Regnskap fra et outsourcingfirma. Regnskapstjeneste

Hvorfor inngår vi kontrakter med spesialiserte transport-, logistikk- og IT-selskaper i stedet for å kjøpe vår egen lastebil, ansette en sjåfør, speditør, programmerer, uten tvil og uten tvil. Dette er overføring av noen av funksjonene i selskapet vårt til outsourcing?!

Svetlana MEZHAKOVA, ASSA, viseadministrerende direktør

Dessuten har denne typen outsourcing blitt praktisert i vårt land siden den sosialistiske tiden. Bare selve navnet "outsourcing" kom til oss fra det "progressive vesten" relativt nylig.

Hvorfor sier vi samtidig kategorisk “nei” til regnskaps outsourcing? Vi prøvde å finne svaret på dette spørsmålet i kommunikasjonsprosessen med eierne og lederne av små og store selskaper med vår enorme forretningsmakt. Som et resultat ble det oppnådd en liste over frykten som hjemsøker oss, farene som venter på oss, med den minste omtale eller når vi tenker på et så forferdelig fenomen med moderne virksomhet som "regnskaps outsourcing".

Som du vet, oppstår ikke frykt uten grunn, og hvis du utrydder denne årsaken, kan frykt forsvinne. La oss prøve …

Til å begynne med foreslår vi at du går 15-25 år tilbake. Vi tror alle husker systemet med byboliger og kommunale tjenester (HCS) som eksisterte på den tiden. Systemet var et forsterket nettverk av REU (hvis noen glemte det, så er dette et reparasjons- og vedlikeholdsside, aka ZhEK, aka ZhEU, etc.), ledet av hovedavdelingen for bolig og kommunale tjenester i byen. Hver PRUE hadde sin egen regnskapstjeneste. Noen av funksjonene til PRUE regnskapsavdelingene var imidlertid allerede outsourcet. Ja, ja, bare for outsourcing, bare under et annet navn. Det handler om lønnsregnskap. I bolig- og fellestjenestesystemet var det et databehandlingssenter, der REU-regnskapsførere overførte primærdokumenter (timelister, bestillinger, sertifikater for arbeidsuførhet osv. Generelt, alt som er nødvendig for at en ansatt skal motta "hans ærlig opptjente"), og datasenteret Etter å ha behandlet den på en sikker måte, kom han tilbake til regnskapsførerne ferdige lønnsark, uttalelser og koder. Merk at det er mange eksempler som den ovenfor. Men du og jeg kan ikke la oss lure ...

Vi vet at i de dager ble lønnene til de fleste innbyggere beregnet på grunnlag av en enhetlig statlig lønnsskala (vi vil ikke fordype oss i regionale koeffisienter, nordlige osv.). Derfor, uten å engang ønske det, kunne vi veldig raskt "telle andres penger", det vil si finne ut hvor mye vår kollega får, i tillegg til at når vi mottar lønn, signerte alle i en uttalelse. Det var ikke snakk om konfidensialitet i disse dager. Derfor ga de beregningsfunksjonen til siden.

Nå er det en helt annen sak ... Lønnen vår er en stor hemmelighet for resten !!!
Her er han Frykt # 1 "Regnskap outsourcing" - " De (regnskapsbedrifter) sikkert,vil fortelle alle om inntekten til våre ansatte ".

Vi vet dette helt sikkert og, som er typisk, på forhånd. Samtidig har vi ikke en gang ideen om at inspektøren for skatteetaten (eller pensjonskassen), som vi årlig sender inn rapporter om vår personlige inntekt og inntekten til våre ansatte, allerede eier "hemmelig informasjon" og kan bruke den til ethvert formål. Vi er ikke bekymret for det faktum at en regnskapsfører som jobber i vårt selskap, "for vennskap", "for ondskap" eller fordi "du trenger å snakke om noe", kan fortelle noen både i selskapet og bak dem om en kollegas inntekt. Vi mener at vår regnskapsfører bare er pålitelig fordi han er "VÅR". Og dette er bare en illusjon, fordi påliteligheten bestemmes ikke av ordet "VÅR", men av en bestemt person, hans anstendighet og samvittighet.

Hva er sannsynligheten for at regnskapsbedriftens kalkulator har vennlige (fiendtlige) forhold til noen av våre ansatte og vil avsløre for ham "lønnshemmelighetene" til en annen ansatt, eller vil de overføre dataene til noen andre? Åpenbart er sannsynligheten veldig liten, og det er ikke noe poeng i slike handlinger. I tillegg, hvis avtalen med Regnskapsselskapet detaljert regulerer prosedyren for å arbeide med konfidensiell informasjon og gir ansvar for avsløring, og de ansatte i Regnskapsselskapet er behørig instruert og kjent med in(for øvrig kan denne forpliktelsen til Regnskapsselskapet også spesifiseres i avtalen) da minimeres risikoen. Og det er ingen risiko - det er ingen grunn til frykt.

p.s. For øvrig gjelder alt det ovennevnte ikke bare for begrepet "lønn", men også for annen økonomisk informasjon som utgjør en forretningshemmelighet for ethvert selskap.

Nå som vi innrømmer at det er lite sannsynlig at dataene vil bli avslørt av Regnskapsfirmaet med vilje, er det på tide å håndtere en annen fare, som også er knyttet til konfidensialitet. Som du vet, er den raskeste og mest praktiske måten å overføre data i dag på e-post. Og der det er e-post, er det Internett, det er hackere, virus osv. Så, Frykt nr. 2 - "Når data overføres via e-post, kan dataene være fritt tilgjengelige på Internett eller bli angrepet av hackere."

Hva skal jeg gjøre med det? La oss starte litt langtfra. Sikkert, hver av oss betalte minst en gang for varer eller tjenester med et bankkort via Internett. Og hvis han ikke betalte, vet han sannsynligvis om Bank-Client-systemene, ved hjelp av hvilke regnskapsføreren sender betalingsordrer til banken, igjen via Internett. Vi er ikke redd, fordi vi vet at disse operasjonene er ganske trygge, fordi det er et informasjonsbeskyttelsessystem, dvs. spesielle elektroniske nøkler, samt sikre elektroniske dokumenthåndteringssystemer som krypterer innkommende og utgående meldinger. Disse systemene brukes allerede ikke bare av banker, men også av mange andre selskaper når de jobber med e-post, inkludert regnskap. Hvorfor slutter vi oss ikke til deres rekker?!

Her ser det ut til at vi har ordnet opp i personvernfrykten. Nå er det på tide å tenke på kvaliteten på tjenestene som leveres av regnskapsbedrifter.

For hver mor, hver far, er deres barn det smarteste, mest talentfulle, vakreste. Generelt sett det mest ... Og ingen kan og har ingen rett til å overbevise dem om dette. Også enhver leder eller eier, ikke uten grunn, anser selskapet sitt og dets aktiviteter unike. Og følgelig, akkurat som foreldrene, vil de at andre skal behandle denne unikheten ordentlig. Derfor, når det er valg av en regnskapsfører, må det være en setning i stillingsbeskrivelsen som fokuserer på arbeidserfaring innen et bestemt aktivitetsfelt, for eksempel i grossist- eller detaljhandel, i bygg, i et forsikringsselskap, i olje- og gassektoren, etc. Av en eller annen grunn antas det at en regnskapsfører som jobbet for eksempel i servicesektoren ikke kan føre poster i produksjonen. Er det virkelig?!

Vi presenterer Frykt nr. 3 - "I mitt firma er det en spesifikk aktivitet, men har de spesialister som er i stand til å ta denne spesifisiteten riktig i betraktning?"

Først og fremst vil jeg si at denne frykten til en viss grad er berettiget. Poenget her er imidlertid ikke mangel på erfaring i et bestemt område, men regnskapsførerens holdning til å endre retning, å mestre noe nytt. For eksempel bestemte vårt selskap seg for å starte bygging av eget kjøpesenter i tillegg til handel. Det er lite sannsynlig at vi umiddelbart vil ha ideen om at regnskapsfører skal byttes til noen som kan regnskap i bygg og anlegg. Hvis vår regnskapsfører er profesjonell med store bokstaver, vil han sannsynligvis enten uavhengig studere alle nyanser av regnskap i konstruksjon, eller delta på spesialiserte regnskapskurs i dette området. Vel, hvis han bestemmer seg for å dra, er det ikke nødvendig å beholde ham - dette er ikke spesialisten vi trenger for å utvikle virksomheten din.

