Integrert elektronisk dokumenthåndteringssystem. SED: en introduksjon

For noen år siden ble elektroniske dokumenthåndteringssystemer omtalt som en lys fremtid. I dag brukes de allerede aktivt i private og offentlige virksomheter. Men det viktigste er at etterspørselen etter EDMS stadig øker. elektronisk dokumenthåndtering og hvordan det fungerer, vil vi vurdere eksemplet på systemer som opererer i den russiske føderasjonen.

Forutsetninger

For bedre å forstå hvordan et EDMS-program fungerer, er det nødvendig å gjennomgå de grunnleggende konseptene og oppgavene. Nøkkelen er faktorene som valget av et bestemt system avhenger av.

Hvis organisasjonen kan fungere i forhold til uformell ledelse, er det ikke behov for dokumenthåndtering. Med fremkomsten av forretningsprosesser er det behov for å administrere mekanismen ved hjelp av ryddig dokumentasjon. Hvis du ikke håndterer papirer i tide, vil de begynne å samle seg og gå tapt.

Som et alternativ til papirmedier brukes en spesiell ordning for lagring av filer på serveren. Men det fungerer ikke lenge heller. Med veksten i selskapets volumer øker behovet for lagring og synkronisering av informasjon.

Et dilemma oppstår: om man skal bruke gamle papirmedier eller EDMS for å lagre informasjon. Hva er så viktig at du kan få takket være det elektroniske systemet? Øk effektiviteten til organisasjonen.

Økonomisk effekt

Effektiviteten kan økes på to måter: redusere kostnadene eller øke resultatene. Dokumenter EDMS lar deg oppnå to mål samtidig. Det vil si at implementeringen av systemet lar organisasjonen bruke mindre, men tjene mer.

Kostnadsreduksjon utføres ved å redusere kostnadene for papir, sløsing med tid, akselerere prosessen med informasjonsutveksling, endre bedriftskulturen.

For å evaluere effektiviteten som EDMS-programmet gir, må du beregne tiden brukt på papirarbeid. Konsulentselskapene anslår at slik drift tar opp 20 % av arbeidstiden. I systemet til det russiske byråkratiet tar dette enda mer - 60% av tiden. Innføringen av EDMS vil redusere disse kostnadene med minst 10 ganger.

Kontorarbeid og dokumentflyt

Disse to begrepene henger sammen. Journalføring er et begrep som refererer til et formelt sett med regler for arbeid med dokumenter. Noen EDMS-systemer kan tilpasses reglene for kontorarbeid, men det er også de systemene som allerede dannes kontorarbeid på grunnlag av.

Et dokument er en enhet for informasjonslagring i et EDMS. Dokumentflyten dannes fra ulike kilder: andre systemer, applikasjoner, e-post, men fremfor alt - fra skannede papirmedier. Derfor er skannere og annet utstyr en integrert del av EDMS. Systemet lagrer alle dokumenter, vedlikeholder historikken deres, sikrer bevegelse gjennom organisasjonen og utfører forretningsprosesser med dem.

I en slik database er det en beslutning, instruks og rekkefølge fra SED. Gjennom dem styres organisasjonen. Ethvert dokument leveres med "hjelp". Settet med felt i skjemaet avhenger av dokumenttypen. B lagres som en database for hvert felt på et slikt kort.

Funksjoner og oppgaver til EDMS

Dokumenthåndteringsprogrammet er utviklet for å løse følgende oppgaver:

• systematisering av arbeid med dokumenter.
• opprettelse av dokumenter i henhold til maler, deres registrering og lagring;
• regnskapsautomatisering;
• klassifisering av dokumenter.

La oss vurdere mer detaljert funksjonene til SED. Arbeidsflytprogrammet brukes til:

• lage kort.
• dannelse av teksten til dokumentet;
• lagre data i pdf eller ms word-format;
• administrasjon av brukerrettigheter;
• lage ruter;
• dokumentflytstyring;
• sende varsler, påminnelser;
• holde journaler, kataloger, klassifiserere;
• dannelse av instruksjoner;
• søk og signering av dokumenter;
• generere rapporter.

Generelle systemfunksjoner inkluderer:

• fjernarbeid med dokumenter;
• bruk av en DBMS for datalagring;
• samtidig arbeid med EDMS;
• sikkerhet gjennom sertifikater, strekkoder og personalisering.

Fordeler og ulemper

Å bytte til EDMS har flere fordeler enn ulemper. Imidlertid kan et dårlig organisert prosjekt ødelegge alle fordelene med automatisering. Målene for implementeringen av EDMS må være oppnåelige. Fordelene inkluderer:

• sentralisert strukturert lagring av informasjon;
• samme tilnærming til dannelse og behandling av dokumenter;
• bruk av maler;
• Søk;
• tilgangsrevisjon.

Ulemper inkluderer høye startkostnader og streng brukeropplæring.

Dokumentbehandlingsprosesser

I EDMS går elektronisk dokumentbehandling gjennom en rekke stadier, der visse egenskaper tildeles dokumentet. Behandlingen utføres både manuelt og automatisk. I det andre tilfellet, sett:

• overgangsforhold mellom stadier;
• ruteseparasjon;
• behandling sykluser;
• lansering av underprosesser, tidtakere, behandlingsprosedyrer;
• brukerroller er satt.

Behandlingstyper:

• Opprett et dokument.
• Redigering.
• Gi nytt navn.
• Bevege seg.
• Bevaring.
• Indeksering.
• Fjerning.

