Регламент электронного документооборота примерный регламент электронного документооборота. Классификаторы и справочники

Банки 19.01.2020
Банки

В целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Минсельхозе России с использованием Системы электронного документооборота приказываю:

1. Утвердить прилагаемый использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

Министр Н.В. Федоров

Регламент
использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Системы электронного документооборота (СЭДО) при организации делопроизводства в Минсельхозе России (далее - Министерство).

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В целях настоящего Регламента используются следующие термины и определения:

администратор СЭДО - работник Министерства, отвечающий за эксплуатацию СЭДО;

пользователи - работники Министерства, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами), и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате наложения резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в регистрационную карточку сведений о документе.

1.4. Для осуществления работниками Министерства обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО.

1.5. Работники Министерства (пользователи СЭДО) обязаны знакомиться с руководством пользователя СЭДО (размещается в СЭДО и на информационном корпоративном портале (интранет-портале) Министерства), иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.

1.6. Организация делопроизводства в Министерстве с использованием СЭДО осуществляется Депуправделами.

2. Прием и регистрация входящей документации в СЭДО

2.1. Прием и регистрация в Министерстве входящих документов (в электронной форме, в том числе поступающих по системе межведомственного электронного документооборота, и на бумажном носителе) осуществляются отделом правительственной и общей корреспонденции Депуправделами (далее - отдел правительственной и общей корреспонденции) с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа). Регистрация входящих документов, полученных в департаментах на бумажном носителе, по факсу или нарочным, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа).

2.2. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки в СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку, сканирование документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) из карточки документа и прикрепление электронного образа (файла) документа к регистрационной карточке в СЭДО (если документ поступил в электронном виде). В случае наличия в документе информации о ранее данных поручениях (ранее направленных документах) устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов. При регистрации документа «Для служебного пользования» делается соответствующая пометка в поле «гриф», указывается номер экземпляра.

2.3. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы (файлы) следующих документов:

с пометкой «Для служебного пользования»;

нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).

2.4. Отделом правительственной и общей корреспонденции зарегистрированные документы в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе, передаются:

на имя Министра - помощнику Министра на доклад Министру, в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра - в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства Депуправделами (далее - отдел обеспечения деятельности руководства Министерства) и непосредственно в департаменты.

2.5. Обращения граждан передаются из отдела правительственной и общей корреспонденции и департаментов в отдел контроля, проверки исполнения и архива Депуправделами для регистрации в СЭДО и организации исполнения.

3. Порядок рассмотрения входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции и в отделе обеспечения деятельности руководства Министерства

3.1. Сотрудники отдела правительственной и общей корреспонденции подготавливают проекты резолюций Министра в СЭДО на входящие зарегистрированные документы на имя Министра в соответствии с Перечнем документов, подлежащих представлению Министру ( к настоящему Регламенту). Документы для доклада Министру передаются помощнику Министра. Документы, не находящиеся в исключительной компетенции Министра, распределяются сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции между заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.2. Сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства подготавливают проекты резолюций заместителей Министра на входящие зарегистрированные документы в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в адрес департаментов. На документы по вопросам временно отсутствующего заместителя Министра готовятся проекты резолюций за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра.

3.3. Документы подлежат рассмотрению сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции и передаче сотрудникам отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, а также в департаменты в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе в течение рабочего дня, срочные - в течение часа

3.4. На сотрудников отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, ответственных за подготовку проектов резолюций Министра и заместителей Министра, возлагаются следующие основные обязанности:

мониторинг документов, поступающих в электронные папки Министра, заместителей Министра в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела правительственной и общей корреспонденции;

своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО проектов резолюций Министра, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, полномочиями департаментов Министерства, полномочиями подведомственных Министерству федеральной службы и федерального агентства;

постановка в СЭДО поручений на «контроль в Министерстве» по перечню, определяемому Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

утверждение резолюций в СЭДО после их подписания и передача документов, поступивших на бумажных носителях, в отдел правительственной и общей корреспонденции для направления на исполнение в департаменты и подведомственные Министерству федеральную службу и федеральное агентство.

3.5. На начальника отдела правительственной и общей корреспонденции возлагаются следующие обязанности:

работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций Министра;

своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания Министру.

3.6. На сотрудников отдела обеспечения деятельности руководства Министерства возлагаются следующие обязанности:

работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций заместителей Министра;

своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям Министра.

3.7. При возникновении не урегулированных нормативными актами Министерства вопросов по определению головных исполнителей и соисполнителей по входящим документам сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства должны принять все меры по их решению и незамедлительно доложить заместителю Министра. О разногласиях между заместителями Министра по вопросу определения головных исполнителей и соисполнителей докладывается Министру.

3.8. В особых случаях документы по поручению Министра, заместителя Министра могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного в установленном порядке должностного лица.

3.9. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО. При утверждении резолюции в СЭДО поручение автоматически передается в электронные папки департаментов, определенных в резолюции исполнителями.

3.10. Поручение доводится до исполнителей (департаментов) путем передачи в соответствующую электронную папку и передачи экземпляра на бумажном носителе (при наличии).

4. Порядок рассмотрения документов в департаментах

4.1. Работники департамента, ответственные за делопроизводство в департаменте:

осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки департамента в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременно получают из отдела правительственной и общей корреспонденции документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес департамента, а также документы с указаниями по исполнению (резолюциями);

своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа) и создают проекты резолюций директора департамента, заместителя директора департамента в СЭДО;

осуществляют постановку поручений на «контроль в департаментах Министерства» в СЭДО в соответствии с Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

утверждают резолюции в СЭДО после их подписания директором департамента, заместителем директора департамента;

обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей директора департамента, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);

вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.

4.2. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до пользователя СЭДО с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).

4.3. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюций в департаментах наделяются:

директора департаментов и их заместители;

начальники отделов и их заместители;

иные пользователи СЭДО, на основании распоряжений директоров департаментов;

работники, ответственные за делопроизводство в департаментах.

4.4. В обязанности исполнителя по работе в СЭДО входят:

мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;

создание регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;

заполнение полей регистрационной карточки документа;

установление связи регистрационной карточки подготовленного документа с другими регистрационными карточками;

добавление файла подготовленного документа (за исключением документов, перечисленных в настоящего Регламента);

заполнение поля «Отчет об исполнении» поступившего документа и при необходимости полей вкладки «журнал» регистрационной карточки подготовленного документа.

