Неполное рабочее время: настройка графика и расчет зарплаты. Механизм внесения информации о норме рабочего времени

Работа в режиме неполного рабочего времени устанавливается по соглашению между работником и работодателем, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ. Расскажем, как правильно оформить и рассчитать зарплату сотруднику, работающему в режиме неполного рабочего времени в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Условия работы в режиме неполного рабочего времени

Сокращенная продолжительность рабочего времени предусматривается для определенных категорий сотрудников.

Согласно ст. 92 ТК РФ, право на сокращенный режим рабочего времени имеют несовершеннолетние работники, инвалиды I или II группы и работники, условия труда которых отнесены к вредным или опасным условиям труда.

Сокращенная продолжительность рабочей недели устанавливается для женщин, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 320 ТК РФ), а также для педагогических и медицинских работников (ст. 333 и 350 ТК РФ).

Сотруднику может быть установлен одновременно и неполный рабочий день, и неполная рабочая неделя (например, 4 рабочих дня по 7 рабочих часов).

Установление сокращенной продолжительности рабочего времени в порядке, определяемом законодательством, не влечет для работника уменьшение размера заработной платы.

Режим неполного рабочего времени может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии – при возникновении определенных обстоятельств.

Для того чтобы указывать количество ставок в кадровых документах и настраивать графики неполного рабочего времени необходимо предварительно в настройках кадрового учета установить флажок «Используется работа по неполной ставке» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет»).

В документе «Прием на работу» мы можем устанавливать сотрудникам различные ставки. Например, 1 (ставка), 1\8 (восьмая часть ставки), 1\4 (четверть ставки), 1\3 (треть ставки), 1\2 (полставки), 2\3 ставки (две третьих ставки), произвольное количество ставок, а также можем указывать ставку в виде десятичной дроби.

Возможность изменения ставки сотрудника в процессе работы доступна в документе «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»).

Обратите внимание, что на вкладке «Оплата труда» документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» начисления сотрудника указываются в полном объеме в соответствии со штатным расписанием. При изменении размера ставки плановый фонд оплаты труда рассчитается автоматически.

Читайте также ПФР развивает дистанционное обслуживание в городах РФ

Настройка графика неполного рабочего времени

При приеме или переводе сотрудника на неполную ставку необходимо создать соответствующий график работы неполного рабочего времени.

Рассмотрим настройку графика работы в режиме неполного рабочего дня на примере графика 20-часовой рабочей недели по 4 часа работы в день. Для этого откроем раздел «Настройка» и в журнале документов «Графики работы сотрудников» создадим график работы с наименованием . По кнопке «Изменить свойства графика» в открывшемся окне «Настройка графика работы» установим флажок «Неполное рабочее время» , вид неполного рабочего времени «Неполный рабочий день» . Также установим флажок – «Пятидневка (график нормальной продолжительности рабочего времени)» .

Обратите внимание, установив флажок «Считать норму по другому графику» , необходимо определить, каким образом будет происходить расчет дальнейших начислений:

• указать график полного рабочего времени. Доля неполного рабочего времени при расчете оклада определяется как отношение длительностей рабочей недели графиков неполного рабочего времени и полного рабочего времени. Оплата труда в этом случае будет рассчитываться по формуле:

Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по дням) * Доля неполного рабочего времени / Норма времени по графику полного рабочего времени (по дням) * Отработано времени (по дням)

• установить и указать график полного рабочего времени. Расчет оклада (по часам) производится с учетом количества часов по графикам в конкретном месяце. Оплата труда (по часам) в этом случае будет рассчитываться по формуле:

Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по часам) / Норма времени по графику полного рабочего времени (по часам) * Отработано времени (по часам)

• не устанавливать. Доля неполного рабочего времени при расчете оклада определяется согласно занимаемой сотрудником ставке. Норма времени при расчете определяется, исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени. Оплата труда (по дням) в этом случае будет рассчитываться по формуле:

Читайте также Если штрафстоянка не отдаёт машину, принадлежащую юрлицу

Результат = Тарифная ставка месячная (оклад по дням) * Доля неполного рабочего времени / Норма времени по графику неполного рабочего времени (по дням) * Отработано времени (по дням).

Далее заполним расписание работы, проставим с понедельника по пятницу продолжительность рабочего дня - 4 часа, длительность рабочей недели посчитается автоматически – 20 часов. В разделе «Виды времени» флажок «Явка» установлен по умолчанию, то есть график предусматривает работу в дневное время.

Флажки «Ночные часы» , «Вечерние часы», «Перерывы для кормления ребенка» устанавливаются в случае, если график предусматривает работу по данным видам времени.

