Jobbansvar for assisterende leder. Funksjoner til assistenten til hodet Jobbeskrivelse av assistenten til selskapets president

I dag vil vi vurdere temaet: "stillingsbeskrivelse av en lederassistent", vi vil prøve å markere det viktigste og om nødvendig en algoritme for handlinger. Samtidig har du tilgang til de eksklusive kommentarene til eksperten vår. Du kan stille alle spørsmålene i en spesiell form etter artikkelen. Vær oppmerksom på at før du stiller spørsmål, bør du lese artikkelen nøye, fordi de fleste av svarene allerede er der.

Assisterende generaldirektør må raskt, tydelig og korrekt navigere i regelverket som regulerer hans virksomhet generelt, samt arbeidet til tjenestemennene underlagt assistenten. Det er viktig å merke seg at det er nødvendig å studere ikke bare føderal og regional lovgivning, men også lokale forskrifter.

Hva trenger du å vite?

“Høyre” -posisjonen til selskapets leder forutsetter en solid kunnskap om organisasjonens struktur og ledelse, samt alle eksisterende divisjoner.

En viktig ferdighet i arbeidet er evnen til å korrekt utarbeide et riktig dokument - en ordre, orden, dekret, og så videre.

Uten det grunnleggende om kontorarbeid, vil ikke assisterende generaldirektør være i stand til å fullføre sine arbeidsoppgaver.

Personer som søker stillingen må ha grunnleggende etikk, kjenne reglene for forretningskommunikasjon, og også kjenne de generelle normene i arbeidsloven og forvaltningsretten. Og man kan ikke gjøre uten ferdighetene med å jobbe med elektroniske datamaskiner.

Assistentfunksjoner

Den neste grunnleggende delen av stillingsbeskrivelsen er en liste over funksjoner som generaldirektør for generelle spørsmål må utføre:

• Riktig og nøyaktig organisering av teknisk støtte for administrativ og administrativ virksomhet til leder av selskapet.
• Vedlikeholde og organisere kontorarbeid, overvåke aktivitetene til andre ansatte, forklare ansatte uforståelige problemer i dette området.
• Utvikling eller deltakelse i aktiviteter som tar sikte på å effektivisere selskapets arbeidsflyt.
• Mottak av besøkende.

Eksempel på jobbansvar

Egenskapene til den assisterende generaldirektøren består av både stillingsbeskrivelsene og prestasjonsnivået, og ser slik ut:

• Aksept av korrespondanse som kommer til selskapet adressert til lederen, overføring og bruk i samsvar med lederens beslutning.
• Registrering i samsvar med føderale lover, samt effektiv bruk av datateknologi; anvendelse av grunnleggende ferdigheter i arbeidet med å samle inn og behandle informasjon.
• Aksept av dokumenter og søknader, send dem til signatur til lederen av organisasjonen.
• Utarbeidelse av dokumenter for hodets arbeid.
• Organisering av telefonsamtaler. I tillegg er personen som har denne stillingen forpliktet til å bringe informasjonen som er innhentet som et resultat av forhandlingene til de ansatte, og avsløre den i ønsket form.
• Utarbeide brev, forespørsler, så vel som andre typer dokumenter, forberede svar på forespørsler på vegne av lederen.
• Organisering av aktiviteter for forberedelse av økter, møter, protokollføring og deres påfølgende registrering i riktig form.
• Kontroll over arbeidet til bedriftens ansatte.
• Organisering av lederens arbeidsplass i samsvar med kravene, levering av kontorrekvisita, skaper betingelser for vellykket og effektivt arbeid.
• Utskriftstjeneste og arbeidsmateriell.

Det er viktig å merke seg at den presenterte listen over arbeidstakerens arbeidsoppgaver ikke er uttømmende. Lederen, etter eget skjønn, kan endre hvert element, hvis endringene som er gjort ikke er i strid med lovgivningen i Russland.

Assistent CEO Rights

Generelt er rettighetene til en assisterende direktør presentert i følgende liste:

• retten til å bli kjent med lederens utkast til avgjørelser angående assistentens aktiviteter;
• retten til å vurdere forslag fra hodet og knyttet til utførelsen av assistentens offisielle aktiviteter;
• retten til informasjon, hvis mottak er nødvendig for å kunne utføre arbeidsaktiviteter i fremtiden;
• retten til å kreve handling fra ledelsen for å lette gjennomføringen av stillingsbeskrivelsen.

Assistentens juridiske ansvar

Som regel er det siste avsnittet i en hvilken som helst stillingsbeskrivelse bestemmelser om tiltak for ansvar som presenteres for den ansatte. Så det gis ansvar for følgende typer handlinger:

• Feil ytelse eller avslag på å utføre offisielle oppgaver.
• Brudd på strafferettslig, administrativ, arbeidskraft, sivil lovgivning.
• Forårsaker skade på organisasjonens eiendom.

Juridisk ansvar kan pålegges en person både med deltagelse av rettshåndhevelsesbyråer og uten involvering av slike.

Som regel spiller arten og graden av den skade som er forårsaket en viktig rolle i bestemmelsen av ansvarsmål. Hvis en ansatt har skadet en del av organisasjonen, skjer gjenopprettingen innenfor rammen av disiplinæransvar.

Hvis skaden er av mellommenneskelig karakter, kan man ikke gjøre uten etterforskningsmyndighetene

Erklæring om godkjenning

Jobbbeskrivelse av assistentgen. direktøren godkjennes ikke bare av signaturen til hodet, men også av signaturen til den som tar opp sine direkte oppgaver.

Denne normative rettsakten er lokal, derfor gjelder den bare for en bestemt organisasjons territorium.

Hvis stillingsbeskrivelsen inneholder uoverensstemmelser med føderal eller regional lovgivning, har arbeidstakeren rett til å nekte å oppfylle den ulovlig godkjente bestemmelsen.

Stillingsbeskrivelse av assisterende daglig leder. Generell informasjon

Det er ingen enhetlig modell for stillingsbeskrivelse, så det navngitte dokumentet kan tegnes i fri form.

Krav til en ansatt, for hans kvalifikasjoner, samt omfanget av hans rettigheter og forpliktelser bestemmes av hver organisasjon uavhengig. Ofte utfører en assisterende leder, i tillegg til standard organisatorisk og teknisk arbeid, funksjonene til en personalspesialist, advokat eller oversetter.

Det skal bemerkes at navnet på stillingen til en ansatt med den spesifiserte funksjonaliteten kan variere :, administrativ assistent til hodet, assistent, sekretær, sekretærassistent osv. Inkludert en slik stilling som assistent til hodet er ikke gitt, og den all-russiske klassifisereren av arbeiders yrker , stillinger for ansatte og tariffkategorier OK 016-94, vedtatt ved resolusjonen av den russiske føderasjonens statsstandard av 26. desember 1994 nr. 367.

Den omtrentlige strukturen i stillingsbeskrivelsen til assisterende leder

Standard stillingsbeskrivelse for en assisterende leder inkluderer vanligvis følgende blokker:

• generelle bestemmelser - her navnet på stillingen, prosedyren for utnevnelse og oppsigelse av arbeidstakeren, kravene til kandidaten for å fylle den nevnte stillingen, regelverket, stillingen til den ansatte han direkte rapporterer til assisterende daglig leder;
• arbeidsoppgaver til en assisterende leder - bestemmes avhengig av produksjonsbehovet til en bestemt juridisk enhet og dens interne arbeidsplan (se anbefalinger senere i teksten);
• rettighetene til en assisterende leder - i utgangspunktet ned til den ansattes innhenting av informasjon som er nødvendig for å oppfylle sine arbeidsoppgaver, rettighetene til normale arbeidsforhold og evnen til å ta beslutninger innenfor grensene for hans kompetanse;
• ansattes ansvar - kan forutsettes for feil utførelse av sine arbeidsoppgaver, brudd på det forretningshemmelige regimet, manglende overholdelse av arbeidstidsplanen, sikkerhetsregime osv.

