В презентации представлены некоторые моменты биографии автора. И о том, что...
Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.
Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.
Актуальность и перспективы развития данной должности
В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.
Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.
Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.
Преимущества и недостатки работы помощником
Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.
К положительным сторонам
занимаемого поста относятся:
- близость к начальству;
- постоянный доступ к актуальной информации;
- возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
- возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
- работа в комфортной обстановке.
Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:
- частые командировки;
- ненормированный рабочий график;
- нахождение в стрессовой ситуации;
- эмоциональные срывы начальства;
- необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.
Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность
Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.
Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами , как:
- коммуникабельность;
- уверенность в себе;
- способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
- правильно поставленная речь;
- определенная жесткость;
- твердая жизненная позиция.
В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.
Должностные обязанности
обязан :
Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.
Права и ответственность
имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям. Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения. При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.
Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:
- предоставления рабочего места;
- оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
- предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.
Особенности оформления резюме
Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:
При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.
Особенности работы в различных сферах деятельности
В общественной приемной у депутата
Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.
У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.
Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.
Отдел кадров
Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.
Отдел продаж
Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.
Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.
Художественный руководитель
Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.
Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.
О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:
Специфика работы помощника руководителя зависит от деятельности компании, требований начальства и включает в себя много пунктов. Чтобы обязанности сотрудника не казались «размытыми» используется должностная инструкция помощника руководителя, которая регламентирует его полномочия и компетенции, необходимые для работы.
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) относится к внутренней организационно-распорядительной документации компании и носит более детальный характер, чем трудовой договор. В документе регламентируется структура должности, полномочия сотрудника, а также должностные обязанности и ответственность. ДИ обеспечивает прозрачность требований руководителя для подчиненного, а начальству облегчает контроль за исполнением должностных обязанностей сотрудником.
ДИ является односторонним актом работодателя, поэтому обязательна к исполнению. Поскольку в каждой компании ДИ составляется самостоятельно, важно, чтобы она не противоречила ТК РФ и трудовому договору. Поэтому будет правильно сначала согласовать документ с юристом. Составляется, как правило, в двух экземплярах: один - находится у руководителя, другой у сотрудника.
Текст должностной инструкции должен разрабатывать опытный юрист. Если у вас нет таких специалистов, обратитесь за помощью в аутсорсинговую компанию .
Чем ДИ полезна для сторон трудового соглашения:
- четко регламентирует квалификационные требования к должности, порядок подчиненности руководству, границы прав и обязанностей и меру ответственности;
- работнику понятен круг личных полномочий и обязанностей. Если, например, на него возлагается обязанность, которая не относится к ДИ, то тот вправе отказаться ее исполнять без каких-либо неблагоприятных последствий для себя;
- если увольнение (из-за несоответствия занимаемой должности) оспаривается работником в суде, ДИ станет весомым аргументом оценки эффективности работы сотрудника и поможет работодателю защитить интересы компании в судебном разбирательстве;
- упрощает порядок обоснования перед налоговой экономическую целесообразность затрат на работу сотрудников (обоснованность проведения мероприятий по повышению квалификации персонала, стоимость междугородних и международных телефонных звонков и т.д.)
Правильно составляем должностную инструкцию
Должность помощника руководителя подразумевает достаточно широкий спектр функций. На практике под таким названием могут пониматься две абсолютно несхожие по должностным полномочиям и выполняемым функциям должности:
- помощник руководителя, выполняющий секретарские и административные обязанности;
- полноценный помощник директора, решающий определенные группы вопросов.
Должностная инструкция помощника директора
Характеристика каждой должности, отражаемая в ДИ, состоит из трех разделов: что работник должен знать, какие установлены должностные обязанности и требуемый уровень квалификации.
Как и трудовой договор, ДИ содержит следующие положения:
- Наименование организации, которая составила ДИ (должно соответствовать документам госрегистрации).
- Наименование документа «Должностная инструкция». Число и порядковый номер.
- Основные положения (ФИО, в каких общих вопросах должен разбираться специалист, кто замещает, если помощник отсутствует, кому подчиняется, обязательный минимальный стаж).
- Трудовые функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность
- Реквизиты и подписи сторон.
Управленец должен соответствовать в достаточной степени высоким требованиям:
- высшее профильное образование (техническое, юридическое, экономическое и т.д.);
- стаж работы не менее трех лет (для каждой организации это решается индивидуально);
- определенные навыки, необходимые в компании (например, практические навыки в производстве, знание технологического процесса, схем сбыта).
ДИ прежде всего должна включать пункт, что специалист относится к категории руководящего состава, назначается и увольняется директором. Все формулировки должны содержать точное описание тех задач, которые будут в компетенции помощника.
Помощник директора должен ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность организации. Как правило, по своему составу - это довольно обширный перечень документов: от Устава организации до методических рекомендаций, учебных материалов, локальных и федеральных актов, регулирующих направления деятельности компании, специфика ведения документооборота.