Флажки будут доступны, если аналогичные флажки будут установлены в настройке параметров расчета зарплаты в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» – закладка «Почасовая оплата».

Все параметры мы установили, далее нажмем кнопку «ОК», и график «Неполный рабочий день (20 часов)» заполнится в соответствии с установленными настройками. Теперь в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод» мы можем указать данный график.

Настройка графика работы в режиме неполной рабочей недели выполняется аналогично вышеизложенным настройкам, за исключением реквизита «Вид неполного рабочего времени» – «Неполная рабочая неделя». Расписание работы в данном случае заполняется индивидуально, в зависимости от количества рабочих дней в неделю.

Обратите внимание, что показатели «Норма дней» и «Норма часов» , используемые в формулах большинства начислений фиксируются в графике работы сотрудника, и, в случае, если установлен флажок «Считать норму по другому графику» , то норма рабочего времени сотрудника соответствует норме «другого графика».

Расчет зарплаты сотрудника, работающего на неполной ставке

Рассмотрим два варианта оплаты сотрудника, работающего на полставки на графике «Неполный рабочий день» , но при различных плановых начислениях.

В документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» назначим работнику плановое начисление «Оплата по окладу (по часам)» . В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле:

Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов.

Зарплата этого сотрудника будет рассчитана из следующих показателей:

• Оклад – задан из расчета работы на полной ставке;
• ВремяВЧасах – это отработанное время по графику неполного рабочего времени;
• НормаЧасов – это часы по графику полного рабочего времени.

Норма рабочего времени – это количество часов, которое должен отработать работник в соответствии с условиями трудового договора, коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актов организации за определенный промежуток времени. Учетный период – это отрезок времени, определенный трудовым договором, коллективным договором, соглашением или локальными актами работодателя, в течение которого работник должен отработать установленную ему норму рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Чтобы правильно начислить заработную плату, необходимо четко и грамотно вести учет отработанного времени.

Законодательство о труде предусматривает три основных вида учета рабочего времени: поденный, недельный и суммированный.

– поденный и понедельный, в случаях, когда может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (общий режим учета рабочего времени).

– недельный учет применяется, когда закон нормирует непосредственно рабочую неделю (48, 36, 24, 12 часов), а продолжительность ежедневной работы определяется графиком в пределах установленной недельной нормы;

– суммированный учет, в случаях, когда не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени.

Суммированный учет всегда предполагает сменную работу. Поэтому при суммированном учете рабочего времени обязательно составляются графики сменности .

Графики сменности составляются заранее до начала того рабочего периода, к которому они относятся, и должны быть обязательно доведены до сведения всех работников, которых данные графики касаются, не позднее, чем за один месяц до введения их в действие.

На железнодорожном, водном транспорте, при вахтовом методе организации работы или на непрерывно действующих организациях применяется именно такой вид учета рабочего времени.

Возникающие недоработки и переработки сверх смены регулируются в рамках учетного периода и не могут компенсироваться соответствующим уменьшением других смен, дополнительными днями отдыха. Переработка сверх смены признается сверхурочной работой.

В случае если фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни не совпадает с продолжительностью смены по графику, переработка в одни дни (в пределах максимальной продолжительности смены) погашается сокращением времени работы в другие дни или предоставлением других дней отдыха в рамках учетного периода. При этом такая переработка не считается сверхурочными работами.

При суммированном учете рабочего времени нельзя пересматривать график сменности, если работник по каким-либо причинам не отработал норму рабочего времени в конкретном месяце.

При составлении графика сменности необходимо исключить периоды времени, не учитываемые при исчислении нормы рабочего времени (например, ежегодные очередные и дополнительные отпуска). Если общее число часов, отработанных работником с начала учетного периода до момента увольнения, превысит нормальную продолжительность рабочего времени в данном периоде времени, то работа сверх нормального числа рабочих часов будет признаваться сверхурочной и оплачиваться в повышенном размере.

Норма рабочего времени за определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными днями исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

1) при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов, в предпраздничные дни – 7 часов;

2) при продолжительности рабочей недели менее 40 часов – количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на 5 дней; накануне праздничных дней в этом случае сокращение рабочего времени не производится.

Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред.3 реализовано ведение типовых и индивидуальных графиков работы, а также об особенностях учета фактически отработанного времени.

Для понимания методологии учета рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 напомним формулу расчета зарплаты:

Заработная плата = (Фактически отработанное время / Норма времени) х Оклад

То есть для расчета зарплаты нужно знать, какую долю времени сотрудник отработал фактически по отношению к положенной ему норме по графику работы. В зависимости от того, каким образом Положение о заработной плате организации предусматривает исчислять оклад - по дням или по часам, - время в формуле используется, соответственно, в днях и часах.