En eksempel på jobbbeskrivelse for en lederassistent kan lastes ned her:

Jobbbeskrivelse - mal.

Hvordan bestemme listen over krav og vilkår for en assisterende administrerende direktør

Som grunnlag for utvikling av stillingsbeskrivelser kan du bruke kvalifiseringshåndboken for stillinger som ledere, spesialister og andre ansatte, godkjent. ved resolusjonen fra Russlands arbeidsdepartement datert 21.08.1998 nr. 37 (heretter referert til som referansebok nr. 37).

Det navngitte dokumentet inneholder:

• liste over hovedjobbansvar;
• en liste over nødvendig kunnskap som en spesialist bør ha i denne stillingen;
• grunnleggende krav til kvalifiseringsegenskaper til en ansatt.

For eksempel når du utarbeider en stillingsbeskrivelse assisterende daglig leder du kan se egenskapene og kravene til:

• administrator;
• oversetter;
• hR spesialist;
• pR-spesialist;
• kontorist;
• lederens sekretær;
• juridisk rådgiver, etc.

Ovennevnte liste er av bare rådgivende karakter, siden stillingsbeskrivelsen bør ta hensyn til detaljene i organisasjonen av arbeidskraft, produksjon og ledelse i en bestemt organisasjon.

I håndbok nr. 37 presenteres bare det mest karakteristiske funksjonsområdet for en bestemt stilling. Derfor, når du utvikler stillingsbeskrivelser, er det lov å utvide listen over verk, med tanke på egenskapene til en bestemt organisasjon. Standardkravene for nødvendig spesialopplæring av arbeidere som er oppført der i den aktuelle situasjonen, kan igjen endres.

Riktig gjennomføring av stillingsbeskrivelse

Stillingsbeskrivelsen er tegnet skriftlig.

Standard utforming av stillingsbeskrivelsen som skal følges assisterende daglig leder, må oppgi følgende detaljer:

• navn på firma;
• godkjenningsstempel (navn på stillingen til den personen som er autorisert til å godkjenne stillingsbeskrivelser i denne organisasjonen, hans signatur med dekoding);
• henvisning til dokumentet, i samsvar med hvilket stillingsbeskrivelsen ble utviklet (navn, nummer og dato for vedtakelse av et slikt dokument);
• signatur av lederen for den strukturelle enheten som utviklet stillingsbeskrivelsen, med en dekryptering. Som standard blir utviklingen av slik dokumentasjon utført av personalavdelingen, men avhengig av reglene i den interne arbeidsplanen, kan det være en annen strukturell enhet;
• godkjenningsstempel (vanligvis blir godkjenningen foretatt av den juridiske tjenesten i bedriften, men avhengig av den interne organisasjonen av den juridiske enhetens arbeid, kan det være en annen strukturell enhet). Denne forutsetningen inkluderer navnet på stillingen til den personen som er autorisert til å godkjenne dokumentet, hans personlige signatur med en utskrift og godkjenningsdatoen;
• et merke ved fortrolighet med stillingsbeskrivelsen (kravene i stillingsbeskrivelsen blir obligatoriske for den ansatte fra det øyeblikket han gjør seg kjent med det nevnte dokumentet mot mottakelse og til overføring til en annen stilling eller avslutning av ansettelsen).

En avtalt og godkjent instruksjon kreves:

• nummer;
• snøre opp;
• sertifisere med organisasjonens segl (hvis noen);
• deponering i riktig strukturell enhet i organisasjonen (vanligvis personalavdelingen).

Så, assisterende daglig leder kan utføre et ganske bredt spekter av oppgaver, derfor er det ikke mulig å lage en universell mal for stillingsbeskrivelser for denne kategorien ansatte - standardinnholdet i dokumentet suppleres og revideres avhengig av behovene til en bestemt virksomhet. For enkelhets skyld kan du bruke spesielle oppslagsbøker og stillingsklassifikatorer når du lager en stillingsbeskrivelse.

Finansierens håndbok

Tilbake til forrige artikkel Vi er så vant til uttrykket "familie er en enhet i samfunnet" at denne "enheten" sakte har falt ned til sivilt ekteskap og en "lovlig" familie i det moderne liv har en "kontrakt". Men en gang ... Fram til 800-tallet besto vielsen blant slaverne i deltakelse i nattverden (nattverd) på liturgien. I følge riten tok det kristne paret [...]

I _______________________________ (bankens navn) fra ______________________________ (navnet på den som saksøker) _________________________________ (passdata eller adressen til saksøkerens beliggenhet) ________________________________, med en konto i _________________ ___________________________________ (navnet på saksøkerens bank, _________________________________ dens plassering) N _______________________________________________ B_ ___ ___ ___________ ____, saksøker ___________________ har presentert banken din en fullbyrdelseshandling N _____, utstedt av _______________________________ (navnet på retten som utstedte fullbyrdelsesakten) [...]

Hvilken tilleggsinformasjon er vedlagt regnskapet: c) en liste over skyldnerorganisasjoner; 29. Hva er rapporten om kapitalendringer: b) Form nr. 3 i regnskapet; tretti.

Hva er kravene til regnskapet: a) pålitelighet; c) fullstendighet av refleksjon av informasjon; 31. [...]

1. Artikkel 64 i den russiske føderasjonens arbeidskode forbyr uberettiget avslag på å inngå en arbeidsavtale. Denne lovbestemmelsen er direkte basert på art. 19 i den russiske føderasjonens grunnlov, som forankrer likestillingen mellom menneskerettigheter og sivile rettigheter og friheter og forbyr enhver form for begrensning av borgernes rettigheter på grunnlag av sosial, rasemessig, nasjonal, språklig eller religiøs tilhørighet, samt art. 1 i ILO-konvensjonen nr. 111 "På [...]

Målrettet markedsføring: Hva er det? trenger selskapet det? Den målrettede markedsføringsstrategien har dukket opp som et resultat av økt konkurranse i bransjemarkedene.

Økningen i antall aktører førte til en økning i tilbudet og en betydelig utvidelse av sortimentet, nye muligheter for å kjøpe varer dukket opp, markedene var fylt med erstatninger for lignende varer.

Begrepet målmarkedsføring dukket opp som en motvekt til begrepet massemarkedsføring, nye vilkår målmarked dukket opp, [...]

Når vi lager en kaffedrikk, er vår kaffe en varmekjærende plante, hvis hjemland er anerkjent som Midtøsten og ekvatorialsonen i Brasil, Chile, India og Afrika.

Den deiligste drinken oppnås, og kornene dyrkes på høyfjellplantasjer som ligger i 2000 meters høyde.

Det er her det dyrkes elite og dyre varianter, hvis høst kan høstes fire ganger i året [...]

Om lønn for arbeid mer enn 40 timer i uken Kan en arbeidsgiver kreve at en arbeidstaker jobber mer enn 40 timer i uken uten lønn? Svar: Det kan ikke, med unntak av tilfeller der det opprettes en uregelmessig arbeidsdag i en arbeidsavtale med en ansatt. Juridisk begrunnelse: I samsvar med del 2 i art. 91 i arbeidskoden til Den russiske føderasjonen normal arbeidstid normal [...]

