv.

Et kompliment er signert med navnet og posisjonen din under. I de fleste land er signaturen plassert på høyre side av arket, under den endelige høflighetsformelen. Hvis det endelige komplimentet er plassert på venstre side (f.eks. I Tyskland), blir signaturen plassert på venstre side, også under den endelige høflighetsformelen. Etternavnet er skrevet på en skrivemaskin eller datamaskin under en håndskrevet signatur.

Hvis du etter å ha skrevet et brev er nødvendig å informere om hendelser som har skjedd senere, så setter P.S. på slutten av brevet. og nødvendig informasjon legges til, blir en signatur satt på slutten av etterskriftet.

Hvis noe materiale eller dokumenter er vedlagt brevet, blir de vanligvis oppført nederst til venstre på brevet på en egen linje etter ordet "Vedlegg".

En artikkel for de som vil lære å skrive effektive bokstaver.
Hvordan gjøre et brev om til handling overtalelsesverktøy? Hvordan bygge struktur bokstaver? Hva eksisterer mottakelser å påvirke adressaten?
Svarene på disse spørsmålene finner du i boken med forretningscoacher om forretningskommunikasjon Sasha Karepina.
Omtrentlig artikkelstørrelse? 6 sider.

Om skriftlig kommunikasjon og om boka

Hvis du har lest Betteri i lang tid, så husk kanskje at arbeidet mitt er nært knyttet til kommunikasjon via e-post (jeg er forfatter av en artikkel om hvordan vi er).

Hver dag skriver jeg og svarer på mange brev, ved hjelp av hvilke jeg prøver å oppnå forskjellige mål: å overbevise, nekte, advare, true, be, beklager, eller bare informere.

Min holdning til det skrevne ordet er veldig lik den som:

“Jeg bruker mye tid på hvert forslag: Jeg tar det og justerer det til det er perfekt. Jeg elsker selve redigeringsprosessen. "

Og jeg elsker e-post av samme grunner som jeg elsker det:

"... for ikke å distrahere noen fra jobben. Jo færre distraksjoner, jo bedre."

Til tross for alt dette har jeg aldri lært håndverket av forretningsskriving.
For det første så det ut til at det gikk bra alene, på et innfall.
For det andre visste jeg ikke hva et håndverk var, og det lærte det i prinsippet.
Men nylig kom jeg over en bok av Sasha Karepina "". Etter litt googling av anmeldelsene skjønte jeg umiddelbart at dette er boken som gjør at jeg seriøst kan pumpe denne viktigste ferdigheten.

Art of Business Writing er ikke bare for de som er tilknyttet via epost offisielle plikter... Det ser ut til at det vil være nyttig generelt for enhver moderne person. Faktisk kommuniserer vi oftere og mer skriftlig: e-post, meldinger på Facebook og VKontakte, blogginnlegg, meldinger på forum osv.

Boken viste seg å være veldig kul.

For det første er forlaget Mann Ivanov og Ferber, som alltid er sexy i seg selv.

Personlig stil innebærer uttrykk for menneskelige relasjoner, snakke på lik linje og er også ideelt for ros.

Formell - for press fra en makt- og lovposisjon, rapportering av tørre fakta (uten vår holdning til dem) og kritikk.

Privat:

"Du spiser opptil 15 sjokoladeplater per skift" -

med dette retter vi tydelig en finger mot adressaten og hans lovbrudd. Erstatt med formell:

"Antallet sjokoladestenger spist i løpet av skiftet ditt når 15 stykker."

Bibliotek med eksempler fra boka

Videre analyserer forfatteren typiske situasjoner der vi alle måtte befinne oss: å skrive et avslag, et krav, en tilståelse og en unnskyldning. For å bedre forstå hva som vil bli diskutert, anbefaler jeg at du laster ned biblioteket med eksempler fra boka fra det offisielle nettstedet til Sasha Karepina (oppmerksomhet - registrering kreves!).

Vi skriver et brev om avslag

Sasha tilbyr 7 triks for å myke opp leserens sinne i avvisnings-e-post.