Regnskapsbedrifter ansetter vanligvis veldig mobile fagfolk for å lære nye ting. Og dette skyldes først og fremst det faktum at regnskapsselskaper betjener mange firmaer, som hver er unike i sin virksomhet, i detaljene. Det er alltid metodologiske materialer samlet i prosessen som regulerer regnskap for de fleste typer økonomiske aktiviteter, fordi regnskapsselskaper også er unike i sin egenart, nemlig i regnskap. I tillegg kan spesialister, når de er samlet på ett sted, alltid utveksle meninger, kunnskaper og akkumulert erfaring. Og det kollektive sinnet, som du vet, er alltid bedre enn det individuelle sinnet.

Derfor, mens vår regnskapsfører bruker tid på uavhengige studier eller på å finne og delta på det nødvendige seminaret, og vi vil bruke penger på å betale for dette seminaret, vil spesialistene i Regnskapsselskapet allerede begynne å føre regnskapsregister over selskapet vårt. Og alt fordi nødvendige metodiske materialer allerede er valgt, har problematiske problemer som allerede har oppstått for selskaper med lignende spesifikasjoner blitt identifisert og løst, og en av spesialistene i Regnskapsselskapet har allerede deltatt på spesialiserte seminarer og delt kunnskap med sine kolleger. Er det skummelt? Tvert imot, det er flott.

Men hvorfor snakker vi hele tiden Regnskapsselskaper, regnskapsførerspesialister? Tross alt er alt dette noe upersonlig. Vi er tross alt vant til at regnskapet til selskapet vårt føres av en bestemt person som vi kjenner, med et spesifikt navn og etternavn. Og her er bare navnet på regnskapsfirmaet. Her er han, Frykt nr. 4 - "Det er ikke kjent hvem som vil føre poster, men jeg kjenner Marya Ivanovna."

Når vi kjøper et produkt, for eksempel en TV, hvilke faktorer påvirker vår beslutning om å kjøpe akkurat dette produktet? Kanskje dette er produktets merkevare, omdømmet til produsenten, produktets kvalitet, pris eller garantiservice. Lurer vi på hvem som akkurat laget denne TV-en - Petya Ivanov eller Vasya Smirnov. Selvfølgelig ikke. La oss se på regnskap som en vare. Hvis rapportene fra selskapet vårt sendes til skattekontoret i tide, hvis det ikke er feil i regnskapet, hvis tilsynsmyndighetene ikke har noen klager mot oss, hvis våre motparter ikke klager over forsinkelsen i betalinger fra vår side, har det noen betydning hvem som egentlig står bak alt dette: Marya Ivanovna eller regnskapsselskap? Sannsynligvis er dette ikke så viktig lenger. Det viktigste er at vi er rolige, fordi vi ikke lenger er bekymret for slike problemer som: hva vil skje hvis Marya Ivanovna blir syk, og hvis hun skal på ferie, og plutselig bestemmer seg for å slutte? Sykdom, ferie eller avskjedigelse av spesialister i regnskapsfirmaet gjelder ikke oss, fordi selskapet tilbyr tjenester til oss, og selskapet er også ansvarlig for kvaliteten på disse tjenestene, fordi det er med henne vi har inngått en avtale, og ikke med en bestemt Marya Ivanovna.

Vel, hvis vi tross alt ønsker å bli kjent med en spesifikk spesialist, kan vi alltid gjøre dette ved å bare kjøre opp til kontoret til Regnskapsselskapet. I tillegg er det nå på nettsidene til de fleste regnskapsbedrifter en seksjon med fotografier og CV, både av administrasjonspersonalet og regnskapsspesialister. Og en nyanse til: Hvis vi plutselig krangler med Marya Ivanovna, vil det ikke være så lett å erstatte henne med en ny regnskapsfører, og til og med å få fra henne en overføring av saker av høy kvalitet. Det er mye lettere for et regnskapsfirma å erstatte en spesialist som jobber med oss, fordi det å oppfylle en kundes behov og ønsker er loven i enhver bedrift som ønsker å opprettholde sitt rykte og er ansvarlig for kvaliteten på produktet.

Vi ser ut til å ha funnet ut personlighetene, men vi må på en eller annen måte bygge vår kommunikasjon med regnskapsfirmaet. Men vi forstår ikke hvordan vi skal gjøre det, hvordan vi skal overvinne Frykt nr. 5 - "Jegjeg kan ikke forestille meg hvordan jeg skal samhandle med dem. Her - han innkalte en person, ga et oppdrag, men der er det ikke klart hvem og hva som vil gjøre.

Enhver god oppgave kan lett oppheves hvis du ikke først nærmer deg det med full alvor. La oss si at vi bestemte oss for å lage et produkt. Først skal vi finne ut hva slags råvarer vi trenger, og sammen med leverandøren vil vi utvikle en leveringsplan for disse råvarene. Deretter vil vi definere produksjonssyklusen i vårt selskap, for eksempel overføring av halvfabrikata fra verksted nr. 1 til verksted nr. 2, vi vil finne kjøpere og sette vilkårene der produktet skal leveres til kunden, samt leveringsstedet som er praktisk for kunden.

På samme måte, når vi bygger relasjoner med et regnskapsfirma, må vi tenke gjennom alle nyansene i kommunikasjonen for å til slutt motta et produkt, nemlig en regnskapstjeneste av høyeste kvalitet. Og dette må gjøres på det tidspunktet kontrakten inngås. Først og fremst må vi bestemme hvilke spesifikke tjenester vi ønsker å motta, om det er full regnskap, lønn eller fakturering. Jo mer detaljert det vil være i kontrakten, hvilke spesifikke handlinger (dokumenter som skal opprettes) er inkludert i tjenesten, jo lettere blir det for oss og regnskapsfirmaet.

Deretter kan vi sammen med regnskapsfirmaet utvikle en arbeidsflytplan, som vil registrere omtrent følgende:

• informasjon og dokumenter som vi må gi til regnskapsfirmaet, samt tidspunktet for innlevering;
• informasjon og dokumenter som vi vil motta fra regnskapsfirmaet, og følgelig tidspunktet for mottakelsen;
• informasjon og dokumenter som Regnskapsselskapet vil gi til regulerende myndigheter, etc.

I kontrakten er det nødvendig å indikere kontaktinformasjonen til tjenestemennene i vårt selskap og regnskapsfirmaet som er ansvarlig for å gi denne eller den informasjonen (dokumenter), med obligatorisk angivelse av disse personers makter, dvs. om hvilke problemer med hvilken tjenestemann du kan kommunisere, med hvem du kan løse dette eller det problemet. Forresten, dette vil også bidra til å unngå avsløring av konfidensiell informasjon.

Ved å gjøre de ovennevnte trinnene, vil vi derved motta en kur mot frykt, nemlig reguleringen av forholdet til regnskapsfirmaet, som det alltid er mulig å forstå hvem, hva og når skal gjøre.

For øvrig vil ovennevnte regulering, som inkluderer en dokumentflytplan og en liste over ansvarlige personer, gi oss uvurderlig hjelp i kampen mot Frykt # 6 - "Hvordan skal jeg kontrollere hva som er gjort og hva som ikke er?" Tross alt kan du forstå hva som er gjort bare når du vet nøyaktig hva som burde vært gjort.

Så vi har allerede ett kontrollverktøy. Det andre verktøyet kan være en rapport fra regnskapsfirmaet om utført arbeid. Vi kan fastsette forpliktelsen til å levere det sammen med aksepteringssertifikatet for tjenestene som leveres i kontrakten. Rapporten skal inneholde informasjon om alle handlingene til Regnskapsselskapet som er utført i prosessen med å levere tjenester til vårt selskap, for eksempel antall fakturaer utstedt for våre kunder, behandlede fakturaer mottatt fra våre leverandører, opprettet kontantdokumenter som gjenspeiler bevegelsen av kontantstrømmene våre etc. ... Etter å ha mottatt en slik rapport og sammenligne den med arbeidsflytplanen, vil vi ikke bare kunne kontrollere gjennomføringen av alle nødvendige handlinger, men også forstå hva vi betaler for.

