Personlig assistentleder: ansvar og oppgaver. Jobbbeskrivelse av assisterende direktør - juridisk rådgivning Jobbeskrivelse av assisterende direktøreksempel

Assistent til hodet - en ansvarlig administrativ stilling knyttet til å yte ulike typer assistanse til lederen av foretaket, inkludert økonomisk, juridisk og teknisk.

Faktisk er en assisterende leder en sekretær, en datatekniker, en ansatt i personalavdelingen, en advokat og en økonom alt sammen rullet inn i en. Ingen leder kan klare seg uten en første assistent som er klar til å hjelpe i de ugunstigste forretningstidene, levere glemte dokumenter i tide, minne om et viktig møte, lytte og gi råd om å ta den riktige avgjørelsen.

Relevans og utviklingsmuligheter for denne stillingen

På grunn av de voksende båndene mellom bedrifter, aktiv bruk i dagliglivet og arbeidet, behovet for stadig å være i kontakt med forretningspartnere, er mange gründere tvunget til å skaffe seg assistenter.

Stillingen som assistent er ekstremt relevant i den moderne verden. Etter å ha utviklet seg fra en vanlig sekretær som serverer te og besvarer samtaler, er dette yrket nå forbundet med stort ansvar og tilstedeværelse av viss kunnskap.

Å ha denne stillingen ikke bare ansvarlig, men også veldig lovende, siden det er mulighet for å få plassen etter at sjefen drar til en forfremmelse. Praktisk og teoretisk erfaring oppnådd i stillingen som assistent vil være den beste anbefalingen for den høyere ledelsen og vil i fremtiden hjelpe til med å gjøre god karriereutvikling.

Fordeler og ulemper ved å være assistent

Stillingen som assisterende leder har både fordeler og ulemper.

TIL positive sider stillingen inneholdt inkluderer:

• nærhet til overordnede;
• konstant tilgang til relevant informasjon;
• evnen til å være litt høyere enn andre ansatte i selskapet;
• muligheten til å møte interessante mennesker, få nye nyttige kontakter;
• jobbe i et komfortabelt miljø.

Negative sider Jobbene til en assisterende leder er:

• hyppige forretningsreiser;
• uregelmessig arbeidsplan;
• å være i en stressende situasjon;
• følelsesmessige sammenbrudd av sjefene;
• behovet for å gi opp privatlivet av hensyn til en karriere og et arbeid.

Administrerende assistent må ha økt stresstoleranse. Ledere klarer ikke alltid å takle følelsene som oppstår etter en dårlig dag på jobben, så deres assistenter faller ofte under den varme hånden.

Hvis du ikke har registrert en organisasjon ennå, så lettest Dette kan gjøres ved hjelp av elektroniske tjenester som vil hjelpe deg med å generere alle nødvendige dokumenter gratis: Hvis du allerede har en organisasjon og tenker på hvordan du kan legge til rette for og automatisere regnskap og rapportering, kommer følgende online tjenester til unnsetning, som vil erstatte regnskapsføreren fullstendig. i selskapet ditt og vil spare deg for mye penger og tid. Alle rapporter genereres automatisk, signeres med en elektronisk signatur og sendes automatisk online. Det er ideelt for individuelle gründere eller LLC på USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Alt skjer med noen få klikk, uten kø og stress. Prøv det så blir du overraskethvor lett det ble!

Krav til søkere til denne stillingen

God hjelper må ha kunnskap innen ulike felt. Ofte er denne stillingen okkupert av spesialister innen personalutvelgelse, personer med juridisk, økonomisk, teknisk og humanitær utdanning.

Det er ekstremt viktig for en assisterende leder å ha disse kvaliteter, som:

• omgjengelighet;
• selvtillit;
• evnen til raskt å svare på endrede omstendigheter;
• korrekt levert tale;
• viss stivhet;
• fast stilling i livet.

I tilfelle vi snakker om et konstruksjons-, teknologisk og annet spesifikt felt, må en assisterende leder ha spesiell kunnskap og ferdigheter. Når du velger en assistent, legges det særlig vekt på kandidatens kunnskap om fremmedspråk og ferdigheter i bruk av dataprogrammer.

Job ansvar

må:

Stillingen som assistent er mangfoldig, du trenger ikke stole på å kunne sitte på kontoret og av og til skrive ut de nødvendige papirene.

Rettigheter og ansvar

har rett til å signere dokumenter på vegne av hodet, hvis dette er relatert til hans krefter. I tillegg har personen som utfører en assistents plikter rett til å studere dokumentene knyttet til hans offisielle oppgaver, samt motta informasjon for deres høye kvalitet. Om nødvendig har han rett til å sende forespørsler til relevante myndigheter og strukturer knyttet til innhenting av arbeidsdokumenter.

En av de viktigste rettighetene til en assistent er evnen til å kreve fra ledelsen å skape passende arbeidsforhold for ham:

• å gi en arbeidsplass;
• å utstyre arbeidsplassen med en datamaskin, faks, skriver og skanner;
• å tilby skriving og annet materiale som er nødvendig for arbeidet.

ansvarlig for uaktsom eller utilstrekkelig utførelse av arbeidsoppgavene. Ved avdekking av brudd har assistenten administrativt, strafferettslig og sivil ansvar. Når han forårsaker materielle tap, er assistenten forpliktet til å bære ansvar i samsvar med normene for arbeidsliv og sivil lovgivning i Russland.

