Følgebrev til settet med teknisk dokumentasjon. Eksempler på følgebrev

Virksomhet 19.01.2020
Virksomhet

Mange dokumenter sendt med post inneholder et følgebrev. I denne artikkelen vil vi se nærmere på dens formål, designregler og eksempler.

Fra dette materialet vil du lære:

  • hva er følgebrev for dokumenter;
  • hvordan ordne følgebrev for dokumenter;
  • liste over vedlagte dokumenter.

Hva er følgebrev til dokumenter

Overføringsbrev er et obligatorisk attributt når du sender en pakke med dokumenter. Det har flere formål samtidig.

Bekreftelse på sending. Følgebrevet for dokumentene er registrert i selskapets utgående dokumenter og har tilsvarende nummer. Dermed registreres det faktum å sende dokumenter på grunnlag av dette brevet. Videre registrerer adressaten også dette brevet og dokumentpakken som er vedlagt det.

Liste over vedlagte dokumenter. Hvert følgebrev i retning av dokumentene må inneholde en fullstendig liste og antall eksemplarer.

Instruksjoner for håndtering av dokumentasjon. Det er viktig å forstå at når du sender dokumenter, kan noen av dem returneres. I dette tilfellet skal følgebrevet angi hvilke handlinger som må gjøres: les dokumentene, godta, fyll ut, signer og gå eller send tilbake. Husk at du i tillegg til disse formålene kan bruke spesielle frimerker.

Først må du fylle ut adressedelen. Den angir selskapets navn, navn, adresse, etternavn og initialer til den ansatte og hans stilling (hvis dokumentene sendes til en bestemt person). Deretter må du spesifisere datoen og nummeret på det utgående dokumentet.

Den første delen av innholdet i brevet skal være en melding om sending av dokumenter. Det begynner med ordene: "Vi dirigerer deg ...", "Vi presenterer deg ..." osv. Etter det kan du spesifisere formålet med å sende dokumentene (for gjennomgang, utfylling, godkjenning osv.). Hvis ett dokument er vedlagt brevet, kan det angis i denne delen, hvis flere - du kan bruke konseptet "dokumentpakke", hvis sammensetning vil bli beskrevet nedenfor.

Den andre delen av innholdet består av spesifikke oppgaver for arbeid med dokumenter. For eksempel kan den inneholde instruksjoner om hvilke forekomster du skal returnere, hvilke som krever signatur, etc.

Som du kan se fra eksemplet, kan fristene for gjennomføring av dokumenter også angis i følgebrevet.

Det meste en viktig milepæl i utformingen av følgebrevet er et merke på tilstedeværelsen av søknader. Merket er plassert etter slutten av teksten til bokstaven, ikke lavere enn 2-3 linjer. Merket må inneholde navnet på dokumentet, antall vedlagte kopier og antall ark.

Søknadsmerkemå ha en komplett liste over vedlagte dokumenter, antall kopier og ark. Hvis vedlagte dokumenter er bundet eller bundet sammen, er det ikke nødvendig å angi antall ark (bare antall eksemplarer er angitt).

Det skal også forstås at når du spesifiserer navnet på vedlagte dokumenter i teksten til følgebrevet, er det ikke nødvendig å angi dem igjen i vedleggene. PÅ i dette tilfellet tilstedeværelsen av et vedlegg (vedlegg 1,2 osv.), antall ark og kopier er ganske enkelt angitt.

Inventar over vedlagte dokumenter

Det er en mulighet for at antall dokumenter som er vedlagt følgebrevet, kan være så stort at merket om vedlegget ikke er inkludert i brevarket. I dette tilfellet anbefaler vi at du lager en oversikt over vedlagte dokumentasjon på et eget ark. Når du lager en oversikt, er sammensetningen av pakken med dokumenter som er vedlagt brevet angitt i den. I notatet om vedlegg i følgebrevet er en oversikt over vedlagte dokumenter og antall ark angitt. Dette gjøres som følger:

Påføring: i henhold til varelageret for 2 liter.