Bedrifter som er underlagt lovpålagt revisjon (eller foretar en frivillig revisjon) får et annet kontrollverktøy - avslutningen av et revisjonsselskap.

Enig i at spørsmålet om kontroll viste seg å ikke være så skummelt, faktisk, selv uten å gå dypt inn i det, fant vi tre av mange mulige svar på det.

Samtidig analyserte vi bare den ene siden av kontrollen - kvantitativ, for å si det sånn, og hva vi skulle gjøre med kvalitet. Ja, vår momsoppgave ble levert i tide, men ble avgiften beregnet riktig? den Frykt nr. 7 - "De vil gjøre feil, men hvem vil svare, jeg?!"

Som de sier, er ingen immun mot feil. Den som ikke jobber tar ikke feil. Men det gjør det ikke enklere for oss. Den som gjør regnskapet i vårt selskap, det være seg vår hovedregnskapsfører eller et regnskapselskap, ansvaret hviler fortsatt på lederen, og til slutt påvirker eieren av selskapet, siden feil generelt fører til tap. Derfor trenger vi, hvis ikke helt kvitte oss med risikoen for regnskapsfeil, i det minste prøve å minimere tapene knyttet til dem. La oss si at skattekontoret gjennomførte en revisjon og presenterte selskapet vårt for å betale ekstra skatt, samt bøter og bøter, og alt fordi vår regnskapsfører gjorde en feil i beregningene. Vi kan selvfølgelig kreve erstatning fra regnskapsføreren vår, men bare innenfor rammen av arbeidsloven, fordi vi er lovlydige med deg. Og hva skal jeg gjøre hvis beløpene for avgifter, bøter og bøter går langt utover grensene som er fastsatt i arbeidslovgivningen eller regnskapsføreren plutselig slutter?! Så det viser seg at alle tapene faller på hodet. La oss vurdere den samme situasjonen, bare vi vil endre en betingelse: feil ble gjort av regnskapsfirmaet. Kan vi kompensere for skaden i dette tilfellet? Ikke bare vi kan, men vi vil også kompensere. For dette må vi imidlertid igjen alvorlig nærme oss inngåelsen av en avtale om regnskapstjenester, gi det regnskapsbedriftens ansvar for den utilstrekkelige kvaliteten på tjenestene som tilbys, samt plikten til å kompensere oss for skaden vi pådrar oss på grunn av denne utilstrekkelige kvaliteten. Og hvis regnskapsselskapets ansvar i tillegg til dette er forsikret i et pålitelig forsikringsselskap, vil risikoen for våre tap reduseres betydelig, noe som betyr at en frykt til vil forsvinne.

For en matbit, la vi igjen noe som neppe vil la noen være likegyldige, nemlig Frykt # 8 - “Det er dyrt! Jeg må betale ikke bare regnskapsføreren, men også outsourcingselskapets “fortjeneste”.

Selvfølgelig er målet med enhver kommersiell innsats å tjene penger. Og for å motta det, trenger vi spesielt å minimere kostnadene. La oss se hva det koster oss å ha en regnskapsfører. I tillegg til lønn bruker vi penger på:

• skatt på lønn til en regnskapsfører;
• permisjoner og syke regnskapsførere (dvs. tider når arbeidet faktisk ikke er utført);
• rekrutteringstjenester (når du ansetter en regnskapsfører);
• sykeforsikring
• kontorleie;
• datamaskin, papirvarer, regnskapsprogramvare, seminarer, spesiallitteratur, etc.

I tillegg håndterer en regnskapsfører i et lite selskap alt fra å utarbeide betalingsoppdrag, tilbringe tid i kø hos pensjonskassen og skattekontoret og til slutt med utarbeidelsen av skatte- og regnskapsrapporter. Dermed betaler vi arbeidstiden til en kvalifisert arbeidstaker, mens han gjør en enkel jobb.

Ikke glem også at arbeidsmengden til en regnskapsfører helt avhenger av virksomheten til selskapet. Og hva om virksomheten til selskapet er sesongmessig iboende. Inntektene våre faller i visse måneder, men regnskapsførerens lønn og utgifter for vedlikehold er fortsatt på samme nivå. Og vi kan lett få et tap. Så er det ikke bedre å inngå en avtale med et regnskapsselskap, og med den forutsetning at betaling kun utføres for mengden arbeid som er utført, for eksempel for antall behandlede transaksjoner, dokumenter osv.?!

Og det siste jeg vil si.

Forfatteren av denne artikkelen ønsket på ingen måte å stille spørsmål ved profesjonalitet, anstendighet og dedikasjon til regnskapsførere som jobber i produksjon, handel, bygging og andre selskaper enn de som bare er spesialister på å tilby regnskapstjenester.

Da jeg skrev denne artikkelen, ønsket jeg bare en ting - å fraråde frykten for regnskaps outsourcing. Hvor mye det var mulig er for deg å bedømme, kjære lesere.

Hva er regnskaps outsourcing? Hva er fordelene og ulempene? Er det mulig å overføre all regnskapsføring, skatteregnskap og personellregnskap til en outsourcer? Regnskap er en evig hodepine for enhver gründer. En avdeling som ikke produserer noe, men forbruker mye. Selv en regnskapsfører i staten vil trenge: kontorlokaler, kontorutstyr, mange nødvendige programmer, møbler og mange små ting for et betydelig beløp. Det er meningsløst å utvikle regnskapsretningen - inntektene fra dette vil ikke øke. Imidlertid er det dyrere å spare penger. Problemene forårsaket av regnskapsfeil er kjent for alle. De er dyre. Så hvordan organiserer du alt optimalt!?

Regnskap outsourcing: et godt alternativ for små bedrifter

I jakten på en balanse mellom kostnadene for regnskap og kvaliteten på regnskapet, velger mange gründere en tredjepartsorganisasjon som tilbyr regnskapstjenester. I motsetning til en ansatt er en organisasjon 100% ansvarlig for kvalitet. Den er ikke beskyttet av arbeidskoden. Hun er fullt ansvarlig for alle forpliktelser. Og det koster ofte mindre enn en god regnskapsfører. For en liten bedrift er dette den ideelle løsningen. Men hvordan kan du jobbe slik når du ikke har en regnskapsfører? Det viser seg å være ganske praktisk hvis en kvalitetstjeneste leveres. Selvfølgelig har personalet på neste kontor, som bare står til din disposisjon, sine fordeler. Men en fet minus oppveier de potensielle fordelene for de fleste bedrifter - pris. Egen bokføring, samlet fra fagpersoner, er veldig dyrt. Det anbefales å beholde dette bare i tilfelle en stor virksomhet med høy lønnsomhet. For en individuell gründer eller en liten LLC blir en slik avdeling nesten alltid en byrde, siden prisen oppveier fordelen. Samtidig er ikke egen regnskap alltid effektiv. Ofte, etter å ha ansatt en erfaren regnskapsfører for en god lønn, oppdager gründeren en handling for en rund sum i den første sjekken av IFTS. Og ingenting kan gjøres med det. For å være 100% sikker på at du har ansatt en profesjonell, trenger du ikke bare å bevilge nok penger til å betale regnskapsføreren etter standardene i Moskva arbeidsmarked, men også å lære deg å regnskapsføre selv for å vurdere nivået på spesialistens kompetanse. Det er også mulig å inngå en avtale med revisorsjefen om fullt ansvar, men den ansatte vil frivillig undertegne en slik avtale bare i tilfelle meget høy, betydelig høyere enn markedets (overdrevne) lønn. Derfor blir slike avtaler sjelden inngått. For en bedrift er det vanlig praksis å ha fullt ansvar for kvaliteten på tjenesten.

