Автоматизация бизнес-процессов – реальная польза или лишняя головная боль?! Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса Виды системы автоматизации бизнеса.

Специализированные СМИ довольно часто муссируют тему об автоматизациях бизнесов, а также выходе этих бизнесов в совершенно новое пространство самостоятельности и независимости. Хотя, если задаться конкретным вопросом, что же на самом деле такое – «автоматизация бизнеса» в предметном значении этого термина, скорее всего, отыскать внятный или, по крайней мере, однозначный ответ окажется делом трудным. Во всяком случае, найти сходные ответы разных специалистов из разных компаний, то есть работают в весьма узкой области, на данный вопрос не получилось.

Здесь дело совсем не в том, что значение термина «автоматизация бизнеса» обозначает какое-то новое явление или трактуется слишком многообразно.

Причина столь большого разнообразия мнений кроется в том, что в каждой конкретной компании это понятие будет иметь разное значение и совершенно разную степень реального влияния на бизнес.

Наша компания предоставляет с 2003 года и обладает достаточным опытом, чтобы попытаться ответить на важные вопросы о том, что же такое автоматизация бизнеса, какие автоматизированные бизнес-системы используются сегодня компаниями и какие преимущества они дают в реальности, в условиях высококонкурентного рынка, поговорим в этой статье.

Специфика автоматизации бизнеса

Любое бизнес-сообщество, любой бизнес-тренинг или экономический форум государственного масштаба в большей или меньшей степени затрагивает вопросы автоматизации бизнеса, одновременно подогревая интерес широкой аудитории к этому понятию, при этом выстраивая лабиринт смыслов вокруг его конечного значения. Никто не делает этого специально, просто понятие автоматизации бизнеса настолько многогранно и широко, что не хватит никакого мероприятия, чтобы рассмотреть его целиком и полностью. Отсюда путаница, скептицизм, а изредка и «обожествление», такой рутинной для многих компаний истории, как «автоматизация бизнеса».

Но весь многоголосый хор сходится только в одном: автоматизация бизнеса на сегодняшний день – это в любом случае повышение его эффективности. А вот выбор средств и путей из арсенала автоматизированных систем для того, чтобы эффективность бизнеса все-таки повысилась, принципиально зависит только от индивидуальных особенностей, следовательно, дает огромное количество сценариев реализации этого понятия на практике.

Если все же попытаться дать более сжатое определение понятию автоматизация бизнеса, то главным здесь станет создание в компании определенной инфраструктуры, непрерывное использование которой существенно увеличит продуктивность бизнеса и отдельных его единиц. То есть здесь проявляется специфика автоматизации бизнеса в том, что для каждого вида бизнеса это понятие может включать в себя как классические, так и совершенно индивидуальные составляющие.

Например, установка при въезде на платную парковку сканера автомобильных номеров с камерой фиксации вместо охранника с тетрадкой – это и есть автоматизация малого бизнеса на конкретном примере. Исходя из этого примера, напрашивается вывод о том, что индивидуальность автоматизации бизнеса обусловлена, в первую очередь, спецификой конкретного бизнеса, а не рыночными тенденциями.

Автоматизировать бизнес для повышения эффективности работы

Если в планы бизнеса входит развитие, расширение географии, возможный выход в новые сегменты или любой другой вариант роста компании, рано или поздно бизнес сталкивается с тем, что ручное управление «пожирает» время настолько сильно, что рабочий день способен растянуться на двадцать четыре часа, которых, к тому же, катастрофически не хватает.

Несомненно, специфика развития частного предпринимательства такова, что любой бизнес, в той или иной мере, начинался с ручного управления и продолжал его практиковать до момента достижения определенного размера. Понятно, что ручные операции и контроль «глазами» на всех этапах работы действительно обеспечивают определенный уровень эффективности, позволяя бизнесу решать свою главную задачу: зарабатывать деньги. Но при этом важно понимать, что без автоматизации возможности для значительного роста в будущем не появится.

В определенный момент времени управленцу, действительно вовлеченному в бизнес, а в случае с автоматизацией малого бизнеса его роль чаще всего берет на себя сам собственник компании, становится понятно, что компания работает близко к предельным значениям ручной производительности.

Это пока еще, в принципе, нормальная ситуация, и при правильном развитии в определенный момент времени любая компания должна достигнуть такого потолка, чтобы принять верное решение о необходимости структурных изменений, которые касаются автоматизации.