Etter attributtet "Merk av tilstedeværelsen av vedlegg" er attributtet "Signatur" til den ansatte som skrev brevet.

Forretningsetikett dikterer å skrive følgebrev (eller som de også kalles medfølgende brev) når du sender dokumenter til partnere, til offentlige etater og i andre tilfeller. Dette er spesielt praktisk i situasjoner der det er nødvendig å bekrefte overføringen av pakken til adressaten, ta hensyn til de grunnleggende punktene, formidle en forespørsel eller en guide til handling, og også fikse tidsrammen for responshandlinger. Hele viktig informasjon kan angis i den medfølgende notatet.

Oftest utstedes eskorte:

  • under overføring viktige dokumenter (for eksempel tilbake etter signering);
  • til forsoningsloven;
  • til det kommersielle tilbudet;
  • til dokumentasjonen til skattekontoret;
  • til rapporter, skjemaer og forespørsler fra tilsynsmyndigheter;
  • til utøvende dokumentasjon;
  • til HR-dokumentasjon.

Du kan skrive dem både når du overfører dokumenter personlig, og når du sender med kurer, vanlig post eller e-post.

Som regel utarbeidet av den ansatte eller organisasjonssekretæren som er ansvarlig for de sendte dokumentene. En signatur er nok for sertifisering, men du kan også sette et segl. I dag er ikke organisasjoner pålagt å ha rundt stempel (82-FZ datert 06.04.2015). Forsegling skjer etter selskapets skjønn, med mindre mottakeren ber om det (for eksempel finansinstitusjoner).

Separat vil vi trekke frem en annen viktig funksjon av eskorte - en oversikt over dokumenter som sendes til adressaten. Det anbefales å liste opp alle papirene nøye, ikke bare med fullt navn, men også på hvor mange ark de er tegnet, om det er vedlegg og hvilke, hvor mange kopier av hvert dokument som ble sendt. Hvis papiret senere går tapt, vil medfølgende papir bekrefte at du har overlevert det til adressaten. Derfor er det viktig å lage en eskorte i to eksemplarer og be mottakeren om å angi dato og klokkeslett for mottak på kopien, samt avtale med varelageret.

Følgebrevstruktur

Korrespondanse fra organisasjoner er regulert av GOST R 6.30-2003 datert 03.03.2003. Strukturen og detaljene kan variere i detalj, avhengig av type eskorte, men generelt ser de slik ut:

  1. Adressat (navn og adresse på organisasjonen, navn og stilling til den ansatte dokumentene sendes til).
  2. Antall og dato for anke.
  3. Innhold.
  4. Liste over vedlagte dokumenter.
  5. Verifier.
  6. Kontakter.

Ledsagedokumenter er nummerert i henhold til reglene for organisasjonens kontorarbeid, samt annen korrespondanse. For tiden er reglene for kontorarbeid knyttet til interne problemer i bedriften og er etablert lokale handlinger... Gosstandart-reglene krever at selskaper formulerer og fastsetter prinsippene for kontorarbeid (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Når du sender en eskorte som svar på adressatens anke, kan du angi utgående nummer og dato under varenummeret. Du kan også starte teksten med uttrykket: “På anke ref. Nei ... fra ... ".

I tilfeller der kommunikasjon skal foregå med den direkte utøveren, må kontaktene hans være angitt. Denne informasjonen legges oftest inn i nederste venstre hjørne av skjemaet. Det anbefales å angi etternavn, initialer (full eller kort), telefonnummer eller e-postadresse.

La oss finne ut hva vi skal skrive i følgebrevet. Det anbefales å starte teksten med setningene: "Vi sender deg ...", "Vi sender deg ..." etterfulgt av et kort generalisert navn på papirene som akkompagnementet er vedlagt. Navngivningen av hvert element i denne delen av teksten er valgfri, siden en annen seksjon er gitt for dette.