Regnskap outsourcing: kostnad

Prisen på en god regnskapsfører er mye høyere enn kostnaden for å outsource en liten bedrift. Men hvorfor skjer dette? Hvorfor er kvalitet billigere? Er det en fangst her? Nei. Det er ingen fangst her. Og den lave prisen har sine grunner: 1. Bare det faktisk utførte arbeidet blir betalt. Outsourceren trenger ikke betale for 8 timers arbeidstid. Bare volumet som kreves betales. Samtidig kan ikke regnskapsførerne til outsourcing-selskapet dra tidlig, fordi de allerede har gjort alt for i dag. Derfor blir de ikke fristet til å gjøre arbeidet i en hast "på en eller annen måte" og gå til "sende inn rapporten." 2. Spesialisering. Vanlige ansatte i outsourcingfirmaet utfører høyspesialiserte oppgaver. Derfor gjøres alt mye raskere. Og komplekse problemer løses av ledere som fører tilsyn med flere virksomheter. 3. Lave materialkostnader. Ved å samle spesialister som jobber med forskjellige bedrifter på ett sted, er det mulig å spare betydelig på programvare, maskinvare og annen støtte.

Regnskap outsourcing i Moskva

Avhengig av selskapets behov, tilbyr vi: 1. Pågående regnskapstjenester. Som en del av denne pakken vil våre spesialister: - kontrollere riktigheten av de primære dokumentene; - utføre lønnsberegningen; - utarbeide betalingsdokumenter for betaling av skatt og bidrag; - utarbeide og levere rapporter til IFTS og fondene; - utføre annet regnskapsarbeid om nødvendig. 2. Konsultere en regnskapsfører eller bedriftseier om regnskaps- og beskatningsspørsmål. 3. Gjenoppretting av regnskap. Hvis firmaet ditt ikke førte regnskap og skatteregnskap på riktig måte, og levering av rapporter er foran, vil vi hjelpe. 4. Sette opp regnskap og identifisere feil. 5. Optimalisering av beskatning.

Fordelene med outsourcing er åpenbare, men hva med ulempene

Enhver god idé har ikke bare fordeler, men også ulemper, og vi er klare til å snakke ærlig om dem. 1. Outsourcing er upraktisk. Dokumenter må transporteres, og hvordan uten en regnskapsfører på kontoret. I internettalderen er det faktisk ikke nødvendig å bære dokumenter. Mye kan sendes i skannet form. Og ta med originalene bare en gang i måneden. Selvfølgelig tar skanning tid, men kompleksiteten i denne operasjonen er ikke stor. Spesielt hvis du ikke akkumulerer arbeid. Og for de nåværende oppgavene på kontoret er det nok med en enkel operatør, kasserer eller annen spesialist, avhengig av egenskapene til en bestemt individuell entreprenør eller LLC. 2. En regnskapsfører outsourcer 100 selskaper og husker ikke alle. Dette er en stor overdrivelse. Å fjerne det er veldig enkelt. Det er nok å komme til firmaets kontor, se hvordan spesialistene jobber, hva deres holdning er, og alt vil bli klart. En overveldet ansatt som driver mange bedrifter og ikke klarer å gjøre noe er umiddelbart synlig. Hvis du har en gjennomtenkt samtalepartner foran deg som under en samtale legger inn minneinformasjon om bedriften din og gir nyttige råd allerede under den første samtalen, så har du kommet akkurat dit du trenger. Dessuten, jo lenger selskapet betjenes av en bestemt outsourcer, jo bedre kjenner de sitt arbeid og jo mer effektivt samarbeid. 3. En outsourcer er mindre håndterbar enn en regnskapsfører som jobber i selskapet. Faktisk er outsourceren interessert i langsiktig samarbeid. Det er mye lettere for både en gründer og en regnskapsfører for et outsourcingfirma å jobbe med en gammel partner enn med en ny. Det er ikke tilfeldig at det er så vanskelig å finne en regnskapsfører i siste øyeblikk før du sender balansen - det er veldig vanskelig å lage en rapport om "andres" data. Derfor viser vi alltid en fleksibel tilnærming til våre kunder. I tillegg vil du motta alt som står skrevet i kontrakten i tide under noen omstendigheter. Dette betyr at du ikke trues med bøter og straffer, uoppfylt arbeid på grunn av regnskapsførerens sykdom og andre vanskeligheter som ofte oppstår hos heltids spesialister. 4. Ansatte i outsourcingfirmaet får tilgang til konfidensiell informasjon om bedriften. Dette stemmer, men spørsmålene som er viktige for gründeren, bør tildeles fagpersoner. Og dette medfører uunngåelig overføring av data til eksterne personer. Ønsket om å klare seg uten revisor og advokat for enhver pris har ofte negative konsekvenser. Selv om åpenbare feil kan unngås, vil virksomheten til virksomheten, planlagt av spesialister på mellomnivå, være mindre effektivt organisert. Mange vil motsette seg dette: ”Vi gikk til en advokat / revisor, og løsningen han foreslo viste seg å være mindre effektiv enn den vi fant på oss selv. ". Ja, nytten av engangskonsultasjoner er veldig liten eller veldig dyr. Spesialisten som gir råd om optimalisering, må kjenne arbeidet ditt godt, og dette er veldig tidkrevende. Derfor er ikke langsiktig service i ett outsourcingfirma og en engangskonsultasjon det samme. 5. Avhengighet av outsourcer. Forretningspartnere er alltid avhengige av hverandre. Dette gjelder leverandører, kunder, ansatte osv. Dette er en vanlig praksis som gjør samarbeid til gjensidig fordel. En outsourcer er avhengig av klienter, for uten dem vil han ikke ha noen inntekt, og selskapet fra en outsourcer.

Fordeler med outsourcing av regnskap i Moskva

I tillegg til rimelige servicekostnader og garantert kvalitet, har outsourcing andre viktige fordeler. Hver klient som har inngått en servicekontrakt med oss, mottar en profesjonell regnskapsfører på høyt nivå. Vi vet hvor viktig dette er, selv for en liten bedrift med relativt enkel regnskap, så vi nekter aldri å konsultere. Kontakt oss! Vi er åpne for samarbeid med nye kunder.

Hva bestemmer kostnaden for outsourcede regnskapstjenester? Hvem tilbyr kvalitets outsourcing av regnskap og skatteregnskap? Hvordan velge regnskapsentreprenør?

Hei lesere av HeatherBober-nettstedet! Anna Medvedeva hilser på deg. I vår artikkel vil vi vurdere et konsept som er nytt for mange - regnskaps outsourcing.

Artikkelen vil være nyttig både for eiere og ledere av store bedrifter og representanter for små og mellomstore bedrifter.

Regnskap er en evig hodepine for ledere: stadige endringer i lovgivningen, en regnskapsfører på heltid rotet til noe i rapporteringen, eller bare uventet sluttet. Hva å gjøre? Bør han ta det selv å forstå disse fjellene av papirer?

Alt er faktisk mye enklere. Du kan overføre regnskap til et tredjepartsfirma som vil være ansvarlig for korrekthet, nøyaktighet og aktualitet i all regnskap, og du trenger bare å legge signaturene dine på rapportene og ikke bekymre deg for noe.

La oss starte i orden!

1. Hva er regnskaps outsourcing, og når trenger du det?

Outsourcing er engasjement fra tredjepartsorganisasjoner som påtar seg en del av ansvaret i virksomheten. Dette gjelder de områdene som ikke er kjernen i organisasjonens aktiviteter.

- dette er en fullstendig overføring av selskapets regnskap i hendene på et outsourcingfirma som er kompetent på dette området, eller en enkelt spesialistkontrakter.

Hovedmålene og årsakene til overgangen til outsourcing:

• redusere risiko (bøter, straffer eller til og med tvungen nedleggelse av organisasjonen);
• kostnadsreduksjon (som er spesielt viktig i en krise eller lav økonomisk aktivitet i bedriften);
• øke virksomhetens fleksibilitet;
• reduksjon i antall heltidsansatte;
• inntekt for små selskaper;
• manglende evne til å opprettholde kontorlokaler;
• åpning av grener;
• aktiviteter fra utenlandske selskaper.

Eksempel

Et stort tysk selskap åpner et representasjonskontor i Moskva. Uten yrkeserfaring i Russland og uten å være klar over alle vanskelighetene med finanslovgivningen i Russland, kom representantene til den konklusjonen at det ville være vanskelig og ulønnsomt å drive regnskap uavhengig.

