Påføring av sed. Elektronisk dokumenthåndtering som en måte å optimalisere forretningsprosesser

De viktigste kravene som et elektronisk dokumenthåndteringssystem må oppfylle:

• Pålitelig lagring og enkelt søk i dokumentasjon.
• Støtte og utføre kontoroppgaver.
• Rettidig kontroll over utførelse av dokumenter og deres ruting.
• Oppretting av analytiske rapporter.
• Sikre informasjonssikkerhet.

Moderne EDMS har også funksjoner for å samhandle med kunder, behandle deres forespørsler og andre nyttige verktøy som lar deg løse mange anvendte problemer.

Typer elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Det finnes ulike typer klassifisering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer, men den mest veiledende klassifiseringen er inndelingen av EDMS etter tittelfunksjonalitet. Enhver EDMS er posisjonert av utvikleren som designet primært for å utføre en bestemt type oppgave. Dette betyr ikke at det ikke sørger for ytterligere teknologier som er iboende i de fleste "brødrene". Bare et sett med verktøy for hvert elektronisk dokumenthåndteringssystem har sine egne styrker og svakheter. I klassifiseringen i henhold til tittelfunksjonaliteten er det tatt hensyn til styrken til EDMS.

Så det ser slik ut:

• EDMS designet for å lage og arbeide med elektronisk dokumentasjon, samt digitale analoger av papirdokumenter.
• Regnskapssystemer som automatiserer registrering av hendelser og dokumenter gjennom hele deres livssyklus (elektroniske arkivskap).
• EDMS, hvis hovedoppgave er å automatisere arbeidet med store.
• Systemer som administrerer elektroniske arkiver med dokumentasjon.
• EDMS, hvis funksjonalitet er spesialisert på å trekke ut nødvendig informasjon fra arkiver og andre elektroniske kilder.
• Systemer som administrerer bedriftsprosesser, dokumentbehandling og aktivitetene til ansatte i organisasjonen som er involvert i å jobbe med forretningsdokumenter.
• Informasjon EDMS som administrerer datalagringsenheter.

Det er også en kort klassifisering av SED-er etter opprinnelsesland, kun brukt i Russland. I følge den er elektroniske dokumenthåndteringssystemer i vårt land delt inn i innenlandske, importerte og russiske, utviklet på den utenlandske Lotus / Domino-plattformen. Vår gjennomgang inkluderer eksempler på kun to utenlandske EDMS - EMC Documentum og Lotus Domino.Doc. Alle andre EDMS har "statsborgerskap" i Russland.

TOP-10 elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Vi evaluerte elektroniske dokumenthåndteringssystemer, med fokus på en sammenligning av fem parametere som er avgjørende ved valg av EDMS for automatisering av dokumenthåndtering i en bedrift. Skalaen er ti-punkts.

Merk: den endelige vurderingen av systemet i tabellen hevder ikke å være 100 % objektiv og gjenspeiler forfatterens mening, basert på en grundig analyse av dette emnet. Denne gjennomgangen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer er kun gjort blant høykvalitets programvareprodukter som trygt kan velges for bruk i ulike typer virksomhet.

SAK

Dette elektroniske dokumenthåndteringssystemet er en anerkjent leder i sitt segment i hele det post-sovjetiske verdensrommet. Både de største bedriftene og selskapene og små bedrifter utfører med suksess dokumentsirkulasjon og kontorarbeid i den. I forhold til dette systemet er det hensiktsmessig å anvende en tautologi: "DELO" kan sin virksomhet. Faktisk er denne programvaren ideell for dyp automatisering av kontorarbeid og arbeidsflyt.

proffer

• Evnen til å spore alle stadier av bevegelsen av ethvert elektronisk dokument.
• Enkelhet og bekvemmelighet ved å lage dokumentasjonsprosjekter.
• Generell feilsøking og funksjonalitet til systemet.

Minuser

• De "utstrakte" minusene inkluderer et noe arkaisk grensesnitt og en viss vanskelighet med å mestre.

Hva er prisen?

Prisen på en lisens for å bruke "DELO"-systemet på en arbeidsplass (DBMS - Oracle) avhenger av det planlagte totale antallet av disse stedene og varierer fra 11 000 rubler (201-500 r / m) til 13 400 rubler (1-5 r /m). Hvis organisasjonen bruker Microsoft SQL Server DBMS, vil en lisens for en arbeidsplass koste henholdsvis fra 7200 til 9500 rubler.

Logikk

EDMS Logic-programmet frem til 2012 ble kalt Boss-Referent og var et av de mest populære russiske elektroniske dokumenthåndteringssystemene, en seriøs konkurrent til Delo EDMS. Navneendringen påvirket ikke kvaliteten på dette programvareproduktet, og det er fortsatt et pålitelig og funksjonelt system for kontoradministrasjon i bedrifter av enhver type og størrelse.

proffer

• Evnen til å bygge komplekse ruter på flere nivåer for dokumentgodkjenning.
• Høy grad av beskyttelse av brukerdata.
• Relativ enkelhet å mestre hovedkomponentene i systemet.
• Fleksible og tilpassbare dokumentbehandlingsprosesser.

Minuser

• Upraktisk differensiering av tilgangsrettigheter med en seriøs personalskifte.
• Ikke det mest pliktoppfyllende arbeidet med teknisk støtte.
• Arkaisk grensesnitt.

Hva er prisen?

Kostnaden for én lisens for å bruke dette programmet avhenger av antall ansatte som er koblet til det. Hvis antallet ikke overstiger 49 personer, vil prisen være 5 900 for hver arbeidsplass; fra 50 til 199 tilkoblede arbeidere - 5200 rubler; og hvis det er mer enn 200 jobber, vil prisen på en lisens være minimal - 4900 rubler.

Eufrat

Dette elektroniske dokumenthåndteringssystemet ble utviklet i full overensstemmelse med kravene til ISO 9000 kvalitetsstandard og russiske GOSTs innen kontorarbeid. Fra sine "kolleger" skiller "EUFRATS" seg i nærvær av mange av sine egne unike programvareutviklinger som ikke finnes i konkurrerende EDMS. Rent teknologisk er dette systemet et av de mest "avanserte" i det moderne russiske markedet for EDMS.

proffer

• Leveringspakken til dette systemet inkluderer en innebygd Nika DBMS, som automatisk frigjør brukerorganisasjonen fra å kjøpe tilleggsprogramvare.
• Vennlig grensesnitt med en fin minneverdig design.
• Innebygd rollemekanisme for å administrere tilgangsrettigheter.

