Интранет портал организации. Управление корпоративной информацией: формируем и наполняем интранет-портал

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Сущность возможностей MS SharePoint и средства их реализации. Разработка и осуществление задач корпоративного портала. Характеристика рабочего места, безопасность жизнедеятельности, электробезопасность, природопользование и охрана окружающей среды.

дипломная работа , добавлен 04.04.2012


Анализ деятельности агентства недвижимости ООО "Сибирь" с целью ознакомления со средой Windows SharePoint Services. Описание предметной области. Составление отчетов и их описание. Структура данных, редактирование базы. Основные полномочия пользователей.

реферат , добавлен 15.12.2013


Анализ видов существующих корпоративных порталов. Разработка архитектуры и структуры корпоративного портала в соответствии с требованиями. Установка и настройка программного обеспечения. Общие настройки портала, управление меню и настройка виджетов.

дипломная работа , добавлен 19.01.2017


Анализ современного состояния систем автоматизации управления данными; учет инфраструктуры информационной системы и требования к ресурсам организации. Разработка системы управления данными на базе SharePoint-сайта, программная реализация и внедрение.

диссертация , добавлен 10.11.2011


Показатели, характеризующие корпоративные порталы в сетях, их историю и классификацию. Сущностные характеристики корпоративного информационного портала AxiomPortal. Microsoft SharePoint Portal Server как инструмент для создания корпоративного портала.

дипломная работа , добавлен 22.07.2011


Основные цели и задачи интранет-портала. Отсутствующий удаленный доступ к сведениям организации и сложность информирования как его основные проблемы. Перспективы развития интранет-портала. Портал как единая информационная площадка для всего персонала.

презентация , добавлен 14.08.2013


Понятие портала как Intranet системы. Технологии функционирования Web-портала. Особенности и функции портала учебного заведения. Использование Web-портала в учебном процессе. Структура образовательного Intranet/Internet-портала школы № 24 г.Нефтеюганска.

дипломная работа , добавлен 02.05.2012

Для обмена и совместного использования некоторой части информации внутри этой организации. Это могут быть списки сотрудников, списки телефонов партнёров и заказчиков. Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть Интранет - внутренний веб-сайт организации. Основанный на базовых протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-се́рвер , интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер . Таким образом, Интранет - это «частный» Интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации. Intranet допускает использование публичных каналов связи, входящих в Internet , (VPN), но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.

Приложения в Intranet основаны на применении Internet -технологий и в особенности Web -технологии: гипертекст в формате HTML , протокол передачи гипертекста HTTP и интерфейс се́рверных приложений CGI . Составными частями Intranet являются Web-се́рверы для статической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста.

Как утверждает Стивен Лотон (Stephen Lawton), термин «интранет» впервые появился 24 апреля 1995 года в журнале «Digital News & Review», техническим редактором которого он являлся, в его статье под заголовком «Intranets fuel growth of Internet access tools».

Особенности

Интранет построен на базе тех же понятий и технологий, которые используются для Интернета , такие как архитектура клиент-сервер и стек протоколов Интернет (TCP/IP). В Интранете встречаются все из известных интернет-протоколов, например, протоколы HTTP (веб-службы), SMTP (электронная почта), и FTP (передача файлов). Интернет-технологии часто используются для обеспечения современными интерфейсами функции информационных систем, размещающих корпоративные данные.

Интранет можно представить как частную версию Интернета, или как частное расширение Интернета, ограниченного организацией с помощью брандмауэра . Первые интранет-веб-сайты и домашние страницы начали появляться в организациях в 1990-1991. Однако по неофициальным данным, термин Интранет впервые стал использоваться в 1992 году в таких учреждениях, как университеты и корпорации, работающие в технической сфере.

Интранет также противопоставляют Экстранету ; доступ к Интранету предоставлен только служащим организации, в то время как к Экстранету могут получить доступ клиенты, поставщики, или другие утверждённые руководством лица. В Экстранет-технологии помимо частной сети, пользователи имеют доступ к Интернет ресурсам, но при этом осуществляются специальные меры для безопасного доступа, авторизации, и аутентификации .