  • vennligst bekreft kvittering;
  • vennligst signer og returner i tide;
  • vær enig og kom tilbake med kommentarer eller send en protokoll om uenigheter;
  • bruk i samsvar med det tiltenkte formålet;
  • vær sikker på sikkerheten konfidensiell informasjon;
  • vennligst informer i den etablerte rekkefølgen.

Det er ikke forbudt å markere viktige steder med fet skrift eller kursiv for å skape vekt.

Liste over vedlagt dokumentasjon

Listen over verdipapirer som overføres til mottakeren er gitt etter teksten med en enkel liste med nummerering av hver posisjon. Når du designer en liste, er det viktig å huske at hvert element er unikt. I dette tilfellet anbefales det å angi detaljene. Avhengig av formålet med følgebrevet, kan søknaden utarbeides med en angivelse av antall kopier og ark i hvert dokument, eller ved generell telling.

For eksempel:

  1. Kontrakt nr. 4 datert 01.06.2017 i 2 eksemplarer. på 10 ark.
  2. Teknisk oppgave b / n datert 01.06.2017 i 1 eksemplar. på 3 ark.

Totalt 2 dokumenter på 13 ark.

Følgebrevdesign

I henhold til allment aksepterte normer for korrespondanse er all utgående korrespondanse tegnet på organisasjonens offisielle brevpapir med angivelse av navn, detaljer, full postadresse (dette er spesielt viktig hvis svar forventes med vanlig post) og annen kontaktinformasjon.

Det er ingen krav til utforming og innhold av teksten, brevet er tegnet i fri form. Men reglene må følges forretningskorrespondanseog unngå tvetydighet i ordlyden.

Hvert selskap, uavhengig av størrelse og omfang, må følge forretningsetikken. Dette snakker ikke bare om hennes juridiske ferdigheter, men bekrefter også statusen til en seriøs motpart som overholder alle reglene i forretningsmiljøet. En integrert del av forholdet mellom kjøpere, selgere og andre markedsaktører er overføringsbrev.

Når du sender dokumenter med posten, må du nødvendigvis legge ved et følgebrev til dem. Noen firmaer som ikke vil kaste bort tid, kan protestere og si at denne typen arbeid er meningsløs. Vil de ha rett? Selvfølgelig ikke.

1.
2.
3.
4.

Rollen som følgebrevet for dokumenter

Rollen til følgebrev i moderne forretningskultur er stor:

  • For det første, etter å ha sett følgebrevet, vil ikke motparten se bort fra korrespondansen han mottok. Tross alt vil den inneholde et utgående nummer. Og dette betyr at personen som mottok brevet er forpliktet til å skrive det ned i sin journal over innkommende dokumenter. Derfor kan du som avsender ringe mottakerens nummer noen dager senere og spørre om en pakke med dokumenter med det angitte utgående nummeret har kommet til ham.
  • For det andre, i følgebrevet, kan du tydelig skrive hvilke dokumenter som skal sendes tilbake til deg med signaturer. Tro meg, du vil ikke bare gjøre livet ditt enklere (som praksis viser, motparten glemmer alltid hvilken som helst kopi av dokumentet), men hjelper også mottakeren med å raskt samle inn dokumenter for sending.
  • For det tredje vil ikke motparten fortelle deg at han ikke mottok noe dokument. Fordi Du angir i følgebrevet alle vedlegg (med nummer og dato) du sender, mottakeren vil ikke kunne erklære at han for eksempel ikke mottok protokollen om uenigheter i kontrakten.

Utarbeider et følgebrev ikke regulert av forskriftsdokumenterså det er ikke noe mønster. Du kan ordne følgebrevet etter eksemplet som vises på slutten av artikkelen.