Det viktigste i et avslag er å vise at adressatens brev er nøye leseat han var forstått og hva vi sympatisere problemet hans. Videre ville det være fint legg merke til adressatens fordeler, i ånden til "og i dette er du god, og i det - bare ett lite skritt var ikke nok ...".

Etter det anbefales det referere til omstendighetene, helst uavhengig av oss. Da trenger du hjelpe mottakeren med å redde ansiktet etter avslag ("ja, du trenger det ikke, tro meg ..."), foreslå et alternativ og viser at vi alle er like la døren stå åpen... I boka blir hver teknikk analysert med eksempler fra ekte bokstaver.

Vi fremsetter krav

En påstand om brev er en melding der vi viser til adressaten hans mangler eller feil. Formålet med kravet er å overbevise adressaten om å rette- og ønsket om å korrigere seg selv avhenger av bildet som forfatteren vises i.

For klagebrev er det også et sett med teknikker som lar deg kritisere uten å fornærme.

Først og fremst, kritisere handlinger, ikke adressaten (som et alternativ - selskapet selv, og ikke adressaten). Sammenligne:

"Du har ikke sendt designene i tide"

og

« Bygningskonstruksjon ble ikke sendt i tide. "

I det første tilfellet viser det seg at det viktigste for oss er at adressaten tar feil. Men det viktigste er at hans handlinger har skapt visse problemer for oss som må løses.

"Du er lat" vs. "Du er et stort talent, men latskap hindrer utviklingen din",

viser at vi vi forstår og sympatiserer deretter underbygge dine påstander (Vis at de er en virkelig nødvendighet, ikke bare vårt innfall).

Og til slutt ville det vært fint å gjøre felles søk etter en vei ut fra dagens situasjon, å tilby en gjensidig fordelaktig løsning og uttrykke håp for det bedre.

Innrømme skyld

Videre i boka vurderes hemmelighetene ved å tegne tilståelsesbrev og unnskyldningsbrev. Forskjellen mellom disse to er at vi skriver bekjennelsen før feilen i vårt arbeid blir oppdaget, og unnskyldningen - etter at vi er blitt påpekt.

Når du innrømmer skyld, er det viktig tenk positivt... I stedet for

"Rapporter umuligheten av rettidig oppfyllelse ...",

kan

"Rapporter problemer med implementering ...".

Før du går videre til en samtale om hva du mislyktes, må du definitivt snakk om dine nåværende prestasjoner.
Hvis problemet du bekjenner er lite, må du gjøre hele meldingen din om til en rapport generell stilling saker.
Hvis du blir gjennomboret alvorlig, bør du fortelle adressaten om dine prestasjoner etter å ha rapportert om vanskelighetene som har oppstått.

Når du innrømmer skyld, er det viktig å gjøre det klart at vi vi forstår hele omfanget av katastrofen og ikke sitte stille ved, men gjør vårt beste for å løse problemet.
Vi kan tilby vår hjelp til å rydde opp i dagens situasjon og viser at vi er på korreksjonsveien (tok konkrete tiltak for å sikre at dette ikke skjer igjen i fremtiden).

Avslutningsvis må vi nok en gang understreke vår vilje til å være sammen med adressaten til den bitre enden.

Skrive unnskyldningsbrev

Hvis vi må komme med unnskyldninger, så er det viktigste i dette tilfellet ikke å være direkte enig i beskyldningene og ikke komme med unnskyldninger for ikke å se ut som en omstridt og uhøflig.
Den mest kompetente strategien ville være å vise at vi ikke bestrider mottakerens rett til å være indignert og glatt gå videre til historien om hvor gode vi egentlig er.

Det er verdt å overbevise adressaten om at vi virkelig beklager spesifikt beskrive gjenstanden for anger.
Videre, i intet tilfelle uten å undervurdere omfanget av problemet, gå til bevise at vi har rett i fakta... Dette betyr å vise at vi prøver vårt beste for å løse problemet og allerede har tatt tiltak for å sikre at det ikke skjer igjen.

Det er viktig å gjøre det klart at vi ikke bare dumt å prøve å komme seg unna og gjemme oss bak på alle punkter, men vi tenker på å løse problemet og vi vil gjøre opp.