Funksjoner av CV-design

Søker stillingen som assisterende leder må du spesifisere i CVet sendt til direktøren for organisasjonen:

Når du skriver et CV, er det nødvendig å diskré indikere tilstedeværelsen av omgjengelige kvaliteter, fraværet av følelser om økt tone og beredskap for en uregelmessig arbeidsdag.

Funksjoner av arbeid innen ulike aktivitetsområder

I offentlig mottakelse av stedfortreder

Nestlederassistent må bare være ekstremt omgjengelig. I tillegg må han kjenne navnene, etternavnene og telefonene til alle aktivister som bor i distriktet, distriktet, distriktet som sjefen hans er stedfortreder for.

Stedfortredende assistent må ha sin egen velgerbase, samt en liste over distriktsproblemer som må løses. Assistenten skal bli kjent med så mange nyttige mennesker som mulig, være klar til å svare på spørsmål fra pressen og publikum, og føre og organisere forhandlinger.

En stedfortrederes assistent må være juridisk kunnskapsrik, ha en liberal utdannelse og dyktighet til psykologi. Du må på forhånd forberede deg på uregelmessig arbeidstid og mangel på fridager.

Personalavdelingen

Assistenten til lederen for personalavdelingen har til oppgave å forberede, sende inn, skrive ut dokumenter, svare på mottatte anrop og vedlikeholde arbeidsdokumentasjon. Fordelene med stillingen er en normalisert arbeidsplan.

Salgsavdeling

Assistenten til lederen for salgsavdelingen må mestre det grunnleggende om håndverksfaget, kunne finne kjøpere og leverandører og kommunisere med kunder og andre gründere som er involvert i handelen.

Hovedkvaliteten er omgjengelighet og stressmotstand.

Kunstnerisk leder

En assisterende kunstdirektør må ha kunstnerisk smak, kommunikasjonsevner med kunst og kulturpersoner, evnen til å håndtere dokumentasjon og organisere presentasjoner, utstillinger og forskjellige typer pressemeldinger.

Stillingen passer kun for personer med kunstneriske tilbøyeligheter og humanitære tankesett.

Fordelene og ulempene ved å jobbe som personlig assistent for lederen er beskrevet i følgende video:

Spesifikasjonene for arbeidet til en assisterende leder avhenger av aktivitetene i selskapet, kravene til ledelsen og inkluderer mange poeng. For at arbeidstakerens plikter ikke virker "uskarpe", brukes stillingsbeskrivelsen til assisterende leder, som regulerer hans krefter og kompetanser som er nødvendige for arbeid.

Hvorfor trenger du en stillingsbeskrivelse

Jobbbeskrivelse (DI) refererer til den interne organisatoriske og administrative dokumentasjonen til selskapet og er mer detaljert enn en ansettelseskontrakt. Dokumentet regulerer stillingsstrukturen, den ansattes autoritet, samt arbeidsoppgaver og ansvar. DI gir gjennomsiktighet i kravene til lederen for den underordnede, og letter kontrollen over utførelsen av offisielle oppgaver av den ansatte.

CI er en ensidig handling fra arbeidsgiveren, derfor er den bindende. Siden ID i hvert selskap er utarbeidet uavhengig, er det viktig at det ikke strider mot Russlands føderasjonskodeks og arbeidsavtalen. Derfor vil det være riktig å først koordinere dokumentet med en advokat. Den er som regel tegnet i to eksemplarer: den ene er i spissen, den andre for den ansatte.

Teksten til stillingsbeskrivelsen skal utvikles av en erfaren advokat. Hvis du ikke har slike spesialister, kan du kontakte et outsourcingfirma for å få hjelp.

Hvordan er CI nyttig for parter i en arbeidsavtale:

• regulerer klart kvalifikasjonskravene for stillingen, rekkefølgen for underordning til ledelsen, grensene for rettigheter og forpliktelser og ansvarsmål;
• den ansatte forstår rekkevidden av personlige krefter og ansvar. Hvis han for eksempel er pålagt en plikt som ikke gjelder JI, har han rett til å nekte å utføre den uten noen negative konsekvenser for seg selv;
• hvis avskjedigelse (på grunn av inkonsekvens i stillingen) bestrides av arbeidstakeren i retten, vil CI bli et kraftig argument for å vurdere arbeidstakerens ytelse og vil hjelpe arbeidsgiveren til å beskytte selskapets interesser i rettssaker;
• forenkler prosedyren for å rettferdiggjøre den økonomiske gjennomførbarheten av arbeidskostnadene til de ansatte før avgiften (gyldigheten av tiltak for å forbedre personalets kvalifikasjoner, kostnadene for langdistanse og internasjonale telefonsamtaler, etc.)