Etter å ha analysert markedet for outsourcing-tjenester, avgjorde selskapets ledelse et passende selskap, signerte en kontrakt og er den dag i dag fornøyd med samarbeid.

Innovasjonen kan rettferdiggjøre seg 100%, eller den kan vise seg å være helt ulønnsom. Derfor må du studere problemet godt. Og ikke bare ideen i seg selv, men også dens aksept i ditt spesielle tilfelle.

Fordeler og ulemper med regnskaps outsourcing:

№	fordeler	ulemper
1	Redusere kostnadene for å opprettholde regelmessig regnskap (lønn, skatt, vedlikehold av lokaler og utstyr, kjøp av spesielle programmer, avansert opplæring av personell).	Det er ikke veldig praktisk å kontrollere vedlikehold av regnskapsoppføringer, siden spesialisten kan være på avstand fra deg.
2	Mangel på menneskelig faktor (ferier, sykefravær, barsel og andre situasjoner når regnskapsføreren er midlertidig fraværende).	En tredjepartsorganisasjon forstår kanskje ikke helt detaljene i selskapets produksjonsprosesser.
3	Høyt opplæringsnivå for outsourcing-spesialister, lang erfaring og konstant bevissthet om innovasjoner i lovgivningen.	Tjeneste av høy kvalitet er bare mulig i samarbeid med et pålitelig outsourcingfirma, som ikke er veldig lett å finne.
4	Evnen til å fokusere alle virksomhetens ressurser på kjernevirksomheten	Vi må etablere prosessen med samspill med outsourcing-selskapet og bruke litt tid på dette, eller til og med tildele en spesiell ansatt til dette.

Du finner flere detaljer i oversiktsartikkelen "".

2. Hva inkluderer regnskaps outsourcing - en oversikt over TOP-5 hovedfunksjoner

Når det gjelder tjenestene til et outsourcingfirma, vil du motta komplette regnskapstjenester for ditt firma, som ikke bare vil være begrenset til rutinemessig rapportering. Outsourcer-funksjoner er veldig forskjellige. La oss vurdere de viktigste.

Funksjon 1. Behandling og systematisering av primærdokumentasjon

Dette er arbeid med alle dokumentene som kreves for rapportering. Fraktbrev, fakturaer, ferdigattester, kontoutskrifter, salgskvitteringer, betalingsordrer, kvitteringer og debetordrer og andre papirer er inkludert i denne listen.

I tillegg kommer korrektheten av registrering og lagring av primære dokumenter alltid i skattemyndighetens synsfelt under en planlagt eller ikke planlagt revisjon. Hvis det er noen uoverensstemmelse med gjeldende lovgivning, vil outsourcingfirmaet ordne arkivet ditt.

Funksjon 2. Opprette et primært regnskapsregister

Dette er et dokument der dataene i den primære dokumentasjonen gjenspeiles i alle former. Registrene systematiserer informasjon, og utarbeidelsen av dem er en forberedende fase før rapportering.

Hovedboka viser ikke lenger de opprinnelige dataene, men transaksjonsdataene. Det blir vanligvis samlet i form av en tabell, der alle dataene til de primære dokumentene blir lagt inn.

Funksjon 3. Automatisering av regnskap

Selskapets økonomiske aktivitet gjenspeiles i et stort antall dokumenter. For å holde all dokumentasjonen i riktig rekkefølge ble obligatorisk automatisering innført, og regnskap ble nesten det første objektet.

Nye bestemmelser dukker stadig opp i finanslovgivningen. Et outsourcingfirma som kun spesialiserer seg på regnskapstjenester, er vanligvis alltid klar over alle nyhetene i sin bransje og skaffer seg raskt nye versjoner av regnskapsprogramvare.

Funksjon 4. Opprettholde primær dokumentasjon

For å utarbeide regnskaps- og skatterapportering riktig, må du kunne fylle ut primærdokumentasjonen riktig. Lignende ferdigheter kreves for å lage en komplett oversikt over organisasjonens inntekter og utgifter.

Opprettholdelse av primærdokumentasjon krever grundig kunnskap om regler, forskrifter og metoder for beregning av skatt. Tross alt avhenger hele den økonomiske siden av virksomheten til dette.

Funksjon 5. Dannelse og innlevering av skatterapporter

Skatteloven foreskriver innlevering av rapporter innen en ganske streng tidsramme. Det er også et spesielt skjema for utfylling av selvangivelse. Både den første og den andre må overholdes nøye.

De outsourcers spesialistene, som er klar over alle finessene, vil ordne alt i henhold til standardene. Hvis rapporter sendes elektronisk, er det et spesielt program for det. Skriftlig - med anbefalt post per post eller personlig hos skatteetaten.

3. Hvordan bytte til outsourcing av regnskapstjenester - trinnvise instruksjoner for nybegynnere

La oss nå se hvordan hele prosessen med outsourcing av regnskap ser ut i praksis. I prinsippet ingenting komplisert. Det viktigste er konsistensen av handlinger.

Trinn 1. Vi analyserer tilstanden til selskapets interne forhold

Det første trinnet er å avgjøre hvor passende det er å bruke tjenestene til et outsourcingfirma. Ofte ligger problemet ikke i regnskapspersonellets lave kvalifikasjoner, men i dårlig organisering av arbeidet.

Dette kan være en ujevn fordeling av ansvarsforhold mellom ansatte (noen er overbelastet og har rett og slett ikke fysisk tid til å gjøre alt, og noen sitter inaktiv). Eller andre avdelinger sender ikke dokumentene som er nødvendige for videre behandling til regnskapsavdelingen i tide.

Trinn 2. Vi tar en beslutning om å overføre regnskap til et entreprenørselskap

Nå er det nødvendig å bestemme lønnsforskjellen til personalregnskapsførere og ansatte i outsourcingfirmaet. For klarhetens skyld anbefaler vi deg å registrere alt i sammenligningstabellen (helst økonomisk).

Hva koster det å outsource regnskapstjenester? Enten er det fullstendig bokføring, eller basisrenten, eller utførelsen av noen separate operasjoner. Tjenester kan være enten engangs eller permanente.

Muligheten for delvis outsourcing er også verdt å huske på. Imidlertid viser praksis at overføring av et komplett spekter av regnskapsarbeid til en outsourcer kan spare opptil 40-60%.

Trinn 3. Velge et outsourcing selskap

Valget må tilnærmes mer enn grundig. Suksessen til din bedrift vil i stor grad avhenge av hvor profesjonelt outsourcingfirmaet fungerer.

Hva du bør være nøye med når du velger et outsourcingfirma:

• berømmelse, selskapets eksistens og omdømme;
• tilgjengeligheten av en testperiode;
• lovlig kompetent utarbeidet kontrakt;
• konfidensialitetsgaranti;
• tilgjengeligheten av en gratis ekspressrevisjon;
• fleksibelt prissystem;
• representasjon fra firmaet om dine interesser i skattemyndighetene;
• muligheten for skatteoptimalisering for deg;
• høyt faglig opplæring av outsourcers ansatte;
• tilgang til online regnskap.

Trinn 4. Vi utvikler vilkårene for kontrakten

En outsourcingkontrakt er i utgangspunktet en servicekontrakt.

• liste over tjenester som vil bli levert;
• timing av informasjon og resultatlevering;
• grad av ansvar;
• vilkårene for opphør av kontrakten.

Etter å ha klart stavet alle poengene, og unngått ordlyd som kan tolkes på to måter, vil du beskytte deg mot mulige feil og derfor få samarbeid på høyeste nivå.

Trinn 5. Vi inngår en avtale

Kontrakten for outsourcing av tjenester kan inngås for forskjellige perioder. Dette er ikke lovregulert og avhenger helt av oppgavene du setter. Når du tegner kontrakten, oppgi også muligheten for den påfølgende forlengelsen (forlengelsen).

Vi anbefaler også at du sørger for muligheten for å si opp kontrakten av en av partene før utløpet av den avtalte perioden med kompensasjon for tap eller betaling av påløpte kostnader. Her er det verdt å ta spesielle hensyn til vilkårene for overføring av informasjon.