Vi øker effektiviteten av konklusjonen

Det anbefales å plassere essensen av brevet i konklusjonen, siden det er konklusjonen som huskes mest av alt. Memorering påvirkes av to parametere: korthet og lysstyrke.
Til øke lysstyrken Konklusjoner Sasha anbefaler tre hovedmetoder: bruk av metaforer:

“Vårt forslag forkorter prosjektets tidsramme” vs. "Vårt tilbud tillater" å kjøpe tid ""

bruker følelsesmessige ord:

seier, nederlag, støtte, kamp, \u200b\u200bproblemer, bedrag ...

og revurdere klisjeen:

"Hvis en bedrift strekker ut en hjelpende hånd til alle i nød, vil den snart gå verden rundt med utstrakt hånd."

Velge skrift

Valg av skrift kan påvirke oppfatningen av hele teksten. Fontene er delt inn i skrifter "Serif" og skrifttyper "Sans serif".


Serif-skrift snakker om respektabilitet, konservatisme og oppfattes best på papir.

Sans-serif - ungdommelig, moderne, mer egnet for skjermlesere. Du kan bruke en sans serif-skrift til overskrifter, selv om en serif-font brukes til brødteksten.

Kjøp en bok på OZON "e in

Et forretningsbrev er et av de viktigste kommunikasjonsverktøyene i enhver virksomhet. Et velskrevet forretningsbrev vil bidra til å skape et positivt inntrykk av selskapet. Og et analfabeter kan drepe hele omdømmet ditt. Vi har allerede skrevet om reglene for forretningskorrespondanse, la oss nå se på spesifikke eksempler på forretningsbrev.

Eksempel på forretningsbrev

Det er mange typer forretningsbrev - forretningsforslag, kravbrev, takknemlige brev, avslagsbrev, følgebrev, garantibrev, informativ og så videre. Prinsippene for samlingen deres skiller seg praktisk talt ikke fra hverandre. Se igjen på for å unngå feil.

Eksempler på takkebrev

Eksempel på garantibrev

Eksempel på svarbrev

Dette er et godt eksempel på hva et høflig avslagsbrev kan være:

Eksempel på et nyhetsbrev

Eksempel på kravbrev

Eksempler på brev på engelsk i virksomhetskorrespondanse

Akk, ikke alle har et høyt nivå av engelskferdighet. Og ofte blir ledere litt tapt når de trenger å skrive et forretningsbrev på engelsk. Hvis selv i russiske mennesker i korrespondanse ikke alltid kan forstå hverandre, hva kan vi si om fremmed språk? Den beste utveien i denne situasjonen er å søke etter lignende bokstaver og bruke passende setninger i brevet. For eksempel er her tre eksempler på forretningsbrev på engelsk: et takknemlig brev til en kunde, et brev som avklarer vilkårene for transaksjonen og et svar på et kjøpstilbud. Hver fil inneholder en versjon av brevet på engelsk og oversettelsen til russisk.
Last ned takknemlighetsbrevet til klienten på engelsk.
Last ned brevet med vilkårene for avtalen på engelsk.
Last ned svarbrevet til kjøpstilbudet på engelsk.

Forretningsbrevstruktur

En klar struktur er et essensielt kjennetegn ved et forretningsbrev. Det vil hjelpe mottakeren til raskt å forstå betydningen av det som er skrevet og redusere tiden det tar å lese den. Et forretningsbrev består av følgende hoveddeler:

1. Tittel (emnelinje). Overskriften til brevet skal inneholde dets korte formål eller essens. Du kan ikke bruke noen abstrakte setninger her. Det skal være klart for adressaten ved tittelen alene hva brevet handler om. For eksempel "Om endringer i prisene for levering av produkter" eller " Forretningstilbud om handelssamarbeid med XXX ".

2. Hilsen.Hilsenen "Kjære + navn, patronymisk!" Betraktes som tradisjonell i forretningsbrev. Navnet er imidlertid ikke nødvendig. Du kan også kontakte adressaten gjennom hans stilling: "Kjære Mr. Director!" Vær imidlertid oppmerksom på at å kalle ved navn reduserer den psykologiske avstanden noe og understreker det gode forretningsforholdet. Hvis brevet er adressert til en gruppe personer, er det tillatt å skrive "Kjære damer og herrer!", "Kjære partnere!" etc. Å bruke forkortelsene "Mr.", "Ms." eller initialer oppleves som respektløs, så prøv å unngå dette.