4.5. Исполнитель обязан обеспечить соответствие прикрепленного к регистрационной карточке в СЭДО файла документа подлиннику.

5. Порядок прохождения внутренних документов в СЭДО

5.1. Внутренние документы, подготавливаемые соисполнителями (департаментами), подлежат направлению головному исполнителю (департаменту) после регистрации в СЭДО работником департамента, ответственным за делопроизводство в департаменте.

5.2. Регистрация и визирование внутренних документов в СЭДО, могут осуществляться с использованием электронной подписи (ЭП), которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Использование ЭП в СЭДО возможно после установки и настройки необходимого программного обеспечения на рабочем месте пользователя. Порядок использования ЭП в СЭДО определяется отдельным регламентом.

6. Регистрация в СЭДО исходящих документов

6.1. Работниками отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства при приеме на подпись или согласование проектов исходящих документов осуществляется проверка правильности их оформления, соответствия Регламенту Министерства, утвержденному приказом от 5 октября 2011 г. № 351, Инструкции по делопроизводству в Министерстве, утвержденной приказом от 23 марта 2007 г. № 175 и другим нормативным правовым актам Министерства. При наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку исполнителям.

6.2. При наличии разногласий с департаментами-соисполнителями, а также с подведомственными Министерству федеральной службой и федеральным агентством по вопросам их компетенции заместитель Министра или директор департамента, ответственный за подготовку материалов, по согласованию с курирующим заместителем Министра, докладывает Министру по сути разногласий, а также о результатах проведенных согласительных процедур в форме служебной записки и действует в соответствии с указаниями Министра.

6.3. При передаче подготовленных проектов исходящих документов на подпись Министру, заместителям Министра исполнителем и сотрудниками отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, принимающими документы, заполняется поле «журнал» в регистрационной карточке документа.

6.4. Подписанный Министром, заместителем Министра исходящий документ визируется сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела обеспечения деятельности руководства Министерства (иным уполномоченным в установленном порядке работником), после чего передается исполнителем на регистрацию и отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции. Работники отдела правительственной и общей корреспонденции при поступлении подписанного исходящего документа проверяют наличие виз согласования на документе, заполнение полей временной регистрационной карточки в СЭДО исполнителем, осуществляют регистрацию документа в СЭДО с прикреплением файла либо возвращают неправильно оформленный документ исполнителю.

6.5. Исходящие документы, подписанные директорами департаментов, регистрируются в СЭДО работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, до передачи на отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции.

7. Учет количества документов, зарегистрированных в СЭДО

7.1. В Министерстве проводится учет количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, месяц) по их регистрационным карточкам по форме, утверждаемой директором Депуправделами.

7.2. Информация об объеме документооборота представляется Депуправделами руководству Министерства.

8. Обязанности администратора СЭДО

В обязанности администратора СЭДО входят координация и контроль за работами по сопровождению программно-технического комплекса СЭДО, а также обеспечение выполнения следующих функций:

консультирование пользователей по вопросам работы в СЭДО по телефону, электронной почте, а также индивидуально на рабочих местах;

обучение пользователей работе в СЭДО при поступлении на работу, а также при изменении функциональных возможностей системы;

удаленная настройка через консоль администратора программного обеспечения клиентских рабочих мест, в том числе создание, изменение, переименование папок пользователей, а также настройка отчетов для получения статистических данных из СЭДО;

актуализация справочника сотрудников Министерства в соответствии с приказами по личному составу;

заполнение справочника организаций и удаление дублирующих записей;

ввод в СЭДО номенклатуры дел структурных подразделений Министерства;

ведение системных справочников СЭДО;

мониторинг работы пользователей в СЭДО и доведение результатов мониторинга до руководства структурных подразделений;

контроль корректности ввода данных в СЭДО.

9. Ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента

Работники Министерства (пользователи СЭДО) несут дисциплинарную ответственность за нарушение положений настоящего Регламента.

Приложение
к использования
Системы электронного
документооборота при организации
делопроизводства в Минсельхозе
России

Перечень документов, подлежащих представлению Министру

№ пп Вид документа Статус исполнителя
1. Поручения Президента Российской Федерации Головной, соисполнитель
2. Указы Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству Головной, соисполнитель
3. Поручения Председателя Правительства Российской Федерации Головной, соисполнитель
4. Поручения первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации Головной, соисполнитель
5. Протоколы заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, в которых Министр является членом комиссии -
6. Представления руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации -
7. Акты Председателя и аудиторов Счетной палаты Российской Федерации -
8. Обращения министров зарубежных государств, отвечающих за сельское хозяйство и (или) внешнюю торговлю -
9. Иные виды документов по письменному поручению Министра -

______________________________

*Документы, рассматриваемые заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Обзор документа

При организации делопроизводства в Минсельхозе России применяется система электронного документооборота (СЭДО). Определен порядок ее использования. Он не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.

Принимает и регистрирует документы отдел правительственной и общей корреспонденции Депуправделами. Он делает это в течение рабочего дня или 1 часа (если речь идет о срочных документах).

На входящие документы в СЭДО заводятся регистрационные карточки. Регистрационный номер присваивается автоматически.

В зависимости от формы документа (бумажный носитель/электронный вид) он либо сканируется, либо прекрепляется его электронный образ (файл). Перечислены документы, в отношении которых эти действия не совершаются. Среди них - нотариально заверенные документы, объемные приложения и др.

Зарегистрированные документы передаются в соответствующие подразделения (например, в департаменты). Некоторые - непосредственно Министру.

Регламентировано, как рассматриваются документы в упомянутых выше подразделениях.

Исходящая документация также фиксируется в системе. Правильность ее оформления проверяют работники отделов правительственной и общей корреспонденции, а также обеспечения деятельности руководства Минсельхоза России. Если при составлении проекта документа возникают разногласия, о них, а также о результатах проведенных согласительных процедур докладывается Министру. Последний принимает окончательное решение.

Ведется учет документов, зарегистрированных в СЭДО.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к Договору № от «____» ___________ 2015 г.

о присоединении к системе электронного

документооборота «Диалог»
РЕГЛАМЕНТ

использования системы электронного документооборота «Диалог»

г. Симферополь «____» ___________ 2015 г.

  1. Общие положения


    1. Настоящий Регламент определяет порядок и условия использования системы электронного документооборота «Диалог» (далее СЭД «Диалог»).