Minuser

• Ganske lav hastighet, spesielt på svake datamaskiner.
• Periodiske feil i arbeidet og treg teknisk støtte.

Hva er prisen?

En standardlisens med installasjon av systemet på organisasjonens egen server koster fra 5200 til 7300 rubler per arbeidsstasjon, flere brukere - prisen er lavere. Det er imidlertid også mulighet for å plassere serverkomponenten på produsentens utstyr. I dette tilfellet brukes et abonnementsavgiftssystem - fire tariffer, som koster fra 10 000 til 95 000 rubler per måned.

1C: Arkiv

Dette er et av de beste og absolutt mest allsidige programmene for dokumenthåndtering for bedrifter. 1C:Archive gir pålitelig og, viktigst av alt, sentralisert lagring av forretningsdokumentasjon i ulike formater, med tilgang til den av autorisert personell som kan redigere filer.

proffer

• En feilsøkt algoritme for raskt å finne de nødvendige dataene.
• Muligheten til å lagre dokumenter av enhver type - fra tekst og grafikk, til lyd- og videofiler.
• Den bredeste skalerbarheten som lar deg bruke denne programvaren i både store og små bedrifter.
• Den største fordelen med 1C:Archive, som skiller dette programmet fra konkurrenter, er den optimale kombinasjonen av prisen på produktet og funksjonalitetens funksjonalitet.
• Støtte for integrasjon med eksterne applikasjoner.

Minuser

• Bruker mye systemressurser.
• Økte vanskeligheter med å mestre selv for erfarne brukere.

Hva er prisen?

Prisen på "monteringen" av dette programmet varierer fra 12 000 til 57 000 rubler, og det første beløpet må betales utelukkende for å oppgradere den forrige versjonen av 1C: Arkiv.

DIREKTUM

Enkel og funksjonell EDMS DIRECTUM vil være en utmerket løsning for små og mellomstore bedrifter. Takket være dette systemet kan elektronisk dokumenthåndtering med suksess kombineres med tradisjonell papirarbeidsflyt for deretter å "smertefritt" fullstendig overføre organisasjonen til arbeid i DIRECTUM. Avansert arbeidsflytteknologi gir effektiv automatisering av kontorarbeidsprosesser.

proffer

• Tilgjengelighet av spesialiserte programvareverktøy som forenkler søk og identifisering av dokumentasjon så mye som mulig.
• Gode ​​muligheter for selvstendig modifikasjon av systemet for spesifikke oppgaver.
• Utvidede muligheter for integrasjon med andre programmer.

Minuser

• Orientering av systemet til ledelsen av bedriften - det er vanskeligere for vanlige funksjonærer å jobbe i det.
• Noe forvirrende og ugjennomsiktig prispolitikk.

Hva er prisen?

Lisenser for bruk av denne EDMS kjøpes både individuelt og som en del av pakketilbud. Den billigste grunnleggende klientlisensen koster 7 800 rubler. Kostnaden for lisenspakker starter fra 148 200 rubler (grunnleggende for 20 ansatte) og går opp til 2 010 000 rubler (for 200 ansatte).

OPTIMA-WorkFlow

Dette elektroniske dokumenthåndteringssystemet er en sterk middelbonde i sitt segment. Den er i konstant utvikling og kan foreløpig ikke konkurrere på like vilkår med markedets anerkjente mastodonter. OPTIMA-WorkFlow har imidlertid en rekke "triks i ermet" - unike teknologier som gjør at den skiller seg ut fra mengden.

proffer

• Implementering av funksjonen for serieinndata av samme typer dokumenter og deres registreringsinformasjon.
• Skanner med et antivirusprogram.
• Indeksering av vanlige og krypterte dokumenter etter eget valg.
• Flerspråklig brukergrensesnitt.

Minuser

• Ulemper med typisk funksjonalitet som er permanent eliminert av utgående oppdateringer.

Hva er prisen?

Typiske løsninger basert på denne plattformen koster fra 55 000 til 75 000 rubler.

EMC Documentum

Denne plattformen for automatisering av arbeidsflytprosesser er utviklet av verdenslederen i IT-bransjen, EMC. Kraftig funksjonalitet kombinert med fleksibel tilpasning av individuelle verktøy gjør EMC Documentum til den beste utenlandske EDMS tilgjengelig på det russiske markedet.

proffer

• Høy grad av bekvemmelighet ved håndtering av designdokumenter.
• Implementering av en inn-/utsjekkingsmekanisme som lar deg administrere fordelingen av tilgangsrettigheter.
• Tilstedeværelsen av en funksjon som lar deg implementere godkjenningsprosedyren på flere nivåer.
• Støtte for enheter for skanning og dokumentgjenkjenning.

Minuser

• Fungerer bare med nettleseren Internet Explorer.
• Mangel på offentlig tilgjengelig teknisk og praktisk dokumentasjon på systemet.
• Hyppige "bremser" og etterslep med høy systembelastning.

Hva er prisen?

Det er ingen faste priser for bruk av denne plattformen. Kostnaden for implementeringen forhandles individuelt med hver kunde.

LanDocs

Utviklet i 1997 av det innenlandske selskapet LANIT, er denne plattformen for automatisering av dokumenthåndtering fortsatt etterspurt av mange bedrifter og institusjoner frem til i dag. LanDocs lar deg bygge en komfortabel arbeidsflyt og arbeidsflytmiljø, og gir alle kategorier brukere det nødvendige settet med verktøy for å administrere det.

proffer

• Tilgjengelighet av integrerte kryptografiske beskyttelsesverktøy.
• Evnen til å inkludere ansatte fra eksterne filialer i arbeidsflytprosessen.
• Tilstedeværelsen av funksjonen til batchskanning av papirdokumentasjon.

Minuser

• Ganske vanlige ytelsesproblemer.
• Svake muligheter for å utvide funksjonaliteten.
• Vanskeligheter med å mestre systemet fra bunnen av.

Hva er prisen?

Prisen på en serverlisens varierer fra 30 000 til 216 000 rubler. Brukerlisenser kan kjøpes til en pris på 5600 til 8400 rubler.

CompanyMedia

CompanyMedia er et helt sett med programvareløsninger designet for å automatisere forretningsprosesser, arbeidsflyt og kontorarbeid. Denne EDMS skiller seg fra konkurrentene i sin uovertrufne fleksibilitet av innstillinger og tilstedeværelsen av uavhengige moduler som kan installeres separat.

proffer

• Muligheten for vellykket drift av systemet i bedrifter med en kompleks bedriftsstruktur og territoriell struktur.
• Enestående pålitelighet av systemet, som gjør at det aktivt kan operere døgnet rundt, 365 dager i året.
• Automatisert støtte for arbeid med flere typer jobber.
• Differensiering av tilgangsrettigheter, i henhold til den hierarkiske strukturen i organisasjonen.