С виду такая работа компании не выглядит броуновским движением, скорее, наоборот, похожа на работу конвейера, где каждый участник цепочки делает одно и то же действие бесконечно много раз и без какой-либо оценки собственной эффективности. Последнее неудивительно: при механическом подходе к операционной работе, где доля ручного труда или бездумного выполнения каких-то функций настолько огромна, что у персонала просто не остается времени, чтобы подумать, как оптимизировать свою работу.

Тут можно сделать оговорку, что персонал, может быть, и не был изначально думающим и инициативным, но придумывать, как повысить эффективность за счет автоматизации, это вообще не его обязанность, поскольку ни компетенций, ни полномочий у линейного специалиста для этого просто нет и, более того, не должно быть по определению. Это работа управленческого состава, поэтому, когда менеджер видит, что «буквально все» делается руками и выпадение любого звена из цепочки ручного труда моментально парализует почти половину компании, он начинает задумываться об автоматизации бизнеса.

Если бизнес органически подрастает, он, как ребенок, сам укажет на новые потребности своего существования, рано или поздно сказав: «Нужна автоматизация».

Поскольку каждый бизнес индивидуален по своей сути, изначально нужно брать в расчет, что внедрение автоматизации в практику конкретной компании может сильно отличаться от привычного (или точнее сказать самого распространенного) подхода на рынке.

Поэтому, не стоит ожидать, что конкретно для вашей компании с ее спецификой уже существует готовое работающее решение, которое достаточно просто установить на компьютеры пользователей и руководителей, чтобы реорганизовать малоэффективные процессы в сверхпродуктивный автоматизированный управленческий комплекс.

Этого точно не произойдет, поскольку шаблоны никогда не работают хорошо – это правило применимо почти ко всем отраслям бизнеса. Помимо этого, чтобы автоматизировать бизнес, нужно очень хорошо знать «внутренние течения», что возможно только после серьезной аналитической работы самых главных специалистов компании.

Организация процесса автоматизации в компании

Любой серьезный проект, связанный с изменением внутреннего уклада компании, особенно такой, который напрямую повлияет на эффективность работы предприятия, всегда начинается с большой подготовительной работы. Неважно о предприятии какого размера идет речь: о холдинге с разветвленной структурой или микро-фирме, которая имеет обороты, не превышающие порог упрощенной системы налогообложения – любой процесс автоматизации предприятия в классическом смысле будет идти по одному и тому же сценарию.

Как правило, со стороны предприятия формируется рабочая группа из ключевых специалистов для начала анализа всех происходящих в компании процессов с целью выявления наименее оптимальных. На сленге такие участки работы часто называют «костылями» – вроде работают, но крайне неэффективно. В результате формируется перечень вопросов и проблем, который фактически отражает реальную картину текущего состояния фирмы и позволяет сформулировать теперь уже перечень задач, которые необходимо будет решить посредством автоматизации. После этого, каждая задача должна быть детально описана и рассмотрена с целью выявления точки входа и выхода, а также необходимых ресурсов для достижения запланированной эффективности.

Далее происходит подбор решения для оптимизации и автоматизации рассматриваемого участка работы компании, при этом удовлетворяющего требования имеющейся инфраструктуры. Тут можно прибегнуть, например, к IT-решению, некому производственному продукту или, допустим, технической модернизации.

На заключительном этапе ответственные лица разрабатывают систему внутреннего контроля выстроенного автоматизированного процесса и внедряют оценку эффективности, которая также необходима для оперативного контроля отклонений от нормы, позволяя совершенствовать автоматизированный процесс и повышать его фактическую продуктивность.

Преимущества автоматизации бизнеса для компаний любого размера

Ощутимые результаты автоматизации проявляются в разных компаниях по индивидуальным, неповторимым схемам. Одни компании существенно увеличивают скорость своей работы, повышают, например, пропускную способность и, соответственно, оборот, прибыль и в целом расширяют бизнес за счет автоматизации.

Другие получают ощутимые преимущества в области организации собственного производства – снижается трудовая нагрузка на производственную единицу, увеличивается потенциал производства и динамичность производственного процесса.

Автоматизация необходима в работе персонала, выполняющего набор определенных повторяющихся функций: продавцы, операторы, контролеры и прочие подобные специальности. Даже для сотрудников, в работе которых крайне важна самостоятельность и вариативность (творческие и интеллектуальные должности), система автоматизации позволяет установить некий стандарт продуктивности, по крайней мере, по количеству затраченного рабочего времени, контролю дисциплины и выполнению каких-то специальных планов для каждой профессии.

