Tidsstyring - tidsstyring, eller hvordan lære å gjøre alt

Oversatt fra engelsk "time management" - time management. Det er klart at det faktisk er umulig å klare det. Dette refererer til ryddig bruk av arbeid og personlig tid, regnet i minutter, timer, dager, uker. Tidsstyring er regnskap og driftsplanlegging.

Filosofien og praksisen med tidsstyring er en relativt ny vitenskap som fikk verdensomspennende popularitet først på 80-tallet av det tjuende århundre. Det er fortsatt mange myter og misoppfatninger rundt henne.

Grunnleggende

Når du prøver å introdusere et tidsstyringsprogram i et team med ansatte, er det viktig å forstå at systemet er forståelig og ikke tilgjengelig for alle, og følgelig vil det ikke bli oppfattet og assimilert av alle. Hvis en person lever målløst, ikke streber etter noe, og tiden tynger ham ned - han og tidsstyring er to motsatte ting. For produktivitetens skyld bør man bestemme målene forfulgt av en person som forstår denne vitenskapen. 4 hval med tidsstyring:

• tidsoptimalisering;
• dag planlegging;
• tid sporing;
• organisering av motivasjon.

Etter å ha forstått prinsippene for drift av hver av dem, vil det være mulig ikke bare å jobbe med maksimal effektivitet, men også å opprettholde helse, kraft og et lyst sinn.

Dwight Eisenhower Matrix

I tidsstyringskurs for nybegynnere anbefaler trenere å bruke matrisen utviklet av USAs 34. president. Eisenhower vurderte evnen til raskt å navigere og uunnværlige ferdigheter til en vellykket person. For å prøve å optimalisere tiden sin i den endeløse syklusen av saker, skapte statsoverhodet en matrise som fungerer etter prinsippet: "Ikke alle viktige saker haster, ikke alle presserende saker er viktige." Dette er et visuelt hjelpemiddel for tidsstyring for mødre og forretningsmenn, byggherrer og kunstnere, som lar deg effektivt planlegge og fordele ressurser rasjonelt.

Driftsprinsipp

Matrisen vil bære frukt hvis målene er reelle og de er satt riktig. Før du fullfører neste oppgave, må du svare på to spørsmål:

1. Det er viktig?
2. Dette haster?

Basert på svaret på dem skilles det ut 4 typer saker:

1. Viktig haster.
2. Irrelevant haster.
3. Ikke-haster viktig.
4. Uviktig ikke-haster.

Livet kaster presserende ting på oss hele tiden. Når det gjelder graden av deres betydning, gir alle et svar uavhengig. Når vi snakker om haster, kan vi konkludere med at dette kriteriet er objektivt. For eksempel ringte en klassekamerat som du ikke har sett på 5 år og ba om å avtale en avtale med slektningen sin og hjelpe til med å finne en jobb. Viktig? Haster? Er det i samsvar med dine mål? Til hvilken type?

Viktig haster

Disse oppgavene må utføres umiddelbart. De er og er direkte relatert til dine livsmål. Alle tidsstyringsøvelser er hentet fra det virkelige liv, presserende saker oppstår uplanlagt og ofte uten din feil. For eksempel et pleietrengende barn, svekket helse, vansker på jobb mv.

Besittelse av oppgavehåndteringsteknikker og kompetent planlegging vil redusere antall akutte viktige saker til et minimum. Dersom vilkåret ikke oppfylles og hastesaker hoper seg opp fra ingensteds, er det verdt nok en gang å gjennomgå målene for nær fremtid og stramme inn selvdisiplinen.