    2. СЭД «Диалог» представляет собой информационную систему, предназначенную для обеспечения полноценного функционирования электронного документооборота, включая управление документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

    3. СЭД «Диалог» внедряется в целях организации безбумажного электронного документооборота и перехода на систему межведомственного электронного документооборота на компонентах свободного программного обеспечения, предоставления услуг в электронном виде и создания единого информационного пространства исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

    4. СЭД «Диалог» предполагает подготовку документов, перенаправление и постановку поручений, а также контроль исполнения поручений с возможностью использования юридически значимой электронной подписи на базе Удостоверяющего центра, функционирующего в соответствии с требованиями действующего законодательства.

    5. СЭД «Диалог» отвечает требованиям основных законодательных актов и нормативно-методических документов в сфере регулирования информационных систем, использующихся для обеспечения электронного документооборота.

      1. СЭД «Диалог» отвечает требованиям следующих законодательных актов:

  • Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации»;

  • Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);

  • Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ, «О коммерческой тайне»;

  • Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;

  • Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

  • Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

      1. СЭД «Диалог» соответствует следующим стандартам:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

  • ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

  • ГОСТ Р 34.10-2001. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

  1. Термины и определения

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных и региональных органах исполнительной власти;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот регионального органа исполнительной власти;

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

Подлинник электронного документа - документ, подписанный ЭП, созданный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;

Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;

Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД регионального органа исполнительной власти;

Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы;

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

ЭП – электронная подпись, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.

  1. Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего систему


    1. Эксплуатация системы должна осуществляться персоналом, прошедшим специальное обучение.

    2. Пользователи СЭД «Диалог» обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭД, иметь навыки работы с СЭД «Диалог» и соблюдать настоящий Регламент.

  2. Назначение системы СЭД «Диалог»


    1. Система электронного документооборота «Диалог» предназначена для решения следующих задач:

  • регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, включая обращения граждан, организаций и коллективных обращений граждан;

  • создание электронных образов входящих и исходящих бумажных документов посредством сканирования, внесение документов, поступивших посредством сети интернет, МЭДО, из других информационных систем, а также непосредственное создание документа в системе;

  • фиксация документа в системе;

  • доведение документа до пользователя системы;

  • согласование и наложение резолюций;

  • формирование заданий и поручений в соответствии с резолюциями;

  • совместная подготовка документов;

  • визирование документов с помощью ЭП;

  • отправка документов;

  • формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота;

  • хранение и учет документов;

  • создание бумажных копий документа.

    1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Электронный документ, сформированный в СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

    2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

    3. В СЭД ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.

    4. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с их номенклатурой.

    5. Для поиска электронных документов в СЭД используются следующие сведения об электронных документах (в зависимости от типа документа):

  • отправитель;

  • адресат;

  • должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

  • вид документа;

  • тип документа;

  • дата регистрации документа;

  • регистрационный номер документа;

  • дата создания документа;

  • дата и номер исходящего документа;

  • исполнитель.

    1. Участники СЭД обязаны обеспечивать соблюдение требований действующего законодательства об использовании ЭП.

    2. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими только общедоступную информацию. Обмен информационными сообщениями, содержащими информацию служебного или ограниченного использования не допускается.

  1. Функции, выполняемые СЭД «Диалог»


    1. СЭД «Диалог» обеспечивает автоматизацию следующих процедур процесса электронного документооборота:

  • подготовка документов;

  • перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;

  • согласование и утверждение пользователями электронных документов;

  • создание резолюций к документам;

  • согласование и утверждение пользователями резолюций к документам;

  • пересылка электронных документов адресатам;

  • уведомление исполнителя о поступлении документа и сроке его исполнения;

  • ведение справочника организаций, сотрудников и организационных структур – участников документооборота;

  • ведение справочника номенклатуры документов;

  • контроль исполнительной дисциплины по регистрируемым документам;

  • ведение статистики по исполнению поручений;

  • авторизация пользователей;

  • разграничение доступа к документам;

  • поиск по содержанию документа;

  • разграничение доступа пользователей к функциям системы.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над документами:

  • создание регистрационной карточки документа;

  • удаление регистрационной карточки документа;

  • редактирование регистрационной карточки документа;

  • добавление, удаление, замена, изменение порядка страниц документа;

  • регистрация (присвоение регистрационного номера и даты) документа;

  • просмотр регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа;

  • вывод регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа на бумажные носители;

  • подписание документа ЭП;

  • просмотр истории работы с документом.

    1. История работы над документом отражает основные действия, осуществляемые пользователями с документом. Запись в истории работы с документом содержит в себе следующую информацию:

  • дата и время операции;

  • вид операции (создание, удаление, просмотр, редактирование);

  • фамилия, инициалы, организация пользователя;

  • IP-адрес АРМ пользователя.

    1. Система обеспечивает выполнение следующих действий над резолюцией:

  • создание резолюции определенного документа;

  • просмотр резолюции;

  • редактирование резолюции;

  • удаление резолюции;

  • подписание резолюции ЭП;

  • просмотр истории работы с резолюцией.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над направлениями документов:

  • создание направления с указанием отправителя, адресатов, примечания;

  • редактирование направления;

  • просмотр направления;

  • удаление направления.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над отметками об исполнении документов:

  • создание отметки об исполнении с указанием исполнителя, типа отметки (полное завершение, промежуточный результат);

  • редактирование отметки об исполнении;

  • просмотр отметки об исполнении;

  • удаление отметки об исполнении.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над проектами документов:

  • создание, просмотр различных версий проектов документов;

  • создание листа согласования для версии проекта документа инициатором с заданием последовательности маршрутов параллельного и последовательного согласования участниками;

  • согласование проектов документов участниками листа согласования;

  • добавление маршрутов согласования в лист согласования его участниками;

  • просмотр состояния листа согласования с указанием текущей стадии согласования и продолжительностью стадий;

  • возврат проектов документов на доработку с замечаниями участниками листа согласования;

  • прекращение и повторный запуск процесса согласования инициатором;

  • подписание проекта документа ЭП.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над контрольными карточками документов:

  • установка контрольных сроков для исполнителей поручений и документов;

  • изменение контрольных сроков по поручениям и документам;

  • снятие поручений и документов с контроля;

  • просмотр контрольной карточки с записями об установке контрольных сроков и снятии с контроля.

    1. Запись контрольной карточки включает в себя:

  • дату и время создания записи;

  • вид операции (установка, изменение контрольного срока или снятие с контроля);

  • примечание к записи (при необходимости);

  • количество продлений контрольного срока;

  • фамилия, инициалы, организация пользователя, выполнявшего операцию;

  • IP-адрес АРМ пользователя.