Естественно, что любая компания, которая ведет учет, будет вынуждена на определенном этапе инвестировать в его автоматизацию, поскольку количество учетно-аналитических операций будет существенно превышать любые возможности для их ручной обработки.

Технические решения в области автоматизации для малого, среднего и крупного бизнеса применимы практически на всех уровнях операционной деятельности, позволяя влиять не только на частные структурные участки, но и на компанию в целом.* Помимо этого автоматизация бизнеса – это не только система повышения эффективности, отчасти это еще и «страховка», если можно привести такое сравнение, которая позволяет бизнесу стать более защищенным и устойчивым, как во взаимосвязях с внешним окружением, так и во внутренних вопросах.

*Почти в любой компании автоматизация обязательно затронет сегмент массовых операций, которые влияют на показатели выручки фирмы: товарооборотные операции, логистические цепочки, управление запасами и менеджмент пропускной способности.

Автоматизация почти всегда рано или поздно касается финансов, особенно в вопросах распределения денежных потоков, контроля расходования денежных средств и контроля дебиторской задолженности. И даже в этой, казалось бы, узкой области, если проводить , можно обнаружить специфику и достаточно большое количество отличий в их возможностях. Если же рассматривать программы как основы для автоматизации в целом, то проще объединить их по типам и группам.

• Автоматизированные решения представляют собой эффективный инструмент учета и контроля метрик бизнеса в динамике. Они дают возможность контролировать оперативную работу, отклонения финансовых и ресурсных показателей, а также настраивать последовательную работу с внешними партнерами. К таким решениям можно отнести всевозможные программы бухгалтерского/финансового и управленческого учета. Для крупных компаний рациональны интегрированные решения, которые имеют не только вертикальные, но и горизонтальные взаимосвязи, а при автоматизации малого бизнеса предпочтительнее выбирать решения для конкретных участков и операций.
• Автоматизированные решения позволяют контролировать и гибко настраивать способности бизнеса под конкретные объемы и задачи. Если взять в качестве примера момент, связанный с пропускной способностью, автоматизированное решение может сигнализировать о необходимости увеличения количества персонала или пополнения товарного остатка, а также может регулировать загрузку из расчета достижения, запланированного KPI, на структурную единицу.
• Системы автоматизации в клиентском секторе позволяют также эффективно управлять процессом отношений с клиентами (Customer Relationship Management): расписанием, увеличением частоты обращений, средними чеками, посещениями, повторными обращениями и другими метриками клиентского сервиса.
• Большая группа технологических решений по автоматизации связана с повышением продуктивности персонала в части отказа от ручных операций и работы механического характера. Такие внедрения, как правило, положительно сказываются на фонде оплаты труда и штатной численности, за счет отказа от неэффективных процессов и создания системы, в которой каждая штатная единица работает, ориентируясь на результат. В целом эта группа повышает не только продуктивность работы конкретного сотрудника за счет отказа от рутинных действий, но также параллельно раскрывает его компетенции, позволяя реализовать нераскрытый потенциал. Важным позитивным свойством этой группы решений для автоматизации бизнеса можно назвать «защиту от дурака», а именно – снижение риска катастрофического влияния на бизнес неосторожности, халатности, да и просто банальной усталости сотрудника, что называется «человеческого фактора».
• Технологические комплексы, позволяющие наиболее эффективно выстроить работу персонала с информацией. К ним относятся всевозможные системы подготовки документов, формирования оперативных заявок, договоров. Большим преимуществом таких систем является возможность настройки прав доступа к различной информации для конкретных сотрудников и безопасного хранения такой информации, которая, во-первых, должна быть защищена от преднамеренного или случайного удаления, а во-вторых, от хищения.
• В целом различные технологические решения позволяют сильно упростить бизнес-процессы и бизнес-цепочки в компании. Благодаря автоматизации процессы становятся более понятными, последовательными и управляемыми. Формируется логика реализации каждого процесса (и управленческого, и производственного), которая строго следует запланированному автоматикой сценарию, в случае нарушения которого, менеджмент сразу получает необходимый сигнал.
• Возможности аналитического комплекса компании за счет автоматизированного решения существенно возрастают по сравнению с ручным анализом. Компания может допустить к аналитическим данным больше пользователей, ограничив права каждого из них и дав возможность контроля только за необходимыми метриками. Таким образом, возрастает глубина и системность аналитики, а значит увеличивается оперативный контроль ключевых показателей эффективности.