Интранет компании не обязательно должен обеспечивать доступ к Интернету. Когда такой доступ всё же обеспечивается, обычно это происходит через сетевой шлюз с брандмауэром, ограждая Интранет от несанкционированного внешнего доступа. Сетевой шлюз часто также осуществляет пользовательскую аутентификацию, шифрование данных, и часто - возможность соединения по виртуальной частной сети (VPN) для находящихся за пределами предприятия сотрудников, чтобы они могли получить доступ к информации о компании, вычислительным ресурсам и внутренним контактам.

Очевидная выгода использования Интранет

• Высокая производительность при совместной работе над какими-то общими проектами
• Легкий доступ персонала к данным
• Гибкий уровень взаимодействия: можно менять бизнес-схемы взаимодействия как по вертикали, так и по горизонтали.
• Мгновенная публикация данных на ресурсах Интранет позволяет специфические корпоративные знания всегда поддерживать в форме и легко получать отовсюду в компании, используя технологии Сети и гипермедиа. Например: служебные инструкции, внутренние правила, стандарты, службы рассылки новостей, и даже обучение на рабочем месте.
• Позволяет проводить в жизнь общую корпоративную культуру и использовать гибкость и универсальность современных информационных технологий для управления корпоративными работами.

• Не требуется инсталляция программы-клиента на компьютерах пользователей (в качестве неё используется браузер). Соответственно, при изменениях функциональности корпоративной информационной системы обновление клиентского ПО также не требуется.
• Сокращение временных издержек на рутинных операциях по вводу различных данных, благодаря использованию веб-форм вместо обмена данными по электронной почте
• Кросс-платформенная совместимость - стандартный браузер на Microsoft Windows , Mac , и GNU/Linux /*NIX.

• Сеть может быть взломана и использована в целях хакера
• Непроверенная или неточная информация, опубликованная в Интранет, приводит к путанице и недоразумениям.
• В свободном интерактивном пространстве могут распространяться нелегитимные и оскорбительные материалы.
• Легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам через недобросовестного работника.
• Работоспособность и гибкость Интранет требуют значительных накладных расходов на разработку и администрирование.

Планирование, создание и развертывание Интранет

Основой для планирования Интранет должно быть целенаправленное сокращение и оптимизация внутрикорпоративного информационного обмена. Исходя из этих целей важно выделить 2 - 3 наиболее важные составляющие, например:

• HTTP (HTTPS) Web Интранет сервер
• SMTP /IMAP e-mail почтовый сервер

следующие сервисы в большей степени являются опциональными:

• Сервер обмена сообщениями (MSN Messenger , Jabber и др.)
• NNTP сервер новостей
• VoIP сервер внутрикорпоративной телефонии.

Литература

• Кульгин М. Технологии корпоративных сетей. Энциклопедия. - СПб.: Питер, 2000. - 509 с.

Ссылки

Примечания

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Интранет" в других словарях:

Распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии Интернет. Интранет позволяет контролировать доступ… … Финансовый словарь

Интранет - распределенная корпоративная вычислительная сеть, базирующаяся на технологиях Интернета и предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным электронным ресурсам... Источник: Постановление Росстата от 20.12.2007 N… … Официальная терминология

Внутренняя корпоративная сеть, построенная на интернет технологиях. Распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные… … Словарь бизнес-терминов

Сущ., кол во синонимов: 2 интрасеть (2) сеть (96) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

интранет - интрасеть Внутрикорпоративная сеть, использующая технологию Интернета. Закрытая корпоративная сеть, построенная на базе технологий Интернета. В ее состав может входить корпоративный вэб узел, доступный только сотрудникам компании. Интрасеть… … Справочник технического переводчика

интранет - 3.18 интранет (intranet): Частная сеть, развернутая внутри организации. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Интранет - закрытая сеть, использующая Интернет технологии для передачи информации в рамках отдельного предприятия (организации) … Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей

интернат - интранет … Краткий словарь анаграмм

Корпоративный интранет-портал - это единое виртуальное информационное пространство компании, проще говоря - вся внутренняя жизнь организации на одном сайте. К «секретному» ресурсу имеют доступ исключительно сотрудники и руководство компании. Внедрение в рабочие процессы этого инструмента увеличивает не только производительность труда. Создав интранет-портал, компания значительно ускоряет свои бизнес-процессы. Портал Rabota.ru решил поинтересоваться, какую информацию содержат интранет-порталы крупнейших российских корпораций.