EDMS koster

Dokumentflyten kan ikke fungere fullt ut uten lisens, servere, full konfigurasjon og opplæring av alle brukere. Hvert av disse elementene krever et stort kontantutlegg. I tillegg bør vi ikke glemme integrasjonen av EDMS med andre systemer, oppdatering av databaser og programvare, teknisk støttekonsultasjoner og andre vedlikeholdskostnader.

Implementering av EDMS

Gjennomføringen av prosjektet kan ta flere måneder. Prosessen avhenger både av antall dokumentasjonsprosesser og av økonomiske, organisatoriske og ressursmessige evner. Implementering utføres i henhold til følgende algoritme:

• opprettelse av en arbeidsgruppe, bestemmelse av en leder;
• definisjon av mål og mål;
• verifisering av eksisterende dokumentasjonsprosesser;
• utvikling av tekniske spesifikasjoner;
• valg av EDMS;
• inngåelse av en kontrakt for implementering av EDMS;
• utvikling og godkjenning av arbeidsforskrifter;
• sjekke det opprinnelige innholdet i kataloger;
• foreløpig testing av EDMS;
• opplæring av personalet;
• testimplementering av EDMS;
• analyse av testresultater;
• feilretting;
• full implementering av SED.

Implementeringsfeil

Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot de prosessene som krever et papirdokument. Hovedfeilen er dupliseringen av et papirdokument med et elektronisk. Dette kompliserer arbeidet og forårsaker en negativ holdning til automatisering. Ingen betaler ekstra for å gjøre dobbeltarbeid. Det er nødvendig å bygge automatiseringsprosesser uten duplisering. Den andre feilen er personellets uforberedelse. Som oftest oppfattes nye prosesser med fiendtlighet. Derfor er det nødvendig å forklare ansatte hvorfor et EDMS i det hele tatt introduseres, slik at de bevisst nærmer seg læringsprosessen.

Dokumentlagringsteknologier

I EDMS består elektronisk dokumenthåndtering av attributter, som søk, klassifisering, gruppering og rapportering utføres på grunnlag av. Noen ganger opprettes et dokument etter en mal, noen ganger - ved å overføre data fra databasen. Attributter lagres i tabeller. Selve filen legges i lagringsmappen, informasjonen fra den legges i DBMS-katalogen. Tilgang til data er kun tilgjengelig for brukere av EDMS-systemet.

Hva er inline skanning?

In-line behandling av dokumenter med påfølgende plassering av prøvene deres i arkivet utføres ved hjelp av skannere. Under skanneprosessen er det mulig å automatisk lage en strekkode på et dokument og registrere den i databasen med påfølgende retning langs en spesifisert rute.

OCR

Dette elektroniske dokumenthåndteringssystemet EDMS konverterer et elektronisk bilde av et dokument i foto- eller jpeg-format til tekstformat. I dette tilfellet brukes spesiell programvare i form av en frittstående applikasjon eller integrert ESCOM.BPM i EDMS. Hva er ESCOM.BPM? Dette er et program for å gjenkjenne dokumenter skrevet med forskjellige fonter. Det er imidlertid verdt å merke seg at frittstående applikasjoner har flere funksjoner og til og med gjenkjenner håndskrevet tekst.

strekkoding

Denne teknologien gir et sett med prosedyrer for å lage og bruke en grafisk strekkode på et dokument. En unik strekkode genereres gjennom systemserveren. Den gir også dokumentidentifikasjon, raskt søk i databasen og distribusjon på lagringssteder. Ved registrering av et dokument trykkes en strekkode som tilsvarer den elektroniske kortidentifikasjonen på etiketten. Den er limt til papirversjonen av dokumentet.

EDS

Lar deg verifisere riktigheten av dokumentet og uforanderligheten til dataene. Signering utføres ved hjelp av en kryptografisk leverandør og en programvarenøkkel - et sertifikat. Sistnevnte er en fil i et spesielt format, som regenereres i lisensutstedelsessenteret. For å sikre informasjonssikkerhet bør du lagre sertifikatet på et smartkort eller I-Token-nøkler. De er beskyttet av en PIN-kode. Hvis PIN-koden tastes inn feil flere ganger, vil sertifikatet automatisk blokkeres.

Fulltekst og attributtsøk

Attributtsøk utføres gjennom et spesielt skjema for flere verdier fra kortfeltene. For eksempel søker «Konto»-kriteriet etter data i «Mottaker»- eller «Avsender»-feltet. Samtidig sammenligner systemet de angitte kriteriene med dataene i kortene og legger inn i resultatet de kortene som matchet. Søket utføres under hensyntagen til eksakte eller delvise treff.

Fulltekstsøk utføres i henhold til dataene i selve dokumentet, inkludert ordformer gjennom de innebygde DBMS-verktøyene, som MS SQL SERVER, ORACLE. For et fullverdig søk må filer legges inn i databasen i formatet til et dokument (doc), tabell (xls), presentasjoner, meldinger.

Informasjonsteknologiens tidsalder lar deg automatisere mye. Og å overføre en enorm mengde papirarbeid fra et stort selskap inn i "hendene" på datamaskiner - beordret Gud selv. Elektronisk dokumenthåndteringssystem - forenkling i arbeidet eller tilleggsproblemer?

Fra artikkelen vil du lære:

Arbeidsflyt er forstått som alle prosedyrer knyttet til opprettelsen av et dokument, dets bevegelse i en organisasjon, regnskap, lagring, arkivering, beskyttelse mot tilgang fra tredjeparter og kontroll over utførelse av det.