Hva er den dyreste fisken i verden? Det ser ut til - hva kan det være i en fisk å gjøre den utrolig dyr? Et utvalg av materialer som kan få tittelen - den dyreste fisken i verden vil fortelle deg om den. La oss ordne fisken i stigende rekkefølge etter pris. Fugu fisk (pris $ 100-500) - på 10. plass Fugu, også kalt en ball fisk, er anerkjent av kulinariske eksperter som en [...]

I denne artikkelen vil vi snakke om hva statsplikten er for å skaffe eller erstatte et russisk pass, hvilken størrelse det er og hva det avhenger av. I likhet med statens plikt overfor retten, i trafikkpolitiet, er den vurderte betalingstypen et gebyr som innkreves for levering av ulike typer offentlige tjenester. Inkludert under prosedyren for registrering og utstedelse av dokumenter, [...]

Assistent CEO Jobbeskrivelse

Hver leder i selskapet (uavhengig av størrelse) må ha en god og intelligent assistent for å overføre noe av sitt ansvar til ham.

En slik spesialist må ha riktig kompetanse og ferdigheter, siden han må utføre en bred liste over oppgaver og oppgaver.

Hva er varene i stillingsbeskrivelsen for assisterende daglig leder? La oss se nærmere på, siden dette dokumentet lar deg finne en spesialist som ideelt sett vil oppfylle sine plikter.

Hva skal en assisterende daglig leder bli veiledet av?

Det er umulig å overvurdere generaldirektørens rolle i selskapet, siden han er en viktig spesialist som utfører instruksjoner fra sin nærmeste overordnede, hans sjefassistent, som har den nødvendige fagkunnskapen og ferdighetene for å bygge normalt arbeid i selskapet.

Administrerende direktør

Assistenten til den generelle direktøren er den tekniske utføreren av instruksjonene og avgjørelsene til lederen hans. Kan bare ansettes eller sparkes etter ordre fra administrerende direktør. Vanligvis får denne spesialisten krav som:

Når du bestemmer deg for å bli assistent for generaldirektøren, husk at det viktigste er å strengt oppfylle alle kravene til din nærmeste veileder.

I tillegg sørger stillingen for utførelse av lederens oppgaver i hans fravær (for eksempel hvis direktøren er på ferie eller på forretningsreise). Hans assistent har ikke bare full rett til å utføre dem, men også ansvar for beslutningene som tas.

Arbeidet til assisterende leder er basert på følgende lokale og regulatoriske dokumenter:

• Dokumenter som regulerer aktivitetstypen. For eksempel kan det være metodiske organisasjoner eller annet materiale som er nødvendig for å effektivisere aktiviteter.
• Organisasjonens charter, som også foreskriver ledergruppens ansvar.
• Arbeidskontrakt.
• Bestillinger utstedt av linjelederen.
• Stillingsbeskrivelse av assisterende daglig leder.

Derfor er det så viktig at assisterende leder navigerer i selskapets regelverk, kjenner lovene, observerer dem på jobben, ikke bryter og forstår det fulle omfanget av sitt ansvar for å ta beslutninger som er i strid med ledelsens beslutninger.

La oss se nærmere på hva som skal være direkte i CI for assisterende generaldirektør, som lar deg tegne et dokument så tydelig som mulig.

Hva trenger en spesialist å vite?

Denne stillingen gir god kunnskap om strukturen til selskapet, ledergruppen, alle avdelinger i organisasjonen. En god ferdighet er evnen til å korrekt utarbeide alle dokumenter, spesielt ordrer, forskjellige forskrifter. Dermed er en av hovedferdighetene kunnskap om kontorarbeid, for uten dette vil en spesialist ikke være i stand til å fullføre sine plikter fullt ut.

Les også! Innledende informasjonsprogram på jobb

I tillegg må en spesialists “høyre hånd” ha forretningskommunikasjonsevner, kjenne regler for etikette og oppfylle normene i arbeidsloven og den sivile koden i Russland. Naturligvis må du vite hvordan du bruker en datamaskin - kjenne alle kontorprogrammer, raskt kunne finne informasjon på Internett, etc.

Hvilke funksjoner utfører den?

La oss se nærmere på hvilke funksjoner denne spesialisten skal utføre for å foreskrive dem i stillingsbeskrivelsen:

• Organisering av de normale aktivitetene til deres ledelse.
• Vedlikeholde personalproblemer.
• Kontroll over arbeidet til andre ansatte, og forklar dem ulike problemer.
• Utvikling av tiltak som er rettet mot å optimalisere dokumentflyten i selskapet.
• Mottak av besøkende.

I tillegg må assisterende administrerende direktør oppfylle følgende ansvar:

Også den som har denne stillingen er forpliktet til å bringe de ansatte i selskapet de målene og målene som ble vedtatt på møtene, for å kontrollere sitt arbeid.

Også plikten til assistenten til generaldirektøren inkluderer utkast til brev, forespørsler og forskjellige dokumenter.

I tillegg må du hjelpe din nærmeste veileder med å organisere arbeidsplassen, overvåke tilgjengeligheten av alt kontorrekvisita, etc.

Det er verdt å huske at listen over ansvarsområder vi har utarbeidet ikke er komplett, det vil si at det er nødvendig, den kan utvides og andre ansvarsområder legges til. Det viktigste er at rettelsene som er gjort ikke er i strid med russisk lovgivning.

Assistenten til generaldirektøren har ikke bare plikter, men også rettigheter, som også må være foreskrevet i DI:

• Muligheten til å bli kjent med prosjektene og beslutningene fra ledelsen som er knyttet til dens aktiviteter.
• Retten til å motta informasjon som er nødvendig for å utføre sine plikter.
• Retten til å motta data og handlinger fra ledelsen innenfor rammen av assistentens stillingsbeskrivelse.

Dermed har "høyre hånd" til lederen rett til å motta all informasjon som er direkte relatert til hans arbeid.

Les også! Ny rapport til Rostrud for arbeidsgivere (brev nr. 858-PR)

Hva er ansvaret til en spesialist?

Den siste delen av enhver stillingsbeskrivelse er ansvaret til en spesialist som ligger hos den ansatte. Dermed er den ansatte ansvarlig for:

Samtidig kan jeg pålegge en spesialist juridisk ansvar både med involvering av representanter for rettshåndhevelsesbyråer og uten dem - innenfor rammen av organisasjonen.

Når de bestemmer graden av skyld, stoler de vanligvis på informasjon om skaden. For eksempel, hvis en ansatt vanhelger selskapseid eiendom, er de vanligvis gjenstand for disiplinære tiltak.

Men i tillegg til det ovennevnte, er det også viktig å tegne dokumentet riktig. La oss se på hvordan du gjør dette riktig slik at du senere ikke har noen problemer.

Standard CI-malen ser slik ut:

Etter at stillingsbeskrivelsen og dens "sammensetning" er godkjent, blir hvert ark nummerert, snørt, og selve dokumentet er sertifisert med selskapets forsegling. Den ansatte i selskapet må bli introdusert for ID-en, og deretter gir de dokumentet for lagring i arkivet til organisasjonen.