Vi utarbeider en stillingsbeskrivelse riktig

Stillingen som assisterende leder innebærer et ganske bredt spekter av funksjoner. I praksis kan dette navnet forstås som to helt forskjellige stillinger når det gjelder offisielle fullmakter og funksjoner som utføres:

• assisterende leder med sekretær- og administrasjonsoppgaver;
• fullverdig assistent til regissøren, som løser visse problemer.

Assistent Director's Job Description

Karakteristikken til hver stilling, reflektert i CI, består av tre seksjoner: hva den ansatte må vite, hvilket jobbansvar som er etablert og det nødvendige kvalifikasjonsnivået.

I likhet med ansettelseskontrakten inneholder CI følgende bestemmelser:

1. Navnet på organisasjonen som opprettet CI (må samsvare med statens registreringsdokumenter).
2. Navnet på dokumentet er "Jobbbeskrivelse". Nummer og serienummer.
3. Grunnleggende bestemmelser (fullt navn, i hvilke generelle spørsmål spesialisten skal forstå, hvem erstatter, hvis assistenten er fraværende, som følger den obligatoriske minimumsopplevelsen).
4. Arbeidsfunksjoner.
5. Job ansvar.
6. Rettigheter.
7. Et ansvar
8. Detaljer og signaturer.

Lederen må oppfylle tilstrekkelig høye krav:

• høyere spesialisert utdanning (teknisk, juridisk, økonomisk osv.);
• arbeidserfaring i minst tre år (for hver organisasjon avgjøres dette individuelt);
• visse ferdigheter som kreves i selskapet (for eksempel praktiske ferdigheter i produksjon, kunnskap om den teknologiske prosessen, markedsføringsordninger).

DI, først og fremst, bør inneholde en klausul om at spesialisten tilhører kategorien ledelsespersonell, blir utnevnt og avskjediget av direktøren. All ordlyd skal inneholde en nøyaktig beskrivelse av de oppgavene som vil være i assistentens kompetanse.

Assisterende direktør må være kjent med det juridiske og regulatoriske rammeverket som styrer organisasjonen. Når det gjelder sammensetningen, er dette som regel en ganske omfattende liste over dokumenter: fra organisasjonens charter til metodiske anbefalinger, opplæringsmateriell, lokale og føderale handlinger som regulerer retningen for selskapets aktiviteter, detaljene i dokumenthåndtering.

Hovedbestemmelsene inkluderer generelle bestemmelser som en leder bør forstå:

• forstå strukturen i bedriften og dens divisjoner;
• organisering av kontorarbeid, kontroll av utførelse av ansatte av instruksjoner og bestillinger fra direktøren;
• delta i eller uavhengig føre forretningsforhandlinger;
• motta besøkende;
• forstå den tekniske støtten til det administrative arbeidet til selskapets leder (ferdigheter med å jobbe med en PC, kontorutstyr, intercom, etc.);
• det grunnleggende om ledelse og organisering av arbeidskraft.

Assisterende direktørs jobbansvar:

• aksepterer, kontrollerer og organiserer korrespondansen mottatt av direktøren for organisasjonen, rapporterer om resultatene av utførelsen av direktørens beslutninger;
• overfører ordrer til spesifikke utførere, strukturelle divisjoner, forespørsler og annen type dokumentasjon, forbereder svar;
• overvåker de ansattes arbeid, rettidig gjennomføring av mottatte ordrer fra ledelsen;
• godtar personlig søknader fra underordnede og andre dokumenter, overfører dem til hodet for signatur;
• gjennomgår og redigerer dokumentasjon for prosjekter som er levert for godkjenning av lederen;
• forbereder møter og møter holdt av hodet (samle inn materiale, føre protokoll, varsle og registrere deltakere, sette dagsorden);
• koordinerer underordnedes arbeid innenfor grensene for offisielle makter;
• utfører arbeid for å sikre dokumentasjonens sikkerhet og overføring til arkivet i tide.

Listen over plikter som en assisterende direktør for en bestemt organisasjon kan utvides eller omvendt innsnevres. Alt avhenger av kravene til stillingen, detaljene og omfanget av selskapets arbeid og andre faktorer som påvirker lederens arbeidsplan.

I tillegg til plikten til en ansatt, inkluderer CI også seksjoner om rettigheter og ansvar for en assisterende direktør.

Rettigheter og ansvar for assisterende direktør:

Sammen med pliktene har arbeidstakeren rett til å:

• komme med forslag rettet mot å forbedre selskapets aktiviteter, innenfor rammen av deres plikter;
• be om nødvendig dokumentasjon og informasjon fra ansatte, avdelingsledere;
• representere selskapets interesser i offentlige etater og kommersielle organisasjoner;
• samhandle med motparter i samsvar med etablert myndighet.

I seksjonen om ansattes ansvar er det nødvendig å liste opp hvilke typer ansvar, med henvisning til normene i den russiske føderasjonens arbeidskode, den russiske sivilregisteret, den russiske føderasjonens koden for administrative lovbrudd, den russiske straffeloven. Det er ikke verdt å detaljere typene brudd og spesifisere spesifikke artikler, ellers, hvis det oppstår problemer, vil det ikke være lett å bevise den ansattes skyld.