    1. Пользователи получают доступ к функциям системы в соответствии с установленными правами доступа. В системе присутствуют следующие группы прав доступа:

  • пользователь (права доступа по умолчанию);

  • администратор организации;

  • администратор системы.

    1. Пользователь с установленными по умолчанию правами может выполнять следующие действия в системе:

  • просматривать адресованные ему документы;

  • создавать и редактировать резолюции и отметки об исполнении в документах, где пользователь является автором;

  • удалять созданные им резолюции и отметки об исполнении до момента рассмотрения данного документа нижестоящими сотрудниками, а также удалять свои отметки об исполнении;

  • ставить, продлевать сроки и снимать с контроля исполнителей своих резолюций.

    1. Права администратора организации предусмотрены для пользователей, осуществляющих регистрацию и администрирование документов своей организации. Пользователь с правами администратора может выполнять следующие действия в системе:

  • просматривать регистрационные карточки и страницы документов своей организации;

  • создавать, редактировать и удалять (до момента начала работы с документом) документы своей организации;

  • регистрировать документы организации;

  • создавать, редактировать и удалять резолюции документов организации;

  • ставить на контроль и снимать с контроля документы организации;

  • формировать и просматривать имеющиеся отчеты организации;

  • создавать, редактировать и удалять списки рассылкиорганизации;

  • создавать и редактировать организационную структуру (подразделения и сотрудников) организации.

    1. Права администратора системы позволяют осуществлять действия, связанные с конфигурацией системы и оказанием технической поддержки и предназначены для разработчиковсистемы и сотрудников, осуществляющих техническую поддержку. Пользователь, обладающий правами администратора системы, может выполнять следующие действия:

  • настраивать права пользователей в системе;

  • создавать и редактировать записи в справочнике организаций и пользователей системы;

  • просматривать все документы в системе;

  • редактировать статусы всех документов в системе;

  • создавать, редактировать и удалять все виды документов;

  • регистрировать все виды документов;

  • создавать, редактировать и удалять все резолюции;

  • просматривать стадии рассмотрения документов у всех пользователей;

  • ставить на контроль и снимать с контроля резолюции;

  • просматривать и формировать все имеющиеся статистические отчеты;

  • создавать и редактировать организационную структуру;

  • просматривать записи в подсистеме регистрации и учета.

  1. Требования к реализации процессов документооборота на платформе СЭД «Диалог»


    1. Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

  • настоящий регламент;

  • руководство пользователя СЭД «Диалог»;

  • инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым;

  • приказы и распоряжения руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.

    1. Процесс ввода документов пользователем должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

    2. При вводе документов в СЭД «Диалог» пользователь должен использовать интерактивные средства настройки и управления.

    3. В том случае, когда инструкцией по делопроизводству определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию документов.

    4. Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется системой на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа пользователем.

    5. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД «Диалог» путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа:

  • документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

  • документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

  • документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;

  • документ является целостным;

  • электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД «Диалог», за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, установлен запрет на создание электронного образа.

    1. Создание и обработка документов в СЭД «Диалог» осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

    2. Для обеспечения корректности ввода электронных документов в СЭД «Диалог» при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа образуют отдельный электронный документ, пользователь СЭД «Диалог» должен обеспечить ввод всех его компонентов.

    3. Сотрудники, отвечающие согласно должностной инструкции за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1-го раза в 3 часа осуществлять вход в систему для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.

    4. Процесс передачи (отправки) документов адресату посредством СЕД «Диалог» осуществляется исключительно в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

  1. Информационная безопасность


    1. Основным средством информационной безопасности признается применение средств криптографической защиты информации.

    2. Обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности СЭД «Диалог» предполагает также применение программно-аппаратных средств и организационных мер защиты администратором СЭД «Диалог» и пользователями (участниками) СЭД «Диалог» в пределах полномочий.

    3. К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся:

    • средства идентификации пользователей в системе;

  • средства аутентификации пользователей и разграничения доступа;

  • средства защиты от несанкционированного доступа;

  • антивирусные средства защиты;

  • средства защиты от сетевых атак;

  • средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования системы.

    1. К организационным мерам защиты информации относятся:

  • размещение технических средств доступа в СЭД в помещениях с контролируемым доступом;

  • административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД;

  • задание режима получения и использования пользователями данных авторизации для доступа в СЭД «Диалог»;

  • допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц;

  • поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии;

  • резервирование программно-аппаратных средств СЭД;

  • защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий.

  1. Правила работы с ЭП


    1. Допускается использование только средств электронной подписи, сертифицированных Удостоверяющим центром, авторизованным Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ России), которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в статистической информации в электронном виде.

    2. Сертификат ключа подписи должен быть внесен Удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи.

    3. Сертификат ключа подписи должен содержать следующие обязательные сведения:

  • владелец сертификата ключа подписи (фамилия, имя и отчество физического лица);

  • открытый ключ ЭП;

  • уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи;

  • даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра (УЦ);

  • наименование и место нахождения УЦ, выдавшего сертификат ключа подписи;

  • наименование средств ЭП, с которыми используется данный открытый ключ ЭП;

  • сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

  • область (области) использования сертификата ключа подписи, при которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

  • точка распространения списка аннулированных (отозванных) сертификатов ключей подписи, изданных Удостоверяющим центром.

    1. Дополнительные данные о владельце сертификата ключа подписи могут включаться в сертификат ключа подписи только с его письменного согласия.

    2. Средства электронной (средства ЭП) подписи обеспечивают реализацию следующих функций:

  • создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи;

  • подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе с использованием открытого ключа электронной подписи (сертификата ключа подписи);

  • создание закрытого ключа и открытого ключа электронной подписи.

    1. Применение отчитывающимися субъектами ЭП в рамках работы с СЭД «Диалог» не требует получения специальной лицензии.

    2. В соответствии со Статьёй 12 Федерального закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» владелец сертификата ключа подписи обязан хранить в тайне закрытый ключ электронной подписи (ЭП).

    3. Носитель информации, содержащий закрытый ключ ЭП, находится на ответственном хранении у владельца сертификата ключа подписи (пользователя Удостоверяющего центра) и должен храниться в условиях, исключающих возможность его компрометации.