Konklusjon

Assistenten til generaldirektøren er i stand til å utføre forskjellige funksjoner og plikter i bedriften, derfor må han ha god erfaring, bred kompetanse på mange områder, inkludert ansattes ledelse, ferdigheter i kontorarbeid, kunnskap om lovene i den russiske føderasjonens arbeidskode, etc. Utformingen av stillingsbeskrivelsen vil tillate deg å skissere hovedrammen for pliktene og ansvaret til denne utøveren.

Executive Assistant Jobbbeskrivelse - Eksempel

Stillingsbeskrivelse for assisterende leder - et dokument som tydelig definerer detaljene til oppgavene løst av den ansatte i den aktuelle stillingen, siden det kan omfatte et bredt spekter av ansvarsområder. Hva du skal se etter når du utarbeider instruksjoner, vil vi fortelle i artikkelen vår.

Hvem er assisterende leder

Rollen som assisterende administrerende direktør kan involvere svært forskjellige stillinger. Den ansatte i selskapet som okkuperer det, kan i praksis være:

• selve nestleder for firmaet for visse grupper av saker (for eksempel juridiske);
• personlig sekretær for direktøren.

La oss studere detaljene i instruksjonene for hver av stillingene mer detaljert.

Stillingsbeskrivelse for assisterende generaldirektør (stedfortreder)

I instruksjonene fra assisterende direktør for en bestemt gruppe problemer, registreres først og fremst at denne ansatte:

• tilhører kategorien ledere;
• rapporterer direkte til daglig leder.

I følge hans krefter er en slik spesialist faktisk lik selskapets nestleder. Denne ansatte har ganske høye kvalifikasjonskrav:

• tilgjengeligheten av høyere utdanning i profilen til spesielle problemer (for eksempel juridiske);
• lang arbeidserfaring - 3 år eller mer.

I tillegg angir instruksjonene til denne spesialisten en liste over kilder som han bør bli veiledet av.

Som regel er dette et svært komplekst sett med dokumenter: det kan omfatte lovgivningsmessige rettsakter relatert til både generell og spesiell lovgivning innen selskapets virksomhet, lokale handlinger, metodiske, utdanningsmaterialer og kilder som gjenspeiler rettshåndhevelsespraksis.

Assisterende direktør for en spesiell gruppe saker ofte underordnet andre ansatte, har et stort antall fullmakter til å organisere forretningsarrangementer, utstede ordrer og ordrer og overvåke arbeidet til forskjellige avdelinger i selskapet.

Instruksjoner for personlig assistentdirektør

Stillingen som assisterende leder kan også tilsvare stillingen til en sekretær som jobber i et resepsjonsområde.

I stillingsbeskrivelse til assisterende lederutfører denne funksjonen, kan det registreres at han:

• tilhører profesjonell kategori;
• sender ikke bare til generaldirektøren, men også til sjefen for tjenesten som er ansvarlig for personaladministrasjon når det gjelder sekretærfunksjoner.

Dermed har en assisterende direktør i status som sekretær makeløs mindre krefter enn en spesialist som, når det gjelder stillingsfunksjoner, tilsvarer en assisterende generaldirektør.

Dette forutbestemmer betydelig mindre strenge kvalifikasjonskrav for denne ansatte.

For å ta stilling er det som regel nok for ham å ha en videregående utdanning, og kravene til tjenestetid for en sekretær er kanskje ikke i prinsippet fastsatt.

Kildelisten som sekretæren bør ledes av er også vesentlig smalere enn for den faktiske nestlederen. Som regel snakker vi om generelle juridiske normer, samt lokale handlinger som direkte regulerer arbeidet til sekretæren.

Assistenten til generaldirektøren i selskapet, som utfører sekretærens arbeidsfunksjon, har ofte ikke andre ansatte under hans tilsyn. Imidlertid kan han ha fullmakt til å sende forespørsler og ordrer til andre ansatte, om nødvendig for utførelsen av jobbfunksjonene.

Hvor laster du ned en prøvejobbbeskrivelse for en regissørassistent

Siden i praksis kan assistenten til selskapets leder forstås som hans stedfortreder eller sekretær (to stillinger som er forskjellige i stillingsfunksjoner og krefter), gir vi eksempler på instruksjoner for ansatte som har hver av disse stillingene.

nedlasting assisterende direktør stillingsbeskrivelse, som utfører arbeidsfunksjonen til en sekretær, kan du her.

Last ned stillingsbeskrivelsen til assisterende direktør

Utfall

Assistentleder er en stilling som kan forstås som veldig forskjellige stillingsfunksjoner. Det er viktig for arbeidsgiveren, for det første, å definere dem veldig klart, og for det andre å fikse dem ved å utstede en stillingsbeskrivelse.

Du kan studere funksjonene ved å tegne andre instruksjoner i artiklene:

Assistentleder - jobbansvar og karrieremuligheter

Selskapets ledelse er ansvarlig og utfordrende oppgave, er toppsjefen forpliktet til å utføre mange prosesser - å kontrollere underordnede arbeid og implementeringen av en gitt plan av foretaket.

Det er rett og slett umulig å oppnå alle disse målene uten god støtte, derfor er den andre betydningsfulle personen i en bedrift eller i virksomheten assisterende lederhvis plikter og krefter etterlater et sterkt inntrykk.

Lederen verdsetter intelligente assistenter like mye som han gjør kontorledere, siden denne stillingen forplikter en person til å ikke bare ha grunnleggende grunnleggende ferdigheter, men også å ha mange menneskelige egenskaper:

• god smak;
• utviklet estetisk sans;
• intern beredskap;
• dedikasjon til virksomhetens interesser;
• en følelse av takt og god oppførsel.

I dette tilfellet er assisterende leder forpliktet til å kombinere motstridende trekk:

En lederassistent jobber vanligvis ikke for lønn, men for en idé, og å ha lojalitet er det mest verdifulle trekket.

Assistent er belastet følgende funksjonelle ansvar:

• kontroll av lederens arbeidsdag - møter, møter, forretningsreiser, lunsjer;
• ta vare på sjefens arbeidsplass - overvåke kontorets renslighet og opprettholde et optimalt mikroklima på det;
• kontroll av korrespondanse, spesielt innkommende dokumenter;
• svare på samtaler;
• forebygging av stressende situasjoner;
• gjennomføre innledende forhandlinger;
• overføre;
• kontroll over tilgjengeligheten av nødvendig papirvarer.

Denne listen kan være mye større, mens omfanget av assistentens fullmakter kan avhenge av størrelsen på bedriften eller virksomheten.

Så videre små bedrifter denne spesialisten, i tillegg til sine plikter, kan håndtere økonomisk støtte fra kontoret, vedlikeholde primær regnskapsdokumentasjon, koordinere arbeidet til sjåfører, kurerer, leverandører.

Mens du er på store bedrifter lederen har to assistenter på en gang - en kontorist som er involvert i å jobbe med papirer og samtaler, og en assistent - arrangøren av arbeidsdagen.

Krav til søkerens faglige ferdigheter

Kravene til forskjellige ledere kan variere litt avhengig av deres ideer om oppgavene til en assistent, i tillegg tror mange av dem at dette stedet er ment for unge spesialister som starter karrierestigen.

Men en arbeidsgiver med store forespørsler vil søke bare en erfaren spesialist i en profesjonell og livsplan.

Hovedkravet er tilgjengeligheten av spesialisert videregående utdanning eller høyere utdanning. Det beste alternativet er administrasjon og rettsvitenskap.

