В какое время лучше всего делать рассылку. В какое время дня лучше отправлять рассылку? Что можно отправлять в почтовом конверте

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

А вам известна тайна лучшего дня для отправки писем? Во всяком случае, когда дойдет до дела, от этого будет зависеть успех вашей кампании. А секрет довольно прост — в центре внимания снова оказался не кто иной, как клиент. Именно от аудитории надо отталкиваться при выборе оптимального момента для начала реализации вашей рекламной стратегии.

Как это сделать? В интернете доступны результаты множества исследований, проведенных как опытными маркетологами, так и отдельными компаниями. Не нужно тратить время на самостоятельный поиск ответа, потому что уже собрал и проанализировал для вас всю доступную информацию касающуюся этого вопроса.

В какой день я должен отправлять рассылку по e-mail?

Какой день в неделе наиболее тяжелый для вас? Если это вторник, то вы не одиноки. Миф об «адском понедельнике» давно развенчан, так как исследования показали, что именно вторник получил лавры худшего дня. Якобы в понедельник мы еще находимся под влиянием удовольствия от выходных, а во вторник приходится «встретится лицом к лицу с жестокой реальностью».

Тем не менее он может стать лучшим моментом для рассылки писем. Согласно результатам опроса GetResponse, больше 17% людей планируют рассылки по e-mail именно на вторник.

На фоне будних дней вторник имеет наибольший рейтинг открытий – 18%. Интересно, что в итоге суббота с ее самым высоким показателем в 18.3% должна была стать «победителем». Но принимая во внимание небольшой субботний объем рассылок, вторник заслужено получает свое почетное первое место.

Если — высокий уровень кликов, подписка клиентов на вебинар или опрос, то целесообразнее будет организовать отправку в пятницу, субботу или воскресенье. Почему? Да потому, что наиболее высокие показатели open rate бывают именно в выходные: наплыв писем уменьшается, и адресаты наконец-то могут спокойно прочитать сообщения в своем почтовом ящике.

Вот, к примеру, итоги рассылки, которая была рассчитана лишь на краткое ознакомление: в канун Нового года (это был вторник) Customer.io отправили получателям годовой отчет своей работы. Результаты превзошли ожидания — рейтинг открытий (41.9%) и кликабельность (21.5%) ничем не уступал всем предыдущим дням. Этим мы пытаемся сказать, что если у вас интересный контент, то не столь важно время его отправки.

Желаете, чтобы ваше письмо открыли? Делайте рассылку писем днем!

Да, большинство людей, пытаясь начать свой день с продуктивной нотки, по утрам читают свою почту. Но множество, по их мнению, «не нужной» информации, просто пропускается или архивируется. Весьма вероятно, что под этот прессинг может попасть и ваше уведомление. Не важно насколько полезным оно было, ведь из-за утреннего стресса и спешки человек может банально не заметить его. Это весомое доказательство в пользу рассылок в обеденное и вечернее время.

Желаете, чтобы человек ответил? Отправляйте массовую рассылку вечером!

Информационный сервис Experian опубликовал результаты глобального опроса клиентов насчет лучшего времени для рассылки. Они выяснили, что в то время, пока большинство делает рассылку в период с 8:00 до 12:00, наивысшая вовлеченность наблюдается с 20:00 до 24:00.

Представьте, на работе все ваше время уходит на выполнение заданий руководства, после – вы возвращаетесь домой и готовите ужин, и лишь перед сном появляется возможность спокойно проверить электронную почту. Поэтому, именно вечером получатели желают читать ваши новости и предложения.

Большинство писем открывают в течение часа после получения

Исследование GetResponse показало, что наивысшие шансы на открытие письмо имеет в течении первого часа после отправки. В течении следующих 4х часов рейтинг падает ниже 5%. После 24 часов шансы, что ваше письмо откроют равняются 1% рейтинга. Исходя из этих цифр, час-пик - это вечер, момент, когда люди расслабляются и свободно могут посвятить себя чтению.