Pålitelighet er hovedkilden til viktige hastesaker. Manglende evne til å si «nei» gjør oss til de som andre mennesker delegerer sine viktige presserende eller ikke-hastende oppgaver til. Årsakene til vanskelighetene med å nekte er forskjellige, men dere må komme sammen og ta en viljesterk avgjørelse. Henvis til din egen presserende virksomhet, be om en pause eller angi en tidsramme som passer for deg, tilby å utnevne en annen ansatt (assistent, partner, etc.) for å fullføre oppgaven. Still et uventet spørsmål til pådriveren: hva kan han gjøre? Det viktigste er at du ikke mister målet ditt av syne. Det er viktig å forstå at et konstant opphold i modusen for å utføre presserende og viktige ting krever maksimal konsentrasjon og dedikasjon, noe som i nær fremtid vil føre til en forverring av velvære. Vi har ikke tid til å stoppe, tenke på nytt hva som skjer, evaluere resultatet, til slutt brenner vi bare ut.

Viktig ikke-haster

Den beskrevne varianten av atferd i tidsstyring - tidsstyring, inneholder en liste over oppgaver i utførelsen som man kan vise grad, forsiktighet. Du har tid til å vurdere hvert trinn. Dette er en flott mulighet til å sette de ervervede teoretiske planleggingsferdighetene ut i praksis.

Eksperter sier at folk som bygger sin virksomhet eller karriere i henhold til dette prinsippet oppnår enestående resultater. Tilstedeværelsen av en tidsmargin tillater en grundig og meningsfull tilnærming til å løse problemer, gjennomføre fullverdig planlegging, vurdere og karakterisere mellomresultater og være fleksibel.

Denne gruppen inkluderer saker knyttet til nødvendig rutine: trening, ivaretakelse av egen helse (overholdelse av hverdagen, ernæring, sykdomsforebygging osv.). Ikke overse tid, fordi. viktige saker som ikke haster kan bli presserende.

uviktig haster

I henhold til reglene for ekstrem tidsstyring, bør alle utelukkes fra hverdagen, fordi. distrahere fra viktige presserende og ikke-hastende oppgaver. Vanlige uviktige ting: årsaksløse møter, lange telefonsamtaler, reparasjon/justering av utstyr. Ofte er oppgavene som en person setter for seg selv på dette stadiet, relatert til andres kompetanse og profesjonalitet, så det er tilrådelig å delegere dem. For eksempel brøt et kjøleskap sammen, hvorfor bruke timer på instruksjoner, se videoer om å fikse det og gjøre mislykkede forsøk på å gjenopprette sin tidligere funksjonalitet når du raskt kan kontakte mesteren og overlate arbeidet til ham? Da blir det tid til å løse reelle presserende problemer som krever din oppmerksomhet.

Ikke-haster uviktig

Svaret på spørsmålet i tidsstyring, hvordan du gjør alt, ligger i fullstendig ekskludering av slike oppgaver fra hverdagen. De er nådeløse etere av fritid. Hvis situasjonene fra forrige firkant distraherer litt fra hovedmålene, har ikke-hastende uviktige ting en negativ effektivitet. Vi snakker om alle dine favoritt sosiale nettverk Instagram, Facebook, etc. med formålsløs rulling av båndet, tom korrespondanse med venner, langvarig visning av TV-programmer, «frysing» i dataspill.

Disse oppgavene er enkle og uforpliktende. Deres største skade er den upåfallende overlappingen av det naturlige forløpet av viktige saker.

Hvis målet er klart satt og har spesifikke tidsfrister, bør den fjerde typen saker ta minimum tid, eller bedre, være helt utelukket. Ikke fordyp deg uselvisk i arbeid uten å gi deg selv en pause. Regelen "virksomhet er tid, moro er en time" er relevant her.

Eisenhower-matrisen er anvendelig for alle områder av livet: enten det er tidsstyring for mødre som forberedelse til nyttårsferien eller en spesialist i et stort selskap som implementerer et livslangt prosjekt.

Hvis målene er satt riktig, er det en sterk selvtillit, og motivasjonen for handling er sterk, vanskeligheter bør ikke oppstå.

Nedenfor er en liste over tidsplanleggingsmetoder som vil bidra til å optimalisere oppgaver med ulike prioriteringer.