I tillegg til dette må søkeren:

• kunne skrive tekst raskt;
• jobbe med alle kontorprogrammer;
• kan et fremmed språk, i det minste engelsk;
• å ikke innrømme stave-, stil- og tegnsettingsfeil i dokumenter;
• kunne arbeide med ikke-standard dataprogrammer, som krever primære programmeringsferdigheter;
• vite alt om kontorarbeid og skjemadokumenter med tanke på regulatoriske krav;
• ha en kompetent dannelse av tanker og holdt tale;
• kjenne det grunnleggende i lovgivningen.

Personlige egenskaper til en assistent

Søkeren til et mottakssted må ha visse karaktertrekk, som vil være nyttig for ham når du utfører oppgaver som assistent:

I tillegg bør assistentens karakter utfylle lederens karakteristiske trekk, noe som er veldig viktig for harmonisk samarbeid.

En assistent er lederens høyre hånd, hans arbeid innebærer å være konstant hos sine overordnede og oppfylle alle hans ordrer, nemlig:

Sysselsetting bokføring

Å legge inn informasjon i arbeidsboken må gjøres innen 5 dager fra tidspunktet for undertegnelsen av kontrakten og begynnelsen av utførelsen av oppgavene.

En journal blir laget på grunnlag av ordren til hodet om ansettelse av en spesialist.

Passe inn følgende data:

• serienummeret til posten;
• dato for spesialistavtale;
• navnet på bedriften er angitt i seksjonen "Informasjon om jobben", her dannes også et slikt forslag "Den ansatte ble ansatt som assisterende leder";
• grunnlaget er en ordre fra et slikt nummer med en indikasjon på antallet.

På samme måte er ansettelses- og oppsigelsesdataene indikert, mens den ansatte må gjøre seg kjent med posten under maling.

Denne videoen beskriver hvem en personlig assistentleder er.

Assistentens rettigheter og ansvar

Personen som har denne stillingen har rett:

• signere dokumenter på vegne av lederen, hvis det er foreskrevet i arbeidsavtalen;
• be om dokumenter for å få den nødvendige informasjonen knyttet til hans aktiviteter og ansvar;
• gjøre henvendelser til relevante strukturer og organisasjoner for å skaffe arbeidsdokumenter;
• krav fra ledelsen om å gi ham de rette forholdene for kvaliteten på oppgavene.

Assistenten er ansvarlig for utførelse av oppgaver av dårlig kvalitet og uaktsom utførelse av ordrer. Hvis han har begått lovbrudd, kan han være det administrativt, strafferettslig og sivilrettslig ansvar.

Han er ansvarlig i henhold til arbeidskoden i Den russiske føderasjon og den sivile koden i Den russiske føderasjonen for materiell skade.

Stillingsbeskrivelsen er obligatorisk lokal handling på hvert foretak, den inneholder stillingsbeskrivelsen til en spesialist.

Dokumentet inneholder:

• jobbtittel;
• generelle bestemmelser, som inneholder kravene til utdanning og arbeidserfaring;
• job ansvar;
• tilleggshandlinger fra assistenten - relasjoner;
• rettigheter og ansvar;
• muligheter for å løse arbeidskonflikter;
• arbeids- og hvilemodus;
• kompensasjon for behandling.

Stillingsbeskrivelsen i virksomheten er vanligvis utarbeidet av en personalansvarlig sammen med en advokat, og lederen er forpliktet til å godkjenne den.

Den ansatte må gjøre seg kjent med den og signere den for å bekrefte dette.

Assisterende leder har en standard arbeidsplan på 8 timer i henhold til arbeidsavtalen.

Men faktisk må du være konstant i kontakt og være avhengig av lederens daglige timeplan, noe som er rart og upassende for en universitetsutdannet.

En erfaren spesialist vil ikke være så kategorisk, siden situasjoner kan oppstå i en hvilken som helst stilling som krever at skolegang skal på jobb.

Informasjon i søkerens CV

Det er nødvendig å begynne å skrive et CV for denne stillingen etter å ha studert hjelperens plikter og egenskaper.

CV for stillingen består av følgende punkter:

Denne delen er nødvendig for å gi vekt på din person, slik at arbeidsgiveren forstår at det er denne kandidaten han trenger. Det vil være bedre hvis det gjøres i løpet av studiet eller arbeidet.

Assistentens stilling er flott start for en kandidat fra en utdanningsinstitusjon, gir det muligheten til å utvide horisonten og bruke kunnskapen som er oppnådd i praksis.

Som assistent kan du få uvurderlig opplevelse, både profesjonelt og liv, men det er ikke alltid mulig å oppnå karrierevekst.

Å ta et slikt sted og utføre sine oppgaver perfekt, kan en spesialist være på det i lang tid, siden ledere ikke alltid er klare til å frigjøre verdifullt personell. I dette tilfellet kan du forvente god lønn, bonuser og andre fordeler, men ikke karriereutvikling.

Hvis en ung spesialist kommer til stillingen som assistent til divisjonssjefen, er det flere sjanser for å komme inn i resepsjonen til generaldirektøren, og dette er allerede en kampanje.

Konklusjon

Å jobbe som lederens høyre hånd er det beste alternativet for de som er besatt av det og anser det som deres kall å være assistent, fordi dette er gode muligheter for å ha en stabil og høy lønn, samt å få erfaring og se mange land.

Hvordan bygge karrieren din som assisterende leder kompetent? Svaret på spørsmålet er i videoen.

Jobbbeskrivelse for assisterende (assisterende) daglig leder

Selskapets velvære under forholdene med den hardeste konkurransen i det moderne markedet, avhenger nesten utelukkende av de riktige og aktuelle avgjørelsene til hodet. Å hjelpe regissøren og å skape betingelser når lederen ikke blir tvunget til å bli distrahert av løsningen av sekundære oppgaver, og det er en stilling som assistent eller assistent.

I Russland er det mangel på ansatte som kan ta det administrative ansvaret, og behovet for kvalifiserte assistenter er enormt. En pålitelig assistent som ansvarlig oppfyller pliktene med å organisere, samle inn og overføre informasjon, frigjør administrerende direktør fra behovet for å kaste bort tid irrasjonelt.

En assistent er faktisk ikke en sekretær, men en fortrolighet til en leder med en spesiell status i selskapet. En intelligent personlig assistent verdsettes av direktører i firmaer ikke mindre enn toppledere.

En personlig assistent må ikke bare ha profesjonell kunnskap, men også ha et visst sett med menneskelige egenskaper - dedikasjon til bedriftens interesser, god smak, følelse av takt og velvilje. På den ene siden må assisterende direktør være i stand til å tilpasse seg egenskapene til regissørens karakter, og på den andre må han organisere teamet og kontrollere gjennomføringen av visse prosjekter.

Samtidig må en assistent i sitt arbeid opprettholde en balanse for ikke å ta avgjørelser i stedet for lederen, samtidig som ikke skifte oppgaver til sjefen.

I dag utdanner rundt 80 russiske universiteter spesialister innen dokumentflyt og ledelse, men ledere foretrekker tradisjonelt å ansette kandidater fra historie, arkiv og filologiavdelinger til stillingen som assistent.
Kjente sekretærer, koordinatorer, call-center-operatører, konsulenter, resepsjonister, kontorist, kontorsjef og sekretær-assistent flytter ofte til stillingen som assistent.