Dette brevet er samlet i hvilken som helst formDu må imidlertid vurdere noen punkter:

  • Brevet må skrives ut på brevpapir.
  • I øvre høyre hjørne angir du hvem følgebrevet er adressert til.
  • Øverst i venstre hjørne skal det utgående nummeret skrives ut med datoen brevet ble samlet.
  • Sørg for å skrive det du sender dokumenter til motparten for. Hvis du for eksempel sender en leveringskontrakt til en kjøper, må du indikere at du ber motparten om å gjøre deg kjent med innholdet, og deretter sende kontrakten per post med forseglingen og signaturen til lederen. I tillegg nevner du at i tilfelle uenighet med noen punkter, kan kjøperen utarbeide en protokoll for uenigheter og sende den i duplikat.
  • Ikke glem forretningsetikken, inkludert i brevet slike ord og uttrykk som "respektert", "vi ber deg", "med respekt".

Hvem skal signere følgebrevet

Hvis du er interessert i hva hvem som skal signere følgebrevet, så er det flere alternativer. Når direktøren sender brevet sammen med kommersielt tilbud om samarbeid, så må han selvfølgelig signere det. Tross alt, faktisk blir korrespondansen utført mellom to ledere.

Hvis følgebrevet er utarbeidet av en regnskapsfører for å sende primære dokumenter til motparter, er det bare hovedregnskapsføreren som skal signere det. I dette tilfellet må brevet indikere at dokumentene er ment for hovedregnskapsfører for motpartsforetaket.

På slutten av følgebrevet må du oppgi din kontaktinformasjonslik at mottakeren av korrespondansen kan kontakte deg i tilfelle spørsmål angående mottatte dokumenter.

Følgebrev til dokumenteksempel

* Klikk på bildet for å se full bildestørrelse

Et følgebrev er en type forretningsbrev som er vedlagt de sendte dokumentene, salgsforslag, CV.

Registrering av følgebrev er ikke et obligatorisk krav til kontorarbeid, men det er ønskelig for avsenderen, da det inneholder en rekke nødvendige detaljer:

  1. Avreisedato, som om nødvendig vil bevise at dokumentene ble sendt i tide;
  2. en liste over dokumenter som skal sendes, som vil gjøre det mulig å spore deres tilstedeværelse hos mottakeren;
  3. mottakeren er forpliktet til å registrere den hos seg selv, som lar deg kontrollere tidspunktet for utførelsen.

For å være trygg ved mottakelse, kan pakken med dokumenter sendes med anbefalt post, noe som garanterer mottakerens personlige signatur.

Hvordan fylle ut et følgebrev, et utvalg av utkast

  • Innledning, som angir tittelen på brevet, dets formål, appell til adressaten;
  • Nøkkeldel, som inneholder en beskrivelse av hovedideen til brevet;
  • Fullføring, der detaljene til avsenderen er angitt - hans posisjon, fullt navn, signatur.

Teksten til følgebrevet har ikke et obligatorisk skjema, men det er usagte regler:

  • følgebrev til dokumenter inkluderer en liste over dokumenter som sendes;
  • teksten i brevet til CV bør interessere arbeidsgiveren;
  • teksten i brevet til salgsforslaget - for å tiltrekke seg oppmerksomhet fra kjøperen

Du kan tegne et følgebrev både på et skjema som inneholder alle detaljene til en organisasjon eller en person, eller på et blankt ark.

Hvordan du styler et følgebrev stilistisk, tips vil hjelpe:

  • Listen over sendte dokumenter må være i entall - enten i brevet eller i vedlegget;
  • Brevet og tilhørende papirer til det sendes på en måte - enten på papir eller i elektronisk form;
  • Tittelen "følgebrev" er ikke skrevet, tittelen "Om retning ..." brukes.

Hvordan ordne følgebrev for dokumenter

Følgebrev til dokumenter - et brev som angir de sendte dokumentene og hvilke tiltak mottakeren må ta i forhold til disse dokumentene.