3. Uttalelse om formålet med å skrive et brev, dets essens, hovedideen.Dette er hoveddelen av brevet. Her skriver du direkte om selve grunnen til at du skrev brevet.

4. Dine forslag for å løse dette problemet, anbefalinger, forespørsler, klager.Forretningsbrev innebærer nesten alltid en viss reaksjon fra adressaten (bortsett fra rent informative brev). Derfor er det viktig å beskrive ikke bare selve problemet, men også å tilby dine egne muligheter for å løse det. Hvis du skriver en klage, kan du be om å treffe passende tiltak, hvis du tilbyr et samarbeidstilbud, og deretter beskrive mulige alternativer. Med et ord skal mottakeren av brevet ikke bare forstå “hva” du vil ha fra ham, men også forstå “hvordan” du foreslår å gjøre det. Da blir det et skikkelig forretningsbrev.

5. Kort sammendrag og konklusjoner. På slutten kan du oppsummere alt ovenfor. Det er imidlertid ikke alltid mulig å gjøre dette veldig kort. I dette tilfellet er det ikke verdt å skrive i flere setninger det du allerede har beskrevet i de to første avsnittene. Husk at forretningsvennens beste venn er kortfattet. Derfor er det i de fleste tilfeller nok å begrense oss til uttrykkene “Jeg håper på vellykket samarbeid”, “Jeg venter på svaret ditt i denne saken” og så videre.

6. Underskrift.Forretningsbrevet er signert med avsenderens posisjon, navn og etternavn med det tradisjonelle uttrykket "Vennlig hilsen." Andre alternativer er mulige: "Hilsen", "Vennlig hilsen din" og så videre, avhengig av nærheten til kontakten din med mottakeren. Uttrykket "Vennlig hilsen" er det mest universelle, så hvis du er i tvil om hvordan det ville være mer hensiktsmessig å abonnere, så bruk denne setningen, og du vil definitivt ikke gå glipp av det.

Det vil heller ikke være overflødig å legge til alternativer for kontakter med deg i signaturen: andre e-postadresser, arbeidstelefonnumre, skype. Fordelen med dette er ikke bare at mottakeren, hvis ønskelig, raskt kan kontakte deg på en praktisk måte, men også på den måten at du vil demonstrere din åpenhet og beredskap til å kommunisere med adressaten.

Og ikke glem at et offisielt brev først og fremst er et dokument. Derfor, når du forsømmer reglene for utarbeidelsen, ødelegger du omdømmet til firmaet ditt og deg selv som spesialist.

Til et forretningsbrev som hovedverktøyet for forretningskommunikasjon stilles først og fremst kravene til konkretitet og rasjonalitet. Dette skyldes miljøet i seg selv og normene som har utviklet seg i det. Det ser ut til, hvor er skjønnhet, og hvordan kan det forholde seg til et forretningsbrev?

Skjønnhet i allment akseptert forstand er harmonien til alle komponenter i et objekt eller fenomen. I denne forstand ligger skjønnheten i forretningsskriving i den harmoniske kombinasjonen av stil, innhold og mening. Et vakkert forretningsbrev tiltrekker adressatens oppmerksomhet i større grad. Eiendommen til skjønnhet har lenge vært kjent for å forårsake estetisk og følelsesmessig tilfredshet. Å tiltrekke seg oppmerksomhet til seg selv, til tross for strenge standarder og krav, er et vakkert forretningsbrev i stand til mer å oppnå sine mål enn et standardisert.

Så hvordan oppnår du skjønnhet og samtidig kortfattethet i et forretningsbrev?

Først av alt - stil. Bruk av etablerte uttrykk som kjennetegner den offisielle forretningsstilen er den enkleste måten å tilpasse seg den. "Vi informerer om at ...", "Forslaget ditt ble avvist av følgende grunner ...", "Vi ber deg oppriktig (om å gi et svar, ikke forsinke avgjørelsen)" og lignende. Det ser ut til at det ikke er noe enklere enn å kombinere de tre ovennevnte egenskapene ved å bruke et sett med generelt aksepterte eller til og med godkjent av GOST-formuleringer og -fraser. Og det fungerer bra, spesielt hvis du trenger å skrive enkel tekst.