Minuser

• Nettgrensesnittet har begrenset støtte for enkelte nettlesere, spesielt FireFox.
• Fokuset til systemet er hovedsakelig på mellomstore og store bedrifter.

Hva er prisen?

Den endelige prisen på denne programvaren består av mange komponenter, inkludert opplæring av personalet, installasjon av tilleggsmoduler og overføring av rettigheter til å bruke systemet. Den øvre grensen for det totale beløpet er 99 000 rubler. Den billigste tematiske modulen vil koste 4000 rubler.

Lotus Domino.Doc

Denne EDMS er en applikasjon til den velkjente Notes/Domino-plattformen, som har et datasikkerhetssystem på høyt nivå. Lotus Domino.Doc har også et avansert elektronisk arkiv som lar deg implementere et stort lager av bedriftsdokumentasjon.

proffer

• Tilgjengelighet av unike replikeringssystemer designet for komplekse løsninger av dokumentflythåndteringsoppgaver i et distribuert miljø.
• Mulighet for å søke etter dokumenter i egne deler av informasjonslageret.
• LDAP-kataloger skaleres opp til bedriftsnivå.

Minuser

• Ulempene med dette systemet stammer hovedsakelig fra dets vestlige opprinnelse - det er visse spørsmål om grensesnittet og implementeringen av noen funksjoner.

Hva er prisen?

Kostnaden for bruker- og serverlisenser beregnes individuelt på plattformens nettsted.

Etter hvert

For å oppsummere en viss linje under gjennomgangen, vil jeg merke meg en viktig nyanse: innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem i virksomheten din garanterer ikke i det hele tatt en umiddelbar økning i lønnsomheten, og i noen tilfeller kan det gjøre det. skade. Hvis organisasjonen din fungerer og tjener penger og jobber uten EDMS, så tenk tusen ganger før du bestemmer deg for å implementere dem. Ingen grunn til å jage den "progressive moten" og installere disse systemene uten et seriøst behov for dem. Men med utvidelsen av virksomheten og høy arbeidsmengde for ansatte, kan det elektroniske dokumenthåndteringssystemet bli en slags livline som vil hjelpe selskapet å svømme ut av malstrømmen av papirarbeid.

Kjære lesere! På grunn av det faktum at funksjonaliteten til MOTIVE-systemet presentert i anmeldelsen ble feil vurdert ved innsamling av materiale til denne studien, korrigerte redaktørene etter eget skjønn diagrammene for mer nøyaktig å gjenspeile funksjonaliteten til det spesifiserte produktet. De korrigerte diagrammene indikerer funksjonaliteten til MOTIV-systemet versjon 1.1, som eksisterte på tidspunktet for valg av testdeltakere (mars 2010). Det er mulig at noen parametere til andre systemer også er estimert feil.

Vi minner deg også om at for øyeblikket er materialet svært utdatert og kan ikke være et grunnlag for å evaluere funksjonaliteten til moderne versjoner av disse systemene eller forholdet mellom dem.

I en moderne organisasjon er elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i ferd med å bli et uunnværlig element i IT-infrastrukturen. Med deres hjelp øker kommersielle selskaper og industribedrifter effektiviteten av deres aktiviteter, og i offentlige institusjoner, på grunnlag av elektronisk dokumenthåndteringsteknologi, løses oppgavene til intern styring, interavdelingssamhandling og samhandling med befolkningen. Den generelt aksepterte forkortelsen er EDMS, selv om CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) og SADO (Document Management System) også brukes sammen med det.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) er et organisatorisk og teknisk system som gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere elektroniske dokumenter i datanettverk, samt gi kontroll over dokumentflyten i en organisasjon.

Opprinnelig ble systemer av denne klassen bare ansett som et verktøy for å automatisere oppgavene til klassisk kontorarbeid, men over tid begynte de å dekke et stadig bredere spekter av oppgaver. I dag orienterer EDMS-utviklere sine produkter til å jobbe ikke bare med korrespondanse og ORD (organisasjons- og administrative dokumenter), men også med ulike interne dokumenter (kontrakter, forskrifts-, referanse- og prosjektdokumentasjon, dokumenter om personalaktiviteter, etc.). EDMS brukes også til å løse anvendte problemer der arbeid med elektroniske dokumenter er en viktig komponent: administrere samhandling med kunder, behandle innbyggernes klager, automatisere arbeidet til en serviceavdeling, organisere prosjektarbeidsflyt osv. Faktisk en elektronisk dokumenthåndtering system kalles ethvert informasjonssystem som gir arbeid med elektroniske dokumenter.

EDMS-markedet de siste årene har vært et av de mest dynamisk utviklende segmentene i den innenlandske IT-industrien. I 2009, ifølge IDC, på bakgrunn av en nesten 50% reduksjon i volumet av det totale programvaremarkedet i Russland, viste dette segmentet høy stabilitet. I følge dataene for 2009 var nedgangen ikke mer enn 20-25%. I numeriske termer er volumet av EDMS-markedet i dag, ifølge CNews Analytics, omtrent 220-250 millioner dollar.

Forbrukere av elektronisk dokumenthåndteringsteknologi er organisasjoner av forskjellige størrelser og spesifikasjoner. Tradisjonelt er offentlig sektor fortsatt nøkkelforbrukeren av EDMS. I følge eksperter står om lag 30% av prosjektene for innføring av elektronisk dokumenthåndteringsteknologi for av offentlige etater. Samtidig er det viktig at det var interessen fra statens side som ble grunnlaget for bærekraften til EDMS-markedet, som selv i krisetider fikk en betydelig utviklingsimpuls. Elektronisk dokumenthåndtering ble kalt et nøkkelelement i konseptet "elektronisk regjering", hvis implementering skulle bidra til å eliminere byråkratiske hindringer i samspillet mellom staten, befolkningen og næringslivet, samt redusere korrupsjon. Som et trekk ved gjennomføringen av prosjekter i offentlige myndigheter og store statlige institusjoner er det verdt å merke seg de økte kravene til informasjonssikkerhet. Vi snakker om konstruksjon (utvikling) på grunnlag av replikerte programvareprodukter av sikre elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Om EDMS-utviklere

Når kunden velger en EDMS-klasseløsning, vurderer kunden ulike alternativer: en boksløsning, en plattformbasert løsning eller tilpasset utvikling. Russiske utviklere tilbyr hovedsakelig ferdige løsninger, mens vestlige utviklere fungerer som plattformleverandører, på grunnlag av hvilke designløsninger og tilpassede utviklinger implementeres. I følge statistikk, i markedsstrukturen, står russiske utviklere for omtrent 95% av det totale antallet prosjekter for implementering av EDMS. En av forklaringene er at i Russland er spesifisiteten ved å jobbe med dokumenter, basert på innenlandske ledelsestradisjoner, fortsatt sterk.