Når du fyller ut et følgebrev for dokumenter, følges følgende struktur:

  • Navnet på adressaten, navnet på selskapet er skrevet i overskriften;
  • Skriv deretter dato, utgående nummer og tittel på brevet;
  • Deretter henvender de seg til adressaten ved å bruke ordene "send", "send", present ", hvoretter navnene på dokumentene, deres nummer og datoer er oppført;
  • Angi videre hva som skal gjøres i forhold til dokumenter;
  • Brevet kan inneholde en forespørsel om en pakke med dokumenter, for eksempel om retur eller annet;
  • Dette følges av applikasjonsnotatene;
  • Avslutt følgebrevet med avsenderens navn, tittel og signatur.

Følgebrevet er vanligvis tegnet på selskapets brevpapir.

Eksempel på følgebrev

Posisjon
Selskapsnavn
Fullt navn
Opprinnelsesdato N

Kjære ________________!

Vi sender deg _________________ dokumenter (dokumentets navn, nummer og dato) fra ______ (vedlegg er angitt). Følgende er en instruksjon om hva som må gjøres med disse dokumentene.

Applikasjoner:

Den nummererte listen viser navnene på dokumentene, antall eksemplarer og totalt antall ark.

Avsenderens stilling ________

Underskrift ________________

Initialer, etternavn _______________

Hvordan du kan utforme et følgebrev for et CV. Prøve

I følgebrevet til CV-en viser avsenderen informasjon om sine profesjonelle kvaliteter, suksess, beste sidene din personlighet. Alt dette tar sikte på å interessere arbeidsgiveren.

For eksempel kan du ordne et følgebrev for et CV som dette:

  • Dokumentets leder angir det fulle navnet, stillingen til personalrepresentanten eller direktøren for selskapet, navnet på selskapet.
  • Dette etterfølges av en appell: "God ettermiddag!", Eller "Hei!"
  • Videre bør det skrives hvilken stilling søkeren vil innta, hvordan det ble kjent om det. Du kan også berøre de positive sidene ved selskapet.
  • Så bør du nevne hvorfor dette selskapet ble valgt, beskrive dine kvaliteter i yrket og annen nyttig kunnskap.
  • Så bør du uttrykke takknemlighet for oppmerksomheten til brevet.
  • Avslutningsvis uttrykker de sin respekt, oppgir sitt fulle navn og kommunikasjonsmetode.

Eksempel på følgebrev

Hei, kjære (r) _____________ (adresse etter navn eller etter navn og patronym)!

På nettstedet (angi kilden til informasjon om ledige stillinger) fikk jeg vite at ledigheten er _______.

Med tanke på vilkårene som ble gitt kandidaten, konkluderte jeg med at jeg kan jobbe i denne stillingen i din bedrift, med tanke på at jeg har erfaring innen dette området.

Lønnsnivået jeg søker på er _________.

Detaljer om mine profesjonelle prestasjoner er vedlagt i CV-en. Jeg vil gjerne møte og fortelle deg i detalj om min arbeidserfaring innen personlig kommunikasjon. Du kan kontakte meg _______ (kontakter er angitt).

Takk for oppmerksomhet og tid.

Med vennlig hilsen (angi etternavn, navn, patronymic i sin helhet).

Hvordan lage et følgebrev for et salgsforslag

I et følgebrev til handelsforslag i en kortfattet form satt ut en invitasjon til samarbeid. Det gjøres opp hvis selve tilbudet har et stort volum.

  • Begynn å skrive et brev med en appell til en representant for selskapet.
  • Deretter beskriver de selskapet, tilbudet, hvordan fellesarbeidet og kontaktene vil være til gjensidig fordel.
  • Skrivingen av brevet avsluttes med et uttrykk for respekt og indikerer koordinatene til avsenderen.

Eksempel på følgebrev

God ettermiddag, kjære (r) ___________ navn, patronym!