Trinn 6. Flytte til et nytt format av arbeidet

Kostnadene ved å betale for tjenestene til et outsourcingfirma er knyttet til administrasjonskostnadene og er spesifisert i kontrakten. I dette tilfellet blir ikke merverdiavgift tatt i betraktning.

Hvis regnskapsdokumentasjonen i en viss periode ikke ble oppbevart på grunn av fraværet av regnskapsføreren, kan spesialistene i outsourcingorganisasjonen godt begynne å gjenopprette regnskapet. Du trenger bare å foreskrive det i kontrakten.

Trinn 7. Vi organiserer mekanismen for interaksjon og kontroll med outsourceren

Etter at du har signert kontrakten, må du overføre all regnskapsdokumentasjonen til outsourcingfirmaet. Dette er salgskontrakter, leverings- og tjenestekontrakter, arbeidsordre, dokumenter for anskaffelse av anleggsmidler og alt annet.

Når kvartalet og rapporteringsperioden slutter, må du sende de aktuelle dokumentene med en underskrift til skattemyndigheten. Når et outsourcingfirma leverer en årsrapport, er det nødvendig å lage et generelt register over alle dokumenter som du har overført til det i løpet av det siste året. All denne dokumentasjonen blir returnert til deg sammen med varelageret.

4. Regnskaps outsourcing på gunstige vilkår - en oversikt over TOP-5 serviceselskapene

Som vi allerede har nevnt, bør du velge et outsourcingfirma etter en spesielt grundig analyse. Vi har valgt flere selskaper og inviterer deg til å bli kjent med deres track record.

bemerkelsesverdig først og fremst for det faktum at det baserer sitt arbeid på de mest moderne teknologiene. Komplett online regnskap - fra behandling av primære dokumenter til innlevering av rapporter.

Arbeidet til tjenesten "Moe Delo" er bygget på en slik måte at det er ideelt for STS, UTII, OSNO og Patent.

Du får tilbud om å velge mellom 4 takster:

1. "Rapportering til Federal Tax Service" - for individuelle gründere uten ansatte. Rapporteringen av UTII eller null i henhold til det forenklede skattesystemet dannes og sendes.
2. "Uten ansatte" - for individuelle gründere og LLC uten ansatte. Skatt og bidrag beregnes. Rapportering genereres og sendes. Primære dokumenter utarbeides og fakturaer utstedes. Lagerregnskap utføres. Eksperter konsulteres.
3. "Opptil 5 ansatte" - for individuelle gründere og selskaper med opptil 5 ansatte. Regnskap for ansatte legges til tjenestene i forrige tariff.
4. "Maksimum" - for individuelle gründere og selskaper med opptil 100 ansatte. Alle tjenester er lik den forrige tariffen, med tanke på antall ansatte.

I tillegg til at tjenesten i seg selv utfører alt regnskapsarbeidet, blir tidsfaktoren tatt i betraktning. All operasjon utføres øyeblikkelig - lossing av betalingsordrer for sending til banken, generering, kontroll og sending av rapporter, sjekk med Federal Tax Service for å se om det er restanser, beregning av bidrag, lønn og andre betalinger.

Online tjeneste helt gjennomsiktig - regnskapsavdelingen din er alltid åpen for deg. Du kan kontrollere statusene for innsendte rapporter og skattebetalinger og spore varsler fra skattekontoret. I tillegg kan du uavhengig utstede fakturaer til kunder og til og med sjekke fremtidige motparter for pålitelighet.

Mobilapp vil hjelpe deg med å spore bevegelsen av midler på tvers av alle løpende kontoer. Det vil si at du når som helst kan kontrollere tilstanden til sakene dine.

Ressursen gir, inkludert online, omfattende råd - en advokat, HR-spesialist og skatterådgiver. Etter å ha kommet inn på nettstedet til selskapet My Business, kan du få all nødvendig informasjon.

Til tross for at selskapet bærer det fulle ansvaret for sine handlinger, kunngjør det også at hele dets ansvar er forsikret for 100.000.000 rubler. Tallene er ganske imponerende.

2) "Regnskap pluss"

Selskapet har vært i drift siden 2009 og har spesialisert seg på regnskap, skatt og personellregnskap. De fleste spesialistene til "Accounting Plus" er medlemmer av Chamber of Tax Consultants og har erfaring fra offentlige etater.

Utvalget av tjenester som tilbys inkluderer abonnementstjenester, regnskap, personalregistrering, tilbakebetaling av moms, støtte for skatterevisjon.

Tjenester leveres til enhver juridisk enhet og individuell gründer.

Et komplett utvalg av regnskap og juridiske tjenester. Selskapet har vært i drift i over 10 år og har bare høyt kvalifiserte spesialister som kontinuerlig forbedrer sitt faglige nivå.

En individuell tilnærming til hver klient, fleksibel prispolicy og fullstendig gjennomsiktige forhold til kunder danner grunnlaget for selskapets samarbeid med kundene.

Som et datterselskap av 1C og medlem av Association of European Businesses, har firmaet ca 200 ansatte og har mer enn 5000 kunder på listen.

Hele eller delvis outsourcing av regnskap, vurdering og kompetent rådgivning, samt en kalkulator for å beregne prisen på tjenester rett på nettstedet. Pluss noen fine bonuser.

Et komplett utvalg av tjenester for organisering, vedlikehold og restaurering av regnskap. Selskapet bruker den nyeste teknologien og tilbyr ekstern støtte.

Arbeidet siden 2000 kan Garant ARS-teamet være stolt av solid erfaring og høyt faglig nivå. Selskapet er et av de første innen sitt felt og regnes som en pålitelig partner.

5. Hvordan velge en pålitelig outsourcer av regnskapstjenester - 4 nyttige tips for en nybegynner

Selv i tilfelle du går til et outsourcingfirma på en anbefaling, anbefaler vi deg å utvise årvåkenhet. Lytt til følgende tips.

Tips 1. Kontroller om outsourceren garanterer konfidensialitet

Dette er et av de mest alvorlige kravene til regnskapstjenester. Dette er veldig viktig, fordi selskapet som vil håndtere regnskapet ditt, vil vite alle nyansene i virksomheten din.

Derfor må kontrakten inneholde en klausul om vilkårene for konfidensialitet av informasjon. Alternativt kan du inngå en tilleggsavtale.

Du må få en garanti fra outsourceren at alle data (selv i papirform, selv i elektronisk form) forblir uendret, og bare autoriserte personer har tilgang til dem.

Tips 2. Finn ut om tilgjengeligheten av en testperiode for levering av regnskapstjenester

Et av tegnene på firmaets soliditet er når det har råd til å tilby deg en testperiode for levering av tjenester mot en minimumsbetaling eller til og med uten den, slik at du kan vurdere nivået på arbeidsprestasjonen.

Dette vil ikke bare tale om selskapets gode økonomiske stilling, men også om dets tillit til kvaliteten på tjenestene det tilbyr. I et seriøst selskap vet de at sparing i testperioden ofte fører til tap av en potensiell klient.

Tips 3. Vær oppmerksom på selskapets berømmelse og omdømme

Veletablerte selskaper har eksistert i minst 10 år, har mange fornøyde kunder og trenger ikke å finne dem, siden brukerne finner dem selv. Slike selskaper har god anseelse med skattemyndighetene.

Siden konkurransen er hard, må firmaet opprettholde et høyt nivå ikke bare i samarbeid med andre organisasjoner, men også innenfor organisasjonen. Dette avsløres i prosessen med internrevisjon.

Uttalelsen fra uavhengige kunder vil i stor grad bidra til å vurdere arbeidsnivået til outsourcing-selskapet. Anmeldelser kan sees på selskapets nettside, fora, sosiale nettverk, profesjonelle rangeringer, medier og andre kilder.

Bruk personlige anbefalinger - sikkert har noen fra dine bekjente eller forretningspartnere allerede erfaring med slikt samarbeid. Vær spesielt oppmerksom på negative vurderinger - positive kan ikke alltid gjenspeile det virkelige bildet, men negative er vanligvis troverdige (selvfølgelig hvis de eksisterer i det hele tatt).

Vi anbefaler deg å se en interessant og nyttig video om hva du trenger å fokusere på når du velger en outsourcer.