Компании, принявшие решение в пользу создания корпоративного интранет-портала, значительно увеличивают эффективность работы своего персонала, ведь при помощи этого инструмента буквально за считанные секунды вся необходимая информация становится доступной сотрудникам, что, в свою очередь, существенно экономит время.

Единое информационное пространство - это удобное рабочее поле с широким спектром функций. В интранете, помимо сведений обо всех работниках (фотографии, должности, названия отдела, в котором трудится специалист, номера рабочего телефона, электронной почты), содержатся доступные для всех новости компании, справочная информация - номера телефонов всех подразделений и отделов, информация об открытых вакансиях, о днях рождения сотрудников и знаменательных датах. Кроме того, интранет может содержать различные фотоотчеты о мероприятиях, маркетинговые планы организации. В нем могут размещаться шаблоны оформления документов (например, заявления на отпуск) и инструкция по их заполнению, образцы деловых писем и т. д.

Разумеется, содержание внутреннего информационного ресурса не ограничивается приведенным списком. Мы решили узнать у представителей ведущих компаний о функционале и содержании их интранет-порталов.

Кейс 1. LG Electronics RUS

Александр Карпов, директор по персоналу LG Electronics RUS:

«Главная цель интранет-портала нашей компании - создать максимум возможностей для любого сотрудника получить важную для него информацию.

Информационную открытость мы рассматриваем как важнейший элемент нашей корпоративной культуры, как безусловно необходимое условие для формирования доверия между сотрудниками и компанией.

Цели, которые преследуют руководители, помимо описанной выше общей цели формирования доверия, состоят в устранении внутренних информационных барьеров, обеспечении беспрепятственного и оперативного доступа к информации и повышении скорости и качества коммуникаций для решения любых вопросов - как производственных, так и социальных.

Наше интранет-пространство формирует некую общую для всех сотрудников среду, виртуальное пространство, которое адекватно и полно отражает реалии компании. Задачи, решаемые этим пространством, очень многогранны и постоянно расширяются по мере развития технологий и нашего понимания возникающих дополнительных прикладных возможностей.

Многие процессы, которые раньше было сложно или невозможно реализовать из-за трудоемкости и издержек потери информации, теперь стали частью нашей привычной производственной жизни. Приведу несколько примеров. На заводе работает около 3000 человек из десятков населенных пунктов. Обеспечить их доставку на работу и с работы нам помогает созданная на портале система заказа транспорта, через которую каждый сотрудник прямо со своего рабочего места бронирует себе место в корпоративном автобусе. Другой пример. На портале любой работник может почитать новости компании в корпоративном блоге, а также высказать свое мнение по насущным вопросам на форуме. Ежеквартально мы выбираем и награждаем лучших сотрудников. Портал сделал этот процесс максимально открытым, демократичным. Каждый специалист может узнать, каких выдающихся результатов добился претендент, и проголосовать за наиболее достойного кандидата. Есть на портале и каталог нашей заводской библиотеки, в которой уже более 500 книг. Каждый работник может заказать интересующее его издание. Обращение за поддержкой наших IT-специалистов тоже происходит через портал. Мы придаем очень большое внимание мнению клиентов о нас и нашей продукции. Для многих подразделений клиентами являются другие подразделения. И ежеквартально через портал происходит оценка качества услуг, предоставляемых внутренним клиентам. Через портал мы оцениваем вовлеченность сотрудников. На сайте также размещен наш заводской фотоальбом - в нем можно посмотреть, например, фотографии строительства завода в 2005 году, фото нашего традиционного майского спортивного фестиваля, фото, запечатлевшие участие наших сотрудников в Днях донора, или фото, предоставленные нашими сотрудниками на заводской фотоконкурс. На портале размещены описания всех действующих политик и процедур, которые касаются каждого специалиста, формы и бланки всех стандартных документов. И это далеко не полный перечень того, для чего мы используем наш внутренний сайт. И количество таких ресурсов и сервисов постоянно увеличивается.