Jeg er glad for å ønske deg velkommen til firmaet (firmaets navn), så vil vi fortelle om typen virksomhet Vi sender vilkårene for vårt partnerskap med deg for din vurdering.

Vårt tilbud:

  • Oppregning av hovedtrekkene ved forslaget.
  • Vedleggene er (liste over vedlagte dokumenter).
  • Vi vil gjerne svare på spørsmål på (angi kontakter).

Din kjære,
Avsenderens posisjon
Etternavn Fornavn

Det anbefales å lage et følgebrev for et salgsforslag på selskapets brevpapir.

I tillegg til forretningsbrev må en entreprenør regelmessig sende forskjellige dokumenter til myndighetspersoner og hans motparter. Dette kan være kontrakter, fakturaer, protokoller, reklamemateriell ... Noen ganger kan disse papirene sendes uten medfølgende varsler og forklaringer, men det er bedre å handle mer forsiktig og legge ved et følgebrev til dokumentene.

Hva er det og hva er det til?

Et følgebrev for dokumenter er en type forretningsbrev som viser og kort beskriver dokumenter (først og fremst de som ikke har en adressedel) sendt til adressaten. Den medfølgende meldingen angir navnene på alle sendte dokumenter, og inneholder også instruksjoner (eller anbefalinger) om hva mottakeren skal gjøre med disse papirene.

Et følgebrev tjener tre formål:

  1. Bekrefter faktumet med å sende dokumenter. Vedlegget indikerer full liste sendte papirer, slik at adressaten ikke vil kunne hevde at han ikke mottok noen viktig handling.
  2. Gir nødvendige forklaringer til mottakeren. Teksten må inneholde instruksjoner om hvordan du skal håndtere visse papirer: signere, forsegle, gjøre endringer og returnere til avsenderen, etc.
  3. Lar deg bestemme forfallsdato takket være registreringsdata.

Når kan du ikke gjøre uten dette dokumentet?

  • i forretningsforhold med entreprenører og partnere (arbeidsflyt er uunngåelig her);
  • når du avklarer selvangivelsen;
  • når du inngir et krav til voldgiftsrett;
  • når du kontakter banken (i noen tilfeller).

La oss analysere de oppførte elementene mer detaljert.

Hvorfor trenger du et brev til embetsmenn?

Svært ofte kreves et slikt brev av ansatte i Federal Tax Service. Det mest interessante er at det ikke er noen slike krav i avgiftskoden, og inspektørene selv har uoffisielt innført praksisen med å sende inn en revidert erklæring sammen med en tilhørende melding. I følgebrevet krever de at du oppgir årsakene til justeringene i rapporteringen. Dessuten, jo mer signifikant feilen er, desto flere detaljer må forklares.

Ideelt sett bør gründeren få forklaringer på hver reviderte linje i erklæringen. Hvis det er for mange av dem, kan du bare angi det totale beløpet for skatt, tilleggsgjeld og renter. I tilfelle tillegg, sammen med disse dataene, må brevet inneholde detaljene i de tilsvarende betalingsordrene (eller til og med legge ved kopier av betalingene selv). Generelt krever skatteetaten en nesten lang forklarende merknad, men det kalles fortsatt følgebrev. Dette er feil, men hva kan du gjøre.

Når du søker til voldgiftsretten, er denne meldingen vedlagt påstanden. Sammen med et krav må forretningsmenn alltid sende inn en haug med dokumenter - utdrag, konstituerende papirer, kopier av kontrakter osv. Alle disse dokumentene må være oppført i følgebrevet, ellers godtas ikke kravet på grunn av brudd på den etablerte prosedyren.

Bankene krever brev når de åpner en løpende konto eller i tilfeller der viktige endringer skjer med selskapet (for eksempel sammensetningen av deltakerne, organisasjons- og juridisk form osv.). I alle disse tilfellene tar gründeren med en pakke med grunnleggende dokumenter, hvis liste er angitt i den medfølgende meldingen.

