Сдача дел при увольнении. Как передать кадровые документы новому кадровику

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?

Акт передачи дел

Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:

Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.

Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.

Дополнительные документы

Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:

Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел

Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении

Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Как выглядит акт о передаче и приеме дел при увольнении, и какие разделы в него входят? Каков порядок данной процедуры? На каких должностях нужно обязательно передавать свои дела новым сотрудникам? Во всех этих вопросах важно разобраться и кадровым работникам, и работодателям, и даже самим увольняющемся.

Порядок передачи дел в новые руки

Когда человек уволился, то иногда ему надо отчитаться о том, на какой стадии находятся дела, которыми он занимался до ухода. Вместе с этим также проводится передача дел преемнику. Но если бывший подчиненный не успел направить свои рекомендации и информацию по работе новому сотруднику, то начальник не имеет права задерживать первого на его месте после расчета и выхода приказа.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия.

Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
4. Направить документацию преемнику.
5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

Если человек, который увольняется, не успел передать документацию, и преемника еще не нашли, то эти дела возлагаются на руководителя или на другого работника. Во втором случае на подчиненного нужно оформить приказ о совмещении должностей, и назначить прибавку к зарплате.

Особенности заполнения приказа о передаче дел

Пример составления документа.

Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации. В правовых актах не сказано, что это необходимо, поэтому четких требований по составлению указа нет.

Общая структура приказа:

1. В шапке документа наименование компании, город, число и номер распоряжения.
2. Название указа (о приеме-передаче дел).
3. Причина выпуска распоряжения (расторжение контракта, смена должности и так далее).
4. ФИО отдающего и принимающего.
5. Время, в которое надо передать дела.
6. Место, отведенное для этого (приемная, кабинет).
7. ФИО человека, который отвечает за процесс и составил акт о передаче.
8. Число, в которое документ о перенаправлении дел должен быть готов.

Кроме того, в список входят следующие пункты:

1. Опись бумаг.
2. Результаты проверок, анализов рабочих документов и оборудования, которые были проведены.
3. Подпись и полное имя генерального руководителя, а также всех людей, которые были указаны в распоряжении о передаче.

Это стандартная форма приказа, в зависимости от направленности организации могут добавляться другие разделы.

Нюанс! Максимальный период, который может быть отведен на передачу дел – это 3 месяца.

Максимальный срок на передачу текущих рабочих процессов обычно устанавливают, если компания переходит к другому владельцу, а тот имеет право расторгнуть контракт с руководством и бухгалтерами через 3 месяца после вступления в права собственности в соответствии с 75-й статьей ТК РФ.

Образец акта приема передачи дел при увольнении.

Данная бумага также не имеет четко определенного плана составления, по сути это опись совершенных действий в компании. Для подтверждения последних используются дополнительные документы.

Что должно быть отражено в акте:

• ведение чековой и кассовой книг;
• составление бухгалтерского учета;
• условия хранения денег;
• составление договоров, выписок из банка;
• как подавался бухгалтерский отчет в инстанции;
• список проведенных денежных операций (чеки, векселя, и так далее).

В зависимости от специфики компании, в акте могут отражаться и другие данные. Некоторые примеры этой бумаги содержат информацию о состоянии оборудования на момент направления дел.

Акт приема и передачи документов при увольнении составляют члены, которые входят в комиссию, их назначает директор компании. Полный список имен этих людей должен быть указан в документе.

Для справки! Если прилагающихся бумаг много, то страницы нужно пронумеровать.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

На некоторых вакансиях люди должны осуществлять перенаправление документации новому сотруднику по окончании своей работы. В большинстве случаев передача дел – процесс формальный, и не обязательный.

Должности, при уходе с которых люди должны направлять дела преемникам:

• руководитель;
• служащий кадрового отдела;
• главный бухгалтер (4-я часть, 4-я глава Федерального закона 402);
• подчиненный, за которым закреплена материальная ответственность;
• директор отдела.

Однако, даже если сотрудник, работающий на одной из должностей, не успел передать все дела, то продолжать это делать после выхода приказа и расчета он не обязан.