Assistentlederstilling

Stillingen som assisterende leder inkluderer en liste over oppgaver som personlig assistent for lederen med en kombinasjon av sekretæroppgaver. Ansatte som driver med denne typen aktiviteter klassifiseres som personlig assistentledere. Følgelig er deres krefter mye mindre enn en assisterende regissør, så kvalifikasjonskravene er ikke så strenge.

En ansatt trenger ikke å ha høyere utdanning, langvarig arbeidserfaring, andre kvalifikasjoner, oftest er det ingen andre ansatte i underordning.

Arbeidsoppgavene til en assisterende leder inkluderer:

• tidsstyring av direktøren (utarbeidelse av møteplanen, forretningsreiser, signering av dokumenter osv.);
• mottak og omfordeling av telefonsamtaler;
• jobbe med innkommende dokumentasjon;
• teknisk støtte til lederens arbeid (bestilling av billetter, transport, forberedelse til forhandlinger og møter), samt hans støtte;
• organiserer lederens arbeidsplass med nødvendig papirvarer, kontorutstyr;
• i ledelse av direktøren, kommuniserer ordrene til avdelingslederne og ansatte i selskapet;
• opprettholde forretningskontakter
• gjør en avtale med ledelsen;
• utfører andre separate oppgaver.

Arbeiderne blir introdusert for ID ved signatur og får en kopi. For at dokumentet skal være juridisk bindende, må myndighetene godkjenne det. CI-godkjenning er lik godkjenning av interne handlinger. Det kan være en egen ordre eller et stempel jeg godkjenner, satt ned øverst på ID og signert av hodet.

For småbedriftsnyheter har vi lansert en spesiell kanal i Telegram og grupper inn

Vi vil fortelle deg hvorfor du trenger å foreskrive assistentlederens plikter og rettigheter i et eget dokument. Vi vil forklare hvordan du lager et dokument.

Last ned dokumentet:

En kompetent utarbeidet stillingsbeskrivelse av assisterende leder vil tillate deg å eliminere uenigheter, unngå konflikter og søksmål. Partene forstår deres rettigheter og plikter, arbeidstakeren vet hva hans plikter er og hvilke forretningskvaliteter han trenger i dette tilfellet.

Stillingsbeskrivelsen til assistenten til lederen av organisasjonen er faktisk en ønskeliste (fra den engelske ønskelisten) til direktøren for selskapet. Ønskene må tas i betraktning når dokumentet utarbeides, slik at HR-sjefen, når han ansetter en spesialist, umiddelbart kan bestemme hvor mye han oppfyller de angitte kravene. Dette vil bidra til å forbedre kvaliteten på utvalget og redusere tiden det tar å finne en passende kandidat.

Topp 10 ferdigheter og verdier for ledende assistenter: to perspektiver

Hva er nyansene du bør vurdere når du utarbeider en stillingsbeskrivelse for en assisterende leder

Det er ingen enhetlig form for regulering, men nå har selve utøvelsen av personalarbeid antydet den optimale strukturen i stillingsbeskrivelsen. Videre er seksjonenes struktur, titler og innhold ikke et dogme. De kan alltid suppleres og korrigeres, styrt av de virkelige arbeidsforholdene, detaljene i organisasjonsaktivitetsområdet og funksjonaliteten til en bestemt stilling.

I en organisasjon består som regel to typer stillingsbeskrivelser - standard og individuell. Når det gjelder et så viktig dokument som stillingsbeskrivelsen til assistenten til lederen av en organisasjon, snakker vi selvfølgelig om en individuell tilnærming.

Husk at assistenten er konsernsjefens høyre hånd. Han må ha utviklet ikke bare profesjonelle kompetanser, men også visse personlige egenskaper. Derfor er det fornuftig å etablere kvalifikasjonskrav ikke i delen Generelle bestemmelser, men å fastsette dem i en spesiell seksjon.

I tillegg, hvis lederen har flere assistenter, spesifiser deres spesifikke oppgaver, ansvarsområder, spørsmål om underordning og samhandling med separate stillingsbeskrivelser.

De obligatoriske delene av instruksjonene til assisterende direktør inkluderer:

• Generelle bestemmelser.
• Hovedoppgaver og funksjoner.
• Krav til kompetanse.
• Job ansvar.
• Rettigheter.
• Et ansvar.
• Forhold.

Vi vil bare fokusere på nyansene som må reflekteres nøyaktig i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder.

I avsnittet "Generelle bestemmelser" sørg for å angi prosedyren for avtale, løslatelse og utskifting av en spesialist. Gi en liste over lovgivningsmessige rettsakter som assistenten er forpliktet til å følge i sin virksomhet, og fastsett også underordning.

Avsnitt "Generelle bestemmelser" i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder

Last ned prøve

Avsnitt "Hovedoppgaver og funksjoner" ... Angi for løsningen på hvilke hovedoppgaver stillingen som assisterende direktør var inkludert i bemanningstabellen, spesifiser arbeidsområdet.