Det er verdt å merke seg at en rekke leverandører har begynt å tilby EDMS til kunder i SaaS (Software as a Service)-modus, men så langt denne tilnærmingen, av en rekke årsaker (tillit til leverandøren, kvaliteten og påliteligheten til kommunikasjonskanalene) , er mer sannsynlig å bli betraktet som en form for bekjentskap med egenskapene til systemet, og ikke som en reell tilnærming til arbeidsflytautomatisering.

En av de nye trendene er bruken av ECM (Enterprise Content Management) klassesystemer for å jobbe med dokumenter.

I følge det frie leksikonet (Wikipedia):
Enterprise Content Management (ECM) - administrasjon av bedriftsinformasjonsressurser elleron.

Innenfor rammen av ECM-konseptet anses dokumenthåndtering som en av oppgavene med å sikre arbeid med bedriftsinformasjon. Denne tilnærmingen støttes hovedsakelig av vestlige utviklere. Og selv om etterspørselen etter slike teknologier i Russland fortsatt er i det formative stadiet, har mange innenlandske EDMS allerede implementert forskjellige ECM-komponenter: dokumenthåndtering, dokumentbildebehandling, langsiktig lagring av dokumenter, arbeidsflytstyring (Workflow), kollektivt arbeid med dokumenter . I bunn og grunn skiller ECM-teknologier seg fra EDMS ved en dypere utdyping av problemene med å administrere nettinnhold og multimedieinnhold.

Statlige initiativ rundt "det elektroniske dokumentet"

I 2009-2010 begynte flere globale regjeringsinitiativer å bli implementert i Russland knyttet til organiseringen av offisiell elektronisk interaksjon mellom staten, befolkningen og næringslivet, med sikte på å øke nivået av penetrasjon av informasjonsteknologi i ulike aspekter av staten og det offentlige liv . Disse inkluderer godkjenning av listen over offentlige tjenester gitt til befolkningen via Internett, og godkjenning av bestemmelsene om systemet for interdepartemental dokumenthåndtering, som ble de første viktige skrittene mot implementeringen av konseptet "elektronisk regjering".

Det er viktig å merke seg at spørsmålet om rettsgrunnlaget for det elektroniske dokumentet fortsatt er åpent. I dag er aktiviteten til deltakere i elektronisk dokumenthåndtering regulert av lover og forskrifter om bruk av elektronisk digital signatur (EDS), GOST og instrukser for kontorarbeid og arkivering, lover og forskrifter om informasjonsteknologi. Det viser seg at reglene og prosedyrene for å jobbe med dokumenter er definert på statlig nivå, det er sikkerhetskrav for informasjonssystemer, men den juridiske statusen til et elektronisk dokument er ennå ikke bestemt i lovgivningen.

EDMS-standarder

I dag er aktivitetene til EDMS-utviklere praktisk talt ikke regulert. Ved utvikling av programvareprodukter og implementering av implementeringsprosjekter, blir utviklere og leverandører, i en eller annen grad, veiledet av følgende regulatoriske og juridiske dokumenter:

• GOST R 51141-98. Kontorarbeid og arkivering. Vilkår og definisjoner (godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstandard av 27. februar 1998 nr. 28);
• Føderal lov av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature" (som endret 8. november 2007);
• GOST R 6,30-2003. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid (godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstandard av 3. mars 2003 N 65-st);
• Dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen av 22. september 2009 nr. 754 "Om godkjenning av forskriftene om systemet for interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering";
• Føderal lov av 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse".

Når du implementerer prosjekter for implementering av EDMS, i tilfelle arbeid med personopplysninger, er det nødvendig å bli veiledet av kravene i føderale lover av 27. juli 2006 N 152-FZ "On Personal Data" og 27. desember, 2009 N 363-FZ "Om endringer i artikkel 19 og 25 i den føderale loven "Om personopplysninger".

Siden GOST-er er av rådgivende natur, inkluderer utviklerne maksimal fleksibilitet i sine løsninger, slik at ulike ordninger for arbeid med dokumenter, avhengig av kunden, kan implementeres på grunnlag av systemet. Ofte må arkitekturen og logikken til systemet gi ulike og noen ganger motsatte tilnærminger til dokumentflytautomatisering. Mangelen på generelt aksepterte standarder er et problem ikke bare for utviklere, men også for kunder, siden valget av krav til et EDMS blir for subjektivt. Bedrifter kan ofte ikke engang fokusere på bransjepraksis (denne tilnærmingen har vist seg godt når de velger en leverandør av IT-systemer i klassen ERP, CRM, HRM, etc.). Reglene for arbeid med dokumenter kan variere fra virksomhet til virksomhet, ikke bare innenfor samme bransje, men også innenfor samme gruppe av virksomheter. Noen få enkle eksempler: fungerer bedriften i henhold til GOSTs eller ikke? Hvor godt samsvarer arbeidet med dokumenter med GOST-er? Er toppledelsen klar til å jobbe i systemet eller vil assistenter og sekretærer jobbe for toppledelsen? Bruker bedriften noen av de vestlige ledelsespraksisene? Hvilke automatiseringsverktøy bruker ansatte på jobben? Og selv om oppgavekomplekset for elektronisk dokumenthåndtering generelt er ganske klart, varierer metodene for implementeringen veldig. Det viser seg at et av hovedkravene til utviklerne av moderne EDMS er å tilby en løsning som er tilstrekkelig med tanke på pris, kvalitet og implementeringstid, uavhengig av spesifikasjonene til kundens arbeid (med andre ord, tilfredsstille eventuelle spesifikasjoner) .

Tekniske muligheter til moderne elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Gjennomgangen tar for seg de ni vanligste EDMSene i Russland: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Kognitiv teknologi), MOTIVE (Motiv). Vi inkluderte bevisst ikke løsningene til russiske utviklere basert på Documentum-plattformen (EMC Documentum), siden det i dette tilfellet er umulig å snakke om noen spesifikk funksjonalitet og replikerbarhet. For å forberede anmeldelsen ble informasjon fra åpne kilder brukt: informasjonsmateriell og demoversjoner av programvareprodukter. Det presenterte synet på EDMS er et forsøk på å vurdere mulighetene og beredskapen til programvareprodukter for å løse de faktiske oppgavene med å organisere elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift.