Når et forretningsbrev blir multitasking, det vil si at det kreves å gi informasjon, og et uttrykk for en holdning, og en personlig forespørsel på samme tid, gjør tilstedeværelsen av skriftlige klisjeer arbeidet enklere, men du bør ikke stole på dem helt. For det første kan deres overflod påvirke skarpheten i oppfatningen av informasjon, eller på dagligdagsspråket legge til "vann" til teksten: "Ved å forbedre organisasjonen for betaling av lønnsrestanser, har selskapet forbedret kulturen til kundeservice, som igjen påvirket en økning omsetnings- og bruttofortjenesteindikatorer ”. Det samme kan uttrykkes mye mer konkret og enkelt: “Betaling i tide lønn påvirket kvaliteten på kundeservice, noe som gjenspeiles i en økning i omsetning og en økning i bruttofortjeneste. "

For det andre krever selv standardfraser som entydig oppfattes i forretningsmiljøet spesiell oppmerksomhet i bruken, spesielt i følelsesmessig fargede semantiske blokker med offisielle bokstaver. Emosjonell farging i forretningskorrespondanse er snarere av karakteren av høflighet og "humanisering" av en ganske tørr offisiell forretningsstil. Du skal ikke være redd for det, men du skal heller ikke misbruke det.

Følelsesmessig fargede ord og uttrykk kan gi en positiv eller negativ vekt på en tekst, avhengig av situasjon og mål.

Formalisert ordlyd: "Vi uttrykker vår takknemlighet til deg og spesialistene til OJSC" Flipper "for en grundig studie av det foreslåtte av oss utkast til kontrakt for utførelse av anleggs- og installasjonsarbeid."

Følelsesmessig farget ordlyd (positiv): "Vi er ekstremt takknemlige for deg og spesialistene til OJSC" Flipper "for en grundig studie av vårt foreslåtte utkast til kontrakt for implementering av anleggs- og installasjonsarbeid."

Formalisert ordlyd: "Hvis din stilling til de spesifiserte punktene i vedlegget ikke blir revidert, vil vi bli tvunget til å nekte å samarbeide med ditt handelsselskap."

Følelsesmessig farget ordlyd (negativ): "I tilfelle du nekter å revidere de spesifiserte punktene i vedlegget, må vi dessverre nekte å samarbeide med ditt handelsselskap."

I begge eksemplene er stilen til offisiell forretningskorrespondanse bevart. Samtidig formidles holdningen til hendelser ved å bruke standarduttrykkene for denne stilen.
Tilstedeværelsen av semantiske blokker med forskjellig følelsesmessig farge i en bokstav har lenge vært en norm som illustrerer kunnskap og overholdelse av forretningsetikettens regler.

For eksempel å uttrykke respekt for adressaten på en positiv måte og uttrykke dine virkelige problemer eller bekymringer negativt: “Vi er veldig takknemlige for ditt raske arbeid, for å ta hensyn til våre ønsker, samt for å aktivt søke et kompromiss om forskuddsbeløpet. Dessverre, det foreslåtte nye alternativet for størrelsen på forskuddsbetalingen (...% av den totale kostnaden transporttjenester) er uakseptabelt for oss. Dette beløpet ser ut til å være urimelig høyt. Etter vår mening fungerer ikke den moderne praksisen med kontraktsforhold i tjenester av denne typen med forskuddsbetalinger over ...% ”.

Betydelig nøyaktighet i skrivingen er en av de viktigste komponentene i korthet og perfeksjon. Fakta, argumentasjon, konsistens - alt dette er kjent for de som driver forretningskorrespondanse. Enkel presentasjon vil bidra til å oppnå maksimalt informasjonsinnhold og klarhet. Justifisert av den offisielle forretningsstilen, endrer vektingen av ordningen "emne + predikat" selvfølgelig ikke innholdet og betydningen, men det gjør ikke alltid teksten konkret og lett å forstå.