Jobbansvar for en assisterende daglig leder

Plikten til en assisterende direktør avhenger av størrelsen på bedriften, selskapets standarder og lederstil. Som regel er plikten til en assistent redusert til følgende funksjoner:

1. Assistenten må kunne jobbe med dokumenter

• sjekk riktigheten av dokumentene før du sender dem til signatur til hodet, og rediger om nødvendig;
• godta innkommende korrespondanse til hodet og overføre det til avdelinger eller utøvere, eller forberede svar;
• utføre kontorarbeid, utarbeide brev, forespørsler og andre dokumenter, utarbeide utkast til rapporter, rapporter og materiale for direktørens arbeid;
• danne saker i samsvar med nomenklaturen som er godkjent av selskapet, sikre deres sikkerhet og overføre dem til arkivet i tide;
• lagre arbeidspapir til arkivering;
• kontrollere utførelsen av ordrer og overholdelse av deres tidsfrister;
• holde en kontroll- og registreringskortindeks.

2. Arbeid med å organisere arbeidet i selskapet

• motta og sende meldinger via faks, e-post osv.
• skape et bilde av selskapet under telefonkommunikasjon, beskytte regissøren mot uønskede besøkende, uavhengig bestemme om videresending av telefonsamtaler;
• forsyne lederens arbeidsplass med nødvendig utstyr og skrivesaker
• organisere og koordinere direktørens møter, utvikle sin rasjonelle arbeidsplan;
• forberede møter og møter med hodet (samle inn materiale, varsle deltakerne), føre referater fra møtene;
• organisere presentasjoner og representasjonsaktiviteter;
• organisere mottakelse av besøkende, legge til rette for rask behandling av ansattes applikasjoner;
• utføre personlige oppgaver (velg gaver til forretningspartnere osv.).

En høyt kvalifisert assisterende direktør er faktisk administrerende administrator, og for å kunne jobbe effektivt må han kunne forutse utviklingen av hendelser for å forhindre mulige komplikasjoner. Evnen til å håndtere konfidensiell informasjon taktfullt er også høyt verdsatt.

De mest verdifulle egenskapene til en assistent til generaldirektøren: kommunikasjonsferdigheter, leseferdigheter, diplomati, flid, nøyaktighet, ansvar, evnen til å raskt takle en stor informasjonsflyt, som krever et godt minne og raske reaksjoner.

Den største fordelen med dette yrket er muligheten til å få uvurderlig ledererfaring fra en vellykket leder. Kunnskapen som tilegnes på denne måten vil hjelpe deg med å komme videre eller bli en start for å starte din egen virksomhet.

Stillingsbeskrivelse av assistenten til assisterende generaldirektør for eksterne forbindelser

473 Generelle bestemmelser

1 Denne stillingsbeskrivelsen er det viktigste regulerings- og organisasjonsdokumentet som etablerer funksjonene, rettighetene og forpliktelsene, ansvaret til assisterende assisterende generaldirektør for eksterne forbindelser, som regulerer organisasjonen av hans aktiviteter, prosedyren for forretningsinteraksjon med tjenestemenn fra strukturelle enheter XXX og eksterne organisasjoner. Denne stillingsbeskrivelsen er et direkte handlingsdokument, trer i kraft fra godkjenningsdatoen og er obligatorisk for den ansatte fra det øyeblikket han er kjent med signaturen.

2 Endring av navn, avvikling av stillingen som assistent til viseadministrerende direktør for eksterne forbindelser, utnevnelse og avskjedigelse fra stillingen utføres etter ordre fra generaldirektør XXX.

3Assistent to the Vice Generaldirektør for eksterne forbindelser rapporterer direkte til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser.

1.4 Assistenten til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser har ingen underordnede.

474 Mål og jobbansvar

474.1 Aktiviteten til assisterende generaldirektør er rettet mot å oppnå følgende mål:

474.1.1 sikre kvalitativ fordeling av arbeidstiden til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser;

474.1.2 sikre samhandling mellom viseadministrerende direktør for eksterne forbindelser med tjenestemenn i XXX og eksterne selskaper.

474.2 For å oppnå de oppsatte målene utfører assistenten til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser følgende oppgaver:

474.2.1 sikrer effektiviteten av planleggingsmøter, møter og forhandlinger for den viseadministrerende direktøren for eksterne forbindelser;

474.2.2 gir teknisk støtte for planlegging av arbeidstiden til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser;

474.2.3 sørger for kontinuerlig mottakelse av presserende informasjon fra ansatte i selskapet og eksterne organisasjoner, sikrer behandlingen av den;

474.2.4 sørger for at selskapet overholder reglene for dokumentflyt for dokumenter mottatt eller initiert av viseadministrerende direktør for eksterne forbindelser;

474.2.5 sørger for kontinuerlig mottakelse, sortering og rettidig overføring av all innkommende korrespondanse til viseadministrerende direktør for eksterne forbindelser;

474.2.6 utarbeider materiale til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser for rapporter, møter osv.

474.2.7 organiserer aktiviteter som utføres under kontroll av viseadministrerende direktør for eksterne forbindelser;

474.2.8 utfører operasjonell kommunikasjon i selskapet, så vel som med tredjepartsorganisasjoner om spørsmål om dagens aktiviteter;

474.2.9 sikrer effektiviteten av administrativ, informasjonsmessig og økonomisk støtte til aktivitetene til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser;

474.2.10 utarbeider reiseutgifter for den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser;

474.2.11 tar hensyn til arbeidstiden til de ansatte, utarbeider ferieplaner, utarbeider sykefravær;

474.2.12 sikrer rettidig og effektiv budsjettplanlegging og kostnadskontroll;

474.2.13 tegner skjemaer BD-5, BD-8, B-2R, B-1R, etc.

474.2.14 bestiller kontorrekvisita;

474.2.15 danner et førstehjelpsutstyr (sender inn søknader en gang i kvartalet).

474.3 For å oppnå de oppsatte målene interagerer assistenten til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser med andre organisasjoner innenfor grensene for sine arbeidsoppgaver.

Samhandling om spørsmål om profesjonell aktivitet med eksterne organisasjoner utføres i samsvar med planene for aktiviteter, ledelsens oppgaver og deres funksjonelle ansvar.

475 Indikatorer for ytelsesvurdering

Aktivitetene til assistenten til den assisterende generaldirektøren for eksterne forbindelser blir vurdert på grunnlag av å nå målene og løse de oppgitte oppgavene i sin helhet innen tidsrammene som er satt av strategi- og kalenderplanene.

476 Generelle forretningsstandarder

Aktiviteten til assisterende generaldirektør for eksterne forhold styres av generelle selskapsregler, som gjenspeiles i følgende dokumenter:

476.1 Interne arbeidsregler

476.8 Nåværende stillingsbeskrivelse.

Assistenten til viseadministrerende direktør har følgende rettigheter som er nødvendige for å utføre sine funksjonelle oppgaver:

5.1 motta informasjon i samsvar med de utførte funksjonelle oppgavene, om resultatindikatorene for selskapets aktiviteter og annen informasjon som er nødvendig for full utførelse av deres oppgaver;

5.2 få de materielle ressursene som er nødvendige for arbeidet.

478 Ansvar

Assistenten til den assisterende generaldirektøren er personlig ansvarlig overfor generaldirektøren for XXX i firmaet XXX for manglende oppfyllelse eller upassende utførelse av sine funksjonelle oppgaver for å oppnå de fastsatte målene, samt feil bruk av rettighetene som er gitt ham:

- i samsvar med gjeldende arbeidslovgivning i Russland, interne reguleringsdokumenter, en ansettelseskontrakt, har arbeidstakeren disiplinæransvar;

- i samsvar med avtalen om fullt individuelt materielt ansvar, bærer den ansatte materielle ansvar.