Безусловно, автоматизированные решения положительно сказываются на бизнесе не только в перечисленных выше вопросах. Мы уже отмечали, что компания «А» может увидеть эффект от автоматизации в одном, а компания «Б» – совершенно в другом. Поэтому, стоит уделить больше внимания специфике вашего бизнеса, нежели анализу того, «как это сделано у других». При этом не следует концентрироваться на общепринятой практике, сместив акценты на ключевые вопросы и особенности бизнеса, автоматизация которых существенно повлияет на общую эффективность вашей компании. Автоматизация просто для галочки – это бесполезная трата вашего времени ресурсов, поэтому крайне важно понимать ради какой (конкретно сформулированной) цели последовательно разрабатывается, подготавливается, реализуется и развивается такой проект.

Цена автоматизации бизнеса

Сегодня на рынке очень много предложений, которые, так или иначе, связаны с автоматизацией бизнеса и до тех пор, пока сама компания не определилась с теми процессами, которые надо улучшать при помощи их автоматизации – нет никакой возможности даже примерно спрогнозировать бюджет. Однозначно назвать цену автоматизации отдельно взятого бизнеса сходу не может никто. Поэтому, если в результате автоматизации бизнес желает поднять продуктивность какого-то бизнес-процесса, имея при этом рациональный бюджет проекта автоматизации, начать стоит, как было сказано ранее, с внутренней аналитики. Этот этап сэкономит бизнесу силы и деньги, поскольку даст возможность составить четко сформулированное техническое задание, с которым дальше можно работать и. опираясь на которое, можно контролировать результаты работ по автоматизации и интеграции.

Выбор партнера по автоматизации бизнеса

Реализовать проект по автоматизации в любом бизнесе можно при помощи собственных сотрудников, внешнего эксперта или компании-подрядчика. Все зависит от объема автоматизированного участка. Рассмотрим подробнее каждый вариант:

• Собственные сотрудники представляют собой, казалось бы, самый дешевый вариант автоматизации, который отчасти может быть самым продуманным, но точно будет самым длительным.

При этом надо понимать, что внедрение автоматизации займет рабочее время, которое сотрудники «откусят» от своих производственных задач. Помимо этого отличительной чертой таких «домашних» автоматизаций является то, что они становятся работой и переходят в фазу операционной деятельности. Известно совсем немного случаев успеха таких проектов, во всех остальных – они кончились либо полным сворачиванием программы автоматизации, либо выбором другого способа реализации.

Можно отметить, что такой вариант кажется приемлемым за счет гарантий сохранения информации и коммерческой тайны, а также как будто бы контролируемых затрат (хотя в реальности это главное заблуждение), но на фоне сроков автоматизации, исчисляемых годами, и гарантированной иерархической неразберихи, это преимущество теряет свой вес при принятии решения.

• Внешний эксперт (или небольшая команда экспертов-фрилансеров) плюс собственные сотрудники для малого бизнеса, однозначно, самый правильный вариант, который выглядит оптимальным решением по соотношению цена/качество. Главная задача – дать экспертам достаточную власть над вашим персоналом, не занижая при этом значимости участия внутренних специалистов в процессе автоматизации. То есть будущий пользователь системы рассказывает, как работает процесс и какая задача заложена в его автоматизации, а эксперт разрабатывает схему реализации и подбирает решение. Если все пойдет правильно, то персонал сформулирует все свои желания, а на выходе получит максимально близкое по функциональности, но при этом взвешенное экспертное решение.

Рисками этого способа внедрения будут, конечно же, возможные препятствия в общении между консультантами и внутренними заказчиками, которые могут перерасти в настоящую вражду, что может существенно понизить продуктивность работы, а также зависимость компании на определенном этапе от привлеченного эксперта. Для того чтобы нивелировать эти риски, важно очень внимательно подходить к подбору эксперта-фрилансера и обязательно на начальном этапе регламентировать роли и полномочия каждой стороны.

• Подрядчик для реализации проекта автоматизации может быть крупной или мелкой IT-компанией, которая либо предлагает собственные разработки, либо внедряет модифицированное под нужды бизнеса коробочное решение. По цене этот способ реализации будет самым дорогостоящим, и также не лишен очевидных слабых мест.