Finn ut hvordan du definerer grensene for ditt ansvar

Last ned og ta testen

I avsnittet "Krav til kvalifikasjoner" bestemme hvilken arbeidserfaring og på hvilke områder assistenten trenger, stille krav til profesjonell opplæring, utdanningsnivå TC krever at en spesialist vurderes utelukkende for forretningskvaliteter. Men for effektiv utførelse av oppgavene til en assisterende leder er ikke fagkunnskap alene nok. I dette tilfellet er stressmotstand, evnen til å jobbe i multitasking-modus og evnen til å opprettholde konfidensialitet også forretningsegenskaper som kan inngå i listen over jobbkrav.

Avsnitt "Ansvar etter stilling" - dette er ikke bare en beskrivelse av funksjonaliteten, men også kravene til implementering av disse funksjonene. Nå er den profesjonelle standarden "Spesialist i organisatorisk og dokumentarisk støtte til organisasjonsledelse" allerede utviklet, og du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt. Les denne profesjonelle standarden og velg de jobboppgavene som skal utføres av assisterende leder for ditt firma.

Plikter til den personlige assistenten til lederen i stillingsbeskrivelsen

Last ned hele eksempeldokumentet

I samsvar med den profesjonelle standarden, under beskrivelsen av plikten, kan du umiddelbart gi en liste over kunnskaper og ferdigheter som kreves for å utføre dette arbeidet med høy kvalitet.

Executive Assistant Jobbeskrivelse: Eksempel

Last ned instruksjonene i sin helhet

Avsnitt "Rettigheter" tar han hensyn til arbeidsfunksjonen som assisterende direktør utfører, må han fastsette sin rett til å ta uavhengige avgjørelser i spesifikke spørsmål, til å godkjenne visse typer dokumenter. Gi instruksjoner for disse instruksjonene og gi en liste over typer dokumenter. Ta også med i delen tillatelser:

• Motta informasjon, inkludert informasjon av konfidensiell art, som er nødvendig for effektiv utføring av tildelte oppgaver;
• Krev utførelse av visse dokumenter og utførelse av visse handlinger, gi oppdrag og ordrer, overvåke deres rettidige implementering.

Avsnitt "Rettigheter" i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder

Last ned prøve

I avsnittet "Ansvar" Spesifiser hvilke typer disiplinære sanksjoner, materielt eller administrativt ansvar som kan brukes på assisterende direktør for dårlig kvalitet og for tidlig utførelse av funksjonene som er tildelt ham.

I avsnittet "Forhold" diskutere rekkefølgen på samspillet mellom assistenten og lederne på et annet nivå. Denne spesialisten er bare underordnet generaldirektøren, men instruksjonene kan tillate og fastsette hierarkiet i forholdet til de som har ansvaret for andre strukturelle inndelinger.

Last ned eksempler på jobbbeskrivelser

Hvordan godkjenne stillingsbeskrivelsen til en assisterende leder

Jobbbeskrivelser utvikles vanligvis av en ansatt i HR-avdelingen. Det er ikke nødvendig å koordinere stillingsbeskrivelsen til assistenten til lederen av organisasjonen med lederne for andre strukturelle divisjoner, bortsett fra juridisk tjeneste. Dokumentet er godkjent av direktøren for selskapet.

Med den godkjente stillingsbeskrivelsen til assisterende leder, må du gjøre deg kjent med signaturen på den måten som er akseptert i organisasjonen: på selve dokumentet, på bekjentskapsarket.

Stillingsbeskrivelse for assisterende leder - et dokument som tydelig definerer detaljene til oppgavene løst av den ansatte i den aktuelle stillingen, siden det kan omfatte et bredt spekter av ansvarsområder. Hva du skal se etter når du utarbeider instruksjonene, vil vi fortelle i artikkelen vår.

Hvem er assisterende leder

Stillingen som “assisterende konsernsjef” kan innebære svært forskjellige stillinger. Den ansatte i selskapet som okkuperer det, kan i praksis være:

• selve nestleder for firmaet for visse grupper av saker (for eksempel juridiske);
• personlig sekretær for direktøren.

La oss studere detaljene i instruksjonene for hver av stillingene mer detaljert.

Stillingsbeskrivelse for assisterende generaldirektør (stedfortreder)

I instruksjonene fra assisterende direktør for en bestemt gruppe saker er det først og fremst registrert at denne ansatte:

• tilhører kategorien ledere;
• rapporterer direkte til daglig leder.

Når det gjelder hans krefter, er en slik spesialist faktisk lik selskapets nestleder. Denne ansatte har ganske høye kvalifikasjonskrav:

• tilstedeværelsen av høyere utdanning i profilen til spesielle problemer (for eksempel juridiske);
• lang arbeidserfaring - 3 år eller mer.

I tillegg angir instruksjonene til denne spesialisten en liste over kilder som han bør bli veiledet av. Som regel er dette et veldig komplekst sett med dokumenter: det kan omfatte lovgivningsmessige rettsakter som gjelder både generell og spesiell lovgivning innen firmaets virksomhet, lokale handlinger, metodiske, utdanningsmaterialer og kilder som gjenspeiler rettshåndhevelsespraksis.