Выстраиваете идеальную стратегию? Прежде узнайте ближе свою аудиторию

Стратегия - это хорошо, но она не сработает, если вы не учитываете интересы и возможности подписчиков. На кого вы рассчитываете, создавая очередную массовую рассылку? Кто ваши читатели? Бизнесмены, предпочитающие проверять входящие письма во время обеда, или простые люди, которые поздно приходят домой после тяжелого рабочего дня? На какое время рассчитан контент ваших рассылок – дневное или вечернее? Синхронизируйте отправку с приблизительным расписанием дня вашей аудитории.

Время и – важнейший компонент жизненного цикла вашей рекламной рассылки. Уберите хоть одну деталь из налаженной стратегии – и в течении ближайшего времени ощутите на себе тяжкие последствия. Например, вы перестанете делать . Прежде всего вы «поплатитесь» за это вашим временем: пройдут месяцы прежде, чем вы самостоятельно определите идеальное время для отправки писем. Поэтому запускайте разные кампании с идентичным контентом в разное время, чтобы поймать «тот самый» момент. Обратите внимание на электронные письма с наибольшим количеством кликов и отправляйте последующие рассылки ориентируясь на их время.

Замечали, что каждая отдельно взятая компания старается присылать электронные письма примерно в одинаковое время? Обычно они приходят поздно вечером или ночью, ранним утром. Забавно, что аудитория спит. Как результат, к моменту пробуждения почта переполнена. Думаем, вам это знакомо не понаслышке. Удаление большинства входящих сообщений становится частью весьма раздражающего утреннего ритуала. Вам, может, и нравится читать о маркетинге, управляемом потоком данных, но не в 7 утра же.

Дни, когда мы проверяли почту дважды в сутки – утром и вечером – канули в Лету. Но определенные компании, увы, до сих следуют такому графику. Эта стратегия так же стара, как и стилизованный под драгоценность iMac или шлюзовый компьютер, пылящийся в подвале. Усилия, вложенные в качественный контент, напрасны, если вы выберете неправильное время для рассылки.

Предлагаем понять, когда лучше всего отправлять письма. Для выяснения был использован самый научный способ: мы подписались на 100 разных рассылок и зафиксировали время получения писем.

Заказать Email-маркетинг для бизнеса

Отправляйте их в периоды 11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00 или 14:00 – 15:00

Эта стратегия подходит в случаях с низким показателем открытия писем и падением числа подписчиков.

Кстати, в период исследования в указанные промежутки не пришло ни одного письма. Ниже расположен график:

Какой интервал из представленных оптимален? Наибольшим потенциалом обладает период между 14:00 и 15:00. 11:00 – 12:00 и 13:00 – 14:00 слишком близко к обеду, письмо может затеряться. Даже если вы освещаете в сообщении какую-то смешную тему и рассчитываете, что люди прочтут его на перерыве, все равно рекомендуется отправлять его с двух до трех дня. Таким образом ваша аудитория сможет немного отдохнуть, просматривая почту. Люди всегда чистят письма с утра, но позже устают, им требуется некоторая «прокрастинация». Ваше сообщение как раз пригодится для таких случаев.

Или с 10:00 до 11:00

Если вы не хотите быть единственным, кто отправляет письма в определенный период, есть идеальное время. Когда мы проводили исследование, сообщений с 10 до 11 почти не было, точнее, пришло одно. Поэтому есть неплохие шансы выдержать подобную конкуренцию.

Как видите на графике выше, было всего несколько промежутков, когда пришло мало писем. Но по полезности они не стоят на одной ступени с периодом с 10 до 11. Например, с 9 до 10 обычно начинается рабочий день, а с 16 до 17 – заканчивается. Это значит, что за внимание аудитории придется сильно побороться. Чтобы избежать такого развития событий, выбирайте период с 10 до 11. До этого времени читатели уже усядутся на рабочем месте, как раз подействует кофе, а в папке со входящими – ноль. Определенно это лучшее время для интересных писем.

Дополнительно мы выявили некоторую странность: в период между 10 и 11 шлют письма эксперты и лидеры мнений. Нам пришло одно сообщение, но это не важно. Имеет значение то, что промежуток дает возможность выделиться.

С 18:00 до 19:00 – никогда

Это худшее время для электронной рассылки. Оно так загружено, что в момент исследования мы получили более 10 % писем именно в указанный час. Это почти в 3 раза больше, чем должно быть в среднем. На графике данные продемонстрированы наглядно.