Маленькая компания сильно ограничена в ресурсах и своем потенциале, поскольку фактически стоит на интеллектуальном уровне одного или нескольких экспертов, руководящих молодыми специалистами. С одной стороны, это может дать очень хорошие результаты за счет вовлеченности, но с другой, наоборот, вылиться в посредственную реализацию по шаблону.

При этом если бизнесу требуется небольшое персонализированное решение, то с большей долей вероятности с этим лучше справится небольшая компания, которая будет заниматься только этим проектом. Привлечение крупного подрядчика будет обосновано, когда предстоит большой объем работы, и его объективно «не потянет» ограниченный штат специалистов из мелкой фирмы. При этом стоит отметить, что в финансовом плане и в плане результативности работа с крупной компанией обеспечит большую защищенность бизнеса заказчика, позволит сэкономить время и ресурсы.

Итоги автоматизации бизнеса

Эра информационных технологий, с одной стороны, предъявляет к бизнесу новые требования по скорости и гибкости, которые невозможны без автоматизации, а с другой – постепенно снижает себестоимость решений, которые позволяют бизнесу пройти модернизацию, и вырасти по сравнению с «ручными» компаниями. В конечном счете, рынки придут к определенным стандартам и компании, которые не вошли в новую эру эффективных автоматизированных бизнес-цепочек, просто вымрут как динозавры, не способные приспособиться к изменяющимся условиям.

Напротив, те компании, которые уже сейчас понимают важность автоматизации бизнеса в целом и отдельных бизнес-юнитов в частности, с высокой долей вероятности станут более конкурентоспособными и устойчивыми, поскольку смогут использовать освободившиеся ресурсы для роста и развития, а не судорожно бороться за место под солнцем.

Но при всем при этом, хочется еще раз отметить, что четкое понимание и формулировка задач автоматизации до начала проекта поможет в выборе способа его реализации проекта.

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

• Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
• Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

• Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
• Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
• Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
• Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
• Повышение качества обслуживания;
• Безопасное хранение информации.

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

• Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
• Автоматизация ручного труда;
• Повышение прозрачности бизнеса;
• Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
• Контроль больших объемов информации;
• Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
• Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

• Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
• Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
• Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
• Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Актуальность автоматизации бизнес процессов

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

• Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
• В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
• При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
• Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
• У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
• Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
• Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
• Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

1. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

1. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

1. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

1. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

1. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

1. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.

На сегодняшний день являет собой одну из концепций управления ими, отличительная черта которой – использование информационных технологий. Она предусматривает широкое применение ЭВМ и программного обеспечения и обеспечивает управление информацией, ресурсами и действиями с минимальным участием человека в данных процедурах либо без такового в принципе.
Главная задача, которую призвана реализовать проектирование автоматизации процессов – это вывод качественных показателей процессов на принципиально более высокий уровень. Достигается она главным образом благодаря тому, что основным преимуществом автоматизированного режима над ручным является его большая надежность.

Что, в свою очередь, способствует:

Росту производительности;
- ускорению;
- удешевлению;
- увеличению точности и стабильности.
На сегодняшний день автоматизация процессов в мире используется повсеместно – от координирования сложнейших производств до осуществления приобретений в супермаркетах. Направленность компании, равно как и ее масштабы, в данном случае не принципиальны: автоматика буквально пронизывает любую из них. А благодаря использованию процессорного подхода, для всей совокупности процессов применяются единые принципы автоматизации.

Принципы

Хотя автоматизация процессов и имеет возможность реализовываться на разных уровнях, ее принципы для каждого из них, равно как и для любого из процессов, являются едиными. Данное обстоятельство задает условия максимально эффективной реализации процессов, осуществляемых в автоматическом режиме и определяет принципы управления ими со стороны автоматики.
К таковым принципам относятся:
1. Согласованность. В процессе, который контролируется автоматикой, все операции должны быть согласованы как взаимно, так и с его входами и выходами. Невыполнение данного условия нередко приводит к сбоям в выполнении поставленной задачи.
2. Интеграция. Находящийся под управлением автоматики процесс должен иметь возможность встраиваться в общую систему организации. В соответствии с уровнем автоматизации подобная интеграция может быть реализована по-разному. Что, впрочем, не меняет сути самого принципа, которая остается без изменений. Цель автоматизации любого процесса – это обеспечение его взаимодействия со средой, которая является по отношению к нему внешней.
3. Независимость исполнения.