Assisterende direktør for en spesiell gruppe saker ofte underordnet andre ansatte, har et stort antall fullmakter til å organisere forretningsarrangementer, utstede ordrer og ordrer og overvåke arbeidet til forskjellige avdelinger i selskapet.

Instruksjoner for personlig assistentdirektør

Stillingen som assisterende leder kan også tilsvare den sekretæren som jobber i resepsjonsområdet.

I stillingsbeskrivelse til assisterende lederutfører denne funksjonen, kan det registreres at han:

• tilhører profesjonell kategori;
• sender ikke bare til generaldirektøren, men også til lederen for tjenesten som er ansvarlig for personaladministrasjon, når det gjelder sekretærfunksjoner.

Dermed har en assisterende direktør i status som sekretær uforholdsmessig færre fullmakter enn en spesialist som i sin stilling svarer til en assisterende generaldirektør. Dette forutbestemmer betydelig mindre strenge kvalifikasjonskrav for denne ansatte. For å tiltre stillingen er det som regel nok for ham å ha en videregående utdanning, og kravene til tjenestetid for sekretæren er kanskje ikke i prinsippet fastlagt.

Kildelisten som sekretæren bør ledes av er også vesentlig smalere enn for den faktiske nestlederen. Som regel snakker vi om generelle juridiske normer, samt lokale handlinger som direkte regulerer arbeidet til sekretæren.

Assistenten til generaldirektøren i selskapet, som utfører sekretærens arbeidsfunksjon, har ofte ikke andre ansatte under hans tilsyn. Imidlertid kan han ha fullmakt til å sende forespørsler og ordrer til andre ansatte, om nødvendig for å utføre jobbfunksjonene.

Hvor laster du ned en prøvejobbbeskrivelse for en assisterende regissør

Siden i praksis kan assistenten til selskapets leder forstås som enten hans stedfortreder eller sekretær (to stillinger som er forskjellige i stillingsfunksjoner og krefter), gir vi eksempler på instruksjoner for ansatte som opptar hver av disse stillingene.

Hovedressursen til enhver organisasjon er dens ansatte. De bidrar til vekst og velstand i produksjonen. Smarte sjefer verdsetter sine ansatte. Blant andre viktige stillinger skiller assistentleder seg ut. Ansvar og betydning som er vanskelig å overvurdere. Det er høyre mann og hovedrådgiver, hendelsesplanlegger og møtekoordinator. Uten en god assistent vil det være veldig vanskelig for en toppsjef å lede en virksomhet.

Karakteristiske trekk og spesifisitet av assistenten

Det er ingen stilling som ville være så kontroversiell og tvetydig når det gjelder krav som en assisterende leder. Pliktene til ansatte som er involvert i denne typen aktiviteter inkluderer ganske mange punkter. I tillegg forveksles personlige assistenter ofte med sekretærer eller kontorledere. Selv om disse er like, men forskjellige typer aktiviteter.

Assistentlederens funksjonelle ansvar:

• Tilrettelegging av sjefens arbeidsdag - tidsplan, møter, signeringsdokumenter og forretningsreiser;
• å tilby en komfortabel arbeidsplass for en toppleder - å ta vare på mikroklimaet, renslighet og komfort i lokalene;
• jobbe med lederens dokumenter, spesielt med innkommende brev og samtaler;
• sikre sjefenes psykologiske komfort;
• gjennomføre innledende forhandlinger;
• overføre;
• veiledning for papirvarer, etc.

Denne listen er mye bredere enn både sekretær- og administrasjonsoppgaver. Imidlertid vil detaljene som en ansatt står overfor i stillingen som "personlig assistent til lederen", plikter og nyanser av aktiviteter, være forskjellige for forskjellige arbeidsgivere.

Det skjer slik at dette hovedsakelig er sekretærarbeid. Eller assistenten er utelukkende opptatt av å gi komfort og orden for sjefen. Noen assistenter er fullverdige varamedlemmer og underordner sine ansatte.

Arbeidsgivers faglige forespørsler om kandidaten til stillingen som "assisterende leder", plikter og krav til utdanning

Kravene til grunnleggende utdanning og arbeidserfaring vil variere avhengig av ledelsens synspunkter. Ofte er denne stillingen ansett som en startende i en karriere. Imidlertid vil en seriøs toppsjef lete etter en person med en viss profesjonell og livserfaring som assistent.

Minimumskravet er videregående yrkesutdanning knyttet til administrasjon eller rettsvitenskap. I tillegg forventer arbeidsgivere følgende profesjonelle kvaliteter fra søkere:

• evne til å jobbe i alle kontorprogrammer;
• høy utskriftshastighet;
• leseferdighet;
• kunnskap om minst ett fremmedspråk, ofte engelsk;
• kunnskap om det grunnleggende om programmering og ikke-standard dataprogrammer;
• evnen til å utføre kontorarbeid og korrespondanse i samsvar med myndighetskrav;
• kunnskap om det grunnleggende i gjeldende lovgivning;
• kompetent, veldefinert tale.