Как можно увидеть, если решитесь отправить письмо в этот период, придется посоревноваться за внимание аудитории. Однако помните: с 6 до 7 вечера писем приходит примерно в 50 раз больше. Если вы не хотите, чтобы послание зависло в почтовом ящике мертвым грузом, мы рекомендуем не отправлять письма в такой промежуток. Непонятно, почему бренды решили делать еженедельную рассылку именно в это время. Люди только возвращаются домой и отдыхают. Им больше захочется открыть письмо с информацией о хобби, интересных или активных занятиях.

В таком случае придется побороться с тоннами других сообщений за внимание пользователей или смириться, что вас проигнорировали.

Избегайте времени после 21:00 и до 7:00

Один из самых простых способов попадания письма с утра в корзину – отправка его поздно ночью. Вы рассчитываете, что люди спят и прочтут сообщение утром. Некоторые компании думают, что мы хотим узнать свежие новости маркетинга в социальных медиа в 6:00. Однако это последнее желание в такое время. Другое дело – если бы сообщение касалось доставки кофе в постель. К сожалению, существует множество компаний, использующих этот уже устаревший прием.

Мы можем зайти на почту в любое время, нам не надо просыпаться в определенный момент, чтобы узнать новости или прочесть письмо. И сообщения, отправленные ночью, могут оказаться так далеко в списке, что люди никогда не доберутся до них.

Во время исследования в промежуток между 21:00 и 7:00 мы получили более 60 % писем.

Примерно 40 % из них пришли с 21:00 до 2:00. Со всеми этими сообщениями вам и придется «соревноваться» за внимание пользователей. Большинство вашей аудитории спит, а те, кто бодрствуют, не захотят читать рассылку в этот момент. Соответственно, письмо откладывают до утра, а потом просто удаляют или забывают о нем. Как результат, вся ваша работа напрасна. Поэтому не позволяйте контенту пропадать впустую только по причине неправильно выбранного времени.

Среда и суббота – хорошее решение

По аналогии с периодом в сутках, также важно обращать внимание на день недели. Если вы отправите сообщение в указанные дни, они станут своеобразным «маяком» качественного контента.

Когда тема касается отдыха и хобби, предпочитайте субботу. Аудитория более восприимчива к тексту, читая о чем-то таком, что можно реализовать сегодня. Также у людей будет больше времени «переварить» прочитанное. В любом из случаев пробуйте отправлять и в среду, и в субботу, чтобы определить, что вам подходит.

Почему воскресенье не попало в список ТОП? На самом деле сообщение, отправленное в этот день, попросту затеряется в суматохе, и оно отправится в корзину утром понедельника. Более того, в воскресенье у людей может не оказаться времени на прочтение.

Четверг – худший день для рассылки

Определить оптимальные дни для писем было не так уж легко. К счастью, с самым плохим все оказалось проще.

В этот день присылают вдвое больше писем, чем в среду и субботу. Почти 25 % всех сообщений пришло именно в четверг.

Некоторые эксперты утверждали, что вторник и четверг – лучшие дни для рассылки. Люди слепо следовали совету на протяжении нескольких лет. В результате они стали худшим решением.

Выводы

Теперь нам придется отписываться от 100 рассылок или вовсе удалить электронный адрес. Однако благодаря эксперименту вы получили ценные сведения об оптимальном времени для отправления писем.

Помните:

1. Делайте рассылку с 11 до 12, с 13 до 14 или с 14 до 15.
2. Еще один хороший промежуток – с 9 до 10 утра.
3. Если сообщение касается работы, отправляйте его в соответствующие часы.
4. Не шлите письма в пики активности (когда люди приходят или уходят с работы) – в 8 утра или 17:00.
5. Сообщения, отправленные ночью или рано утром, – плохая идея.
6. Четверг – худший день для рассылки.
7. По понедельникам и пятницам тоже лучше не писать.
8. Оптимальный день недели – среда.

Главное – протестируйте эти советы на своей аудитории.

Время чтения: 5 минут

Существует ли лучшее время рассылок, если у вас многоликая аудитория?

Не существует единственно верного «звездного часа» для отправки любых писем. Почему? Потому что приходится принимать во внимание множество факторов. Если это сработало у других, то не факт, что сработает у вас.