Я руководитель отдела разработки 1С. В моём подчинении 4 разработчика и 3 специалиста поддержки. Звезды сложились так, что я решил уйти из компании. Подписал заявление, договорился о двух неделях отработки. HR напрягся, бросился искать замену, но скорей всего за 2 недели никого они найти не смогут и у меня встал вопрос, что нужно сделать, чтобы уйти «красиво», так, чтобы человек, который заменит меня смог как можно более безболезненно войти в курс дел. Размышления вылились вот в такой список.

1. Создайте базу знаний. Даже если в компании нет приложения, в котором можно свести воедино все знания, которые хранятся в головах твоих разработчиков и самое главное – в вашей – установите такое приложение. Я выбрал Confluence, купил его за свои деньги (лицензия на 10 пользователей стоит всего 600 рублей). Какие данные необходимо поместить в базу знаний:

Список баз данных. Да, очевидно, что все программисты в компании знают все базы наперечет и данная задача кажется бесполезной, зачем описывать то, что и так все знают, однако ваш преемник скорей всего хотя бы раз скажет вам спасибо придя в первый день на «ваше» рабочее место и не проводя лишних расспросов, получит общую картину о том, что есть что в компании. Программисты не любят изменений, смена руководителя для них стресс, новый начальник, начавший свою карьеру в компании с бесконечных вопросов «а это что за база? А кто владелец? А какой у неё бизнес-смысл?» вызовет если не отторжение, то, как минимум – скрытое недовольство.

Список приложений. Если в компании используется больше, чем одно приложение и нет однозначной связи между ним и базой данных то обязательно должен быть список – какое приложение за что отвечает, кто в нём работает, кто является бизнес-владельцем приложения, какова критичность приложения (возможен простой в течение 1 минуты, в течение 1 часа, в течение 1 дня и т.д)

Список лицензий. Почему то в небольших компаниях отношение к лицензиям весьма халатное, главное – купить, а что будет дальше, отдел разработки совершенно не интересует. Я считаю это порочной практикой, как правило, данные по лицензиям (у кого куплены, когда, сколько стоили, на какое юридическое лицо оформлены) требуются в самый неподходящий момент, например при оформлении подписки на ИТС (1С-ники меня поймут) или не дай бог при появлении людей в масках. Программисты любят скидывать эту задачу на отдел системного администрирования, ведь закупкой часто занимаются именно сисадмины, а те, в свою очередь, выполнив поставленную задачу (закупив и установив ПО) считают свою миссию завершенной. Зачем усложнять вашему преемнику и так нелегкую задачу?

Схемы обмена между разными приложениями. В небольших компаниях обмен зачастую пишется «на коленке», как говорится «…, …, и в продакшн». До описания форматов, граничных условий, даже до частоты обмена дела не доходит. Однако большой стресс для нового руководителя получить в 9 утра звонок от финансового директора «У нас тут не работает, а всегда работало, разберись». Обмены –большая проблема в компании с десятком разношёрстных, иногда самописных систем. Описанные схемы обмена помогут новому человеку хотя бы начать анализировать причину сбоя.

Основные бизнес-процессы. Это банально. Это очевидно. Однако я не помню, чтобы в базе знаний хранились самые основные, проделываемые по 10 раз на дню бизнес-процессы. Описываются процессы, выполняемые один раз в полгода, описываются процессы, не выполняемые никогда. Но те самые процессы, о которых знают все, поступление товара, расчет себестоимости, установка цен – их нет. Зачем описывать то, что все знают и так? Поверьте на слово, ваш преемник уж точно не скажет «зачем он это сделал? Это же и так всем понятно!»

2. Заведите систему трекинга задач. Да-да, есть компании, в которых его нет. Да, таких компаний много. Задачи поступают различными путями, по почте, звонком от непосредственного руководителя, от других пользователей, программисты сами придумывают себе задачи. Их можно держать в своей голове, в Excel-файле, в Outlook. Я считаю, что это неправильно, но моё мнение может не совпадать с вашим. Но если вы приняли решение покинуть компанию – приведите список задач в порядок. Это муторно, но это необходимо. Я использую Jira, но существует большое количество и бесплатных решений. Не обязательно подробно описывать задачу, для нового человека в любом случае этого будет недостаточно, достаточно будет следующих пунктов:

Краткое название задачи.
Заказчик
Исполнитель (если задачей уже кто-то занимается)
Приоритет
Требуемый срок решения задачи

3. Повысьте зарплату программистам. Если в вашей компании нет планового повышения зарплаты, например раз в год – приложи все усилия, чтобы поднять зарплату разработчикам до текущего рыночного уровня.