Dette er minimumskravet for en søker til stillingen som “personlig assistent til lederen”. Ansvar kan også suppleres, avhengig av organisasjonens omfang. I noen virksomheter anses en spesialisert eller relatert utdanning som en forutsetning for opptak til slikt arbeid. I tillegg regnes tilleggsutdannelse eller videregående opplæring som et stort pluss.

Krav til de personlige egenskapene til assistenten

I tillegg til profesjonelle assistenter pålegges assistentene til toppledere en rekke personlige krav. Det spesifikke ved stillingen "assisterende leder", plikter og funksjoner i arbeidet forutsetter en spesiell type karakter.

Først og fremst er disse:

• motstand mot stress - tross alt må assistenten ofte være den første til å ta på seg overlegenes vrede og lytte til misnøyen til underordnede;
• multitasking - muligheten til å gjøre flere ting samtidig er den mest verdifulle egenskapen til en god assistent;
• positiv tenkning - uten dette karaktertrekket kan en assisterende leder ikke takle ytterligere ansvar, fordi hans aktiviteter ofte går utover rammene for standard forretningssamarbeid;
• høy læringsevne - ønsket om å lære nye ting og å forstå arbeidsflyten kvalitativt bør være til stede i enhver god assistent.

Dette er bare de grunnleggende, grunnleggende karaktertrekkene som hver assistentleder trenger for en vellykket profesjonell karriere. Men det viktigste personlige kravet er at temperamentet og oppførselen til sjefen og assistenten ikke skal være uoverensstemmende, men ideelt sett utfylle hverandre.

Generelle plikter til en assisterende leder

Assistenten jobber direkte med ledelsen i organisasjonen, og utfører både personlige oppgaver og profesjonelle oppgaver. De inkluderer vanligvis:

• kontorledelse av lederen, og i noen tilfeller hele organisasjonen. I individuelle virksomheter administrerer assistenter organisasjonens sekretariat;
• koordinering av ledelsesaktiviteter. Planlegge forretningsmøter, minne sjefer om arrangementer og aktiviteter av alle slag;
• gjennomføre korrespondanse på vegne av organisasjonen;
• motta og omfordele innkommende telefonsamtaler;
• å gi lederen all nødvendig informasjon på forespørsel.

Ytterligere ansvar for assistenten til lederen av organisasjonen

En personlig assistentleder med ekstra ansvar og funksjoner er den vanligste stillingsåpningen for denne bransjen. Oftere enn ikke er ledelsen på jakt etter en ganske allsidig medarbeider som er i stand til å utvide ansvaret.

Det vanligste tilleggsansvaret er:

• oversettelse fra et fremmed språk, også under forhandlinger. Ledelsen har ikke alltid full tillit til utenforstående arbeidere, og kunnskap om i det minste engelsk er veldig nyttig her;
• organisering av lederens turer og reisestøtte. Slik aktivitet forutsetter at assistenten tar seg av alle husholdningsproblemer: bevegelse, bestilling av taxi og hotell, catering og papirarbeid;
• følge myndighetene til protokollhendelsene;
• husholdningstjenester.

Denne listen er langt fra komplett. Som oftest er det ganske vanskelig å utvetydig svare på spørsmålet om hva som er en assisterende leder? Denne aktiviteten er veldig mangfoldig. Hver sjef stiller sine egne krav, det viktigste er å sørge for at de alle er innenfor loven.

Personlig assistent arbeidstid

Et av hovedtrekkene i denne aktiviteten er avhengigheten av arbeidstakerens arbeidstid av ledelsen. Naturligvis stavet det normativt ut en arbeidsdag på åtte timer. Faktisk sammenligner assistenter sitt regime med sine overordnede.

Denne "uklarheten" i arbeidstiden, og behovet for alltid å holde kontakten med ledelsen, fraråder ofte kandidater fra disse ledige stillingene. Faktisk må du ikke jobbe mer enn noe annet sted. Det er bare at tiden for hvile og arbeid blir uklar.

Stillingsbeskrivelse for assisterende leder

Strukturen i stillingen "assisterende leder", ansvar, krav til utdanning og arbeidserfaring bør være beskrevet i stillingsbeskrivelsen. Dette er et dokument som gir gjennomsiktighet i ledelseskravene og enkel kontroll over utførelsen av ansattes plikter.

Stillingsbeskrivelsen er av normativ karakter og må følges. Dette dokumentet foreskriver alle finessene i assistentlederens arbeid. Dette er praktisk talt en guide til handling. Dokumentet inkluderer ikke bare plikter, men også rettigheter, ansvar og spesifikasjoner for å løse arbeidstvister.

I forbindelse med detaljene i aktivitetene til assisterende leder, må utarbeidelsen av stillingsbeskrivelsen hans behandles med spesiell oppmerksomhet. Det er viktig å foreskrive detaljene i arbeidet, nyansene i å organisere arbeidstid og hvile, kompensasjon for overtid.

Det er nødvendig å skille stillingsbeskrivelsen til en assistent fra det samme dokumentet for stillingen som "assisterende prosjektleder". Sistnevnte ansvarsområder er ofte midlertidige, som selve jobben.