Setningen “Det kompliserer og forvirrer regnskap, øker kostnadene” er klarere og mer harmonisk enn “Dette fører til komplikasjon og forvirring av regnskap, samt øker kostnadene”. Langsiktede, polysyllabiske talekonstruksjoner, mange ord der det er fullt mulig å bruke en, laster den allerede kompliserte offisielle forretningsteksten: "Våre ansatte gjør arbeid" - "Våre ansatte jobber"; “Den delen av lokalet, som er en kontordel” - “Kontordelen av lokalet”; "Etter å ha returnert" - "Returner (refusjon)". I tillegg vil språklig mangfold gjøre det mulig å finne nøytrale erstatninger som er ganske passende i stil: "på forhånd - på forhånd", "en hendelse skjedde - skjedde", "en hendelse - en hendelse", "tilstrekkelig - ekvivalent". Hvis det tvert imot er behov for å gi bokstaven betydning og betydning, trenger du ikke å ty til forenkling. Det viktigste er ikke å gjøre veldig alvorlige feil i ordbruken og overvåke riktig bruk av ordene som ofte brukes i den offisielle forretningsstilen. Her er eksempler som du bør være spesielt oppmerksom på: "ledig stilling" (ledig - fri, ubyttet stilling); "Prisliste med priser" (prisliste - en liste over priser); “Merkelig paradoks” (et paradoks er et merkelig fenomen eller mening); "I april måned" (ordet april inneholder allerede begrepet en måned); "Første møte" (møte er første møte).

Formålet eller betydningen av brevet bestemmer både innholdet og stilen. Til tross for at det er en rekke alvorlige krav til forretningsbrev av kommersiell og ikke-kommersiell art, er det ikke mulig å kombinere dem i et eneste stivt kompleks. Målene, målene og nyansene i situasjonen dikterer sine egne forhold for å skape et forretningsbudskap. Språkforskere og psykolingvister anbefaler hver gang før du skriver å stille deg selv spørsmålet: "Hva vil jeg si med dette brevet?" eller "Hva trenger jeg å si med dette brevet til adressaten?" Etter å ha fullført teksten, ville det være bra å lese den på nytt og prøve å plassere deg selv i stedet for mottakeren. Vil han lese nøyaktig hva du ønsket å si? Hvis alt stemmer overens, kan du sende. Men hvis en blir unnfanget, men det viser seg helt annerledes, bør du ta hensyn til ordene og uttrykkene som endrer betydningen av meldingen. Djevelen er som sagt i detaljene. Ta to setninger skrevet til en klient selskapet ikke er villig til å miste: “Dessverre kan ikke din forespørsel imøtekommes” og “Din forespørsel kan ikke innfris”. Etter å ha lest dem, blir det åpenbart at den første frasen er mer å foretrekke, både når det gjelder forretningsetikett og formål. Hun uttrykker større respekt for adressaten, "humaniserer" budskapet, understreker viktigheten og betydningen av klienten, informerer om forfatterens holdning til situasjonen. Å bruke den andre setningen er mer egnet for bokstaver der målet om å beholde mottakerklienten ikke er verdt det. Innledende ord og riktig valgte verb er spesielt viktige i de såkalte kommersielle brevene eller bokstavene med hensikt: forslag til brev, presentasjonsbrev, anmodningsbrev, klagebrev, som adressaten forventes å motivere fra til enhver handling. Uttrykkene "Vi ber deg vurdere vårt kommersielle tilbud" og "Vi inviterer deg til å vurdere vårt kommersielle tilbud" har helt forskjellige semantiske og emosjonelle meldinger takket være ett ord. Noen ganger kan feil ord forvride betydningen av bokstaven, skape muligheten for tvetydighet eller gi teksten en uønsket tone. "Du oppfyller ikke forpliktelsene dine" - hardt, beskyldende, kategorisk. “Forpliktelsene du har påtatt deg blir ikke oppfylt” - faktum er fortsatt, og den nøytrale fargen på uttrykket er mer befordrende for søket etter et kompromiss i arbeidssituasjonen. Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot meldingene som brukes i forretningskorrespondanse. Som ble i i det siste trendy streve for forenkling og tap av underordning i rammen av et forretningsbrev er helt uakseptabelt. Selv om du stoler på hilsenen "Hallo!" i korrespondanse med utenlandske kolleger, ikke glem at dette ordet ikke bare er oversatt som “hei” eller “hei”, men også “hei”. Å henvende seg til adressaten ved hjelp av "hilsener" mister fullstendig hele betydningen av en forretningsmelding.