Hvis alle disse prosessene leveres av et spesiallaget sett med dataprogrammer, og informasjon dannes av elektroniske dokumenter, slik dokumentflyt kalt elektronisk. På filisternivå kalles det også "papirløs".

Fordeler

Papirløs dokumentflytting har en rekke fordeler. For eksempel:

• sparer plass og papir (ingen papirdokumenter - ikke behov for skap, mapper, hyller, arkiver);
• spare tid for ansatte (å finne et dokument i en elektronisk database for en profesjonell er et spørsmål om noen få minutter, men å finne en papirversjon på et stort kontor, og til og med opprettet for en tid siden, er et annet oppdrag);
• muligheten for strammere tredjeparts tilgang til informasjon, mer gjennomtenkt personvern (det vil være vanskeligere for tilfeldige personer å komme til informasjon i et elektronisk system hvis sikkerhetsproblemet er gjennomtenkt, men kopiering av et papirdokument i et generelt rot er elementær);
• gjennomsiktighet av dokumentbevegelsesprosedyren (hvis systemet er konfigurert, kan flere personer samtidig overvåke passasjen av dokumentet av eksekutører, kontrollører, ledere, det er lettere å kontrollere stadier, flid, relevans, etc.);
• systemet lar deg koble flere dokumenter til hverandre, se de som på en eller annen måte er relatert til en bestemt valgt, eller sette opp en annen type funksjonalitet);
• et elektronisk dokumenthåndteringssystem lar ansatte arbeide eksternt, få tilgang til dokumentasjon mens de er i avdelinger som er geografisk fjernt fra hverandre, samtidig som de sparer penger som vanligvis brukes på vanlige kurerer, tiltrukket budfirmaer, porto, etc.;
• spare penger på papiret.

Typer sed

Elektronisk dokumenthåndteringssystem sed er et spesifikt programvareprodukt. De kan være av forskjellige typer. Inndelingen i typer skyldes at disse systemene brukes i ulike virksomhetsfelt, og er også anskaffet for å utføre ulike oppgaver. En organisasjon må først og fremst sørge for lagring av et stort volum elektroniske dokumenter, den andre er viktig for å sikre utvekslingen mellom avdelingene, den tredje fremhever analysen og forholdet mellom dokumenter. Etterspørsel gir opphav til tilbud – derfor er systemene forskjellige, og noen ganger vil brukeren ha et vanskelig valg.

Så det elektroniske dokumentutvekslingssystemet kan:

Representere et elektronisk arkiv og gi muligheten til å lagre og raskt søke etter dokumentasjon; slike programmer er spesialiserte databaser;

Gi arbeidsflyter (i dette tilfellet spiller det elektroniske dokumentet til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet ikke en stor rolle, det er en applikasjon, et nødvendig tillegg til arbeidsflytene som er regulert av systemet);

Tillat felles arbeid på et dokument av mange ansatte samtidig (hvis selskapet ikke trenger å gi en hierarkisk struktur for arbeidsflyt, og det er felles opprettelse av dokumenter som kommer i forgrunnen);

Inkluder andre nødvendige tjenester (e-post, prosjektledelse og andre tjenester) i selve dokumentsirkulasjonssystemet.

Kontrollsystemer elektronisk dokumenthåndtering kan kombinere elementer av de beskrevne typene. De kan også skilles ut etter type aktivitet, etter bransje og etter andre kriterier. Det er viktig for bedriften å forstå hvilke oppgaver den ønsker å utføre ved hjelp av EDMS, arbeidsflyten skal sikre effektiviteten og profitten til den kommersielle strukturen og oppfyllelsen av de lovpålagte oppgavene til andre organisasjoner.

Les også:

sed oppgaver

I tillegg til hovedoppgaven gir det elektroniske dokumenthåndteringssystemet implementering av annen funksjonalitet, noen ganger viktig for bedriften. Det kan for eksempel være:

1. muligheten til å laste opp en stor mengde elektronisk dokumentasjon;
2. jobbe samtidig med en gruppe ansatte med et dokument i "online"-modus;
3. lage en nettbasert diskusjon av dokumentet;
4. sammenligning av ulike utgaver av dokumenter;
5. prosedyrer for å beskytte informasjonen i dokumentet;
6. kopiering og arkivering;
7. bruk av midler for individualisering (for eksempel vannmerker);
8. muligheten for å bruke elektronisk digital signatur mv.

Basert på behov, oppgaver, økonomiske evner, tilstedeværelse eller fravær av et omfattende system med strukturelle divisjoner, velges omfanget av selskapet, et eller annet system. Det er nok tilbud på markedet.

Ulemper og problemer

Blant de mange fordelene (diskutert ovenfor) er det også problemer. Bruk av elektroniske dokumenthåndteringssystemer krever en viss innsats fra personalet. Bruksproblemer inkluderer:

kostnadene ved å anskaffe, installere og vedlikeholde programmer (eller kostnadene ved å vedlikeholde din egen stab av spesialistutviklere);

motivasjon av ansatte til å lære og bruke all funksjonaliteten til systemet;

vanskeligheten med å ta hensyn til alle nyansene og endringene i selskapets aktiviteter i programvareproduktet;

behovet for å samhandle med andre organisasjoner som ikke bruker elektroniske dokumenthåndteringsinformasjonssystemer i sitt arbeid, noe som betyr at du noen ganger må gå tilbake til papirdokumenter eller duplisere elektroniske;

noen ganger er det problemer med å gi juridisk kraft til dokumenter når alternativer for digital signatur ikke brukes.

