Как напоминание о. Как напомнить о себе клиенту: способы, советы, поводы

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления , рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

Особенности письма-напоминания

Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Читайте также:

Традиционно письмо напоминание содержит две части:

В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

• Считаем необходимым Вас уведомить;
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
• Обращаем ваше внимание;
• По причине задержки оплаты;
• Настоящее письмо имеет целью;
• Вынуждены Вас предупредить;
• Напоминаем о сроках.

Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

• Настаиваем на получении;
• Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
• Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о...

Повторное письмо-напоминание

Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.

Пример письма напоминания

Сначала должен быть указан отправитель: официальное название организации, юридический адрес, телефон. Ниже вписывается получатель: здесь уже кроме официального наименования организации необходимо указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия.

Наименование документа определяется его смысловым содержанием.

Например, "О выполнении условий договора".

Описательная часть. Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.

Письмо-напоминание: образец

Образец № 1. Письмо-напоминание о выполнении условий договора

Образец № 2. Письмо-напоминание об условиях акции

Хотя склероза нет, знать о том, как создать напоминания на компьютере не помешает никому.

Мне оно очень помогло, когда я . Без напоминаний я часто пропускал тренировки, просто забывал о них и все.

Создать напоминания на компьютере можно двумя способами: стандартным и установкой дополнительных программ.

Второй способ, мне понравился намного больше. Он более эффективный и даже простой, все что понадобиться – скачать напоминалку, установить и настроить.

Стандартный способ между операционными системами виндовс ХР и 7 немного отличается, но поскольку сейчас я работаю на семерке, то напишу как это сделать ней. В слепую рекомендаций по ХР писать не хочу, могу опустить важный момент.

Программ для нестандартного способа несколько. Есть платные и бесплатные, но настройка обычно не отличается. Вам лишь понадобиться выставить дни и время когда они должны уведомлять вас, звуковым или другим сигналом.

Как создать напоминания стандартным способом

С помощью стандартных средств создать напоминание в виндовс 7 проще всего следующим образом. Нажмите на рабочем столе правую клавишу мышки, (откроется новое окно) подведите стрелку к опции «создать» и выберите «текстовый документ».

Msgbox»тренировка быстрый набор текста»

После этого в самом верху с левой стороны жмите «файл» и выберите «сохранить». Это еще не все. Документ нужно переименовать на «reminder.vbs» без кавычек.

Нажмите на него правой мышкой, и снизу выберите «переименовать» и название «новый документ.txt», замените на reminder.vbs.

Половина работы по созданию напоминания стандартным способом выполнена. Теперь откройте « », там нажмите на «администрирование» и выберите «планировщик заданий».

С правой стороны найдите функцию «создать простую задачу» и также нажмите.

Вам откроется мастер настроек создания напоминаний. Что делать дальше, там все подробно будет описано.

Когда дойдете до места «запуск программы», где будет опция «обзор», нажмите на него и укажите на созданный вами файл «reminder.vbs», после чего «готово». Все, в заданное вами время будете получать напоминания.

Как создать напоминания — напоминалкой

Поскольку, платные утилиты ничем особенно от бесплатных аналогов не отличаться я рекомендую установить «Freebie Notes» или «AIV Reminder». Вот ссылки на скачивания

«Freebie Notes»:

Http://soft.mydiv.net/win/dlfile9272f_247826/Freebie-Notes/freebie-notes-rus.zip

«AIV Reminder».

Http://www.softsoft.ru/download/38054.exe

В них вы сможете выбирать звуковые сигналы, цвет оформления и прозрачность. Так же у них имеется неплохая записная книжка, будильник и календарь.

Одним словом проблем с созданием напоминаний возникать не должно. Успехов.

Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо. Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

Например:

. Уважаемый!

. Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек

. Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму

извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

. Остаемся с уважением

. Глубокоуважаемый господин!

. Идя. Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших зам вещанияовлень.

. Ждем. Вашего ответа

. С искренним уважением

. Уважаемые господа!

. Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

. Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

. Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

. Уважаемые господа!

. Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

. Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

ТИПОВЫЕ оборот

Первое упоминание

1 позволит. Вам напомнить о

2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность

3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму

4. Хотели бы напомнить. Вам о

5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)

8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

9. Уместно будет напомнить, что

10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение

11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов

13. Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена??в ближайшее время

14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

Повторные напоминания

1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о

2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов

3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих

7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы

9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа

12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам. По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры

14. Просим оплатить задолженность в течение дней

15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї 34:

1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью. Ваш кредит временно закрыт

4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

5. В связи с тем, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех. Ваших заказов

63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт

9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с. Вами контракт

12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт

13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

Друг или родственник одолжил немалую денежную сумму. Время уходит, а должник как будто забыл о своих обязательствах… Не хочется ни портить отношения, ни потерять собственные деньги. Как вежливо напомнить о долге? Придется побыть в роли дипломата и психолога!

Только спокойствие: как напомнить про долг без ссоры

Безответственное отношение должника выводит из себя. Но ваша цель – вернуть деньги, а не поссориться навечно. Поэтому соблюдайте «правило трех НЕ».

• Не используйте агрессию. Оскорбления, обвинения, скандалы не ускорят процесс. Наоборот, ситуация обострится. Некоторым неплательщикам ссора будет только на руку – как повод исчезнуть из вашей жизни вместе с деньгами.
• Не мучайте себя чувством вины. Это не стыдно – напомнить о долге. Заемщик попросил вас об услуге, вы сделали доброе дело. Но доброта не должна превращаться в бесхребетность.
• Не преследуйте должника ежедневными напоминаниями, звонками, упреками. Психологическое давление хуже открытой агрессии. Понятно, что, если человек не возвращает деньги, у него их просто нет.

Это правило позволяет кредитору и должнику выйти из неприятного положения, сохранив достоинство.

Как культурно напомнить о долге

Ситуация с невыплаченным долгом требует терпения и понимания. Важно удержать баланс между желанием восстановить справедливость и сохранением дружбы. Вопрос можно разрешить деликатно. Психологи предлагают следующие способы.

• Спокойно спросить. Когда срок платежа приблизится, задать родственнику или другу простой, но твердый вопрос: «Как ты думаешь, когда ты сможешь вернуть мне долг?»
• Усилить важность возврата. Спрашивая о долге, добавьте серьезную причину, почему вам важна уплата в срок. Например: «Мне скоро нужно везти сына в санаторий. Ты не могла бы вернуть долг до конца месяца?»
• Поинтересоваться тем, ради чего был взят долг. До того, как спросить о выплате, задать смягчающий вопрос: «Ну как твой новый телевизор, хорошо работает?»
• Уточнить сроки. Выбрать конкретную дату. За несколько дней до ее приближения встретиться с заемщиком, чтобы поговорить о возврате.
• Предложить рассрочку. Может случиться так, что друг или родственник не в состоянии отдать долг полностью. Нужно пойти навстречу и облегчить ему бремя. Скажите: «Может, ты будешь возвращать долг частями? Как насчет 3 тысяч в месяц?»
• Сделать замену. Стало понятно, что друг не сможет вернуть деньги. Может быть, у него есть какое-то ценное имущество? Предложите обмен сами: «От твоего дедушки осталась замечательная коллекция марок. Давай, ты отдашь ее мне вместо долга?» Доброжелательный тон и юмор скрасят ситуацию.

Выбрать способ действия нужно в зависимости от личности должника и ваших с ним отношений.