479 Krav til en ansatt ved søknad om jobb

Generelle obligatoriske krav

utdanning

Høyere (humanitær, økonomisk, lovlig)

erfaring

Ikke obligatorisk

Profesjonelle ferdigheter

Bedriftskommunikasjon og, generell leseferdighet, kunnskap om det grunnleggende om kontorarbeid og arbeidsflyt

Spesielle krav

Kunnskap om spesiell programvare, tekniske systemer

Erfarne Word, Excel, E-post, Internett, Power Point-bruker

Kunnskap om reguleringsdokumenter

Etiske retningslinjer

Besittelse av teknikker

Forhandling, forretningsetikk.

480 Ordbok med spesialuttrykk og forkortelser

Begrep, forkortelse

Definisjon av begrep, forkortelse

Offentlige avdelinger

Selskap

Notat om kjøp av verk, tjenester og inventarvarer som krever produksjon

Notat for økning / reduksjon av budsjett

Notat for gjennomføring av utgifter

Instruksjonen gjenspeiler innholdet og detaljene i aktiviteten til denne tjenestemannen.

481 Akseptark

Jeg har lest stillingsbeskrivelsen og påtar meg forpliktelsene til å oppfylle aktivitetsstandardene som er etablert i den. Jeg fikk en kopi av stillingsbeskrivelsen.

Ved dannelse av ansatte til ansatte må lederen for enhver organisasjon nødvendigvis informere den ansatte om sine offisielle plikter. Når man skriver en instruksjon, må lederen opprettholde rekkefølgen på seksjonene, den spesifikke strukturen. B Vanligvis blir profesjonens egenskaper beskrevet, den offisielle stillingen til den ansatte i strukturen, kravene, hans rettigheter og ansvar er angitt. Assisterende leder, som andre ansatte i organisasjonen, er forpliktet til å handle og oppfylle alle kravene i det spesifiserte dokumentet.

Håndboken er skrevet av hodet i henhold til etablerte standarder, den må ikke bryte arbeidskodeksen til Den russiske føderasjonen. Det må avtales med relevante tjenester (advokat, leder for personalavdelingen), kjent med søkeren for stillingen, signert av begge parter. Samtidig anser noen advokater ikke tilstedeværelsen av et slikt dokument obligatorisk for formalisering av tjenesteforhold.

Fordelene med stillingsbeskrivelsen

Hovedhensikt:

• assistanse til lederen i sine daglige aktiviteter;
• maksimal informasjon om ansvar, funksjoner, krav til ansatte;
• i tilfelle en rettssak, vil det være lettere å bevise manglende overholdelse av den stillingen som ble utført;
• mangel på detaljert informasjon i kontrakten om funksjonene til funksjonene og direkte ansvarsforhold til en ansatt;
• tillater søkeren om en stilling å gi et berettiget avslag på grunn av manglende overholdelse av kravene til stillingen;
• lar deg avgrense ansvaret mellom ansatte i organisasjonen;
• lar deg evaluere ytelsen til hver ansatt;

Tilstedeværelsen av instruksjoner er nyttig for assistenten selv. Han kjenner tydelig sine rettigheter og ansvar. Han er ikke forpliktet til å utføre funksjoner som ikke er spesifisert i instruksjonene.

Regulatorisk og juridisk grunnlag for utarbeidelse av stillingsbeskrivelser

Det ser i utgangspunktet slik ut:

• gjeldende lovgivning i Russland;

Lovgivningen lar deg gi en ansatt alle funksjoner, hvis han er klarert, har han nok kunnskap, erfaring, kvalifikasjoner til å løse slike problemer. Vær oppmerksom på at autoriteten må formaliseres av lederen etter hans ordre.

• stillingsbeskrivelse;

Stillingsbeskrivelsen er utarbeidet under hensyntagen til stillingens detaljer, fastslår vilkårene. Det skal gjenspeile det faktiske arbeidet som er utført av assisterende leder.

• interne dokumenter:
• organisasjonens charter, ledelsens ordre, regler for den interne ordenen og oppførselen.

Assistenten må raskt navigere i regelverket som regulerer hans aktiviteter og arbeidet til hans underordnede tjenestemenn. Det er nødvendig for ham å studere føderal, regional lovgivning, organisasjonens forskrifter.

Hoveddelene av stillingsbeskrivelsen

Strukturen presenteres i statlige kataloger om ansattes kvalifikasjoner. Den inneholder alle grunnleggende krav til en lederassistent og indikerer hans plass i organisasjonens struktur.

Hovedkomponentene i instruksjonen:

• dens generelle bestemmelser. Vilkårene for innmelding i personalet, prosedyren for avskjedigelse, underordning i organisasjonen, reglene for å erstatte en assistent i hans fravær er foreskrevet. Nivået på kvalifikasjoner, utdanning, ferdigheter, erfaring er indikert;
• krav og hans ferdigheter;
• job ansvar. Assistentens hovedfunksjoner er tydelig angitt;
• krefter. Dette avsnittet foreskriver grad av kompetanse, rettighetene til assistenten;
• et ansvar. Det generelle nivået av spesielt ansvar for feil og brudd begått i arbeidet er foreskrevet, listen deres er angitt (på forespørsel fra hodet);
• kommunikasjon etter posisjon. Avsnittet definerer sirkelen av tjenesteinteraksjon med andre teammedlemmer. Det er angitt med hvem og på hvilke spørsmål samarbeid kreves.

La oss se nærmere på hver seksjon.

Generelle bestemmelser

Viktige punkter:

• assistent - en spesialist som hjelper ham i tekniske og dokumentariske forhold;
• avtale og oppsigelse fra det utføres etter ordre fra lederen av organisasjonen;
• i arbeidsprosessen følger assistenten kun ordren og ordren til hodet;
• under hans fravær gis en tilstrekkelig erstatning, stillingen til hans erstatning er angitt, en ordre blir gitt for organisasjonen å erstatte
• assistenten må ha en spesialisert høyere utdanning. Yrkeserfaring - minst to år. Du må kanskje oppgradere kvalifikasjonene dine når du ansetter.

Krav

Rollen som assisterende leder kan involvere veldig forskjellige funksjoner.

I praksis kan en person som har denne stillingen være:

• faktisk hans stedfortreder og rapporterer direkte til lederen og bare til ham. Han har ofte andre ansatte underordnet;
• personlig assistent. Han utfører arbeidet til en sekretær og er i venterommet, han er også spesialist. Samtidig underordner han seg ikke bare lederen, men også lederen for personaltjenesten når det gjelder funksjonene til sekretariatet.

En slik assistent har mye færre rettigheter og fullmakter enn en spesialist som i sine funksjoner tilsvarer en nestleder. Han kan ha videregående utdanning, arbeidserfaring kan ikke engang være nødvendig.

Det er feil å identifisere disse posisjonene. Den ene involverer implementering av hovedsakelig støttefunksjoner, og assisterende leder utfører organisatoriske og administrative funksjoner.

Grunnleggende krav til en assistent med organisatoriske og administrative funksjoner:

• oppfylle kravene i arbeidsavtalen, stillingsbeskrivelse;
• kjenne reglene for forretningsetikette og forretningskommunikasjon;
• kjenne arbeidsflyten, rapporteringen og strukturen til organisasjonen grundig;
• kompetent gjennomføre forretningsforhandlinger;
• kunne tegne viktige dokumenter;
• informere lederen innen innlevering av viktige rapporter;
• jobbe på en PC, bruke kontorutstyr (skanner og skriver) for å utføre sine direkte plikter;
• kunnskap om fremmedspråk er ønskelig (på kommunikasjonsnivå);
• kunne lage standardavtaler.