Trening og motivering av ansatte for overgangen til digitale teknologier er en egen oppgave, spesielt hvis bedriften har eksistert i «papirverdenen» i lang tid, og de ansatte ikke er unge og kreative mennesker av den nye generasjonen. Dessuten er utviklingsnivået for programvareprodukter for alle ansatte forskjellig. Og noen ganger går det mye tid og stadier fra det øyeblikket beslutningen om å gå digitalt til selve implementeringen finner sted. Prosessen er enkel ved første øyekast.

Vanskeligheter med valg

Mye innhenting av informasjon i dag starter med å skrive inn et søk i søkeboksen. Så, som svar på denne handlingen (utseendet til setningen i søkeordet " elektronisk dokumenthåndteringssystem og papirarbeid"), mottar informasjonssøkeren et stort antall tilbud om forskjellige systemer utviklet av både russiske og utenlandske spesialister. Alle erklærer høylydt den ubetingede løsningen av alle forbrukerproblemer i denne saken. Og her kommer oppdagelsen - problemet med valg. Hvordan ikke gjøre en feil? Faktisk, for å forstå de funksjonelle funksjonene til dataprogrammer, er det nødvendig å ha minst rudimentene til ferdighetene til programmerere og avanserte brukere. Noen ganger må man involvere fagfolk. Da oppstår spørsmålet om hvordan man forstår hverandre riktig, hvordan man forklarer oppgavene til selskapet til programmereren, slik at han mest korrekt søker etter en løsning på disse problemene i de foreslåtte systemene.

Når du velger et produkt, må du gjennomføre en hel studie, studere funksjonaliteten under forhold der utvikler-selgeren ikke alltid er interessert i å avsløre alle nyansene til produktet til alle. Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet EDMS skal være praktisk, funksjonelt og nyttig for forbrukeren. Dessuten, under hensyntagen til de spesifikke aktivitetene. Du må studere videoer om programmet, brukeranmeldelser, se skjermbilder, eventuelt teste og verifisere i praksis, kjøpe individuelle moduler og blokker, hvis programmet tillater det, gradvis introdusere systemet osv. Vel, prisen på utgaven er noen ganger ikke den siste utgaven på listen.

Brukeren løser problemene med å velge en plattform på forskjellige måter før organiseringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer implementeres - noen forstår det på egen hånd, noen tiltrekker seg spesialister og konsulenter fra utsiden, mange klarer seg ved hjelp av sine heltidsansatte . I alle fall må du forstå at SED-systemet er et ansvarlig trinn i livet til et selskap, som best gjøres på en balansert og bevisst måte.

Automatisering er flott. Tiden med tykke mapper med hauger av forretningspapirer er forbi, og elektroniske dokumenter lages, utføres og arkiveres med noen få klikk eller til og med på egen hånd. Nei, det gjør du ikke? Så det er på tide å seriøst engasjere seg i organiseringen av elektronisk dokumenthåndtering. Skaff deg god programvare, så går det bra. Absolutt bedre enn nå.

Hva er en SED?

EDMS, eller elektronisk dokumenthåndteringssystem, er et dataprogramvaresystem som er nødvendig for å organisere arbeid med elektroniske ustrukturerte dokumenter. Den andre (men ikke mindre viktige) oppgaven til EDMS er å organisere samhandling mellom ansatte ved å overføre dokumenter, utstede individuelle oppgaver og andre lignende handlinger. Kort sagt lar dette systemet deg opprette, endre, søke, tildele og overføre alle meningsfulle handlinger i elektronisk form.

Nært knyttet til begrepet EDMS er et annet konsept - "ECM-system". Et ECM-system er et sett med teknologier, verktøy og metoder som brukes til å samle inn, akkumulere og lagre informasjon, administrere den og levere den til alle mottakere i en organisasjon. Disse to definisjonene må ikke forveksles. ECM er et mer globalt system. For å utvikle seg til nivået av ECM, må EDMS utvide funksjonaliteten (det vil si inneholde skanneverktøy, støtte reglene for lagring av papirer, garantere deres sikkerhet, etc.).

Kort sagt, elektronisk dokumenthåndtering er sirkulasjonssystemet til selskapet.

Hva gir EDMS til en leder?

EDS forenkler virksomheten i selskapet betydelig.

1. Gir åpenhet i de fleste forretningsprosesser. Lederen ser tydelig hvert trinn i arbeidsflytprosessen og kan kontrollere det mer effektivt.
2. Ytelsesdisiplinen er betydelig forbedret. Vanligvis utføres ikke mer enn 20 % av tildelte og distribuerte oppgaver av de ansatte som er ansvarlige for dem. SED lar deg også redusere denne prosentandelen til null (ideelt sett, selvfølgelig).
3. Tidsbruken på alle rutinemessige operasjoner med dokumenter reduseres. Søk, koordinering, opprettelse av visse handlinger - alt dette kan gjøres i løpet av sekunder. Som et resultat blir alle andre prosesser akselerert. Som vi husker, er tid penger.
4. Konfidensialitet av informasjon er sikret. Hver ansatt har sine egne tilgangsgrenser, kun de personene som skal gjøre det i henhold til sine plikter og kvalifikasjoner arbeider med hvert dokument. I tillegg logges alle handlinger (ikke bare signering eller endringer, men også lesing).
5. Det sikres etterlevelse av kravene i internasjonale standarder ISO 9000. Et av de grunnleggende kravene til disse standardene er åpenhet i dokumentflyt og informasjonspåvirkning.
6. Implementering av innovasjoner er enkelt og smertefritt. Nye arbeidsregler blir nesten umiddelbart gjort oppmerksom på alle ansatte, og opplæringstiden for nykommere reduseres betydelig. Når alle raskt kan finne de nødvendige instruksjonene, er det nesten ingen "stoppe"-øyeblikk.
7. Bedriftskulturen er i utvikling. Samspillet mellom ansatte er optimalisert, horisontale forbindelser er etablert, ansvar er klart definert - under slike forhold er teamet loddet inn i en effektiv, feilfri mekanisme. Og dette er ikke en bagatell.