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала - это, как я уже сказал, возможность мгновенно получать любую важную информацию как производственного, так и социального характера. Это формирует у сотрудников чувство причастности, вовлеченности в дела компании, ответственности за ее будущее. А эти эмоции мы считаем ключевыми для нашего долговременного развития и процветания.

Как и любой новый канал коммуникации, интранет-портал требует определенной культуры общения. И если все участники такой культурой обладают, то компания получает от портала только плюсы. А культуре общения можно и нужно обучать. И мы это делаем, в том числе с помощью специальных тренингов.

Помимо описанных выше основных сервисов нашего внутреннего сайта, на нем содержится информация о сотрудниках, их контактные телефоны и адреса корпоративной почты. Мы размещаем на портале информацию обо всех открытых на заводе вакансиях, приглашая сотрудников либо сообщить о своей заинтересованности в открытой позиции, либо предложить на вакантную должность кого-то из своих друзей или знакомых. С помощью портала мы информируем сотрудников о возможности приобретения уцененной продукции, проводим ее розыгрыш среди желающих.

В целом же хочу подчеркнуть, что портал является очень мощным инструментом демонстрации всем сотрудникам единства слов и дел компании, уважения компании к сотрудникам, ее стремления создать все условия для того, чтобы каждый ощущал себя членом большой корпоративной семьи».

Кейс 2. УК «Альфа-Капитал»

Юрий Григорьян, директор по управлению персоналом УК «Альфа-Капитал»:

«Учитывая, что интранет постепенно эволюционирует из простого телефонного справочника в мощный "мультифункциональный" рабочий инструмент, то выделить какую-то одну его цель весьма сложно.

С точки зрения корпоративной культуры, цель нашего интранет-портала - это создание единого корпоративного информационного пространства. Здесь все просто. Мы - компания средних размеров, но при этом наши сотрудники работают в крупнейших городах страны от Южно-Сахалинска и Владивостока до Калининграда и Ростова-на-Дону. И иногда получается, что до ближайшего коллеги - расстояние в сотни километров. Если еще добавить, что часть сотрудников работает в имплант-офисах, на территории других организаций, то задача трансляции корпоративной культуры, миссии и ценностей компании без наличия качественного информационного ресурса будет просто недостижимой. Вот и первая рабочая цель - внутренний сайт позволяет каждому сотруднику ощущать себя частью единого целого, быть активным участником жизни компании вне зависимости от расстояния до центрального офиса, каждый день из различных рубрик проникаться идеей компании.

С точки зрения нашей ежедневной работы, интранет полностью решает вопрос внутренних коммуникаций - это и удобный телефонный справочник с фотографиями коллег, выполняемыми функциями, интересами, и расширенная библиотека документов, информация о новых сотрудниках, днях рождения, календарь отсутствий, многочисленные чаты и форумы, внутренняя программа обмена информационными сообщениями и, конечно, новостной блок. Как мы видим, спектр и направленность коммуникативной составляющей - широкие, что позволяет эффективно решать задачи по внутренним коммуникациям любого уровня сложности.

Главное - это единый инструмент трансляции миссии и корпоративных ценностей компании. Далее полностью решается вопрос создания эффективных внутренних коммуникаций, то есть мы именно управляем информационными потоками, что позволяет их постоянно изменять под актуальные бизнес-задачи. Среди других целей внутреннего сайта: создание и управление рабочими группами, причем здесь нет ограничений по темам - это и группа по оптимизации процессов, и футбольная команда. Но основная цель - создание профессиональных сообществ внутри компании, информационное обеспечение всем спектром инструментов и документов любого сотрудника (от стандартов выполнения работы до клиентских презентаций и тарифов), что особенно актуально для новичков. На внутреннем портале мы создали библиотеку всех документов и сопроводили каждый из них памяткой по заполнению. Например, если вы хотите написать заявление на отпуск - находите в перечне документов трудовые документы, выбираете рубрику "Заявления", открываете нужный вам шаблон, а к нему уже приложена инструкция по заполнению. Также с помощью интранета мы вовлекаем сотрудников в корпоративную жизнь через проведение различных опросов, конкурсов и т. д.