Struktur og detaljer

Ikke tro at følgebrevet bare er et ekstra varsel som egentlig ikke betyr noe. Nei, dette er en fullverdig offisiell melding, derfor bør den utarbeides etter de samme prinsippene som et klassisk forretningsbrev. Det må skrives på brevpapir med tildeling av utgående registreringsnummer. Det er ingen enhetlig form og et enkelt utvalg, så når de tegner seg stoler de vanligvis på generelle prinsipper forretningsmeldinger.

Strukturen er slik:

  • øverst (i overskriften) posisjonen, informasjon om selskapet (eller om det territoriale offentlig etat) og fullt navn på mottakeren og avsenderen;
  • nedenfor er datoen for utarbeidelse og nummeret på dokumentet, og deretter skrives tittelen;
  • i innholdsdelen følger en anke til adressaten;
  • deretter - listen over applikasjoner;
  • helt nederst - posisjon, signatur og etternavn med avsendernes initialer.

Hele listen over detaljer ser slik ut:

  • navnet på organisasjonen din (fullstendig og forkortet);
  • referansedata om selskapet;
  • organisasjonskode;
  • OGRN / INN;
  • registreringsnummer bokstaver;
  • informasjon om adressaten (ikke så fullstendig som om firmaet ditt - det er nok å angi posisjon, organisasjonens navn og fulle navn);
  • dato;
  • tittel;
  • signatur;
  • merker om kunstneren og tilgjengeligheten av applikasjoner.

Siden det ikke er noe etablert utvalg av brevet, kan ikke disse detaljene kalles obligatoriske. Hvis du sender et brev med dokumenter til partnere og entreprenører, trenger du ikke å fullstendig beskrive all informasjon om selskapet ditt. Overskriften er heller ikke alltid skrevet - den kan godt bli erstattet av en adresse som "Kjære Ivan Ivanovich!" Men når du skriver et følgebrev for dokumenter til skattekontoret, er det bedre å bruke alle detaljene.

Hoveddelen av brevet er en liste over vedlegg. Teksten er kort og inneholder to deler:

  • melding om sending av dokumenter;
  • be om rettidig svar (eller om fortrolighet, godkjenning, retur av en signert kopi - basert på formålet med å sende papirene).

Teksten til meldingen begynner med standardfraser:

  • "Vi sender deg";
  • “Vi presenterer for deg”;
  • "vi sender deg".

Navnene på dokumentene og deres forutsetninger er også angitt her: dato og nummer. I andre del av brevet må du fortelle mottakeren hvordan han skal disponere dokumentene. For eksempel:

  • "Vennligst signer, forsegl og send en kopi til adressen vår ...";
  • “Vi ber deg gjøre deg kjent med de sendte handlingene så snart som mulig og informere om din beslutning”;
  • "Jeg ber deg sende et svarbrev en kopi av behørig henrettet ...";
  • etc.

Den siste delen er tegnet opp i henhold til standardskjemaet: til venstre - avsenderens posisjon, til høyre - fullt navn, i sentrum - signatur. Enten kan du (som leder) signere brevet, eller regnskapssjef (hvis vi snakker om regnskapsdokumenter, og mottakeren er IFTS). I den siste delen kan du spesifisere artisten hvis du vil at mottakeren skal ta opp spørsmålene som har oppstått for ham.

Et eksempel på følgebrev for dokumenter finner du og lastes ned her.

Følg disse retningslinjene når du skriver brevet.