Идеальное время отправки – это уравнение со многими неизвестными. Чтобы понять, в какое время лучше делать рассылк у, следует учитывать различные показатели, многие из которых будут существенно отличаться у разных подписчиков:

• сфера занятости подписчика: бизнес, СМИ, строительство, здравоохранение, общественные организации и т. д.;
• где подписчик читает письма: дома или на работе;
• возраст;
• город;
• уровень дохода/средний чек;
• образование;
• место работы и должность;
• семейное положение, наличие детей;
• религиозные убеждения (например, у разных религий есть разные праздники, и это влияет на открываемость писем).

Эти показатели относительно стабильны. Но есть ещё и разные жизненные ситуации, влияние времени года, настроение, погода, природные катаклизмы… Всё это лишний раз подтверждает, что нет универсального «звёздного часа» для отправки письма, который сработает сегодня, завтра, через месяц и через год.

Проведем аудит и скажем лучшее время отправки

Лучшие email-рассылки делаются так

«Волшебной таблетки» нет, но есть несколько проверенных правил. Вот они:

• Не отправляйте рассылку в понедельник утром. Ящик подписчика будет переполнен, и ваше письмо может затеряться на фоне остальных.
• Вероятность того, что письмо откроют, достигает максимума в течение часа после его отправки. Час спустя она снижается на 50%.
• Мало кто отправляет письма на выходных, поэтому вам может повезти. Подписчик может наслаждаться заслуженным отдыхом или бегло просматривать рабочую почту, и тут в ящик упадёт ваше письмо.
• Больше всего кликов по ссылкам из В2В-писем приходится на пятницу. Возможно, это связано с тем, что такие письма читаются после работы по дороге домой в пробке, или подписчик открывает их на выходных уже дома.
• Лучшие результаты показывают рассылки, отправленные во вторник, среду и четверг. Это касается и В2С, и В2В.

Идеальное время дня для отправки писем:

Успех рассылки зависит не столько от понимания, когда лучше делать рассылку, сколько от тщательной разработки всех деталей письма и от того, насколько контент актуален лично для этого подписчика. Так что займитесь прежде всего делением списка адресов на группы и А/В тестированием писем.

Делите список на группы

В начале статьи мы уже упоминали, что подписчик – это не просто безликий адрес. Это человек определенной национальности, женатый или нет, работающий или безработный, и т. д. Всё это может быть основанием для деления аудитории на несколько групп. Лучшие программы рассылки, такие как платформа email маркетинга Mailigen, предоставляют возможность разбить базу на несколько групп и делать отдельные рассылки для каждой из них.

Вот еще несколько факторов, которые можно учесть:

• Разделите подписчиков на В2В иВ2С и отправляйте им письма в разное время и в разные дни недели.
• Убедитесь, что вы отправляете письмо на родном языке подписчика. Нет смысла отправлять письмо на русском языке подписчику из Китая.
• Обратите внимание на разные часовые пояса и особенности быта в других странах (например, национальные праздники и выходные дни). При помощи Mailigen всё это можно настроить всего парой кликов, и подписчик получит рассылку в нужное вам время.

Тестируйте

Чтобы «докрутить» рассылку до идеала, хорошенько протестируйте контент. Итак, наступает время А/В тестирования . Смысл тестирования в том, что вы отправляете две версии одного и того же письма двум примерно одинаковым по составу группам подписчиков. Письма должны быть абсолютно одинаковыми, за исключением одной детали: темы, картинки, призыва к действию и т. д.

После отправки вы сравниваете результаты и выбираете версию с наилучшими показателями открываемости и кликов по ссылкам. Фишки из письма-победителя вы можете применять в следующих рассылках.

Что тестировать?

• тема письма;
• имя отправителя;
• текст письма;
• призыв к действию;
• время отправки и день недели.

Если вы запомните из этой статьи всего одну мысль, то пусть это будет…

Секрет успеха в том, чтобы выяснить на практике, что работает, а что – нет. Можно ковыряться вручную, а можно автоматизировать процесс, и Mailigen готов вам помочь. У нас есть не только встроенные инструменты для деления базы на группы, но и новый сервис А/В тестирования. Так что можете сделать своим девизом слова: «Обещаю держать нос по ветру и превращать проблемы в возможности».