В основные положения включают общие положения, в которых должен разбираться управленец:
- понимать структуру предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства, контролировать исполнение работниками поручений и распоряжений директора;
- участвовать или самостоятельно проводить деловые переговоры;
- принимать посетителей;
- разбираться в техническом обеспечении административной работы руководителя компании (навыки работы с ПК, оргтехникой, приемно-переговорными устройствами и т.д.);
- основах управления и организации труда.
Должностные обязанности помощника директора:
- принимает, проверяет и систематизирует корреспонденцию, поступающую директору организации, докладывает о результатах исполнения решений директора;
- передает распоряжения конкретным исполнителям, структурным подразделениям, запросы и иные виды документации, занимается подготовкой ответов;
- контролирует работу сотрудников, своевременное исполнение поступивших распоряжений руководства;
- осуществляет лично прием заявлений подчиненных и иных документов, передает их на подпись руководителю;
- проверяет и редактирует документацию в отношении проектов, поступающих на утверждение руководителем;
- занимается подготовкой совещаний и заседаний, проводимых руководителем (сбор материала, ведение протоколов, оповещение и регистрация участников, определением повестки дня);
- координирует работу подчиненных в пределах должностных полномочий;
- проводит работу по обеспечению сохранности документации и своевременной передаче ее в архив.
Перечень обязанностей помощника директора для конкретной организации может быть расширен или, наоборот, сужен. Все зависит от требований к должности, специфики и масштаба работы компании и иных факторов, влияющих на режим работы руководителя.
Помимо обязанностей сотрудника, ДИ включает также разделы, касающиеся прав и ответственности помощника директора.
Права и ответственность помощника директора:
Наравне с обязанностями сотрудник вправе:
- вносить предложения, направленные на усовершенствование деятельности компании, в рамках своих должностных обязанностей;
- запрашивать необходимую документацию и информацию у сотрудников, руководителей подразделений;
- представлять интересы компании в госструктурах и коммерческих организациях;
- взаимодействовать с контрагентами в соответствии с установленными полномочиями.
В разделе об ответственности сотрудника необходимо перечислить виды ответственности, ссылаясь на нормы ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ, УК РФ. Детализировать виды нарушений и указывать конкретные статьи не стоит, иначе если возникнут проблемы, доказать виновность сотрудника будет непросто.
Должность помощника руководителя
Должность помощника руководителя включает список обязанностей личного помощника руководителя с совмещением секретарских обязанностей. Сотрудников, занятых этим видом деятельности относят к личным помощникам руководителя. Соответственно их полномочия намного меньше, чем у помощника директора, поэтому квалификационные требования не такие строгие.
Сотруднику не обязательно иметь высшее образование, продолжительный стаж работы, иные квалификации, чаще всего в подчинении нет других работников.
В должностные обязанности помощника руководителя входят:
- тайм-менеджмент директора (подготовка расписания встреч, деловых поездок, подписание документов и т.д.);
- прием и перераспределение телефонных звонков;
- работа с входящей документацией;
- техническое обеспечение работы руководителя (заказ билетов, транспорта, подготовка к переговорам и встречам), а также его сопровождение;
- организует рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, оргтехникой;
- по указанию директора доводит его распоряжения до руководителей подразделений и сотрудников компании;
- поддержание деловых контактов
- ведет запись на прием к руководству;
- выполняет иные отдельные поручения.
С ДИ работников знакомят под роспись и выдают на руки экземпляр. Чтобы документ имел юридическую силу, начальство должно его утвердить. Утверждение ДИ происходит аналогично утверждению внутренних актов. Это может быть отдельный приказ или гриф Утверждаю проставляется вверху ДИ и подписывается руководителем.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во
Расскажем, для чего нужно прописать обязанности и права помощника руководителя отдельным документом. Объясним, как составить документ.
Скачайте документ:
Грамотно составленная должностная инструкция помощника руководителя позволит устранить разногласия, избежать конфликтов и судебных разбирательств. Стороны понимают свои права и обязанности, сотрудник знает, что входит в его обязанности и какие деловые качества ему при этом требуются.
Должностная инструкция помощника руководителя организации – это, по сути, вишлист (от англ. Wish List - список желаний) директора компании. Пожелания нужно учесть при составлении документа, чтобы затем менеджер по персоналу, принимая на работу специалиста, мог сразу определить, насколько он соответствует указанным требованиям. Это поможет повысить качество подбора и сократить время поиска подходящего кандидата.
Топ-10 навыков и ценностей помощников руководителей: два взгляда
Какие нюансы учесть при составлении должностной инструкции помощника руководителя
Унифицированной формы регламента нет, но к настоящему времени сама практика кадровой работы подсказала оптимальную структуру должностной инструкции. При этом структура, названия и содержание разделов - не догма. Их всегда можно дополнить и исправить, руководствуясь реальными условиями работы, спецификой сферы деятельности организации и функционалом конкретной должности.
В организации составляют, как правило, два вида должностных инструкций - типовые и индивидуальные. Когда речь идет о таком важном документе, как должностная инструкция помощника руководителя организации, мы говорим, конечно, об индивидуальном подходе.