Hovedoppgaven til alle automasjonssystemer er å erstatte en person med et system. SED er intet unntak. Vanligvis i bedriften er det flere "gyldne" ansatte som alt hviler på. De vet alt, de vet hvordan de skal gjøre alt, og så snart de slutter, skjer en kollaps i miniatyr. Det er lite bra i dette. Automatisering på sin side fordeler ansvarsbyrden likt mellom alle og lar deg kontrollere hva som skjer på nett. Som et resultat øker hastigheten og kvaliteten på kundeservicen. Som en global konsekvens øker konkurransefortrinnene til selskapet.

I hvilke tilfeller vil ikke EDMS hjelpe?

Vi forstår at det ikke finnes magiske piller. SED er ikke et universalmiddel, det er bare et praktisk verktøy med sitt eget formål. Du kan ikke stramme en mutter med en hammer, og en EDS vil ikke hjelpe deg med noen viktige oppgaver.

Faktum er at dette elektroniske systemet er «skjerpet» til å fungere med ustrukturert informasjon. Derfor er det meningsløst å håndtere personaljournaler eller skatt / regnskap ved å bruke EDMS. For eksempel, når man jobber med personell, kan man ikke klare seg uten strukturerte valg av personell (etter spesialiteter, datoer for ansettelse og oppsigelse, utdanning, kvalifikasjoner). Slike prøver bør lagres i databasen, men ikke i form av en kaotisk «sky». Det samme gjelder finanshandlinger: fraktsedler, fakturaer og andre papirer skal være tydelig strukturert. Og dette krever spesialiserte regnskapssystemer (det vil si smalere og mer spesifikke verktøy). Når du analyserer og modellerer forretningsprosesser, bør du ikke stole på EDMS desto mer.

Typer EDMS

Det er flere klassifikasjoner - i henhold til generell og spesiell funksjonalitet, innholdsstyringsteknologi, komponenter... Men all denne teorien betyr bare for utviklere. Ønsker du praktiske løsninger, ikke tekniske lister? I dette tilfellet, la oss ta hensyn til det mest brennende - antall implementerte funksjoner. I henhold til denne parameteren, blant EDMS, skilles følgende typer ut:

• forretningssystemer;
• elektroniske arkiver;
• arbeidsflytsystemer;
• komplekse eller ECM-systemer.

Hvert neste nivå er større og brattere enn det forrige.

Hvordan velge?

Den største ulempen med utviklere av automatiske dokumenthåndteringssystemer er treghet. Ofte kan lite forstås av beskrivelsene, det er lite reklamemateriell, det er vanskelig å forstå ... Du må være tålmodig og sjekke flere EDMS ved hjelp av en seks-trinns algoritme.

Hva med mer spesifikt?

Det er umulig å si hvilken EDMS på markedet som er best og hvorfor. Dette er fortsatt programvare, og utviklere gjør jevnlig endringer og tillegg til den. Et system som var ineffektivt i dag vil se veldig bra ut i morgen sammenlignet med konkurrenter som har skrudd opp (og omvendt). Det finnes ingen universelle løsninger, og du må fortsatt teste systemer for hver av de seks parametrene som er oppført.

De største og mest kjente SED-ene inkluderer følgende:

• Verdox;
• Optima arbeidsflyt;
• docsVision;
• AVHANDLING;
• MOTIV;
• 1C-Dokumenthåndtering;
• directum;
• SAK;
• WSS Docs;
• E1 Eufrat;
• BOSS-Referent;
• DocLogix.

Når dette skrives, ser de siste 5 av dem ærlig talt uferdige ut - dårlig funksjonalitet, altfor kompleks og forvirret administrasjon. Blant resten vil det ikke være mulig å trekke frem en leder. Hvert elektronisk dokumenthåndteringssystem har sine fordeler og ulemper.

Ja, det vil ta lang tid å engasjere seg i komparativ analyse, og dette er en kjedelig virksomhet. Men likevel, ta deg god tid. Husk at du ikke trenger en løsning som passer alle, og flere funksjoner betyr ikke bedre. Se etter et system som er ideelt for å løse problemene knyttet til virksomheten til din bedrift. Om nødvendig, ikke begrens deg til å studere utviklernettsteder. Ring de angitte numrene, send en melding til støttetjenesten og be om å kontakte deg via Skype eller på en annen praktisk måte. Dette CRM-systemet kan hentes på en halvtime, dette vil ikke fungere med EDMS.

Kjære lesere! På grunn av det faktum at funksjonaliteten til MOTIVE-systemet presentert i anmeldelsen ble feil vurdert ved innsamling av materiale til denne studien, korrigerte redaktørene etter eget skjønn diagrammene for mer nøyaktig å gjenspeile funksjonaliteten til det spesifiserte produktet. De korrigerte diagrammene indikerer funksjonaliteten til MOTIV-systemet versjon 1.1, som eksisterte på tidspunktet for valg av testdeltakere (mars 2010). Det er mulig at noen parametere til andre systemer også er estimert feil.