Kriteriene som er fremhevet i gjennomgangen vil hjelpe deg med å analysere mulighetene for løsningene som vurderes fra synspunktet om den tekniske implementeringen av visse EDMS-oppgaver. Alle muligheter er delt inn i syv funksjonelle kretser:

• registrering og oppføring av dokumenter;
• arbeid med dokumenter;
• arbeidsflytstyring og kontroll;
• søk og analyse av informasjon;
• Informasjonssikkerhet;
• støtte for papirarbeidsflyt;
• standardinnstillinger.

De generelle egenskapene til systemene ble plassert i en egen tabell.

Gjennomgangen gir en rekke åpenbare kriterier som er iboende i alle systemer som vurderes (og i prinsippet alle systemer i EDMS-klassen), og kriterier som gjør det mulig å skille løsninger fra hverandre. Generelt er de funksjonelle egenskapene til systemene de samme, og bare en detaljert spesifikasjon av noen av hovedoppgavene til arbeidsflyten og funksjonene til implementeringen gjør det mulig å sammenligne forskjellige løsninger. Det skal bemerkes at for alle systemene presentert i gjennomgangen er det en ganske stor implementeringspraksis. Disse systemene brukes av hundrevis av organisasjoner for å automatisere arbeidsflyten. I tillegg til disse løsningene er det mer enn 50 programvareprodukter på markedet som ikke er mye brukt.

Hvis vi analyserer nye versjoner av systemer som inntar ledende posisjoner i markedet, er det verdt å merke seg at de siste tre årene har utviklingen deres hovedsakelig vært rettet mot å forbedre tjenestekapasiteten, siden de grunnleggende egenskapene i en eller annen form allerede er implementert tidligere . Hvis vi snakker om nye tekniske evner, kan vi merke oss potensialet for utvikling av EDMS i retning av å administrere ulike typer innhold (multimedia), bruk av autobehandlingsteknologier og analysere innholdet i dokumentet. Men så langt er slik funksjonalitet for EDMS ikke obligatorisk, og viktigst av alt, etterspørselen etter den i Russland har ikke blitt fullstendig dannet.

Når du sammenligner funksjonaliteten til EDMS, brukes følgende betegnelser:

• "+" - muligheten er implementert;
• «+/−» - funksjonen er tilgjengelig med begrenset funksjonalitet eller tilleggsprogramvare må kjøpes;
• "−" - muligheten er ikke implementert.

Tabell 1. Generelle kjennetegn ved de mest populære EDMS

Ris. 1. Generelle kjennetegn ved de mest populære EDMS

Tabell 2. Registrering og innføring av dokumenter

Ris. 2. Registrering og innføring av dokumenter

Tabell 3. Arbeide med dokumenter

Ris. 3. Arbeide med dokumenter

Tabell 4. Arbeidsflytstyring og kontroll

Ris. 4. Arbeidsflytstyring og kontroll

Tabell 5. Søk og analyse av informasjon

Ris. 5. Søk og analyse av informasjon

Tabell 6. Informasjonssikkerhet

Ris. 6. Informasjonssikkerhet

Tabell 7. Støtte for papirarbeidsflyt

Ris. 7. Støtte for papirarbeidsflyt

Tabell 8. Standard oppsettverktøy

Ris. 8. Standard oppsettverktøy

Tabell 9. ERMS funksjonalitet sammendrag

Ris. 9. Endelig evaluering av ERMS-funksjonalitet

For å gjennomføre en omfattende vurdering, vil vi vurdere den presenterte EDMS i henhold til forholdet "pris / funksjonalitet" som er forståelig for alle. Vi vurderer ikke det tredje viktige kriteriet - "Implementeringstid" - siden det ikke bare avhenger av konfigurasjonsverktøyene som leveres av systemet, men også av kvalifikasjonene og motivasjonen til prosjektteamet. Posisjonen til systemene når det gjelder "optimal pris / funksjonalitet" for små prosjekter (for 20 brukere) og for ganske store prosjekter (for 100 brukere) vises nedenfor.

Diagram 1. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (20 brukere)

Ris. 10. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (20 brukere)

Diagram 2. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (100 brukere)

Ris. 11. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (100 brukere)

Disse diagrammene er bygget i henhold til Gartner Magic Quadrant-prinsippet, hvor systemer plassert i Quadrant I har det optimale forholdet i henhold til kriteriet "optimal pris/funksjonalitet". I II- og IV-kvadrantene i diagrammet er det systemer som ikke har balanserte indikatorer for pris og funksjonalitet.

Kriteriet som er valgt for studien gjør det mulig å evaluere ulike EDMS fra synspunktet om deres beredskap til å løse reelle problemer med elektronisk dokumenthåndtering i en moderne bedrift. Ledergruppen både når det gjelder små prosjekter (Diagram 1) og store prosjekter (Diagram 2) inkluderte systemene Directum, DocsVision, MOTIV og EUFRATS. De resterende systemene er plassert i II- og IV-kvadrantene. Det eneste unntaket var DELO-systemet, som også falt i første kvadrant av diagrammet for en EDMS for 20 brukere. Resultatene oppnådd av EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO viser at disse systemene ikke tilbyr en integrert tilnærming for automatisering av arbeid med dokumenter, men er nisjetilbud fokusert på å løse kun en viss klasse elektronisk dokument ledelsesoppgaver. Fraværet av systemer i III-kvadranten forklares av det faktum at gjennomgangen betraktet som den vanligste EDMS i Russland, og ikke alle systemer som for tiden tilbys til kunder.

Vi håper at den presenterte oversikten vil være nyttig for deg når du skal velge system. Jeg vil merke meg at ved å implementere EDMS i dag, øker organisasjonen ikke bare effektiviteten av sine aktiviteter, men også, som er veldig viktig, får verdifull erfaring og praksis under nye forhold - i forholdene for elektronisk dokumenthåndtering.

P.S. For utarbeidelsen av anmeldelsen ble bare offentlig tilgjengelig materiale fra de offisielle nettsidene til EDMS-produsentene brukt. Etter publiseringen av artikkelen viste det seg at på grunn av den ufullstendige beskrivelsen av produktene fra Industrial Information Systems-selskapet, er informasjon om løsningen deres unøyaktig. Vi vil studere dette problemet i detalj og beskrive resultatene i neste artikkel.

Enhver bedrift tenker før eller siden på å optimalisere og øke effektiviteten av forretningsprosesser, som kan koordineres ved hjelp av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS).