6.4 gyldne regler for effektivt arbeid med en entreprenør

For fruktbart samspill med en tredjepartsorganisasjon er det ikke nok bare å inngå en juridisk kompetent avtale og overholde alle dens poeng. Den menneskelige faktoren spiller en viktig rolle i ethvert samarbeid.

Regel 1. Kombiner tillit og kontroll

Siden du overleverer dine økonomiske poster til fagpersoner utenfor, må det naturligvis være tillit. Imidlertid er rett og slett tillit ikke en veldig relevant faktor for en bedrift. Det skal også være tydelig angitt.

Vanligvis spesifiserer ikke kontrakten personalet som skal håndtere regnskapet ditt. I tillegg kan de endre seg under prosessen. Hvis det er viktig for deg at bare noen spesifikke spesialister samarbeider med firmaet ditt, må listen godkjennes i kontrakten.

Samtidig er det foreskrevet hvordan rapporten til outsourcingfirmaet til kunden vil gå. Det er ikke nødvendig å aktivt kreve streng overholdelse av dette punktet, men du bør heller ikke ignorere bekreftelsesfaktoren. Du er kunde og du har rett til å være oppmerksom på alle transaksjoner som utføres med dokumentene dine.

Regel 2. Avgrens klart hver parts ansvar

Standardkontrakten for outsourcingtjenester fastslår at outsourcingfirmaet er fullt ansvarlig for kvaliteten og aktualiteten i utført arbeid. Hvis frister blir savnet, rapportering er feil trukket, beregninger blir gjort feil - i slike tilfeller betaler utøveren bøter og straffer.

Regnskap outsourcing er en mulighet til å organisere de økonomiske aktivitetene i en bedrift på den mest effektive måten, uten å betale for mye til de ansatte til faste ansatte, hvis arbeidsproduktivitet ikke alltid er høy. Maya Zinovieva, lederen for Bi-Consulting-prosjektet, snakket om detaljene i markedet for finansielle tjenester i Russland, detaljene i forretningsutvikling, styringssystemet og nyansene i å jobbe med kunder i Zhazhde outsourcer-selskapet.

Innledende investeringer og utviklingsdynamikk

Ideen om å opprette en virksomhet ble født av Maya tilbake på 90-tallet, da hun begynte å jobbe innen regnskap. I 1991, etter et spesialisert tremåneders kurs, tok den fremtidige sjefen for Bi-Consulting-prosjektet stillingen som regnskapsfører i et lite foretak. I løpet av studiene ble det klart at regnskap kan være en veldig interessant virksomhet, og det er verdt å gjøre det videre.

Karrieren begynte med en veldig intens profesjonell aktivitet. Etter 6 måneders jobb fant hun en annen jobb for seg selv, og på slutten av sitt første år som regnskapsfører ga hun sine tjenester til 5 forskjellige selskaper. Imidlertid samsvarte alt dette ikke helt med interessene og prioriteringene til den unge ambisiøse kvinnen - hun forsøkte å implementere nye ideer og prosjekter.

På den tiden hadde ideen om å opprette et regnskapsselskap som opererer samtidig for flere organisasjoner og være en uavhengig bedrift, allerede begynt å dukke opp. Med erfaring kom en strategisk visjon om forretningsutvikling - mulighetene for å fordele ansvarsområder for fremtidige ansatte og organisere selskapets arbeid ble vurdert. Så ideen ble gradvis formet til en bestemt forretningsplan.

På den tiden var det imidlertid fortsatt ingen mulighet til å åpne ditt eget selskap. På ulike stadier av livet hennes hadde den fremtidige gründeren stillinger som regnskapsfører og økonomidirektør i en matholding. I 2000 falt mulighetene og ønskene til slutt sammen, og deres eget regnskapsfirma ble opprettet.

Servicevirksomheten er ikke kapitalintensiv, så startkapitalen var litt mer enn 50 tusen rubler. Selv på den tiden var dette beløpet ganske overkommelig. Men i ganske lang tid måtte selskapets fortjeneste investeres i utvikling - anskaffelse av programvare, informasjonssystemer, sikkerhetssystemer, datamaskin og serverteknologi.

Maya Zinovieva: “De første kundene var veldig dårlig kjent med prinsippene for å tiltrekke seg et outsourcingfirma, mange ting måtte forklares punkt for punkt, noe måtte rettes i prosessen. Men forretning er forretning - hvis du vil være effektiv, må du lære og lære andre. Først jobbet jeg som en enkelt entreprenør, så var det en mulighet til å registrere en juridisk enhet. Broren min Dmitry jobbet med meg på prosjektet. Slik dukket Bi-Consulting LLC opp - vårt felles hjernebarn, en familiebedrift, kan man si. "

På den tiden visste ingen hvordan man skulle drive en outsourcingvirksomhet, faktisk opprettet Maya sitt eget tjenesteleveringssystem ved prøving og feiling. Og ingen er immun mot feil i begynnelsen av reisen.

Maya Zinovieva: “Denne eller den situasjonen oppstod hos klienten - og dette gjenspeiles i neste avtale, i de interne reglene for ansatte. Så i flere år endret hver av våre feil i kommunikasjonen med klienter og i arbeidet kontrakten. Som et resultat opprettet vi en 22-siders kontrakt som svarer på nesten alle mulige spørsmål fra klienten. Vi har ikke endret dokumentet de siste 4 årene. "

Lønnsomhet og økonomisk effektivitet

Hvis regnskaps outsourcing virksomheten er bygget riktig, kan tilbakebetaling oppnås ganske raskt: om seks måneder. Tilbakebetalingstidene for slike prosjekter er enda kortere enn i andre typer virksomhet, siden arbeid med kunder er basert på regelmessig basis. For eksempel har mange kunder jobbet med Bi-Consulting i over 15 år, nesten fra åpningstidspunktet.

Maya Zinovieva: «I begynnelsen av reisen visste vi ikke om mange ting, gjorde feil. Ikke i selve regnskapet, men i forholdet til klienter - vi kunne ikke raskt svare på forespørsler, var ikke enige, så å si, "på land" om mange detaljer i arbeidet. Som et resultat mistet de slike kunder, og dermed overskuddet. Innen 2005 klarte vi å danne et publikum av faste kunder, som sørget for lønnsomt uavbrutt arbeid uten forsinkelser i lønn, uten gjeld til leverandører og med å oppnå stabil fortjeneste. "

Nå har selskapet "Bi-Consulting" 140 faste kunder. I løpet av rapporteringsperiodene er det også de som bare søker om levering av rapporter eller andre engangstjenester. Gjennomsnittlig sjekk er 7-8 tusen rubler.

Teambuilding

Spesialistene som jobber for Bi-Consulting er en verdifull ressurs med profesjonell kunnskap og erfaring. Imidlertid er selskapets selskapspolitikk fokusert på teambuilding. Bare i det kan du oppnå det som en enslig spesialist aldri kan oppnå. Dette er kombinert kunnskap, og støtte for hverandre, og felles løsning av komplekse problemer. Og selvfølgelig er en veldig viktig faktor hodets aktivitet som en ledelsesledd og en slags akse som strukturen til selskapet er bygget rundt.

Maya Zinovieva: «Helt i begynnelsen var jeg den eneste spesialisten. De første selskapene ble drevet av meg selv. Hun ansatte bare assistenter som i beste fall kunne legge inn dokumenter i programmet. Og for det meste trengte de bare å gå til skatteetaten, bankene, hente og bære dokumenter. Nå er disse prosedyrene digitalisert, vi ser knapt klienter, selv om de er i nærheten. Klientbank, elektroniske rapporteringsoperatører, skanninger, skyprogrammer - vi kunne bare drømme om dette i begynnelsen av virksomheten. "

Gradvis økte antall klienter, selskapet begynte å rekruttere allerede kvalifiserte regnskapsførere. Men å ta på seg ferdige spesialister viste seg å være en mislykket idé.

Maya Zinovieva: ”Det er mange ambisjoner, store krav, og arbeidet lar mye å være ønsket. Jeg foretrekker å undervise i regnskapet til jenter som kom til oss etter høyskoler eller institutter uten arbeidserfaring. De laget de beste spesialistene. De jobber fortsatt i vårt vennlige team ”.