Нужно помнить, что помощник - правая рука генерального директора. У него должны быть развиты не только профессиональные компетенции, но и определенные личные качества. Поэтому есть смысл установить требования к квалификации не в разделе «Общие положения», а оговорить их в специальном разделе.
Кроме того, если у руководителя несколько помощников, их конкретные обязанности, зоны ответственности, вопросы подчиненности и взаимодействия оговорите отдельными должностными инструкциями.
К обязательным разделам инструкции помощника директора можно отнести:
- Общие положения.
- Основные задачи и функции.
- Требования к квалификации.
- Обязанности по должности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимосвязи.
Мы остановимся только на нюансах, которые нужно отразить именно в должностной инструкции помощника руководителя.
В разделе «Общие положения» обязательно укажите порядок назначения, освобождения и замещения специалиста. Приведите перечень нормативно-правовых актов, которыми помощник обязан руководствоваться в своей деятельности, а также оговорите подчиненность.
Раздел «Общие положения» в должностной инструкции помощника руководителя
Раздел «Основные задачи и функции» . Укажите, для решения каких основных задач в штатное расписание включили должность помощника директора, оговорите его участок работы.
Узнайте, как вы очерчиваете границы своей ответственности
Скачать и пройти тест
В разделе «Требования к квалификации» определите, какой опыт работы и по каким направлениям нужен помощнику, установите требования к профессиональной подготовке, уровню образования. ТК требует, чтобы специалиста оценивали исключительно по деловым качествам. Но для эффективного исполнения обязанностей помощника руководителя одних профессиональных знаний мало. В данном случае стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, умение соблюдать конфиденциальность также являются деловыми качествами, которые можно включить в перечень требований к должности.
Раздел «Обязанности по должности» - это не только описание функционала, но и требования к выполнению этих функций. В настоящее время уже разработали профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и вам нет необходимости изобретать велосипед. Ознакомьтесь с этим профстандартом и выберите из него те должностные обязанности, которые будет выполнять помощник руководителя вашей компании.
Обязанности личного помощника руководителя в должностной инструкции
Скачайте образец документа полностью
В соответствии с профстандартом, под описанием обязанности сразу можно привести перечень знаний и умений, которые потребуются для того, чтобы качественно выполнить данную работу.
Должностная инструкция помощника руководителя: образец
Скачать инструкцию полностью
Раздел «Права» с учетом той трудовой функции, которую выполняет помощник директора, должен оговаривать его право принимать самостоятельные решения по конкретным вопросам, визировать определенные виды документов. Приведите в инструкции эти направления и дайте перечень видов документов. Кроме того, включите в раздел права:
- Получать информацию, в том числе имеющую конфиденциальный характер, необходимую для эффективного исполнения поставленных задач;
- Требовать исполнения определенных документов и выполнения определенных действий, давать задания и распоряжения, контролировать их своевременное выполнение.
Раздел «Права» в должностной инструкции помощника руководителя
В разделе «Ответственность» оговорите те виды дисциплинарных взысканий, материальной или административной ответственности, которые можно применить к помощнику директора за некачественное и несвоевременное исполнение возложенных на него функций.
В разделе «Взаимосвязи» оговорите порядок взаимодействия помощника с руководителями другого уровня. Этот специалист напрямую подчиняется только генеральному директору, но инструкцией можно допустить и оговорить иерархию взаимоотношений с теми, кто руководит другими структурными подразделениями.
Скачайте образцы должностных инструкций
Как утвердить должностную инструкцию помощника руководителя
Должностные инструкции, как правило, разрабатывают сотрудника отдела кадров. Согласовывать должностную инструкцию помощника руководителя организации с руководителями других структурных подразделений, кроме юридической службы, не нужно. Утверждает документ директор компании.
С утвержденной должностной инструкцией помощника руководителя нужно ознакомить под подпись тем способом, который принять в организации: на самом документе, на листе ознакомления.
Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.
Кто такой помощник руководителя
Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:
- фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
- личным секретарем директора.
Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:
- относится к категории руководителей;
- подчиняется непосредственно генеральному директору.
По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:
- наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
- длительный стаж работы — 3 года и более.
Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться. Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.
Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.
Инструкция личного помощника директора
Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.
В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:
- относится к категории специалистов;
- подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.
Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора. Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику. Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.
Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.
Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.
Где скачать образец должностной инструкции помощника директора
Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.
Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
- Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
- обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
- работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
- обеспечение психологического комфорта начальства;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.
Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.
Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати;
- грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.
Требования к личным чертам ассистента
Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.
Прежде всего, это:
- стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.
Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.
Наиболее частые дополнительные обязанности, это:
- перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
- организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
- сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
- услуги бытового характера.
Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.
Режим работы личного ассистента
Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.
Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.
Что указать в резюме помощника руководителя
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:
- Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
- Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
- Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.
Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.
Обязанности помощника руководителя подразделения
Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.
Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:
- необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
- контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
- вести специфическую документацию подразделения.
Перспектива карьерного роста личного ассистента
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.
Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.