    4. Передавать закрытый ключ ЭП другому лицу запрещено. Обращение с носителем информации, содержащим закрытый ключ ЭП, должно осуществляться в соответствии с эксплуатационной документацией на средства электронной цифровой подписи и в соответствии с требованиями Удостоверяющего центра (УЦ). Не допускается записывать на носитель ключевой информации постороннюю информацию.

    5. Необходимо применение организационных мер информационной безопасности, в том числе ограничение доступа к автоматизированным рабочим местам (АРМ), которые используются для создания ЭП к электронным документам. На данные АРМ не должно устанавливаться программное обеспечение (ПО), не связанное с выполнением служебных обязанностей сотрудников, работающих на этих АРМ. Ответственность за компрометацию или утрату закрытого ключа ЭП возлагается исключительно на владельца сертификата ключа подписи.

    6. Под компрометацией закрытого ключа электронной подписи (ЭП) понимается его утрата, хищение, разглашение, несанкционированное копирование, увольнение сотрудника, имеющего доступ к закрытому ключу ЭП, любые другие виды разглашения закрытого ключа ЭП, а также такие случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителем, содержащим закрытый ключ ЭП. При компрометации и подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП пользователя Удостоверяющего центра (УЦ), он должен немедленно прекратить использование данного закрытого ключа ЭП для работы с электронными документами и сообщить в УЦ, выдавший данный закрытый ключ ЭП, о факте компрометации (или подозрении на компрометацию).

  1. Аварийные и сбойные результаты


    1. К числу обстоятельств, которые способны послужить причиной возникновения чрезвычайных, аварийных ситуаций, в том числе технических сбоев, могут быть отнесены обстоятельства, которые, временно или на неопределенный срок делают или могут сделать невозможным или значительно затруднить осуществление электронного документооборота. К таким обстоятельствам, могут быть отнесены:

  • пожары, наводнения, иные стихийные бедствия или техногенные катастрофы;

  • нестабильность или отключение электроэнергии, которое не может быть нейтрализовано имеющимися в распоряжении техническими средствами;

  • принятие или изменения законодательных или иных актов государственных органов Российской Федерации или распоряжения данных органов, прямо или косвенно затрудняющие дальнейшее осуществление электронного документооборота в том виде, в котором он осуществлялся до принятия данных актов;
    • С настоящим Регламентом использования СЭД «Диалог» для организации электронного документооборота согласен. Условия настоящего Регламента принимаю.

    Оператор СЭД

    ГУП РК «Крымсвязь»

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________
    Участник СЭД

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    Директор

    ________________________/___________

    _____________________________________

    _________________/___________________

    Инструкция по использованию системы

    Личный кабинет дошкольника

    Инструкция для родителей

    Личный кабинет дошкольника находится на сайте http://sadikipermi.ru. Для регистрации в кабинете зайдите на сайт Личный кабинет дошкольника.

    После нажатия зеленой кнопки откроется форма для входа. Если вы еще незарегистрированы - нажмите на ссылку РЕГИСТРАЦИЯ РОДИТЕЛЯ. Будьте внимательны! При нажатии другой ссылки (регистрация воспитателя) Ваша регистрация будет недействительна.



    Обязательно заполните все поля! Код ребенка предоставляет воспитатель. Внимательно вводите код - смотрите на раскладку клавиатуры! Если код ребенка пока неизвестен - можно пропустить эти данные и ввести его позже. Нажмитте кнопку ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ и на вашу электронную почту придет пароль. Логином является сама электронная почта. Не регистрируйтесь на чужие электронные почты или на временные, к которым доступ может быть прекращен. Запоминайте пароль от электронной почты - в противном случае восстановление пароля будет невозможно.

    После правильной регистрации при входе на сайт экран будет иметь следующий вид:


    Фамилия Вашего ребенка в виде ссылки размещена в центральной части экрана. Если ребенок не был прикреплен - его фамилия не появляется - а видно только поле для ввода кода. При наличии прикрепленного уже ребенка поле для кода предназначено для прикрепления второго ребенка.

    Верхняя часть панели имеет следующий вид:

    Если необходимо откорректировать личные данные в правом верхнем углу имеется кнопка ПРОФИЛЬ. После нажатия на нее появится форма для корректировки личных данных:


    Просмотрите внимательно личные данные - откорректируйте при необходимости. Если есть желание - измените пароль. При смене пароля будьте внимательны! Запишите его, следите за регистром и переключением коавиатуры. После нажатия на кнопку ИЗМЕНИТЬ новый пароль вступает в силу. Если по каким то причинам Вы потеряли пароль - его можно восстановить на главной странице сайта:


    РАЗДЕЛ НОВОСТИ и НОВОСТИ ДОУ

    Просматривайте новости при посещении сайта. Раздел Новости содержит общегородские новости и новости технического характера о изменениях в работе сайта и появлении новых возможностей. Раздел Новости ДОУ содержит новости, размещенные от имени ДОУ.

    РАЗДЕЛ ПИТАНИЕ

    Раздел ПИТАНИЕ содержит МЕНЮ столовой ДОУ на неделю. Следует обратить внимание, что это - сервис необязательный и размещение меню в ЛК дошкольника зависит от решения администрации ДОУ.

    РАЗДЕЛ КАРТА РЕБЕНКА

    При нажатии на ФИО ребенка либо в верхней части панели либо на центральном экране, открывается КАРТА РЕБЕНКА:


    Карта содержит информацию о диагностике Вашего ребенка. В верхней части - обобщенная информация в виде таблицы с цветовой гаммой - от красного (низкий уровень), до зеленого - высокий уровень. В центральной части карточки - детализированная информация в виде ответов на диагностические вопросы типа ДА и НЕТ. Значения выставляются воспитателем по результатам наблюдений за вашим ребенком. Все вопросы, связанные с заполнением карточки (почему уровень именно такой и показатели внесены таким образом) следует направлять воспитателю либо в устном виде, либо это можно сделать прямо в карточке в разделе ОБСУЖДЕНИЕ (ссылка вверху) Для того,чтобы задать вопрос воспитателю, нажмите на эту ссылку и откроется форма.


    Просто введите текст в форму и нажмите кнопку ОТПРАВИТЬ. Сообщение увидит воспитатель и оно сохранится в карточке ребенка:


    Следует заметить, что воспитатель не всегда ответит сразу - потребуется некоторое разумное время. Ответ появится в той же форме раздела. Обращайтесь к воспитателю устно только в случае если ответ не поступает очень долго. Сроки ответа в каждом ДОУ регламентируют самостоятельно поэтому уточняйте их у самого воспитателя. Если воспитатель ответил в разделе сообщения появится его ответ:


    Можно продолжать диалог.