Vi minner deg også om at for øyeblikket er materialet svært utdatert og kan ikke være et grunnlag for å evaluere funksjonaliteten til moderne versjoner av disse systemene eller forholdet mellom dem.

I en moderne organisasjon er elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i ferd med å bli et uunnværlig element i IT-infrastrukturen. Med deres hjelp øker kommersielle selskaper og industribedrifter effektiviteten av deres aktiviteter, og i offentlige institusjoner, på grunnlag av elektronisk dokumenthåndteringsteknologi, løses oppgavene til intern styring, interavdelingssamhandling og samhandling med befolkningen. Den generelt aksepterte forkortelsen er EDMS, selv om CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) og SADO (Document Management System) også brukes sammen med det.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) er et organisatorisk og teknisk system som gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere elektroniske dokumenter i datanettverk, samt gi kontroll over dokumentflyten i en organisasjon.

Opprinnelig ble systemer av denne klassen bare ansett som et verktøy for å automatisere oppgavene til klassisk kontorarbeid, men over tid begynte de å dekke et stadig bredere spekter av oppgaver. I dag orienterer EDMS-utviklere sine produkter til å jobbe ikke bare med korrespondanse og ORD (organisasjons- og administrative dokumenter), men også med ulike interne dokumenter (kontrakter, forskrifts-, referanse- og prosjektdokumentasjon, dokumenter om personalaktiviteter, etc.). EDMS brukes også til å løse anvendte problemer der arbeid med elektroniske dokumenter er en viktig komponent: administrere samhandling med kunder, behandle innbyggernes klager, automatisere arbeidet til en serviceavdeling, organisere prosjektarbeidsflyt osv. Faktisk en elektronisk dokumenthåndtering system kalles ethvert informasjonssystem som gir arbeid med elektroniske dokumenter.

EDMS-markedet de siste årene har vært et av de mest dynamisk utviklende segmentene i den innenlandske IT-industrien. I 2009, ifølge IDC, på bakgrunn av en nesten 50% reduksjon i volumet av det totale programvaremarkedet i Russland, viste dette segmentet høy stabilitet. I følge dataene for 2009 var nedgangen ikke mer enn 20-25%. I numeriske termer er volumet av EDMS-markedet i dag, ifølge CNews Analytics, omtrent 220-250 millioner dollar.

Forbrukere av elektronisk dokumenthåndteringsteknologi er organisasjoner av forskjellige størrelser og spesifikasjoner. Tradisjonelt er offentlig sektor fortsatt nøkkelforbrukeren av EDMS. I følge eksperter står om lag 30% av prosjektene for innføring av elektronisk dokumenthåndteringsteknologi for av offentlige etater. Samtidig er det viktig at det var interessen fra statens side som ble grunnlaget for bærekraften til EDMS-markedet, som selv i krisetider fikk en betydelig utviklingsimpuls. Elektronisk dokumenthåndtering ble kalt et nøkkelelement i konseptet "elektronisk regjering", hvis implementering skulle bidra til å eliminere byråkratiske hindringer i samspillet mellom staten, befolkningen og næringslivet, samt redusere korrupsjon. Som et trekk ved gjennomføringen av prosjekter i offentlige myndigheter og store statlige institusjoner er det verdt å merke seg de økte kravene til informasjonssikkerhet. Vi snakker om konstruksjon (utvikling) på grunnlag av replikerte programvareprodukter av sikre elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Om EDMS-utviklere

Når kunden velger en EDMS-klasseløsning, vurderer kunden ulike alternativer: en boksløsning, en plattformbasert løsning eller tilpasset utvikling. Russiske utviklere tilbyr hovedsakelig ferdige løsninger, mens vestlige utviklere fungerer som plattformleverandører, på grunnlag av hvilke designløsninger og tilpassede utviklinger implementeres. I følge statistikk, i markedsstrukturen, står russiske utviklere for omtrent 95% av det totale antallet prosjekter for implementering av EDMS. En av forklaringene er at i Russland er spesifisiteten ved å jobbe med dokumenter, basert på innenlandske ledelsestradisjoner, fortsatt sterk.

Det er verdt å merke seg at en rekke leverandører har begynt å tilby EDMS til kunder i SaaS (Software as a Service)-modus, men så langt denne tilnærmingen, av en rekke årsaker (tillit til leverandøren, kvaliteten og påliteligheten til kommunikasjonskanalene) , er mer sannsynlig å bli betraktet som en form for bekjentskap med egenskapene til systemet, og ikke som en reell tilnærming til arbeidsflytautomatisering.

En av de nye trendene er bruken av ECM (Enterprise Content Management) klassesystemer for å jobbe med dokumenter.

I følge det frie leksikonet (Wikipedia):
Enterprise Content Management (ECM) - administrasjon av bedriftsinformasjonsressurser elleron.

Innenfor rammen av ECM-konseptet anses dokumenthåndtering som en av oppgavene med å sikre arbeid med bedriftsinformasjon. Denne tilnærmingen støttes hovedsakelig av vestlige utviklere. Og selv om etterspørselen etter slike teknologier i Russland fortsatt er i det formative stadiet, har mange innenlandske EDMS allerede implementert forskjellige ECM-komponenter: dokumenthåndtering, dokumentbildebehandling, langsiktig lagring av dokumenter, arbeidsflytstyring (Workflow), kollektivt arbeid med dokumenter . I bunn og grunn skiller ECM-teknologier seg fra EDMS ved en dypere utdyping av problemene med å administrere nettinnhold og multimedieinnhold.