Lære å si "nei"

God oppdragelse og tilbakeholdenhet tillater oss ikke å gi opp målløst å lytte til nabohistorier om en stormfull helg, ta imot et uplanlagt besøk, være med på å løse andres problem. Ekstrem tidsstyring refererer til slike situasjoner som tidssløser som kan brukes mer produktivt. Å ta beslutningen om å slutte er et ansvar som er verdt å ta på seg en gang for alle. Belønningen for innsatsen vil være en stor mengde tid til din disposisjon.

«Kerre og hest»-regelen

Har du noen gang tenkt på det faktum at du kaster bort dyrebar tid på noe som lenge har mistet sin mening? Utfører du vanligvis arbeid som ikke lenger er nødvendig for å oppnå resultater? Ifølge eksperter er tidsstyring for kvinner bygget på å løse dette problemet. Arbeidsplanen bør gjennomgås systematisk for å fjerne uinformative rapporter og andre ting fra den.

For klarhetens skyld foreslår vi at du ser for deg en hest som trekker en vogn. Etter hvert som vognen beveger seg, fylles den opp med ny last, for hver kilometer som er tilbakelagt, blir den mer og mer. Er det virkelig nødvendig å vente til dyret er utslitt, og prøver å trekke en uutholdelig belastning? De fleste (de aller fleste av dem er kvinner) er sikre på at å jobbe godt betyr å jobbe hardt. De belaster seg med flere og flere oppgaver, blir etter jobb og angrer ikke på helgen de tilbrakte der. Resultatet av slik altruisme vil være en reduksjon i arbeidseffektivitet og "emosjonell utbrenthet", når det du gjør mister sin mening.

Det er viktig å finne en hårfin balanse mellom privatliv og jobb. Dette er den beste motivasjonen for å studere og praktisere over tid) - å strebe etter selvutvikling og selvforbedring.

"Spise en elefant"

Det vanskeligste å utføre er komplekse oppgaver av global skala. Hovedproblemet deres er at resultatet ikke vil være synlig snart, men de må jobbe hardt nå. I tidsstyringsprogrammer blir de metaforisk referert til som "elefanter". Det vil ikke være mulig å håndtere hele «elefanten» på en gang. For å bli kvitt det, foreslås en brøkløsning på problemene - delingen av dyret i "steker". Brikkene skal ha en optimal størrelse for å "spise" om gangen uten ubehag og negative følelser.

Et eksempel på tidsstyring for kvinner: alles «favoritt» renhold kan deles inn i flere mindre aktiviteter: gå gjennom innholdet i skap i dag, og utsett vindusvask til i morgen. Så for hvert trinn vil det være lettere å gå videre.

Hovedproblemet er at vi selv driver med å dyrke «elefanter» på flere tonn. Dette skjer når viktige ting utsettes til senere. Selv om vi tenker på en oppgave, men ikke kommer i gang, vokser «elefanten».

Når det ikke gjenstår annet enn å løse problemet, viser det seg at det ikke var så vanskelig likevel. Resultatet av langvarig passivitet er bortkastet potensial og mye negativitet rundt. Og bare den fullstendige fullføringen av arbeidet vil bringe positiv og energi til livet.

Sveitsisk osteteknikk

Hovedforskjellen mellom "ost" og den forrige tidsstyringsmetoden er å løse problemet ikke "fra hode til hale", men i en vilkårlig rekkefølge. Det anbefales å starte med lett tilgjengelige områder, hvis løsning vil gi et positivt humør og legge til selvtillit. Daglig "gnaging" av små hull i osten vil umerkelig føre til at den blir fullstendig spist.

Et typisk eksempel: når forfatteren begynte å skrive en artikkel, studerte forfatteren et aspekt mer enn andre eller er ganske enkelt interessert i dette emnet. Du må begynne å uttrykke tanker på papir med dette emnet.

For å oppnå maksimal arbeidseffektivitet bør de beskrevne metodene brukes i kombinasjon. Kombinasjonen av dem vil være individuell, avhengig av målene og spesifikasjonene for aktiviteten.