Любой процесс, реализуемый посредством автоматики, должен реализовываться без человеческого участия или же со сведенным к минимуму уровнем контроля, осуществляемого оператором. При выполнении условия, что процесс реализуется корректно, человеческое вмешательство в него не должно иметь места.
Стоит отметить, что перечисленные выше принципы могут быть существенно детализированы, что зависит от типа процессов и уровня автоматизации.

Так, автоматизация производственных процессов предусматривает такие принципы, как:

Непрерывность;
- специализация;
- пропорциональность и т.п.
Уровни
Автоматизация процессов является необходимым условием поддержки управления компанией, затрагивающим все ступени ее иерархии, а уровень автоматизации определяется в соответствии с уровнем управления. Основных уровней управления три:
- оперативный;
- тактический;
- стратегический.
На основании описанной выше классификации выделяют следующие уровни автоматизации:
1. Уровень исполнителей. Характерными процессами для него являются те, которые выполняются регулярно. Их автоматизация работает на достижение оперативных целей (пример – реализация одного из процессов производства), поддержание заданных параметров (пример – автопилот авиалайнера) и сохранение нужного режима функционирования (пример – температурные показатели котла).
2. Уровень управления производством. В данном случае целью автоматизации является корректное распределение задач между процессами, находящимися ниже по иерархической лестнице. В качестве примера можно привести осуществление планирования производства и обслуживания, а также процессы управления ресурсами, документацией и пр.
3. Уровень управления предприятием. Автоматизация, осуществляемая на данном уровне, решает задачи, связанные с анализом и прогнозированием. Способствование эффективной работе высшей ступени иерархии предприятия в финансово-хозяйственной области – вот главное ее предназначение.
Что касается осуществления автоматизации процессов на каждом из вышеперечисленных уровней, то оно возможно благодаря использованию таких систем, как:

- CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами;
- OLAP – аналитическая обработка в реальном времени;
- ERP – управление ресурсами предприятия.

Каждую из систем автоматизации можно отнести к одному из трех основных их типов:

1. Неизменяемый. В ходе процесса заданная последовательность действий не подлежит никаким корректировкам.
2. Программируемый. В зависимости от используемой программы и особенностей процесса, последовательность действий может меняться. Выбор нужной последовательности зависит от набора инструкций, на который и ориентируется система.
3. Самонастраиваемый. Нужные варианты решения задачи могут выбираться на усмотрение системы во время работы. Изменение их последовательности и условий выполнения производится посредством мониторинга хода процесса.
Данные виды автоматизации процессов могут использоваться обособленно либо как часть комбинированной системы: здесь все зависит от ситуации.

Виды

В соответствии с местонахождением предприятий в цепочке обработки природных ресурсов, все они могут относиться к одной из трех категорий.
Первая – это «добытчики» и производители сырьевых ресурсов. В качестве примера здесь можно привести представителей сельского хозяйства либо отрасли добычи углеводородов.
Вторая – это те, кто добытое первыми сырье обрабатывает. К данной категории относятся автопроизводители, предприятия, занимающиеся выпуском электроэнергии, стали, электроники и т.д.
Третья – это представители сферы услуг: развлекательные, медицинские, образовательные, финансовые и иные заведения и учреждения.
Для любых предприятий, к какой бы из описанных групп они ни относились, имеются общие категории процессов, связанных с их деятельностью.

Таковыми процессами являются:

1. Деловые. Или бизнес-процессы, как их еще называют. Их задача – это обеспечение эффективного взаимодействия как внутри предприятия, так и с различными внешними заинтересованными сторонами (потребителями товаров или услуг, поставщиками продукции, контролирующими органами и т.д.). Типичными бизнес-процессами являются все виды планирования, маркетинга и учета, а также деятельность по осуществлению контактов с потребителями.
2. Проектирования и разработки. Подобные процессы предусматривают сбор и анализ исходной информации, реализацию проекта, обеспечение контроля за его выполнением и т.п.
3. Производства. Все процессы по осуществлению производства товаров либо услуг следует относить к данной категории. Это же можно сказать и о процессах, связанных с различными видами планирования, снабжения, сервиса и т.д.
4. Мониторинга и анализа. Сбор и обработка данных, касающихся выполнения процессов является основной задачей процессов из данной категории. Примеры – осуществление контроля качества товаров или услуг, управления, запасов.
Все, кто желает ознакомиться с примерами разнообразных технических заданий по автоматизации подсистем компании, могут просмотреть и купить их в интернет-магазине «Менеджмент качества».