Преимуществ у интранета много, но главное из них - это качественно другой уровень внутренних коммуникаций, что, безусловно, сильно облегчает решение многих как ежедневных, так и стратегических задач. А если идти дальше, то уровень развития внутренних коммуникаций напрямую коррелируется с уровнем развития корпоративной культуры компании, отражает ее подлинные интересы и приоритеты. Как пользователь этой системы, могу сказать, что открываю преимущества каждый день. При этом каждый раз говорю: "Как хорошо, что у нас есть интранет". И несмотря на то, что с момента внедрения прошло более года, посещаемость портала растет. Мы начинали с того, что внутренним сайтом пользовались 50% сотрудников. Благодаря постоянной работе с конечным пользователем мы довели эту цифру до 90%-95%.

Наталья Заверуха

Заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET

Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает:

• Сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах);
• Менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией.

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнес-процессов.

В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — единое информационное пространство. И такое решение было принято.

Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.

Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления:

1. Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации:
   • Описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);
   • Разработать положение «О взаимодействии подразделений компании»;
2. Работа с клиентами:
   • Создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов;
   • Оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами»;
3. Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.

В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.

Для начала мы определили:

1. Цели;
2. Временные рамки проекта;
3. Состав рабочей группы.

Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.

При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:

1. Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.
   На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет сотрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания. ;
2. Организовали постоянную обратную связь;
3. Фиксировали конструктивные предложения коллег.

На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:

• «Модель бизнес-процессов компании», «автоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «база знаний»;
• Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. Рис. 1 и 2).

Рис. 1. Личная карточка сотрудника

Рис. 2. Система управления файлами

В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моделирования Business Studio . Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM :

• Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня;
• Затем уже оптимизированные бизнес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM .

Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы. Теперь портал помогает нам:

• Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы;
• Проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы (см. Рис. 3);
• Формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др.

Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. Рис. 4). После завершения формализации бизнес-процессов, для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».

Затем были разработаны:

1. Положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);
2. Должностные инструкции специалистов компании (см. Рис. 5).

Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании

Рис. 4. Пример рабочей схемы

Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале

Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:

Во-первых , здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).

Во-вторых , благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.

В-третьих , автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:

• Почти вся информация автоматически вносится в шаблон договора;
• Появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
• Для согласований документа используется электронная подпись.

Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость.

Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:

1. Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины;
2. Оптимизирована работа с договорами:
   • Сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50%);
   • Повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90%);
   • Снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа);
   • Уменьшилось количество итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).
3. Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель);
4. Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009;
5. Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение» .

Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards UA-2012

Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов.

Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:

• Автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»;
• Внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок и т. д.);
• Провести двустороннюю интеграцию функций (данных) интранет-портала с программой «1С».

Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные комплексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ИТ-инфраструктурой; сервис-ориентированная прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек.

Время чтения: 5-6 минут

Юлия Большова - руководитель по автоматизации HR-процессов Авито. Ранее развивала интранеты Билайна, Ламоды и Яндекса.

В предыдущем интервью Юлия как повысить эффективность интранета и дала советы начинающим интранет-менеджерам. В этом выпуске блога - о том, какой у Авито интранет и какие задачи он решает.

Интранет для людей

Факт № 1 . Avito People - интранет для людей. Над названием сервиса думали долго, и оно родилось в результате голосования внутри нашего департамента. Авито - это мы, а People - люди, для которых мы все придумываем и разрабатываем. Все, что мы делаем, делается для удобства и пользы сотрудников.

Факт № 2. В Авито работает больше 1500 сотрудников. Ежемесячно в среднем интранетом пользуются более 70% сотрудников (1100 человек)

Факт № 3. Помимо интранета в компании пользуются и другими сервисами, например, Slack и Workplace от Facebook. Каждый сервис выполняет свою задачу.

Slack - внутренний корпоративный мессенджер. Мы используем его для оперативной коммуникации между коллегами.

Workplace - инструмент для среднесрочной коммуникации. Мы используем его для общения с зарубежными коллегами. Контент в workplace создают лидеры мнений.