  1. Skriv alltid ned for hvilket formål du sender papirer og hva dette betyr for adressaten. Det er uhøflig å få ham til å huske hva du var enig med ham og hvorfor han i det hele tatt trenger disse dokumentene. Instruer mottakeren så spesifikt som mulig. Det er ikke nødvendig å skrive noe sånt som "Vennligst tenk på hva som kan gjøres med dette." Det bør være et klart mål - å signere, overføre til en tredjepart, lage en avtale på grunnlag av mottatte papirer. Formålet trenger ikke å være angitt bare i følgebrev for retten og IFTS.
  2. Etter at dokumentene er rapportert, kan avklaringer og ytterligere forespørsler gjøres. Men alle kommentarer av denne typen bør være "på saken", det vil si bare relatere til dokumentene som sendes. Det er ikke nødvendig å nevne andre forretningsspørsmål.
  3. Noen ganger er det flere mottakere, og noen av vedleggene må bare sendes til en av dem. I slike tilfeller kan det gjøres en merknad til det tilsvarende vedlegget, for eksempel “Vedlegg 3: på 5 sider. i 2 eksemplarer. bare til den andre adressen ”.
  4. Det er tider når det er nødvendig ikke bare å bevise faktumet om sending, men også å motstå en bestemt periode. Vi vil snakke om dette mer detaljert nedenfor.

Ansvaret for rettidig utarbeidelse og sending av følgebrevet ligger hos gründeren, og organisasjonen av å sende dokumentene selv - hos kontorarbeidstjenesten.

Forretningsetikk

Som i et klassisk forretningsbrev, bør ikke etikk glemmes i følgebrevet. Både anken til mottakeren og forespørselen om å utføre visse handlinger med dokumentene må være kledd i en høflig og riktig form. Enkelte ledere er glad i fraser som "E-post svartid er 3 virkedager." Ikke skriv slik. Husk at den typiske responstiden for forretnings-e-post (i samsvar med forretningsetiske retningslinjer) varierer fra en til tretti dager. Du har ingen rett til å redusere det, desto mer - så til slutt.

Ordlyden “Vær så snill, hvis mulig, svare innenfor tre dager"Er ganske akseptabelt. Men bare i de tilfellene der det er gode grunner til å begrense perioden, og disse grunnene må angis. Den endelige setningen vil se ut slik: "Svar, hvis mulig, innen tre virkedager, siden vi innen 10.10.2015 må gi et svar til Federal Tax Service." Høflighet kreves ikke bare i et følgebrev til dokumenter til voldgiftsretten (eller til andre statlige organer), men også i en melding til motparter og andre adressater.

Lagring av følgebrev

Du mottok et følgebrev fra partneren din, sjekket listen over mottatte dokumenter og sørget for at alt er riktig. Hva skal jeg gjøre med meldingen videre? Sett en markering på henrettelsen og plasser i saken. Det er bedre å lagre brevet separat fra vedlegg for ikke å skape forvirring med papirer.

Mange bedrifter lager ganske enkelt en følgebrevsak som brukes som en "kurv" for slike meldinger. Hva var knyttet til dem - ingen forskjell. Det er også et mer "sivilisert" alternativ - å opprette flere saker basert på følgebrev og plassere dem i saksnomenklaturen strukturelle enheter... Hvordan det fungerer?

  • partneren sender deg en leveringskontrakt (for eksempel);
  • du plasserer denne handlingen i tilfelle "forsyningskontrakter";
  • og sende et brev til ham i saken "følgebrev for å levere kontrakter."

Det hender også at brevet forblir på lager hos selskapet, men selve søknaden gjør det ikke.

I følgebrev, som i andre enkle (ved første øyekast) handlinger, er djevelen i detaljene. Mangel på et klart definert mål, feil utforming av listen over applikasjoner, feil håndtering - alt dette refererer til grove brudd. Selvfølgelig vil ingen bøtelegge deg for feil bokstavoverskrift, men selv et par små feil kan gjøre det vanskelig å forstå brevet og provosere feil reaksjon på det. Dette er spesielt uheldig hvis du er i "korrespondanse" med skattemyndighetene eller andre myndighetspersoner.

Vi anbefaler å lese