Дата публикации: 18.02.2018

Ежегодно Почтой России пересылается несколько сотен миллионов различных почтовых отправлений. Больше половины всех отправлений составляет письменная корреспонденция. Для примера только один Воронежский филиал Почты России за 2017 год отправил более 20 миллионов писем. Согласитесь, цифра более чем внушительная.

Правда, в последние годы эпистолярный жанр как средство общения практически полностью утратил свою актуальность. Коммуникация между людьми сегодня происходит за счет таких современных технологий, как интернет и мобильная связь. Ввиду этого за последние 15 лет резко снизилось количество пересылаемых простых писем и открыток, но зато возросло количество заказных писем с, так называемой, деловой корреспонденцией.

Как отправить письмо Почтой России, чтобы оно точно попало в руки адресата? Какие виды писем существуют? Какие условия и ограничения действуют при отправке письменной корреспонденции, как правильно писать адрес – обо всём об этом пойдет речь далее.

Что такое письмо

Прежде чем говорить о том, как отправить письмо Почтой России, следует определиться с самим понятием «письмо». Ведь помимо него существует еще два вида почтовых отправлений: посылка и .

Итак, письмо – вид почтового отправления, с помощью которого ведут переписку, пересылают документы, бумаги, фотографии. Максимальный вес — не может превышать 100 грамм. Почтовое отправление, которое содержит те же фотографии, документы или иную бумажную продукцию, но по весу превышает положенные 100 грамм, автоматически попадает в категорию «бандероль». Тарифы и правила для отправки бандероли уже несколько иные.

Часто у людей возникает вопрос, а можно ли с помощью письма отправить небольшие предметы? Например, значки, монеты, мелкую бижутерию, чайные пакетики или магнитики. По правилам Почты России – нет! На практике же, люди иногда вкладывают в конверт мелкие предметы и благополучно пересылают их. Бывают и неудачные попытки отправки, когда Почта России осуществляет возврат с пометкой, что вложение не соответствует виду почтового отправления.

Виды писем

Существует три вида писем:

• простое;
• заказное;
• ценное.

Простое письмо – в прямом смысле слова это самое обычное письмо, которое чаще всего используется для ведения какой-то личной переписки или отправки не самых важных документов и бумаг. Те письма, которыми обменивались раньше между собой родственники или друзья, живущие в разных городах, являлись в большинстве случаев как раз простыми. Простое письмо не являются регистрируемым почтовым отправлением, соответственно ему не присваивается идентификатор, с помощью которого его можно отслеживать.

Простая письменная корреспонденция доставляется почтальоном на адрес получателя и опускается в почтовый ящик. По этой причине данный вид письма считается не самым надежным, так как его, например, могут украсть из ящика. Помимо этого, так как это отправление является не регистрируемым, то в случае недоставки письма адресату, предъявить претензию Почте России, получить компенсацию или написать заявление на розыск будет невозможно.

Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым и вручается лично в руки адресата (или по доверенности его представителю). Что это значит? Во-первых, после отправки письма через кассира-операциониста выдается чек, в котором указывается трек-номер, с помощью которого можно отследить движение почтового отправления и узнать, когда оно будет доставлено и вручено адресату. Во-вторых, шансы, что письмо где-то потеряется и не дойдет до получателя, гораздо меньше, чем в случае с простым письмом.

Ценное письмо – представляет собой тоже, что и заказное, но имеет одно отличие. Для ценного письма дополнительно указывается объявленная ценность. В случае повреждения или утери ценного почтового отправления сумма объявленной ценности частично или полностью Почтой России будет компенсирована отправителю. То есть в данном случае объявленная ценность является некой страховкой. Соответственно, если вы отправляете важные документы, которые представляют собой какую-то ценность, то лучше это делать именно с помощью такого вида почтового отправления. Например, если вы решили отправить паспорт письмом или какой-то документ, заверенный нотариусом.

Дополнительные услуги Почты России (уведомление о вручении, опись вложения, наложенные платеж)

Почта России предлагает несколько дополнительных услуг , которые могут быть необходимы или полезны для отправителя письменной корреспонденции:

• уведомление о вручении;
• опись вложения;
• наложенный платеж;
• СМС-уведомление;
• ускоренная доставка 1 классом.