Bedriftens leder, med tanke på viktigheten av stillingen til hans assistent, kan supplere den spesifiserte listen, med tanke på organisasjonens detaljer og dens arbeid.

Plikter til assisterende leder

Assistenten har mange ansvarsoppgaver, og jobber direkte med veilederen.

Hovedansvaret er som følger:

• overholde strengt alle bestillinger, ordre fra ledelsen;
• planlegge lederens daglige rutine for neste dag. Utvikle, koordinere tidspunktet for besøk, mottakelser. Gi tidsplanen til lederen i tide;
• følge sjefen i resepsjoner, på turer;
• motta besøkende, danne lister over besøk til ledelsen, svare på telefonsamtaler og sende inn forskjellige sertifikater i henhold til deres autoritet;
• sikre hodets aktiviteter, løse tekniske problemer (organisere forhandlinger, møter, book billetter, book hotell);
• forberede møter, møter, møter med hodet, varsle alle deltakerne om dagsordenen og tidspunktet for møtet;
• føre referat av fremdriften og resultatene av møter, møter, forhandlinger, dokumentere resultatene;
• koordinere arbeidet til avdelinger, divisjoner i organisasjonen, i henhold til instruksjonene og ordrene til lederen;
• gjøre lederne for strukturelle divisjoner oppmerksom på ledelsens ordre, kontrollere tidspunktet for gjennomføringen;
• gjennomføre mottak, registrering av dokumenter og søknader som er sendt inn for signatur av hodet, overføre dem til hodet;
• utarbeide brev, henvendelser, andre dokumenter på vegne av lederen;
• sørge for at fullmakten utstedt av lederen holdes;
• uavhengig kommunisere med ansatte i avdelinger og andre organisasjoner, løse en rekke nye problemer som kan løses uten leder;
• motta nødvendig informasjon - samle den nødvendige dokumentasjonen på forespørsel fra lederen;
• utarbeide visuelle hjelpemidler, dokumentasjon som kreves for møter;
• organisere kontorarbeid, lede, kontrollere aktivitetene til kontorarbeidere;
• motta, registrere og presentere korrespondansen sendt til hodet for hodet;
• kommunisere med besøkende. Møt klienter i organisasjonen, personalet, før journal og organiser et personlig mottak av besøkende til lederen. Svar også på spørsmålene deres, som han uavhengig kan løse.

Betingelser

Assistentens hovedmakter og rettigheter:

• registrere, signere dokumenter innenfor grensene for deres kompetanse;
• å få tilgang til informasjon som er stengt for allmenn tilgang i tilfelle forretningsmessig nødvendighet;
• studiedokumenter knyttet til deres profesjonelle aktiviteter;
• kjenne strukturen, ledelsen av alle divisjoner i organisasjonen;
• - komponere brev, forespørsler, andre dokumenter, utarbeide svar på henvendelser (på vegne av lederen);
• be representanter for strukturelle enheter om nødvendige dokumenter, materialer, motta informasjon i det beløpet som er nødvendig for gjennomføringen av deres direkte plikter;
• bli kjent med avgjørelsene, ordrene og ordrene til hodet;
• delta i møter, møter med lederne av organisasjonen;
• sende inn en forespørsel til hodet om tillatelse til å levere viktige dokumenter til strukturelle enheter;
• sende forslag for å forbedre arbeidet ditt og aktivitetene i selskapet;
• organisering av lederens arbeidsplass, skaper betingelser for vellykket og effektivt arbeid.

Med tanke på spesifikasjonene til selve organisasjonens arbeid og særegenheter ved assistentens arbeid, kan den foreslåtte listen over makter, rettigheter endres, utvides betydelig eller omvendt reduseres.

Vanligvis er det siste punktet bestemmelsene om ansvarsmål som presenteres for den ansatte.

Assistentens ansvarsområde

Straffer for brudd på kontrakten, stillingsbeskrivelse, interne forskrifter, lover skal bare være i samsvar med gjeldende lovgivning. Vanligvis er graden av ansvar regulert av arbeidskoden i Russland.

Assisterende leder er ansvarlig for:

• feil utførelse av offisielle oppgaver, nektelse til å utføre;
• brudd på fristene for det nødvendige arbeidet;
• brudd på ordrer, avgjørelser, avgjørelser av hodet;
• handlinger som ikke er innenfor deres kompetanse;
• ikke vennlig, frekk behandling av partnere i organisasjonen, besøkende, ansatte, manglende overholdelse av forretningskommunikasjon og etikette;
• vesentlig skade på organisasjonen, dens motparter, ansatte;
• gi unøyaktig informasjon til ansatte;
• utilstrekkelig kontroll over underordnede ansattes aktiviteter;
• utlevering av personopplysninger, konfidensiell informasjon som har begrenset tilgang.

Det er straffer for:

• unnlatelse av å oppfylle offisielle oppgaver i sin helhet eller utilstrekkelig i god tro (i henhold til arbeidskodeksen til Den russiske føderasjonen);
• lovbrudd (i henhold til lovgivningen: administrativ, sivil, kriminell);
• materiell skade forårsaket (i henhold til den russiske føderasjonens arbeidsliv og sivil lov).

Den planlagte straffen kan være i form av fratakelse av materielle belønninger, til og med oppsigelse. På slutten av teksten i dokumentet må det være visum for de ansatte som godkjenner det, og signaturen til assisterende leder.

Organisasjonssjefen utvikler instruksjoner, er enig: en advokat, leder for personalavdelingen, arbeidslivsbeskyttelse. Etter å ha gjort endringer, tillegg, godkjenner lederen. Angi stilling, etternavn (med dekoding), godkjenningsdato og signatur.

Hans signatur bekrefter aksept av endringene ved endring og lovligheten av dette dokumentet.

Konklusjon

Stilling - assisterende leder er en veldig mangesidig, ansvarlig, spesiell stilling. Han rapporterer bare direkte til lederen og må upåklagelig følge alle hans instruksjoner - det viktigste i hans arbeid. Han har et økt ansvar for urettferdig holdning til arbeid. I dette tilfellet er konsekvenser med skade på arbeidsgiveren mulig.

En assistent må ha spesielle personlige egenskaper: engasjement i å utføre sine funksjoner, samvittighetsfullhet, kommunikasjonsevner, være krevende av seg selv og kunne kommunisere med et stort antall mennesker. Han må ha en viss medfødt karisma og sjarm.

Vi undersøkte detaljene komponentene i instruksjonene, vilkårene, funksjonene og kravene. De kan legges til og finpusses avhengig av detaljene og størrelsen på organisasjonen. Det viktigste er at instruksjonen skal utarbeides av hodet, avtalt med relevante tjenester. Søkeren til denne stillingen må bli kjent med den ved personlig signatur, og det er ønskelig å få den i hendene.

En forretningsassistent er nødvendig av hver leder som, når han leder et stort selskap, kan betro mange av sine oppgaver. Dette bør være en person med nødvendig kunnskap, ferdigheter, kompetanse, som du må stole på alt. Assistent er "høyre hånd" til lederen, nødvendigvis smart, hardtarbeidende, kompetent, pålitelig assistent som i fravær av en leder i stor grad kan erstatte ham. Det er ikke for ingenting at kvalifiseringshåndboken henviser ham til spesialister - ledere.