Норма рабочего времени

Норма времени задается графиком работы. В программе предусмотрено ведение типовых графиков на целый год и индивидуальных на один месяц.

Типовые графики настраиваются в меню Настройки - Графики работы сотрудников и устанавливаются кадровыми документами. Если ведется штатное расписание, то устанавливается соответствие позиции штатного расписания и типового графика работы. Типовой график может быть указан как группе сотрудников, так и только одному работнику. Справочник Графики работы сотрудников настраивается на год. О том, как настраивать графики, смотрите видео-ответы экспертов 1С:

Если сотрудник в течение месяца переходит с одного типового графика работы на другой, для формирования нормы времени может быть полезен документ Индивидуальный график. В Положении о заработной плате организации следует предусмотреть, как рассчитывается норма рабочего времени в таком случае. При расчете зарплаты за каждый период времени возможны два варианта:

• норма учитывается отдельно по каждому периоду;
• применяется суммарная норма времени.

В случае, если норма времени учитывается отдельно по каждому периоду (см. Пример 1), то для исчисления заработка в каждом из периодов времени время, фактически отработанное в указанном периоде, делится на полную месячную норму по графику этого периода.

Если норма учитывается суммарно по всем периодам (см. Пример 2), то сначала необходимо рассчитать эту суммарную норму по всем графикам по всем периодам.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для этого предназначен документ Индивидуальный график (меню Зарплата - Индивидуальные графики ). Указанный документ автоматически по кнопке Заполнить собирает единый график работы сотрудника по всем периодам из фрагментов типовых графиков. Кроме того, документ Индивидуальный график можно использовать для регистрации в программе некого особенного графика сотрудника на один месяц, поскольку после автоматического заполнения этот документ можно откорректировать вручную.

Например, если при сменной работе один сотрудник выходит работать за другого, за аналогичную подмену себя в будущем, то предполагается изменять графики сотрудников с помощью документа Индивидуальный график.

Если у сотрудника зарегистрирован Индивидуальный график , то данные о норме рабочего времени берутся из него, а не из графиков, указанных в кадровых документах.

Пример 1

Пример 2

В рассмотренных Примерах 1 и 2 видно, что вариант формирования нормы времени влияет на результат расчета заработной платы, причем только при варианте использования суммарной нормы времени можно гарантировать, что при полном отработанном по графику месяце сотрудник получит в точности назначенный ему кадровыми документами оклад.

Фактически отработанное время

Для учета фактического использования рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предусмотрено два метода:

• регистрация отклонений фактических выходов на работу от плановых по графику;
• сплошная регистрация явок на работу и других событий.

В общем случае рекомендуется использовать первый метод. При этом отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки - невыходы на работу (например, болезни, отпуска, прогулы и т. д.). Отклонения регистрируются в программе соответствующими документами.

Работа в выходные, праздники и сверхурочно регистрируется, соответственно, документами Работа в выходные и праздники , Работа сверхурочно . Отсутствия сотрудника в течение месяца также регистрируются документами-отклонениями (Больничный лист , Отпуск , Прогул , неявка и т. п.).

В отдельных случаях, например, при необходимости корректировки отработанных часов при почасовой оплате или при работе сотрудника по нескольким видам основного времени, отклонение регистрируется документами Данные для расчета зарплаты . Оплата отклонений формируется на основании зарегистрировавших их документов-отклонений.

Отработанное время для оплаты определяется автоматически на основании данных графика работы и зарегистрированных документов отклонений от графика. Создавать и заполнять документ Табель (меню Зарплата - Табели ) не следует. Табель по форме Т-13 формируется в программе в виде отчета (меню Зарплата - Отчеты по зарплате - Табель учета рабочего времени Т-13 ).

Пример 3

Метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени, в общем случае не рекомендуется применять. Этот метод может быть полезен лишь в исключительных случаях, в остальных же неоправданно усложняет работу. Так, если применить его для случая, представленного в условии Примера 3, то это приведет лишь к излишней работе - ведению документа Табель .

Важно соблюдать последовательность действий при «сплошной регистрации»:

• все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Прогул, неявка и т. п.);
• работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно ;
• регистрируются специальные случаи (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т. п.) документами Данные для расчета зарплаты ;
• вводится документ Табель , который формируется автоматически, на основании графика работы и документов-отклонений и может быть откорректирован;
• производится начисление заработной платы.

Нарушение этой последовательности действий может привести к коллизиям. Например, если провести документ Отпуск после проведения документа Табель , то отпуск будет исчислен и учтен при расчете зарплаты, но отчет по форме Т-13 не будет соответствовать зарегистрированному в информационной базе документу Табель .

Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам нельзя, так как Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Если документ Табель проведен, и затем вносятся изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения и в Табель . Иначе зарплата может рассчитаться по неверным данным.

Документ Табель позволяет корректировать отработанное время и вводить виды времени, не предусмотренные в графике работы. В Табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени, и указывается соответствующее количество часов (Я 8, Н 6, С 2 и т. п.). Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк определяется в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (рис. 6).

Рис. 6. Документ «Табель»

При попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот), программа выдает соответствующее предупреждение. Эта проверка включается флагом Проверять соответствие фактического времени плановому в меню Настройки - Расчет зарплаты . Для обеспечения возможности корректировки Табеля относительно графика следует отключить этот флаг.

Обратите внимание : прежде, чем принять решение об использовании метода «сплошной регистрации», следует убедиться, что задачу действительно нельзя решить рекомендованным методом «регистрации отклонений».

Где найти и как заполнить график работы в 1С, особенности заполнения и настроек нестандартных графиков работы в 1С:ЗУП3.8 - читайте в нашей статье.

Работодатель устанавливает графики в соответствии с целями продуктивности на своем предприятие. Рассмотрим их отражение в программе (1С:ЗУП).

Где и как заполнить график работы в 1С:ЗУП 8.3: «пятидневка»

Для заполнения графиков в программе зайдем в меню «Настройки» - раздел «Предприятие» - графики работы сотрудников. По кнопке «Создать» открывается настройка и создание нового графика. Указываем его наименование, устанавливаем текущий год и проваливаемся в предложенное нам меню «Изменить свойства графика».

Сначала рассмотрим настройку графика в 1С, по которому работает большинство россиян - пятидневка. Указываем:

Заполняем график при неполном рабочем времени в 1С:ЗУП 8.3

Встречаются случаи, когда сотрудник работает пять дней в неделю, на неполном рабочем дне. В этом случае мы:

1. создаем новый график, указываем такие же настройки, как и в графике «Пятидневка»
2. устанавливаем галку «Неполное рабочее время» - неполный рабочий день (здесь же можно указать, что ведется учет по неполной рабочей недели); и считать норму по другому графику «Пятидневка».
3. В табличной части с расписанием работы необходимо вручную указать количество часов работы на каждый день.

Заполняем сменный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Существует учет по видам времени: явка, ночные часы и вечерние часы - они берутся за основу составления графиков со сменным характером работы на каждом предприятие. Рассмотрим составления такого графика, например график: день - явка (12 часов), второй день - вечернее время (3 часа) и ночное (9 часов), третий день - отсыпной, четвертый - выходной.

1. В свойствах графика указываем способ заполнения «По циклам произвольной длины (сменные графики)» и то, что при заполнении не стоит учитывать праздничные дни; ведется суммированный учет рабочего времени; при подсчете переработок определять норму по «Производственному календарю».
2. Виды времени: если на предприятие ведется учет не только ночного времени, но и вечернего (а в нашем примере таковой учет и ведется); устанавливаем флажки на «Явка», «Ночные часы» и «Вечерние часы».
3. В таблице «Расписание работы» указываем номер дня «1»: явка 13; номер дня «2»: ночные часы 9, вечерние часы 3; два последних дня остаются пустыми (Рис.2). После нажатия кнопки «Ок» график заполнится корректно.

Существует большое количество способов составления в программе «Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0», стоит лишь задать правильные параметры и заполнить график.

Важно! Без составленных графиков зарплата сотрудникам начисляться не будет. График необходимо подвязать к сотруднику при приеме на работу, а изменить график на другой можно с помощью документа «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком» (добавить сотрудника - на закладке «Главное» устанавливаем галку «Перевести на другой график»).

Заполняем индивидуальный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Если у сотрудника нет определенного, установленного графика, то есть ежемесячно изменяются рабочие дни, в этом случае рекомендовано создавать «Индивидуальные графики работы» (меню «Зарплата» - Учет времени - Индивидуальные графики). В данном случае график заполняется вручную ежемесячно: в верхней колонке указываем «Явку» и количество часов, в нижней части «ночное» или «вечернее» время и количество часов (Рис.3).

Итак, мы рассмотрели, где и как заполнить графики работы в 1С:ЗУП 3.8, сделали настройки нестандартных графиков работы в 1С.

Если у вас остались вопросы по заполнению и настройке графиков работы в 1С:ЗУП 3.8, ответим на нашей . Наши эксперты не только консультируют устно, но и к вашей рабочей базе 1С, чтобы помочь найти ошибку или сделать настройку программы 1С.

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).

Существует два способа учета отработанного времени:

• Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
• Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.

Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.

Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».

Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.

Графики работы

После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».

График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.

Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.

В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.

Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.

Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».