EDMS tillater å løse problemer med å automatisere arbeid med dokumenter fra bedrifter av forskjellige størrelser og aktivitetsområder, inkludert geografisk distribuerte. Programvaresystemer av denne klassen sørger for organisering av en juridisk betydelig dokumentflyt for selskapet, vedlikehold av et arkiv med dokumenter, automatisering av kontorets arbeid (registrering av innkommende og utgående korrespondanse, skanning av dokumenter og bringe dem til eksekutørene i elektronisk form ), kontroll av ytelsesdisiplin, harmonisering av kontrakter og betalinger, koordinering og kontroll over utførelse av organisatoriske - administrative dokumenter, behandling og lagring av primær regnskapsdokumentasjon, samt automatisering av prosesser spesialisert for ulike forretningsområder. I tillegg er en funksjon av de fleste moderne EDMS støtte for mobile enheter og muligheten til å integrere med eksisterende bedriftsinformasjonsplattformer.

Det finnes et stort antall elektroniske dokumenthåndteringssystemer på det russiske markedet, og for å gjøre det lettere for bedrifter å velge, har vi satt sammen et utvalg slike løsninger. Alle av dem er utelukkende av innenlandsk produksjon, de overholder lov- og forskriftskrav innen dokumenthåndtering av både det russiske regelverket og internasjonale standarder, samt IT-sikkerhetskrav. Separat skal det bemerkes at nesten alle produktene som er oppført nedenfor er inkludert i registeret over innenlandsk programvare og anbefales for bruk i offentlige avdelinger og organisasjoner i Den russiske føderasjonen, så vel som i selskaper som implementerer prosjekter under programv.

1. "Dialog". Utvikler: State Unitary Enterprise Krymtekhnologii (med støtte fra departementet for innenrikspolitikk, informasjon og kommunikasjon i Republikken Krim).
2. Bedrifts elektronisk dokumenthåndteringssystem KSED 3.0. Utvikler: "CROC Region".
3. Elektronisk dokumenthåndteringssystem "SED-Sirius". Utvikler: Center for Information Technologies and Systems of Executive Authorities (CITiS).
4. Prosessautomatiseringssystem for veibyggingsorganisasjoner "Epyura" (bygget på grunnlag av "1C: Enterprise"-plattformen). Utvikler: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Syncope-dokument". Utvikler: Kuban-Inform-Holding-Sør-selskap.
6. Programvarekompleks "Åpent modulsystem for elektronisk dokumenthåndtering og kontroll av utførelse av instruksjoner" (SEDKP). Utvikler: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Directum elektronisk dokumenthåndteringssystem. Utvikler: Directum selskap.
8. Programvareprodukt "STEK - Document Management". Utvikler: JSC "NTC STEK".
9. "Rød arbeidsflytplattform". Utvikler: Red Soft-selskap.
10. "Bureaucrat" system. Utvikler: Bureaucrat LLC
11. Informasjonssystem "Elektronisk kontorarbeid og dokumentflyt". Utvikler: Breeze Plus-selskap.
12. Comita Courier JE-system. Utvikler: aksjeselskap "Komita".
13. Modul "Document Management" (leveres som en del av ERP-systemet "Compass"). Utvikler: Compass-selskap.
14. EDMS WSS Docs (bygget på Microsoft SharePoint-plattformen). Utvikler: WSS-Konsulentselskap.
15. Automatisert system for hemmelig kontorarbeid AS SDP. Utvikler: Center for New Technologies "Impulse" LLC.
16. Automatiseringssystem for organisatorisk og administrativ arbeidsflyt (kontorarbeid) til bedrifter "Pilot: ORD". Utvikler: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS for SharePoint (bygget på Microsoft SharePoint-plattformen). Utvikler: Electronic Office Systems (EOS) selskap.
18. Informasjonssystem EtaxReport. Utvikler: Electronic Business Systems company.
19. EDMS "Aurora: Document Management". Utvikler: Avrora Digital Group LLC.
20. Elektronisk dokumenthåndteringssystem Comsoft Docs. Utvikler: JSC "Comsoft".
21. Comindware EDMS-system (bygget på Comindware Business Application Platform). Utvikler: Comindware-selskap.
22. System "Express Document". Utvikler: Electronic Express LLC.
23. Programvarekompleks "Kode: Dokumentflyt". Utvikler: Code Consortium.
24. Automatisert system "Gosexpertiza". Utvikler: Ecomash info LLC.
25. Systemet for sikker elektronisk dokumenthåndtering "Stack-Trust". Utvikler: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Utvikler: Optima konsern.
27. SED LandDocs. Utvikler: Lanit gruppe av selskaper.
28. Programvarepakke "Dokumenthåndtering". Utvikler: Federal State Unitary Enterprise "Main Research Computing Center" ved kontoret til presidenten for den russiske føderasjonen (FSUE "GlavNIVTs").
29. SEDO løsning. Utvikler: ID - Management Technologies LLC.
30. Elektronisk dokumenthåndteringssystem for offentlige organisasjoner og næringsliv "Practika" . Utvikler: Document Management Systems company.
31. EDMS DoXLogic. Utvikler: BFT-selskap.
32. Alfa Doc system. Utvikler: Alpha Doc.
33. Eksternt system. Utvikler: SKB Kontur.
34. Sikkert elektronisk dokumenthåndteringssystem

For tiden går utvekslingen av dokumenter mellom forretningsenheter og enkeltpersoner gradvis fra papir til elektronisk. Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet har en rekke fordeler fremfor vanlig papir – det sparer tid og øker effektiviteten av beslutninger. EDMS kan bygges både innad i en bedrift og mellom ulike bedrifter via Internett.

Elektronisk dokumenthåndtering er et system med prosesser for behandling av dokumenter i elektronisk form. De fleste moderne regnskaps- og personalprogrammer er i stand til å generere elektroniske dokumenter i et standardformat etablert på lovnivå. Men for at et slikt dokument skal ha juridisk vekt, må det signeres av begge parter med elektronisk signatur.

Elektronisk dokumenthåndtering kan deles inn i to store typer – utveksling av dokumenter innad i virksomheten eller mellom ulike virksomheter via kommunikasjonskanaler. Det er lov å kombinere disse to systemene til ett globalt.

Bruk av elektronisk dokumenthåndtering innen virksomheten krever kjøp av nødvendig programvarepakke (EDI-plattform), samt utstyr for driften av denne (nettverksutstyr, server etc.).

For å utveksle dokumenter mellom to selskaper, er det nødvendig med en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør. Den garanterer levering av meldinger, kontrollerer formatet på sendte dokumenter, krever sertifisering av arbeid med data med en elektronisk signatur, og lagrer et arkiv med dokumenter.