    В нижней части карты содержится дополнительная информация о ребенке: информация может быть занесена воспитателем в виде текста, а может сопровождаться прикреплением файла, который можно скачать. Следует заметить, что эта информация не является обязательной и служит дополнением к диагностической карте, поэтому если в карте вашего ребенка такая информация отсутствует - не следует беспокить воспитателя.

    В самом конце 2014 года, 25 декабря, постановлением Правительства РФ были утверждены «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» 2 .

    Эти Правила, появившиеся по инициативе Минкомсвязи России, являются очередным шагом реализации принятого в сентябре 2012 г. постановления Правительства № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (последние изменения в это постановление вносились 21 июля 2014 г.).

    Правила устанавливают порядок обмена электронными документами между государственными структурами (федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и др.). Данные Правила не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных или муниципальных услуг.

    Правила дают определение документа в электронном виде. Если ГОСТ определяет электронный документ как «документ, информация которого представлена в электронной форме» 3 , то в Правилах дается более четкое определение. Под документом в электронном виде в Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись .

    Таким образом мы имеем требования, приближающие электронный документ к традиционному официальному, юридически значимому документу - наличие установленного набора реквизитов, наличие регистрационных данных, наличие подписи. Причем Правила предусматривают использование именно усиленной квалифицированной электронной подписи, т.е. того вида подписи, при использовании которой документ «признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью» 4 .

    Установлено, что перечень видов документов, обмен которыми производится в электронном виде, устанавливается отдельно Правительством России.

    Интересно, что в Правилах используется не понятие «электронный документ», а более общее понятие документа в электронном виде, под которым обычно понимают как собственно электронный документ, так и электронный образ (скан) бумажного документа, заверенного электронной подписью.

    Возможно именно благодаря усилиям документоведов, постоянно разъясняющих разницу между понятиями «делопроизводство» и «документооборот», в Правилах говорится именно о системах автоматизации делопроизводства, хотя в скобках все-таки упоминаются системы электронного документооборота.

    Документы в электронной форме создаются организациями (участниками информационного взаимодействия) в системах СЭД в соответствии с требованиями законодательства России, а также внутренних нормативных правовых актов, «устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов». Порядок документирования и организации работы с документами в целом традиционно устанавливается Инструкциями по делопроизводству конкретной организации, вводимыми в действие приказом руководителя организации. Таким образом Инструкция по делопроизводству должна детально регламентировать все делопроизводственные процессы применительно как к традиционным документам на бумажном носителе, так и к документам в электронной форме.

    Правила вводят понятие «транспортной шины», то есть коммуникационной системы, обеспечивающей передачу данных. В качестве транспортной шины может выступать специализированная защищенная информационно-телекоммуникационная инфраструктура, существующая на сегодня в виде Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), 5 либо сеть общего пользования (Интернет) при условии соблюдения требований законодательства в области информационной безопасности.

    При отсутствии возможности передать документ по сети допускается передача документов на съемном носителе, т.е. например на компакт-диске или флешке.

    Правила вводят понятие транспортного контейнера, содержавшего передаваемый документ в электронной форме. Понятие контейнера появилось недавно и использовалось при описании технологии выгрузки архивного документа в электронной форме для целей архивного хранения. «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» определяют контейнер электронного документа как «упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».

    Правила определяют следующие компоненты транспортного контейнера:

    а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины;

    б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций;

    Такие требования были утверждены распоряжением Правительства РФ сразу после принятия Положения о МЭДО 2 октября 2009 г. 6

    в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла;

    Тут надо отметить общую тенденцию - если раньше файл электронной подписи обычно внедрялся в файл подписываемого документа, то сегодня почти повсеместно используется обособленный файл электронной подписи, который хранится отдельно от файла (или файлов, если документ состоит из нескольких файлов) документа.

    г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.

    Правила пошагово описывают процедуры обмена электронными документами:

    а) формирование в системе автоматизированного делопроизводства (СЭД) отправителя документа в виде транспортного контейнера.

    При этом формат транспортного контейнера определяется в соответствии с установленными требованиями;

    б) перенос транспортного контейнера из СЭД отправителя электронного документа на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае, если система электронного документооборота отправителя электронного документа непосредственно не сопряжена с транспортной шиной).

    В большинстве случаев ведомственные СЭД имеют модули (программные коннекторы) для взаимодействия с системой МЭДО или для отправки документов в электронном виде по каналам Интернет непосредственно из СЭД. Пункт б) написан на случай, если по каким-то причинам, например по соображениям безопасности, СЭД не подключена к сети Интернет, то передача документа осуществляется через специализированное рабочее место.

    в) направление транспортного контейнера в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде через транспортную шину;

    г) получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;

    Другими словами, полученное сообщение обязательно проверяется антивирусной программой, проверяется можно ли открыть (распаковать) полученное сообщение, читаются ли вложенные в сообщение (контейнер) файлы.

    д) перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде (в случае если система электронного документооборота получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной);

    е) извлечение содержимого из транспортного контейнера в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации.

    В соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 различают два типа технологических сообщений (уведомлений).

    • уведомление о доставке и приеме сообщения
    • уведомление о регистрации документа в СЭД получателя.
    Если документ поступил не по адресу, без приложений, контейнер не распаковывается, какой-то файл не читается, в служебной части сообщения отсутствует или неправильно заполнен какой-то атрибут, то отправителю отсылается уведомление об отказе в регистрации с кодом, соответствующим той или оной ошибке.

    Такое оперативно полученное уведомление позволяет отправителю оперативно исправить ошибку и выслать документ повторно.

    Каждая организация - участник обмена электронными документами, должна самостоятельно обеспечивать информационную безопасность своих систем СЭД и информационного обмена в рамках своих полномочий, то есть использовать антивирусные программы, обеспечивать защиту СЭД и каналов связи от несанкционированного доступа, реализовывать необходимые мероприятия в области информационной безопасности.

    Более детально технология обмена электронными сообщениями описана в ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению..