Для простого письма -> доступна только доставка 1 классом.
Для заказного -> все виды услуг, кроме описи вложения и наложенного платежа.
Для ценного -> все виды услуг.

Уведомление о вручении – специальный документ (бланк), который проинформирует отправителя когда (дата и время) и кем (ФИО получателя или его представителя по доверенности) было получено почтовое отправление. На уведомлении о вручении обязательно должна стоять подпись получателя. Данный бланк прикрепляется к письму и пересылается вместе с ним. После вручения, высылается обратно и доставляется также почтой.

Опись вложения – документ (бланк), в котором указывается содержимое почтового отправления. Для каждого предмета, указанного в описи, отправитель обязан указать его ценность. В момент вручения ценного письма с описью вложения, получатель вправе вскрыть конверт при сотруднике и сверить содержимое с описью. Если какой-то предмет будет поврежден или утерян, организация выплачивает компенсацию. Опись вложения имеет максимальную актуальность при отправке почтовых отправлений наложенным платежом.

Наложенный платеж – денежная сумма, которая взыскивается по поручению отправителя с получателя почтового отправления. Посредством наложенного платежа часто происходит оплата за товары, купленные через интернет. В данном случае покупатель оплачивает заказанный товар на почте только в момент его получения. Открыть конверт или коробку до оплаты получатель имеет право только, если есть опись вложения.

СМС-уведомление – услуга информирования адресата о прибытии письма в почтовое отделение и оповещения отправителя о вручении. Доступно только по России.

1 класс – ускоренный вид доставки почтовых отправлений, предполагает авиапересылку. О сроках на доставку обычным способом и 1 классом можно узнать на официальном сайте Почте России. Не стоит использовать данный вид доставки внутри одного населенного пункта, а также, если между вашим городом и городом адресата, нет авиасообщения, так как скорость доставки вероятнее всего будет такая же, как и в обычном случае. При этом отправка 1 классом обойдется дороже.

Как отправить простое, заказное или ценное письмо Почтой России

Общая информация.
Отправка всех писем осуществляется в конвертах, которые могут отличаться размером:

• минимальный размер 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6);
• максимальный размер 229 × 324 мм (формат C4).

Конверты могут быть:

• без марок и
• с напечатанной маркой.

Напечатанная марка может быть с разной литерой (буквой): A, D, B.
Такие конверты позволяют отправлять некоторые виды писем без дополнительного наклеивания марок. Отправлять письма в конверте, на котором вообще нет марок — нельзя! Марка — является своеобразной платой за услугу по доставке.

Если вы приобретаете конверт без марки, то на него необходимо будет докупить марки, стоимость которых должна равняться стоимости отправки того или иного вида письма по тарифу Почты России. Для примера, если вы отправляете простое письмо весом до 20 грамм, то на него действует тариф в размере 23 рублей (на 2019 год). То есть на конверт без марки для такого письма необходимо будет наклеить марок на 23 рубля. Если это заказное письмо до 20 грамм — на 50 рублей.

Марки на почте продаются разного номинала: 10, 15, 25, 30, 50 копеек; 1, 1.5, 2, 2.5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 и 100 рублей. Внешний вид их может отличаться.

Как отправить простое письмо

Для просто письма весом до 20 грамм приобретите либо конверт с уже напечатанной маркой (марка с литерой А), либо конверт без марки и дополнительно для него марки на 23 рубля. Наклеить их нужно в правый верхний угол. Укажите на конверте все данные (индекс, ФИО, адрес получателя и отправителя). Запечатайте письмо и несите его отправлять. Для отправки опустите конверт либо в почтовый ящик, находящийся внутри каждого почтового отделения, либо в уличный ящик Почты России, либо передайте письмо оператору Почты России.

Для отправки простого письма весом от 20 грамм следует обратиться за помощью к оператору Почты России. Дело в том, что для таких писем тарифицируются каждые последующие 20 грамм. Оператор взвесит ваше письмо и сам доклеит нужное количество марок.

При наличии весов взвесить письмо тяжелее 20 грамм вы можете самостоятельно. За каждые последующие 20 грамм вам необходимо будет доклеить марок на 3 рубля.