Merk følgende! En av disse tjenestene er . Dokumenter mottatt gjennom det er juridisk viktige hvis de har et merke fra EPC fra begge parter i dokumentflyten.

Fordeler og ulemper med EDI

Hovedfordeler

Elektronisk dokumenthåndtering har ubestridelige fordeler fremfor papir:

• Organisering av papirarbeid - systemet vil ikke tillate deg å tildele samme nummer til forskjellige dokumenter, siden dette vil skje i rekkefølge og automatisk;
• Spore posisjonen til hvert dokument – ​​du kan når som helst finne ut nøyaktig hvem som jobber med dokumentet. Den ansatte vil ikke være i stand til å ødelegge eller miste den. Et dokument som er slettet ved et uhell eller med vilje kan fortsatt gjenopprettes;
• Fremskyndelse av dokumentbehandlingen - hvis virksomhetens avdelinger er spredt over flere bygninger, må et papirdokument personlig fraktes dit for godkjenning. Med EDI når det nødvendige dokumentet den ansatte på en brøkdel av et sekund;
• Praktisk arbeid med versjoner - ved redigering lagrer systemet hver versjon. Om nødvendig kan du spore hvem og når som er gjort endringer i dokumentet;
• Fjerntilgang døgnet rundt - om nødvendig kan tilgang til EDI-systemet ordnes via Internett fra hvilken som helst datamaskin i verden. En ansatt kan jobbe med dokumenter mens han er på forretningsreise, ferie eller sykemeldt;
• Arbeidsplanlegging - ved å spesifisere opprettelsesdatoen og forfallsdatoen kan du planlegge utførelsen av innkommende dokumenter i henhold til køen;
• Søk etter dokumenter - du kan søke i den generelle databasen med dokumenter etter nøkkelord og uttrykk;
• Papirsparing - det er ikke nødvendig å skrive ut alle dokumentene i ønsket mengde.

De viktigste ulempene

Til tross for de åpenbare fordelene, har EDI-systemer også ulemper som kan stoppe en bedrift fra å implementere det.

Disse inkluderer:

• Det er nødvendig å bruke penger på kjøp av systemet, som, avhengig av antall brukere, kan være opptil 100 tusen rubler;
• Etter kjøpet tar det lang tid å installere, implementere og feilsøke;
• Det er nødvendig å gjennomføre opplæring for alle brukere som vil være involvert i det;
• Sikre sikkerheten til systemet - tilgangskontroll mellom brukere, utstede nødvendige elektroniske signaturer, beskyttelse mot inntrenging fra utsiden;
• Personalet i selskapet må ha en administrator som vil overvåke hvordan systemet fungerer, utføre servicehandlinger og løse brukerproblemer;
• For å bevare informasjon er det nødvendig å sikkerhetskopiere databasen med dokumenter;
• Dersom partnerbedrifter ikke har EDI, må det sikres både elektronisk og papirsystem.

Funksjonalitet av elektronisk dokumenthåndtering

Ethvert arbeidsflytsystem bør gi et sett med handlinger:

• Arbeid med alle slags dokumenter - opprette dem, utarbeide, behandle, registrere, kontrollere implementeringen, koordinere, etc.;
• Organiser arbeidsflytflyter - definer ruter i selskapet, begrense tilgangen mellom individuelle brukere, gi muligheten til å jobbe med ett dokument til flere personer samtidig;
• Organiser et arkiv med dokumenter med mulighet for søk, lagring.

Merk følgende! Elektronisk dokumenthåndtering skal gi samme evne til å arbeide med dokumenter som tradisjonelt papir.

Store avanserte systemer gir muligheter for:

• Registrering av alle bestått dokumenter - innkommende, utgående, interne, med deres videre omdirigering til hodet;
• Sikre en enhetlig prosedyre for arbeid med dokumenter i hver avdeling av selskapet;
• Arbeid med dokumentet både individuelt og samlet;
• Utveksle dokumenter mellom avdelinger og spesifikke ansatte;
• Begrens tilgang til dokumenter;
• Bruk standardskjemaer for alle dokumenter;
• Kontroller at godkjenning, utførelse og annet arbeid med dokumentet vil bli gjennomført i tide;
• Generer rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
• Organiser arkivlagring med å fikse dato og klokkeslett for tilgang til dem av brukere.

Er det mulig å kombinere papirdokumenthåndtering med elektronisk?

Etter overgangen til elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon, vil det til å begynne med fortsatt ikke være mulig å forlate papirdokumenter helt.

Dette kan skje av flere grunner:

• Ikke alle entreprenører bruker EDI;
• Selskapet har allerede mange papirdokumenter i arkivet.

Det er imidlertid grunnleggende forskjeller i arbeid med elektroniske og papirdokumenter. For eksempel må et papirdokument skrives ut og bringes til leder for signatur, mens et elektronisk signeres i selve systemet. Papirregnskapsdokumenter sendt til en motpart kan gå tapt i posten under forsendelsen, mens elektroniske kommer frem til adressaten.

Hovedforskjellen mellom å jobbe med to typer dokumenter er lagringen deres. Elektroniske dokumenter kommer umiddelbart inn i systemet, hvor alle brukere kan jobbe med dem. For papirdokumenter bør det fortsatt være organisert et arkiv der de skal oppbevares på en ryddig måte. Samtidig skal papirdokumentet etter inntreden i bedriften skannes, og denne skannede kopien skal lastes opp i systemet for videre arbeid.

Merk følgende! Arbeidet innad i virksomheten bør derfor fortsatt kun utføres i elektronisk form. Hvis det kommer et papirdokument, er det bare de som mottar det eller signerer det som ser det. Samtidig lar arbeidet med en elektronisk kopi deg beskytte originalen mot nesten ethvert tap, og lar flere brukere jobbe med den samtidig.

Hva er ED-programmene?

Det finnes mange dokumenthåndteringssystemer på markedet, hver med sine egne fordeler og ulemper. De vanligste systemene:

Interaksjon av et elektronisk dokument med andre programmer

Ved å ta sin plass i organisasjonens elektroniske miljø, bør EDI-systemet fritt støtte andre forretningsapplikasjoner som allerede opererer i det under drift. For eksempel er det nødvendig å fritt behandle regnskapsdokumenter - fakturaer, handlinger, fakturaer, fullmakter mv.

I tillegg skal det elektroniske dokumenthåndteringssystemet fungere med alle på en konsistent måte, og operere med samme data. Derfor er det nødvendig at systemet kan støtte kataloger som brukes i det elektroniske miljøet og kunne oppdatere dataene i dem.