Både språklige teorier og de som er skapt av praksis beste prøver forretningsbrev viser at ressursen til det moderne russiske språket er bred nok og lar deg lage vakre, elegante og samtidig informative og spesifikke tekster i forretningskorrespondanse.

Det handler om mer praksis, kommunikativ og språklig intuisjon og avhengighet av eksempler. Også, regelmessighet og å streve etter fortreffelighet i sitt arbeid er gode assistenter i å skape vakre forretningsbrev.

Ekspertuttalelser:

Jeg tror at skjønnheten til et forretningsbrev først og fremst ligger i harmonien til komponentene. Det vakre med et forretningsbrev er kortfattethet, nøyaktighet og ikke-overveldende tekst.

Kortfattethet tvinger forfatteren av brevet til å formulere emnet og innholdet i dokumentet tydeligere, unntatt unødvendige ord som ikke inneholder unødvendig informasjon. Og her gjenspeiler prinsippet "kortfattet talentets søster" perfekt kravene for å skrive forretningsbrev. Og jo tydeligere du uttrykker ideen din i brevet, jo raskere vil adressaten forstå hva du vil ha fra ham. Et velformet og sammensatt brev er et tegn på profesjonalitet og respekt for respondenten din.

Det antas at volumet av et velskrevet forretningsbrev ikke skal være mer enn en side med utskrevet tekst.

I tillegg, ikke glem at den russiske handelshøyskolen er forskjellig fra den vestlige. Den såkalte “vi nærmer oss” (flertall verb) er karakteristisk for den innenlandske praksis med forretningskorrespondanse. I den vestlige handelshøyskolen er det oftere "Jeg nærmer meg". Det manifesterer seg i bruken av det personlige pronomenet "jeg", verb i entall. nummer i form av første person og individuelle appeller.

For å komponere forretningsbrev kreves et visst nivå av kultur og profesjonelle ferdigheter, som er enkle å tilegne seg ved stadig å øve eller ta tematiske opplæringer.

Men når du velger opplæring i forretningsskriving, spør arrangørene: hva slags brev vil de lære deg å skrive? Det hender ofte at de på slike opplæringer gir strukturen og stilen til å skrive reklamebrev, og ikke offisielle forretningsbrev. Og dette er absolutt to forskjellige typer skriving!

Ignatieva Elena Sergeevna, forretningskonsulent innen etikette og image, coach. Daglig leder konsulentgruppe "Ardis".

Medlem av National Association of Protocol Specialists. MBA-lærer for kurset "Internasjonalt forretningsetikett"," Kontorarbeid i selskapet "" Regler for forretningskorrespondanse ". Forfatter av over 70 publikasjoner i forretningspressen.

Når jeg mottar et forretningsbrev, betyr ikke skjønnheten noe for meg. Jeg tar ikke en gang hensyn til stilen. Gjennom årene har jeg lært å hente ut informasjonen jeg trenger fra hvilken som helst tekst, for å lese bare fakta. Når det gjelder situasjonen når jeg trenger å skrive et forretningsbrev selv, bruker jeg etablerte maler. Selvfølgelig er jeg kjent med stilen og reglene for forretningskorrespondanse. Imidlertid etter klareringskravene teknisk dokumentasjon, kravene for å skrive forretningsbrev synes for meg noe betinget, bortsett fra, selvfølgelig, deres design, der alt er ganske seriøst. Først og fremst sørger jeg for at brevet ser seriøst ut og bare inneholder spesifikk informasjon. Kanskje det er mangel på tid, kanskje det bare er en hjelpeferdighet for meg. Yrke avgjørende i i dette tilfellet... For meg, som tekniker og leder, er tall og fakta viktigere.

Kepper Dmitry Nikolaevich, kandidat for teknisk vitenskap Revisor for styringssystemer ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 teknisk direktør for CJSC Innovative Technical Solutions.