Стратегия

Являясь непростой и довольно трудоемкой задачей, автоматизация процессов требует четкого следования определенной стратегии, что способствует росту эффективности деятельности и получению немалого количества очевидных преимуществ.
Дабы сформировать стратегию, процесс необходимо:
1. Понять. На основании тщательно проведенного анализа можно получить максимально полное представление о процессе, вплоть до мельчайших подробностей. Так, следует получить данные о его входах и выходах, последовательности операций, наличии связи с иными процессами, состав его ресурсов и т.д.
2. Упростить. Сделать это можно путем удаления операций, не представляющих ценности. Некоторые операции можно объединять, осуществлять параллельно и т.п. Здесь приветствуется все, что является наиболее рациональным – например, усовершенствование технологии реализации процесса либо ее полная замена.
3. Автоматизировать. К данному пункту следует подходить лишь после выполнения предыдущего. Причина этого проста: чем более простым является процесс, тем легче он подлежит автоматизации и тем стабильнее и эффективнее он будет выполняться.

Преимущества

Практика показывает, что автоматизация процессов в подавляющем большинстве случаев способствует ощутимому повышению качества – как продукции, так и управления ее производством. При внедрении менеджмента СМК она позволяет компании улучшить качественные показатели своей работы. Тем не менее, перед принятием окончательного решения, касающегося внедрения автоматизации, рекомендуется ознакомиться с основными ее преимуществами.
Итак, главные достоинства автоматизации процессов – это:
1. Ускорение выполнения операций, которые повторяются. Автоматика в процессе своей работы не подвержена усталости, что обеспечивает ее безошибочность, не зависящую от продолжительности деятельности. Помимо этого, однотипные задачи она реализует гораздо быстрее человека.
2. Улучшение качественных показателей деятельности. Главная причина этого – отсутствие человеческого фактора, что способствует снижению в разы количества различного рода ошибок.
3. Повышение точности управления. Благодаря применяемым информационным технологиям, объем данных о процессе может быть очень большим, что способствует более точному его исполнению.
4. Возможность одновременной реализации нескольких задач. Параллельное решение подобных действий с помощью автоматики значительно повышает производительность, при этом не нанося ущерба точности и качеству.
5. Увеличение скорости принятия решения в ситуациях, являющихся типовыми. Данное преимущество гарантирует отсутствие несоответствий на следующих стадиях процесса.

Когда автоматизация может быть неоправданной

Однако стоит принимать во внимание, что в некоторых ситуациях использование автоматизации процессов не является оправданным. Такое возможно, когда:
1. Выполняемые действия чересчур сложны технологически либо экономически.
2. Продукт имеет короткий жизненный цикл. В случае, если продукция создается и выводится на рынок максимально быстро, либо спрос на нее будет непродолжительным – автоматизация может оказаться менее рациональной, нежели ручное выполнение процессов.
3. Продукция является единичной, выполненной мастером вручную.
4. Спрос на продукт подвержен чрезмерным колебаниям. Данное обстоятельство приводит к изменениям объемов выпуска, что делает использование автоматики неоправданным.
В любом случае, перед принятием окончательного решения касательно целесообразности использования автоматизации следует провести как можно более тщательный анализ, дабы исключить вероятность некорректно сделанного вывода.

Случаи неудачной автоматизации предприятий встречаются достаточно часто. Поэтому прежде, чем приступить к этому весьма трудоемкому и дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем вообще нужна автоматизация. И какие проблемы предполагается решить с ее помощью.

Процесс автоматизации предприятия специалисты обычно делят на несколько этапов:

1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.

2. Определение фактических потребностей в автоматизации.

3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта.

4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию.

Причем первые два этапа по важности ничем не уступают последним.

Начать стоит с определения. Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий - это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).

Обратите внимание: довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация - это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления - никакая автоматизация здесь не поможет.

Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

• Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).
• Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).
• Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).
• Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).
• Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

• переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
• проведение реформ или изменение принципов управления;
• неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
• подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Следующий важный момент: нужно четко определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют "общепризнанные" процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.

Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать: понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много. Да и финансовые расходы на "ручной" процесс оказываются неоправданно большими.

Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.

Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы - от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.

Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.