Как отправить заказное письмо

Заказное письмо весом до 20 грамм вы можете отправить в купленном вами конверте с напечатанной маркой (с литерой D); либо в конверте, на который вы самостоятельно наклеите марки на 50 рублей. Отправить письмо также, как и простое, опустив его в почтовый ящик — нельзя. Тем более в этом случае вы не получите чек. По правилам производить отправку необходимо в почтовом отделении через сотрудника.

Письменную корреспонденцию массой свыше 20 грамм также нужно отправлять именно через оператора. Сотрудник самостоятельно взвесит письмо и рассчитает сумму оплаты за него. Если же решили самостоятельно взвесить письмо, то знайте — за последующие каждые 20 грамм необходимо доклеить марок на 3 рубля (тариф 2019 года).

Если вы желаете отправить письмо 1 классом, то сообщите об этом оператору сразу же.

Если вы решили отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, то возьмите бесплатный бланк и заполните его, после чего отдайте вместе с письмом оператору.

Как отправить ценное письмо

Ценное письмо необходимо отправлять через сотрудника Почты России. Только в этом случае вы получите чек, по которому вы сможете предъявить претензию, если с письмом что-то случится.

Исходя из массы письма, указанной вами объявленной стоимости и выбранных вами дополнительных услуг — кассир-операционист рассчитает точную стоимость вашего отправления.

Для ценного письма на конверте помимо данных отправителя и адресата вас вероятнее всего попросят указать объявленную ценность.

Письмо с объявленной ценностью весом до 20 грамм по тарифу 2019 года стоит 110 рублей без НДС и 132 с НДС. Каждые последующие 20 г. обойдутся в 3,00 без НДС и 3,60 р. с НДС, как в случае с простой и заказной письменной корреспонденцией. Плата за объявленную ценность: за каждый полный или неполный 1 рубль оценочной стоимости: 0,03 и 0,04 рубля.

Если вы желаете отправить письмо с — то у оператора попросите бланк описи вложения ф 107 и заполните его. Если письмо с описью — то предоставляйте его оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен проверить соответствие содержимого конверта с тем, что вы укажите в описи.

Если вы желаете отправить письмо наложенным платежом — попросите бланк на почтовый перевод ф 112 и заполните его.

Если хотите отправить письмо с уведомлением о вручении — заполните .

Как правильно указывать адрес на письме

Главное правило при написании адреса — пишите максимально разборчиво! Только в этом случае вы можете рассчитывать на то, что ваше отправление точно попадет в руки адресата.

Адрес получателя необходимо указывать в правом нижнем углу конверта. Адрес отправителя — в левом верхнем углу.

В адресе необходимо указать:

1. полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество) или название организации;
2. название улицы, номер дома, номер квартиры;
3. название населенного пункта;
4. название района, области, края или республики;
5. почтовый индекс.

Индекс пишем по образцу:

На письмах до востребования — название улицы, номер дома и номер квартиры получателя указывать не нужно. Вместо этих данных нужно написать «До востребования».

Пример правильно заполненного адреса ниже:

Большинство людей при заполнении адреса в начале пишет название области (края, республики), затем название населенного пункта и только в конце улицу, номер дома и квартиру. В этом нет ничего страшного.

Имя и отчество человека многие пишут сокращенно (Иванову Н. И.) — такое написание не является правильным, но для простых писем в общем-то допустимо. Для ценной и заказной письменной корреспонденции имя и отчество всегда пишите полностью.

Некоторые люди имя отправителя и получателя пишут в именительном падеже, а не в родительном и дательном, как это положено по правилам. Это не совсем правильно, но допустимо для всех видов писем.

Если в адресе (название района, города, улицы) вы допустили грамматическую ошибку или пропустили какую-то букву — это плохо, но ваше отправление скорее всего все равно дойдет до адресата. Главное не допускайте ошибок в индексе, номере дома и квартиры.

Обязательно ли в письме писать обратный адрес? По правилам Почты России — обязательно. Но иногда могут принять письмо и без данных отправителя. Некоторые люди специально указывают не свой адрес и имя.

Помните, на почте работают обычные люди, а не роботы. Поэтому на некоторые допустимые нарушения правил сотрудник просто может «закрыть глаза».

Если есть какие-то вопросы или вам непонятно, как отправить письмо Почтой России, пишите в комментарии.