Avito People - сервис для рабочих процессов, а также официальной и структурированной информации. Он необходим для публикации и хранения значимых событий, о которых должен знать каждый сотрудник.

От почтовых рассылок мы отказались.

Факт № 4. Наш интранет создала команда разработчиков Авито. Так как мы динамичная компания, процессы и идеи могут часто корректироваться. Нам важно быстро внедрять новое или менять существующее. Если некоторые функции стали неудобными или больше не нужны сотрудникам, мы без сожаления их меняем или удаляем.

Новости в интранете Авито

Соцсети vs. Интранет. Почему интранет?

Для донесения важного контента. Интранет нужен для того, чтобы сотрудники в одном месте видели основные новости и события компании. Мессенджеры - это дополнительные и добровольные каналы, поэтому важная информация может затеряться в обсуждениях. В дополнительных каналах коммуникации сложно создать полноформатные информационные страницы, где сотрудник может ознакомиться с описанием нужных процессов и действий.

Для безопасности. В мессенджерах небезопасно пересылать конфиденциальные файлы. Или, например, оперировать такими данными, как зарплаты сотрудников.

Для архивации и легкого поиска. В мессенджерах сложно хранить исторические данные или найти сотрудника. Если вы не знаете к кому обратиться, вам понадобится больше времени.

Для нужных действий. Мы не отделяем сервисы для решения бизнес-задач от интранета. Для нас это одно целое. Самым важным преимуществом интранета должно быть решение рабочих задач: оценить коллегу, отправить заявку на отпуск, получить аналитику по своему подразделению.

Новости в интранете Авито

Какой у Авито интранет?

Наш интранет находится в ведении двух департаментов. Я - менеджер проекта и нахожусь в команде HR, а моя команда разработки - в техническом департаменте.

Платформа. У нас собственная разработка, мы работаем в технологическом стеке компании.

Мобильная версия. Мобильной версии у нас нет, но открыть интранет на мобильном можно. Это выглядит не так красиво, как хотелось бы, но разработку мобильной версии мы пока не ставим в приоритет, так как сотрудники заходят в интранет с офисного компьютера.

Для начала мы возьмем самые востребованные среди сотрудников функции и добавим их в мобильную версию. Позже расширим до полноценного функционала.

Аудитория и запросы. Верхнеуровнево мы выделили три аудитории пользователей интранета: HR, руководители и сотрудники. Основная часть сотрудников в интранете пользуется общим функционалом: читает новости, ищет коллег и прочее. Далее идут запросы от руководителей - более навороченные и специализированные. Руководители ищут информацию о сотрудниках, переведенных в другой отдел, отчеты по выполнению KPI и другие важные для них данные. У HR специфические запросы, которые касаются автоматизации процессов.

Сервис и удобство . Наш интранет - это полноценный сервис и инструмент для работы. Мы не планировали делать сайт, где публикуются только новости и статьи. У нас есть портальная часть (это тот самый интранет в классическом понимании - с новостями, оргструктурой, списками сотрудников, днями рождениями и другими замечательными вещами), а есть микросервисы, которые помогают сотрудникам выполнять определенные задачи.

Например, есть сервис, где сотрудники проходят перформанс-ревью. А есть дашборд для руководителей, где мы выводим самую важную информацию по их подчиненным сотрудникам.

Контент и коммуникация. В интранете мы пока не даем возможности сотрудникам добавлять материалы, кроме заполнения данных в личном профиле. Это не запрещено, просто на текущем этапе не совсем понятно, что конкретно нужно сотрудникам. Быстрые объявления и мини-новости все пишут в Slack. В новостной ленте публикуются официальные материалы, которые готовят внутренние коммуникаторы.

Эффективность. Главные вопросы, которые мы задаем себе, прежде чем что-либо делать: «Правда ли мы экономим время сотрудников?», «Для кого и зачем мы это делаем?», «Какую выгоду мы принесем?».

Например, если мы сделаем заголовки в новостях красными, кому это сэкономит время? А если мы выведем все отпуски сотрудников в виде графика, сэкономит ли это время и деньги?

И, конечно, любой функционал мы стараемся делать удобным и красивым. Мы привлекаем дизайнера интерфейсов и тестируем нововведения до запуска на фокус-группах.