    По сути, Правила содержат всего несколько существенных моментов:

    • все государственные структуры с центре и на местах могут и должны обмениваться документами в электронном виде;
    • документы могут передаваться как по системе МЭДО, так и по открытым каналам и даже на съемных носителях;
    • отправлять и принимать документы можно как непосредственно из СЭД, так и с отдельного специально выделенного и подключенного к каналам связи компьютера;
    • документы передаются в виде транспортного контейнера установленного формата;
    • получение документа или отказ в его регистрации обязательно подтверждаются технологическими сообщениями (уведомлениями);
    • порядок работы с документами в электронной форме должен быть регламентирован в нормативных документах организации, например в инструкции по делопроизводству.
    Более детально процесс обмена электронными документами расписан в вышеупомянутом ГОСТ Р 53898-2010. Стандарт детализирует процедуру и форматы обмена электронными документами.

    Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего передачу документов между СЭД организаций всех форм собственности.

    Электронное сообщение представляет собой XML-документ определенной структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов и набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

    Стандарт также предусматривает возможность подписания документа электронной подписью. Так как стандарт был принят раньше, чем Федеральный закон «Об электронной подписи», в нем везде говорится об использовании «электронной цифровой подписи». При применении стандарта следует, в соответствии с текущими требованиями законодательства, ориентироваться на использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

    Каждое сообщение (транспортный контейнер) в соответствии с требованиями стандарта, представляет собой XML-документ.

    Документ состоит из набора компонентов (зон). Ключевой компонент, обязательный для любого сообщения - это заголовок.

    Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии. В сообщении не может быть двух зон одного типа.

    Сообщение может иметь следующие зоны:

    1. Заголовок. Эта зона содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом. Не надо путать эту зону с традиционным реквизитом «заголовок к тексту», предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003. 7

    2. Основная зона, документ. Содержит как информацию о передаваемом документе (сведения из регистрационно-контрольной карточки на документ: дата документа, его номер, автор, вид документа, наименование документа и др.), так и сам документ в электронном виде (в виде файла, набора файлов).

    Стандарт предусматривает следующие основные реквизиты (элементы) зоны «Документ»:

    • Адрес - почтовый адрес организации
    • Адресат, вид адресата - физическое или юридическое лицо
    • Автор, вид автора документа - физическое или юридическое лицо
    • Характеристика ограничения доступа к документу (гриф документа).
    • Наименование вида документа (приказ, распоряжение и т.д.)
    • Тип (исходящий, входящий, внутренний) и вид документа (служебная переписка, письма граждан, распорядительный документ: приказ, распоряжение и т.д.). Здесь же указывается наименование (аннотация), т.е. заголовок к тексту документа, количество листов документа,
    • Контакты. В этом поле указываются рабочие и мобильные телефоны, номер факса, адреса электронной почты и web-сайта организации.
    • Фамилия, имя, отчество автора документа
    • Структурное подразделение и должность автора документа. Название подразделения может быть указано в виде цепочки: управление / департамент / отдел.
    • Дополнительный элемент (поле) «OfficialPerson» позволяет указать дополнительные элементы описания должностного лица. При этом такие дополнительные сведения как ученая степень, воинское звание, духовное имя и т.п. указываются в отдельном элементе «Rank».
    • Описание организации. Этот элемент содержит как полное, mfr и сокращенное наименование организации, а также аббревиатуру, отражающую организационно-правовую форму (ЗАО, ООО, ГУП), ОГРН и ИНН организации.
    • Описание физического лица. В случае, если автор документа - физическое лицо, предусмотрено внесение (передача) слудующих сведений:
      • Индивидуальный номер налогоплательщика
      • Вид документа, идентифицирующего физическое лицо (например, паспорт)
      • Номер документа, идентифицирующего физическое лицо
      • Название организации, выдавшей документ, идентифицирующий физическое лицо
      • Дата выдачи документа, идентифицирующего физическое лицо
    • Элемент «Исходящий регистрационный номер документа»
    • Ссылка на регистрационный номер и дату документа (или задания, поручения)
    • Отдельный элемент содержит историю регистрации документа. В этом поле указываются все ранее присвоенные документу регистрационные номера. Это поле актуально, если документ несколько раз пересылается из одной организации в другую, что не редкость в деятельности государственных органов. Предусмотрено, что это поле может содержать уникальный идентификационный номер документа в СЭД организации, что позволяет однозначно определить документ по его номеру.
    • Регистрационный номер и дата регистрации документа. Используется при отправке уведомления о получении документа.
    • Дата подписания документа.
    • Номер и дата поручения по документу
    • Информация о согласовании (утверждении) документа. Этот элемент может иметь несколько значений? Согласовано, Утверждено, Согласовано с замечаниями, Отклонено.
    • Информация об исполнителе (составителе) документа
    3. Зона «Задания». Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) - как в виде сведений (полей) из регистрационно-контрольной карточки (РКД), так и, возможно, в виде вложенного файла или набора файлов.

    4. Зона «Дополнительные материалы». Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.).

    5. Зона «Расширение». Эта зона служит для передачи сведений, не регламентированных стандартом. Разработчики конкретной СЭД или группа разработчиков нескольких СЭД, могут использовать эту зону для того, чтобы передавать дополнительные специфические сведения, которые могут потребоваться в рамках обмена документами между группой учреждений.

    При отсылке уведомления о получении, регистрации документа или отказе в регистрации, используется отдельная зона - «Уведомление». Эта зона содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. Обычно эта зона передается только с обязательной зоной «заголовок» и, при необходимости, с зоной «расширение».

    Стандарт не регламентирует такие чисто делопроизводственные вопросы, какие документы передаются в зоне «документ», какие - в зоне «задание» или «дополнительные материалы», куда относить сопроводительное письмо, поручение руководителя и т.п. На практике эти вопросы должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству конкретной организации, что может вызвать определенные сложности при автоматизированной регистрации поступающих документов.

    Порядок обмена документами в электронной форме приводится в таблице 1.

    Номер сообщения по порядку

    Вид сообщения из системы управления документами 1 - отправителя документа

    Вид сообщения из системы управления документами 2 - получателя документа

    Примечания

    Основной документ

    Документ и относящиеся к нему задания и дополнительные материалы направляются на исполнение (обработку).

    Уведомление

    Направляется информация о доставке и приеме сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.

    Дополнения к основному документу

    К ранее направленному документу направляются дополнительные задания (или изменения ранее выданных заданий) и дополнительные материалы

    Уведомление

    Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к основному документу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др.

    Документ-ответ

    В виде самостоятельного документа направляется ответ на переданный документ (или отчет о его исполнении).

    Уведомление

    Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего документ-ответ, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа-ответа и др.