4. Составьте список контактов. Как правило, когда нужен контрагент, с которым вы общались полгода назад просто делаете поиск в почте и из его подписи выуживаете нужный телефонный номер. Не забывайте – у вашего преемника скорей всего не будет доступа к вашей почте, а даже если и будет – найти то, не знаю что, там, не знаю где – иногда невыполнимая задача.

Я буду рад, если в комментариях мне помогут расширить данный список. Что именно вам не хватало, когда вы пришли на новое место работы?

Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:

• Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
• Главный бухгалтер. Он является ответственным за сохранность всех бухгалтерских документов, регистров и отчетностей. Необходимость передачи дел главного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закона № 402-ФЗ.
• Работник отдела кадров. Кадровая документация – ценные бумаги, передача которых обязательно производится путем описи и составления акта приема-передачи от прежнего кадровика к новому.
• Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
• Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.

Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.

Структура приказа о передаче дел

Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания приказа о передаче дел, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет.

Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:

1. В шапке: название организации, город, дата, номер приказа.
2. Название приказа: о приеме-передаче дел. Здесь можно уточнить должность.
3. Причина издания приказа (увольнение, ).
4. ФИО передающего дела и принимающего.
5. Период, отведенный на передачу дел.
6. Место, отведенное на этот процесс (кабинет, конференц-зал, приемная и т.д.).
7. ФИО ответственного за проведение процедуры и составление акта приема-передачи лица. Как правило, этим человеком выступает один из заместителей руководителя, сотрудники, участвующие в передаче дел, или тот из них, что остается в компании.
8. Дата, на которую должен быть предоставлен акт приема-передачи дел с описью всех документов.
9. Дополнительные указания. Это может быть проведение аудиторской проверки, инвентаризации, анализ показателей.
10. ФИО генерального директора, подпись.
11. Отметка об ознакомлении с приказом всех упомянутых в нем лиц: ФИО и подписи.

Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.

Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.

Если в компании происходит «смена состава», т. е. один сотрудник увольняется, а на его место приходит новый, то бумаги должны быть переданы в установленном порядке. Это подразумевает не только устные объяснения и передачу документов, но и подписание необходимой документации.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

1. Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
2. Увольнение материально-ответственного лица.

ВАЖНО! Прием-передача дел должны производиться в присутствии других работников предприятия, т. е. при свидетелях.

Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

Читайте также: Как происходит увольнение директора при ликвидации ООО

Процесс передачи дел: пошаговая инструкция

Процедура несложная:

1. для начала процесса необходимо создать комиссию - издается приказ, где указываются председатель и ее члены;
2. работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел;
3. после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах;
4. после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами;
5. если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.

Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:

• положение о порядке приема-передачи дел;
• положение о материальной ответственности;
• порядок проведения инвентаризации.

Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.

Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.

Читайте также: Увольнение в личной карточке сотрудника по форме Т-2

Что указывается в акте передачи

Единой формы акта передачи дел закон не устанавливает. Но есть перечень информации, которая должна в нем содержаться:

• дата составления;
• место, где происходит процедура;
• ФИО и должности сторон;
• в случае, когда в процессе приема возникают претензии, они в обязательном порядке должны быть отражены в документе;
• формулировки о том, что дела были переданы принимающей стороне согласно перечню;
• кроме подписей должны быть фразы «Дела передал» и «Дела принял».

Опись может быть составлена в виде таблицы, где в специальных графах указываются наименования дел согласно номенклатуре, временные периоды для каждой папки, количество папок в каждом деле.

ВАЖНО! При отсутствии каких-либо документов это необходимо отразить в акте.

Кроме того, в акте при необходимости указываются все недостачи и повреждения бланков строгой отчетности, ценных бумаг, денежных документов.

Подписывать акт должны не только принимающая и передающая стороны, но и все присутствующие.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.

Особенности передачи дел при смене директора

Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

• учредительную документацию;
• первичку;
• в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, - разрешительные документы и лицензии;
• доверенности;
• договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).