Statlige initiativ rundt "det elektroniske dokumentet"

I 2009-2010 begynte flere globale regjeringsinitiativer å bli implementert i Russland knyttet til organiseringen av offisiell elektronisk interaksjon mellom staten, befolkningen og næringslivet, med sikte på å øke nivået av penetrasjon av informasjonsteknologi i ulike aspekter av staten og det offentlige liv . Disse inkluderer godkjenning av listen over offentlige tjenester gitt til befolkningen via Internett, og godkjenning av bestemmelsene om systemet for interdepartemental dokumenthåndtering, som ble de første viktige skrittene mot implementeringen av konseptet "elektronisk regjering".

Det er viktig å merke seg at spørsmålet om rettsgrunnlaget for det elektroniske dokumentet fortsatt er åpent. I dag er aktiviteten til deltakere i elektronisk dokumenthåndtering regulert av lover og forskrifter om bruk av elektronisk digital signatur (EDS), GOST og instrukser for kontorarbeid og arkivering, lover og forskrifter om informasjonsteknologi. Det viser seg at reglene og prosedyrene for å jobbe med dokumenter er definert på statlig nivå, det er sikkerhetskrav for informasjonssystemer, men den juridiske statusen til et elektronisk dokument er ennå ikke bestemt i lovgivningen.

EDMS-standarder

I dag er aktivitetene til EDMS-utviklere praktisk talt ikke regulert. Ved utvikling av programvareprodukter og implementering av implementeringsprosjekter, blir utviklere og leverandører, i en eller annen grad, veiledet av følgende regulatoriske og juridiske dokumenter:

• GOST R 51141-98. Kontorarbeid og arkivering. Vilkår og definisjoner (godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstandard av 27. februar 1998 nr. 28);
• Føderal lov av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature" (som endret 8. november 2007);
• GOST R 6,30-2003. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid (godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstandard av 3. mars 2003 N 65-st);
• Dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen av 22. september 2009 nr. 754 "Om godkjenning av forskriftene om systemet for interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering";
• Føderal lov av 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse".

Når du implementerer prosjekter for implementering av EDMS, i tilfelle arbeid med personopplysninger, er det nødvendig å bli veiledet av kravene i føderale lover av 27. juli 2006 N 152-FZ "On Personal Data" og 27. desember, 2009 N 363-FZ "Om endringer i artikkel 19 og 25 i den føderale loven "Om personopplysninger".

Siden GOST-er er av rådgivende natur, inkluderer utviklerne maksimal fleksibilitet i sine løsninger, slik at ulike ordninger for arbeid med dokumenter, avhengig av kunden, kan implementeres på grunnlag av systemet. Ofte må arkitekturen og logikken til systemet gi ulike og noen ganger motsatte tilnærminger til dokumentflytautomatisering. Mangelen på generelt aksepterte standarder er et problem ikke bare for utviklere, men også for kunder, siden valget av krav til et EDMS blir for subjektivt. Bedrifter kan ofte ikke engang fokusere på bransjepraksis (denne tilnærmingen har vist seg godt når de velger en leverandør av IT-systemer i klassen ERP, CRM, HRM, etc.). Reglene for arbeid med dokumenter kan variere fra virksomhet til virksomhet, ikke bare innenfor samme bransje, men også innenfor samme gruppe av virksomheter. Noen få enkle eksempler: fungerer bedriften i henhold til GOSTs eller ikke? Hvor godt samsvarer arbeidet med dokumenter med GOST-er? Er toppledelsen klar til å jobbe i systemet eller vil assistenter og sekretærer jobbe for toppledelsen? Bruker bedriften noen av de vestlige ledelsespraksisene? Hvilke automatiseringsverktøy bruker ansatte på jobben? Og selv om oppgavekomplekset for elektronisk dokumenthåndtering generelt er ganske klart, varierer metodene for implementeringen veldig. Det viser seg at et av hovedkravene til utviklerne av moderne EDMS er å tilby en løsning som er tilstrekkelig med tanke på pris, kvalitet og implementeringstid, uavhengig av spesifikasjonene til kundens arbeid (med andre ord, tilfredsstille eventuelle spesifikasjoner) .

Tekniske muligheter til moderne elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Gjennomgangen tar for seg de ni vanligste EDMSene i Russland: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Kognitiv teknologi), MOTIVE (Motiv). Vi inkluderte bevisst ikke løsningene til russiske utviklere basert på Documentum-plattformen (EMC Documentum), siden det i dette tilfellet er umulig å snakke om noen spesifikk funksjonalitet og replikerbarhet. For å forberede anmeldelsen ble informasjon fra åpne kilder brukt: informasjonsmateriell og demoversjoner av programvareprodukter. Det presenterte synet på EDMS er et forsøk på å vurdere mulighetene og beredskapen til programvareprodukter for å løse de faktiske oppgavene med å organisere elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift.

Kriteriene som er fremhevet i gjennomgangen vil hjelpe deg med å analysere mulighetene for løsningene som vurderes fra synspunktet om den tekniske implementeringen av visse EDMS-oppgaver. Alle muligheter er delt inn i syv funksjonelle kretser:

• registrering og oppføring av dokumenter;
• arbeid med dokumenter;
• arbeidsflytstyring og kontroll;
• søk og analyse av informasjon;
• Informasjonssikkerhet;
• støtte for papirarbeidsflyt;
• standardinnstillinger.

De generelle egenskapene til systemene ble plassert i en egen tabell.