    Дополнения к Документу-ответу

    К ранее направленному документу-ответу направляются дополнительные материалы.

    Уведомление

    Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к документу-ответу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др.

    Стандарт дает техническое описание XML-формата, которое позволяет IT-специалистам настроить выгрузку и загрузку документов СЭД в соответствии со стандартом. Схема сообщения, обеспечивающая его автоматизированную проверку на соответствие стандарту, дана в приложении А к стандарту.

    В чем значение ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению?

    Десятки компаний-разработчиков СЭД предлагают свои решения, а многие организации используют специфические, разработанные на заказ решения в сфере автоматизации делопроизводства и работы с документами. Все эти решения до недавнего времени были несовместимы друг с другом, проектировались как «вещь в себе», и только с началом внедрения системы МЭДО в конце 2009 года встал вопрос об организации их взаимодействия в едином формате. И только с появлением в конце 2010 года ГОСТ Р 53898-2010 мы получили единые требования к электронному сообщению и теперь любая СЭД, умеющая отправлять и получать документы в соответствии с этим стандартом, может взаимодействовать с любой другой СЭД, также соответствующей данному стандарту.

    Но ГОСТ - это рекомендательный документ, он не является обязательным к применению, вот почему так важно появление новых Правил, которые делают обязательным организацию обмена документами в электронной форме для государственных структур как федерального уровня, так и в субъектах Российской Федерации.

    Новые Правила - это еще один шаг вперед в деле организации работы с документами в электронной форме, повышения эффективности и оперативности работы государственного аппарата в целом.

    1. С автором можно связаться по адресу: [email protected]
    2. Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
    3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
    4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 28.06.2014), ст. 6.
    5. Создана в соответствии с постановлением Правительства РФ от 22.09.2009.№ 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. 06.04.2013)
    6. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
    7. См. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Реквизит 18.

    Система Управления Корпоративными Документами и Бизнес-процессами PayDox

    Регламент электронного документооборота

    Примерный Регламент
    электронного документооборота
    с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox

    Paybot LLC
    Оглавление

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3

    2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 3

    3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ 6

    4. ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ 6

    5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ 6

    6. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ 6

    6.1. Методы поиска документов 6

    6.2. Поиск по периоду, статусам документа, входящим/исходящим 6

    6.3. Поиск по значениям из стандартных справочников контрагентов, категорий документа, предприятий/подразделений, видов деятельности и по значениям из пользовательских справочников 7

    6.4. Часто используемые списки документов 7

    6.5. Быстрый поиск по контексту 8

    6.6. Вызов справочников для задания параметров поиска 8

    6.7. Поиск в комментариях и контактах 8

    6.8. Полнотекстовый поиск по файлам документов 9

    6.9. Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы 9

    7. РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА 9

    7.1. Общие сведения 9

    7.1. Действия с карточкой документа 9

    9. ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD 11

    11. СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 12

    12. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14

    13. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 15

    14. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ 16

    15. КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ 16

    16. ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО СТАТУСА ДОКУМЕНТА 16

    17. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ 18

    18. КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 18

    19. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 19

    18.1. Справочник «Номенклатура Дел» 19

    19.1. Действия с Описями Дел 20

    19.2. Кнопки, регистрации изменения физического месторасположения подлинника документа, его выдачи и возврата в Дело. 21

    20. ОТЧЕТЫ 21

    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    Данный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox (далее - Система).

    Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы.

    При подготовке Регламента использовались:


    • ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (Рег. N 2508 в Минюсте РФ от 26 декабря 2000 г)

    • ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

    2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

    Электронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств


    Система – Корпоративная Система Управления Документами PayDox.

    Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой

    Документ ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

    Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

    Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа.

    Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической

    Необходимо различать сам Документ, представленный, как правило, в бумажном виде и имеющий юридическую силу, и Электронную Карточку Документа и Файл Документа, представленные в электронном виде, как правило, не имеющих юридической силы, но могущих использоваться как юридически значимые аргументы и использующихся для представления информации о документе в электронном виде.

    Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

    Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

    Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

    Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

    Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

    Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

    Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа.

    Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав.

    Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа.

    Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа.

    Данный реквизит создается автоматически и присутствует для всех категорий документов

    Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа.

    Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

    Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ.

    Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

    Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа.

    Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов
    Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п.

    Перечень категорий документов является настраиваемым и составляется в соответствии с потребностями предприятия

    Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий.
    Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа.
    Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия
    Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа.

    Количество Журналов Регистрации Документов, перечень и порядок следования их реквизитов настраивается в соответствии с принятыми на предприятиями правилами регистрации документов
    Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
    Требованием технологии электронного документооборота является необходимость обеспечения уникальности индекса документа. Уникальность индекса документа означает его неповторяемость в системе электронного документооборота. Для обеспечения уникальности индексов документов на предприятии необходимо принять соответстующую систему индексации документов, гарантирующую уникальность индексов документов даже при децентрализованной (распределенной) системе регистрации документов в подразделениях предприятия.

    Возможным вариантом такой системы может быть использование в индексе документа кода подразделения, кода категории документа и периода, т.е. использование формата индекса документа в виде XXZZYYMMDD/NN, где

    XX – код подразделения, например OK – отдел кадров,

    YY – год, например, 04,

    MM – месяц, например, 09,

    DD – день, например, 25,

    NN – порядковый номер документа за день, например 12,

    т.е. индекс документа в данном случае будет иметь вид: OKСЧ040925/12

    Такая система индексации документов позволяет по номеру документа однозначно определить его тип, место и время создания.


    Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
    Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
    Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
    Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, за-водимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
    Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
    Все термины и определения в настоящем регламенте используются в соответствии в технологией электронного документооборота PayDox .

    3.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ

    Корпоративная Система Управления Документами PayDox предназначена для управления документами и бизнес-процессами предприятия. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия, а также имеет средства управления платежными документами и средства организации групповой работы пользователей. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов

    4.ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ

    Ввод документов в Систему осуществляется по мере их поступления или создания.

    Для входящих документов в системе может быть заведена Электронная Карточка Документа и к карточке может быть прикреплен один или несколько отсканированных файлов образа документа.

    Для исходящих и внутренних документов, кроме этого, к карточке может быть прикреплен один или несколько файлов документа в формате MS Word/ MS Excel.

    В процессе работы с документом в карточке документа могут быть созданы различого вида комментарии (вопросы, обсуждения хода работ по документу, резолюции, информация о контактах и событиях), а также информация о согласовании, утверждении и исполнении документа.

Рекомендуем почитать