I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til arbeidet med eksterne data - e-post, handelsplattformer, etc.

Når du velger en EDI, er det nødvendig å ta hensyn til muligheten for interaksjon med andre midler og datakilder tilgjengelig i bedriften. Vanligvis inkluderer populære, og derfor aktivt utviklende systemer, mange moduler for de mest populære programmene - 1C, Parus, Oracle og mange andre.

For eksempel kan det elektroniske dokumenthåndteringsprogrammet 1C tillate deg å generere, motta og sende elektroniske regnskapsdokumenter direkte fra det, samtidig som du bekrefter dem med en kvalifisert signatur.

Elektronisk dokumenthåndtering

kontorarbeid- et sett med tiltak for å organisere arbeidsflyten til en bedrift eller organisasjon. Kontorarbeid er et begrep som brukes i geistlig praksis for å referere til et formelt sett med regler for arbeid med dokumenter.

Elektronisk dokument(ED) - et dokument opprettet ved hjelp av databehandlingsverktøy, som kan signeres med en elektronisk signatur (ES) og lagres på et maskinmedium i form av en fil i riktig format.

Dokumentflyt- et system for å lage, tolke, overføre, motta og arkivere dokumenter, samt overvåke implementeringen av dem og beskytte mot uautorisert tilgang.

Elektronisk dokumenthåndtering(EDM) - et sett med automatiserte prosesser for å arbeide med dokumenter som sendes inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid".

• produksjon arbeidsflyt;
• styringsdokumentflyt;
• arkivering (et sett med prosedyrer for arkiveringsarbeidsflyt);
• personell dokumentflyt (personellregnskapsprosedyrer);
• regnskapsdokumentflyt;
• lager dokumentflyt;
• hemmelig og konfidensielt kontorarbeid;
• teknisk og teknologisk arbeidsflyt.

Og andre. Det er klart at det kan være like mange arbeidsflytsystemer som det er typer aktiviteter, som et resultat av dette utvikler informasjonssystemer som automatiserer private typer arbeidsflyt i retning av massekarakter.

• Sikre effektiv ledelse gjennom automatisk kontroll av implementeringen, åpenhet om aktivitetene til hele organisasjonen på alle nivåer.
• Opprettholde et kvalitetskontrollsystem som oppfyller internasjonale standarder.
• Støtte effektiv akkumulering, styring og tilgang til informasjon og kunnskap. Sikre personellfleksibilitet på grunn av større formalisering av aktivitetene til hver ansatt og muligheten til å lagre hele historien til hans aktiviteter.
• Registrering av virksomheten til virksomheten som helhet (interne interne undersøkelser, analyse av aktivitetene til avdelinger, identifisering av "hot spots" i aktivitetene).
• Optimalisering av forretningsprosesser og automatisering av mekanismen for implementering og kontroll.
• Utelukkelse av papirdokumenter fra virksomhetens interne sirkulasjon. Spare ressurser ved å redusere kostnadene ved å administrere dokumentflyten i organisasjonen.
• Eliminering av behovet eller betydelig forenkling og reduksjon i kostnadene ved lagring av papirdokumenter på grunn av tilgjengeligheten av et operativt elektronisk arkiv.

• Oppbevaringskrav. Du må velge et arbeidsflytsystem som støtter Hierarchal Storage Management (HSM). Denne mekanismen lagrer de mest aktivt brukte dataene på de raskeste, men dyreste mediene, mens mindre hyppig brukt informasjon automatisk overføres til tregere og billigere medier.
• Tilstedeværelsen av formaliserte prosedyrer som krever støtte for implementering og automatisering av kontroll (utarbeidelse av dokumenter av en viss type, utførelse av standardfunksjoner i organisasjonen, etc.).
• Behovet for å automatisere den administrative ledelsen av organisasjonen. Graden av kompleksitet av organisasjonsstrukturen.
• Tilstedeværelse av territorielt distribuerte divisjoner. Denne faktoren stiller visse krav til fjerntilgang, datareplikering osv.
• Stort papirarkiv. Noen arbeidsflytsystemer leveres med allerede integrerte delsystemer for massedokumentføring.
• Tilstedeværelsen av et dokumenthåndteringssystem som ikke oppfyller dagens behov.
• Behovet for avansert dokumentruting, arbeidsflytstyring. Som en fortsettelse av dette behovet, behovet for å støtte vilkårlige forretningsprosesser, muligens i samarbeid med applikasjonssystemer for å støtte disse prosessene.
• Krav til dokumentoppbevaring. Med lange lagringsperioder (tivis av år) er det verdt å tenke seriøst på å organisere et parallelt arkiv på mikrofilm.
• Krav til "åpenhet", utvidbarhet av systemet. Evne til å integrere med eksisterende informasjonssystemer og bruke eksisterende utstyr.
• Behovet for å lagre bilder av dokumenter. Bruk i organiseringen av spesifikke formater for lagring av dokumenter. Behovet for å støtte ingeniør- og designoppgaver, andre funksjoner i bedriften.
• Behovet for avanserte verktøy for informasjonsinnhenting. Full støtte av systemet for språkene til dokumentene som er tilgjengelige i organisasjonen.
• Sikkerhetskrav (kryptering, organisering av tilgang osv.). Muligheten for å bruke tilgangsmekanismene som allerede er tilgjengelige i informasjonsinfrastrukturen til organisasjonen i dokumenthåndteringssystemet.
• Krav til overholdelse av visse standarder: intern, industri, GOST, internasjonale standarder for kvalitetskontroll, nivået på organisering av informasjonslagring.

Ethvert elektronisk dokumenthåndteringssystem kan inneholde elementer fra hver av de følgende kategoriene, men de fleste av dem har en spesifikk orientering innen et av områdene som primært er knyttet til produktposisjonering.

Ved implementering av slike systemer i store virksomheter er det viktig å avgjøre om systemet gir mulighet for effektiv administrasjon, behandling av store mengder informasjon, integrasjon med automatiserte produksjonsstyringssystemer, skalerbarhet, trinnvis implementering, regnskap for territoriell distribusjon, kompleks organisasjonsstruktur, rollebasert tilgangsorganisasjon, etc. .

Når du velger en slik plattform, bør hovedoppmerksomheten rettes mot:

• organisering av lagring av elektroniske dokumenter;
• automatisering av arbeidsflyten, tatt i betraktning de individuelle egenskapene til organisasjonen;
• integrasjon med eksisterende informasjonsmiljø.

funksjonelle krav