I tillegg skal stillingsbeskrivelsen tydelig angi stillingstittelen. Oftest indikerer de "sekretær", "sekretær-assistent", "henvisningssjef". Forsikre deg om at denne oppføringen er i samsvar med gjeldende regelverk og er oppdatert.

Hva skal du ta med i CV-en?

Å være personlig assistent er en flott start for en utdannet karriere. Dermed kan du få din første jobb og få en enestående yrkeserfaring. Men selv for erfarne søkere kan denne stillingen virke interessant. Spesielt hvis du planlegger å endre aktivitetsfeltet.

Å vite hovedansvaret til en assisterende leder, er det ikke vanskelig å skrive et CV. Dette dokumentet forutsetter at du er kjent med den teoretiske delen av spørsmålet og er klar til å komme i gang. Studer nøye kravene til søkeren og begynn å skrive teksten.

Data som må angis i CV for stillingen "assistent" eller "personlig assistentleder":

1. Fullt navn, etternavn og patronym, i et CV for et utenlandsk selskap, er bare de to første tillatt.
2. Familie status. Dette er et obligatorisk punkt - stillingen som assistent innebærer ofte uregelmessig arbeidstid. Du må være sikker på at en slik tidsplan ikke vil påvirke familiens ansvar negativt.
3. Utdanning. Vist i kronologisk rekkefølge. Hvis du fortsatt studerer, må du notere hvor lang tid det tar å fullføre. Ofte ansetter arbeidsgivere studenter som assistenter, med påfølgende karriereutvikling. Her angir du også kunnskapen om et fremmed språk og ferdighetsnivået i det.
4. Erfaring. Angi fra sistnevnte. Hvis du ikke allerede har en, så list opp dine frivillige prosjekter, deltakelse i sosiale aktiviteter eller handelsorganisasjoner, utdanningspraksis og andre egnede aktiviteter. Hvis du ikke kan gi noe, ta en attest fra utstedende avdeling og skriv at du er klar til å gi den.
5. Personlige karakteristikker. Vær så ærlig som mulig om deg selv. Beskriv karakteren fra klassisk psykologis synspunkt og vær oppmerksom på dine sterke og svake sider.
6. Ytterligere informasjon. Her bør du skrive hvorfor arbeidsgiveren skal velge deg blant andre søkere. I tillegg må du ta med ytterligere ferdigheter, for eksempel førerkort. Det vil også være nyttig på dette tidspunktet å skrive om tilgjengeligheten av tilleggsutdanning, oppfriskningskurs, forretningsutdanning.
7. Kontakter. Legg igjen så mange måter å kontakte deg som mulig: celle- og hjemmetelefonnummer, e-postadresse, skype, en lenke til en side på et sosialt nettverk. Oppgi bare relevante data.

Et korrekt skrevet CV vil ikke gå ubemerket av arbeidsgiveren.

Plikter for assistenten til lederen av enheten

Vanligvis søker jobbsøkere etter en jobb som personlig lederassistent. Men det er lettere å starte opprykk i denne karrierenisje, fra stillingen som "assistent til leder av salgsavdelingen". Denne ansattes plikter er ikke så omfattende, men erfaringene og utsiktene er uten sammenligning større.

Hovedforskjellen mellom assistentene til avdelingslederne er i deres mer spesifikke og smalt fokuserte aktiviteter. De utfører arbeid relatert til en bestemt retning for produksjon eller ledelse. Denne erfaringen er uvurderlig for videre karriereutvikling.

Arbeidsoppgavene til en assistent til avdelingslederen inkluderer alt det samme som for lederen av foretaket. Men det er også en spesiell spesifisitet:

• behovet for grundig å kjenne essensen av enhetens produksjon, ledelse eller handelsprosess;
• kontakt med assistenter fra andre avdelinger og assisterende generaldirektør;
• vedlikeholde enhetsspesifikk dokumentasjon.

Personlig assistent karriereutsikter

Unge mennesker ser på denne stillingen som en karrierestart. Du må imidlertid skille hva slags kampanje du ønsker. Horisontal eller vertikal? I denne virksomheten, eller er dette bare startstreken i et fremtidig CV? Strategien for videre handlinger avhenger av svarene på disse spørsmålene.

Ledelsen verdsetter gode assistenter, og dessverre har det en dårlig effekt på karriereveksten. Sjefen ønsker ikke å gi slipp på den ideelle medarbeideren, går med på å heve lønnen og gir ekstra fordeler - dette er et alternativ for en horisontal karriere. Mest vanlig blant personlige assistenter.

Den enkleste måten å rykke opp karrierestigen i en bestemt organisasjon er fra stillingen som assistent til avdelingsleder. Slike stillinger ansettes ofte nettopp med utsiktene til å bli bedre kjent med den ansatte og opplæring. Hvis du vil ha en vertikal karriere, så er dette din måte.

Stillingen som assisterende leder er ikke synlig utenfra, men veldig viktig for organisasjonen. En kompetent assistent er i stand til å forbedre ledelsens effektivitet og dermed gi mer fortjeneste til bedriften.