Gjennomgangen gir en rekke åpenbare kriterier som er iboende i alle systemer som vurderes (og i prinsippet alle systemer i EDMS-klassen), og kriterier som gjør det mulig å skille løsninger fra hverandre. Generelt er de funksjonelle egenskapene til systemene de samme, og bare en detaljert spesifikasjon av noen av hovedoppgavene til arbeidsflyten og funksjonene til implementeringen gjør det mulig å sammenligne forskjellige løsninger. Det skal bemerkes at for alle systemene presentert i gjennomgangen er det en ganske stor implementeringspraksis. Disse systemene brukes av hundrevis av organisasjoner for å automatisere arbeidsflyten. I tillegg til disse løsningene er det mer enn 50 programvareprodukter på markedet som ikke er mye brukt.

Hvis vi analyserer nye versjoner av systemer som inntar ledende posisjoner i markedet, er det verdt å merke seg at de siste tre årene har utviklingen deres hovedsakelig vært rettet mot å forbedre tjenestekapasiteten, siden de grunnleggende egenskapene i en eller annen form allerede er implementert tidligere . Hvis vi snakker om nye tekniske evner, kan vi merke oss potensialet for utvikling av EDMS i retning av å administrere ulike typer innhold (multimedia), bruk av autobehandlingsteknologier og analysere innholdet i dokumentet. Men så langt er slik funksjonalitet for EDMS ikke obligatorisk, og viktigst av alt, etterspørselen etter den i Russland har ikke blitt fullstendig dannet.

Når du sammenligner funksjonaliteten til EDMS, brukes følgende betegnelser:

• "+" - muligheten er implementert;
• «+/−» - funksjonen er tilgjengelig med begrenset funksjonalitet eller tilleggsprogramvare må kjøpes;
• "−" - muligheten er ikke implementert.

Tabell 1. Generelle kjennetegn ved de mest populære EDMS

Ris. 1. Generelle kjennetegn ved de mest populære EDMS

Tabell 2. Registrering og innføring av dokumenter

Ris. 2. Registrering og innføring av dokumenter

Tabell 3. Arbeide med dokumenter

Ris. 3. Arbeide med dokumenter

Tabell 4. Arbeidsflytstyring og kontroll

Ris. 4. Arbeidsflytstyring og kontroll

Tabell 5. Søk og analyse av informasjon

Ris. 5. Søk og analyse av informasjon

Tabell 6. Informasjonssikkerhet

Ris. 6. Informasjonssikkerhet

Tabell 7. Støtte for papirarbeidsflyt

Ris. 7. Støtte for papirarbeidsflyt

Tabell 8. Standard oppsettverktøy

Ris. 8. Standard oppsettverktøy

Tabell 9. ERMS funksjonalitet sammendrag

Ris. 9. Endelig evaluering av ERMS-funksjonalitet

For å gjennomføre en omfattende vurdering, vil vi vurdere den presenterte EDMS i henhold til forholdet "pris / funksjonalitet" som er forståelig for alle. Vi vurderer ikke det tredje viktige kriteriet - "Implementeringstid" - siden det ikke bare avhenger av konfigurasjonsverktøyene som leveres av systemet, men også av kvalifikasjonene og motivasjonen til prosjektteamet. Posisjonen til systemene når det gjelder "optimal pris / funksjonalitet" for små prosjekter (for 20 brukere) og for ganske store prosjekter (for 100 brukere) vises nedenfor.

Diagram 1. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (20 brukere)

Ris. 10. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (20 brukere)

Diagram 2. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (100 brukere)

Ris. 11. "Optimal pris / funksjonalitet" EDMS (100 brukere)

Disse diagrammene er bygget i henhold til Gartner Magic Quadrant-prinsippet, hvor systemer plassert i Quadrant I har det optimale forholdet i henhold til kriteriet "optimal pris/funksjonalitet". I II og IV kvadranter av diagrammet er det systemer som ikke har balanserte indikatorer for pris og funksjonalitet.

Kriteriet som er valgt for studien gjør det mulig å evaluere ulike EDMS fra synspunktet om deres beredskap til å løse reelle problemer med elektronisk dokumenthåndtering i en moderne bedrift. Ledergruppen både når det gjelder små prosjekter (Diagram 1) og store prosjekter (Diagram 2) inkluderte systemene Directum, DocsVision, MOTIV og EUFRATS. De resterende systemene er plassert i II- og IV-kvadrantene. Det eneste unntaket var DELO-systemet, som også falt i første kvadrant av diagrammet for en EDMS for 20 brukere. Resultatene oppnådd av EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO viser at disse systemene ikke tilbyr en integrert tilnærming for automatisering av arbeid med dokumenter, men er nisjetilbud fokusert på å løse kun en viss klasse elektronisk dokument ledelsesoppgaver. Fraværet av systemer i III-kvadranten forklares av det faktum at gjennomgangen betraktet som den vanligste EDMS i Russland, og ikke alle systemer som for tiden tilbys til kunder.

Vi håper at den presenterte oversikten vil være nyttig for deg når du skal velge system. Jeg vil merke meg at ved å implementere EDMS i dag, øker organisasjonen ikke bare effektiviteten av sine aktiviteter, men også, som er veldig viktig, får verdifull erfaring og praksis under nye forhold - i forholdene for elektronisk dokumenthåndtering.

P.S. For utarbeidelsen av anmeldelsen ble bare offentlig tilgjengelig materiale fra de offisielle nettsidene til EDMS-produsentene brukt. Etter publiseringen av artikkelen viste det seg at på grunn av den ufullstendige beskrivelsen av produktene fra Industrial Information Systems-selskapet, er informasjon om løsningen deres unøyaktig. Vi vil studere dette problemet i detalj og beskrive resultatene i neste artikkel.