Kontrollsystem: metoder, teknikker, teknikker

I løpet av økonomisk vekst og strukturering av selskapet "Bi-Consulting" ble det opprettet et spesielt unikt system med interne regler og standarder, som gjør det mulig å jobbe uten feil og feil, uten sykefravær og ferier.

I løpet av selskapets arbeid brukes alle tilgjengelige kommunikasjonsmidler - e-post, direktemeldinger, telefoner - for rask kommunikasjon med klienter. Bedriftens oppgave er å sikre at klienten ikke føler ubehag fordi regnskapsføreren jobber eksternt.

"Bi-Consulting" implementerer aktivt alle tekniske midler som er tilgjengelige i den moderne verden: programmer og dokumenter i skyløsninger, fjernarbeid med banker, automatisk rapportering.

Regnskapsbransjen har blitt en høyteknologisk industri. Og selvfølgelig krever dette lederen å ha ferdigheter og kunnskaper innen automatisering. Den stadig skiftende lovgivningen tvinger oss til å holde fingeren på pulsen - man kan ikke engang gå glipp av en måned uten å spore endringer i dokumenter på forskjellige nivåer. Så lederen for et regnskapsfirma må bare være en regnskapsfører, en skatteekspert, en advokat, en programmerer, en IT-spesialist og en kunnskapsrik arbeidstaker. Og selvfølgelig er valget av spesielle teknikker og ledelsesmetoder, søket etter din egen optimale måte å samhandle med de ansatte på, viktig.

Maya Zinovieva: “Det virker som om jeg bare har ett triks - å ta hensyn til hver ansattes evner og behov. Dette skaper en atmosfære av tillit til organisasjonen og muligheter for hver ansatt å bli realisert i selskapet. Og selvfølgelig støtte fra kolleger. Det skal være hyggelig og lett å jobbe, du må se resultatene av aktivitetene dine, forstå hva du gjør og hvordan det forholder seg til andres arbeid. Da vil effektiviteten øke. "

Funksjoner i konkurransemiljøet og samarbeid med kunder

Da Bi-Consulting begynte å jobbe som et selskap som leverer regnskaps outsourcing-tjenester, var det praktisk talt ingen konkurrenter på dette området. Og det var en ekstremt vanskelig oppgave - å jobbe i et miljø der det ikke er noe tilbud, og derfor ingen etterspørsel. Nå er det motsatte problemet på markedet at det er for mange selskaper, og ikke alle tilbyr kvalitetstjenester. Og som et resultat dannes i prinsippet et dårlig rykte for regnskaps outsourcing. Nå er en av hovedoppgavene med markedsføringsfremmende ikke å forklare hva et regnskapsfirma er, men å bevise at Bi-Consulting-tjenester er fundamentalt forskjellige fra resten.

Outsourcing er et spesielt arbeidssystem. Bare å ansette en regnskapsfører med erfaring, ta med dokumenter til kontoret for å komme inn i databasen - dette betyr ikke å tilby en regnskapstjeneste. Arbeidet til Bi-Consulting er å erstatte hele forretningsprosessen med alle følgende konsekvenser: ansvar, organisering av fjernarbeid, løsning av komplekse situasjoner med en individuell tilnærming, men også overholdelse av loven. Hovedtrekket i selskapets arbeid er forvaltning av kunnskapskapital. Fordi det mest verdifulle er kunnskap fra spesialister og kunnskap oppnådd som et resultat av rik erfaring med å jobbe med en rekke selskaper.

Det spesifikke ved markedsforholdene i bransjen dikterer behovet for å modernisere og kontinuerlig utvikle seg. Samtidig er hovedfaktoren dannelsen av riktig kompetanse og opphopning av forretningserfaring.

Bransjen utvikler seg sakte, markedet er for tiden bokstavelig talt oversvømmet med små selskaper som rett og slett ikke er i stand til å tilby en kvalitetstjeneste. Dette skyldes delvis begrensede ressurser, men hovedsakelig på grunn av manglende forståelse for hvordan outsourcing i prinsippet skal fungere. Derfor er det et stort antall klienter som er misfornøyde med outsourcers tjenester og blir tvunget til å gå tilbake til innleide regnskapsførere som allerede har blitt foreldet. Og hvis store selskaper fremdeles har råd til å finne en anstendig spesialist, er outsourcing for små og mellomstore bedrifter den eneste siviliserte løsningen for å organisere regnskap.

Men problemene med utvikling av et regnskapsfirma slutter ikke der. Sammen med bransjens kompleksitet og høy konkurranseevne, er det å tiltrekke nye kunder en av hovedprioritetene for utvikling. Dette er problemet med kompleksiteten i overgangen til outsourcing.

Kunden kan bare vurdere kvaliteten på regnskapstjenester over tid, fordi produktet er designet på lang sikt. I tillegg synes overgangen til service i selskapet for en potensiell klient å være en vanskelig prosedyre, selv om den i "Bi-Consulting" ble redusert til noen få timer.

En annen nyanse ved å jobbe med et outsourcingfirma er at det er ganske vanskelig for klienter å kontrollere kvaliteten på tjenestene som mottas i løpet av leveransen. Du kan bare fokusere på det endelige resultatet.

Maya Zinovieva: “Hvordan vet du om tjenesten er av dårlig kvalitet? Selskapet kan finne ut om dette etter seks måneder eller et år. Og til og med da, hvis de finner en bot eller blokkerer kontoen. Du kan bare kontrollere regnskapsarbeidene hvis du selv forstår det. Men hvis du forstår, hvorfor trenger du en outsourcer? Så det viser seg at du bare må stole på ordene til lederen for outsourcing-selskapet. "

Prestasjoner, resultater, utviklingsplaner

Hovedprestasjonen til selskapet er etableringen av sitt eget effektive arbeidsorganisasjonssystem. I 2005 sysselsatte Bi-Consulting 25 personer. De var regnskapsførere, kurerer og IT-spesialister. De tjente rundt 40 selskaper. Nå består personalet av 9 personer, inkludert ledelse, og 140 selskaper betjenes. "Bi-Consulting" fungerer uten rushjobber og "nattesamlinger", i en rolig og vanlig modus.

Imidlertid planlegger ikke selskapet å være fornøyd med det som allerede er oppnådd. Planene er å utvide aktivitetens geografi ytterligere. Nå er geografien til prosjektet ikke begrenset til Moskva og Tula, hvor selskapets kontorer ligger. Bi-Consulting jobber med selskaper i forskjellige regioner - blant kundene er Kaliningrad, Izhevsk og mange andre.

Effektivt og praktisk fjernarbeid gjør at selskapet kan jobbe effektivt uansett avstand - alt arbeidet gjøres via Internett. Utvidelsen av geografi hindres heller av den psykologiske barrieren til forretningsmennene selv. Det ser ut til at et regnskapsfirma burde være innen gangavstand, noen er redde for betydelige avstander.

Krisen har bremset selskapets økonomiske fremgang litt. Noen av klientene reduserte aktiviteten, noen ble fullstendig avviklet. Men "i bunnlinjen" (ankomsten av nye kunder minus dumping) hvert år anskaffer Bi-Consulting nye kunder og øker omsetningen.

Maya Zinovieva: “Jeg tror faktisk at vår utvikling ikke bare er mulig gjennom regional ekspansjon. Selv i Moskva jobber ikke alle selskaper med outsourcere, enn si å motta tjenester av så høy kvalitet som vår. Når det gjelder det ikke-russiske markedet, er dette kanskje ikke for oss ennå. Først spesialiserer vi oss i russisk lovgivning. Så det er mer sannsynlig at vi ser utenlandske selskaper som opererer i Russland blant våre kunder enn å gå inn i markedene i andre land. For det andre, uansett hvor pretensiøs det kan høres ut, er vårt oppdrag å organisere sivilisert regnskap for russiske selskaper. Jeg ønsker at virksomhet i Russland skal bli en bedrift i verdensklasse. "

Bi-Consulting i tall og fakta

Stiftelsesår

Startkapital

50 tusen rubler.

Tilbakebetalingsperiode

6 måneder.

Omsetning til dags dato

12 millioner rubler

Lønnsomhet

Antall faste kunder

140 bedrifter.

Gjennomsnittlig sjekk