Informasjonsutveksling ved hjelp av korrespondansetyper av brev. Regler for forretningskorrespondanse: Eksempler

Som et resultat av å studere dette kapittelet, bør studenten:

vet

• - formålet med og formålet med dokumentene som brukes i ledelsen av organisasjoner;
• - hovedtypene meldinger som utgjør forretningskorrespondanse;
• - betydningen av begrepene "dokumentflyt" og "kontorarbeid";
• - typer dokumenter som brukes i prosessen med å administrere organisasjonen;
• - typer dokumenter som brukes i intern og ekstern offisiell korrespondanse;
• - formålet med foreningen av dokumenter;
• - funksjoner i den offisielle forretningsstilen for å presentere informasjon;
• - typer forretningsbrev;
• - logikken i å bygge et forretningsbrev og kravene til utformingen;
• - funksjoner i stilen til et elektronisk forretningsbrev;

være i stand til

- lage tekst i samsvar med strukturen til et forretningsbrev;

egen

– ferdigheter til å bruke i forretningskorrespondanse den offisielle forretningsstilen for å presentere informasjon.

Dokument som hovedform for skriftlig kommunikasjon i styringsprosessen

Mye av forretningskommunikasjonen skjer skriftlig. Dette skyldes de store mengder informasjon som sirkulerer i prosessen med å administrere organisasjoner. For å ta ledelsesmessige beslutninger er det i mange tilfeller nødvendig å registrere fakta, samle informasjon og deretter analysere og forstå den.

I tillegg skal opplysninger overføres for behandling til ulike tjenestemenn og avdelinger i organisasjonen. For å utføre alle disse handlingene er den mest hensiktsmessige formen den skriftlige presentasjonen av informasjon, som i ledelsen av organisasjoner er i form av et dokument.

Et dokument er en informasjonsmelding presentert i en bestemt form, utarbeidet i henhold til spesifikke regler og sertifisert på foreskrevet måte. Den føderale loven "om informasjon, informatisering og beskyttelse av informasjon" gir følgende definisjon av begrepet "dokument":

Dokument- dette er informasjon registrert på en materialbærer med detaljer som gjør at den kan identifiseres.

Den samme definisjonen er gitt i den statlige standarden for begrepene og definisjonene "Kontorarbeid og arkivering".

latinske ord documentum kom fra doceo – Jeg underviser eller informerer og mente i betydning bevis, bevis. I Russland er begrepet dokument ble oversatt av Peter den store nettopp som "skriftlige bevis". Gjennom det XVIII århundre, i definisjonen av begrepet "dokument" skilte seg først og fremst ut dets juridiske formål. I mellomtiden ble dette begrepet i seg selv nesten ikke brukt på lenge. I stedet ble andre begreper ofte brukt i forretningspraksis: handling, gjerning, papir. MED over tid førte akkumuleringen av kunnskap om dokumenter på 1800-tallet. å fremheve, i tillegg til det juridiske, også det ledelsesmessige ved dokumentet.

Dokumenter lar deg lagre informasjon, gi den en offisiell karakter og tjene som grunnlag for å ta ledelsesbeslutninger. I tillegg kan dokumenter betraktes som hovedformen for forretningsmeldinger i implementeringen av skriftlig kommunikasjon. Dermed utfører dokumenter i organisasjonen informasjons- og kommunikasjonsfunksjoner.

Aktiviteten med å sammenstille og behandle dokumenter kalles dokumentasjonshåndtering(kontorarbeid).

I ledelsen brukes oftest tekstdokumenter som har papir eller elektronisk form. Det skal bemerkes at det finnes andre mulige former for dokumenter - fotografier, lydopptak, videoopptak. De er imidlertid ikke et middel for skriftlig kommunikasjon og brukes ikke så ofte i ledelsen, og derfor vil vi ikke vurdere denne typen dokumenter i dette kapittelet.

Dokumenter som implementerer den kommunikative funksjonen, av adressaten kan deles inn i utvendig Og innvendig.

Ekstern forretningskorrespondanse gjennomføres mellom ulike organisasjoner, samt mellom enkeltpersoner og organisasjoner. Meldingene som utveksles av kommunikasjonsobjektene er av natur offisielle brev.

Intern forretningskorrespondanse gjennomføres mellom tjenestemenn og avdelinger i organisasjonen. Slik korrespondanse kalles kontor.

I aktivitetene til å administrere en organisasjon brukes et stort antall forskjellige tekstdokumenter. De er forskjellige i hensikt og formål, innhold, frekvens av opprettelse, og det de har til felles er at de inneholder styringsinformasjon.

Av formål og hensikt Dokumenter kan deles inn som følger:

• organisatorisk og juridisk - fastsettelse av status for organisasjonen, struktur, bemanning, karakter, plikter og ansvar for avdelinger, ansatte mv. For eksempel organisasjonens charter, forskrifter om divisjon, stillingsbeskrivelse;
• administrativt – gjennomføre gjeldende koordinering og regulering av forvaltningsprosessen. For eksempel ordre, ordre fra ledere;
• planlagt - som inneholder en liste, sekvens, tidspunkt for aktiviteter som er planlagt for implementering. For eksempel ulike typer planer, programmer;
• informasjon og referanse - beregnet for bruk i det aktuelle arbeidet. For eksempel statlige standarder, spesifikasjoner, instruksjoner fra høyere organisasjoner, retningslinjer fra departementer og avdelinger, klassifiserere;
• informasjon og analytisk - som følge av behandlingen av intern primærinformasjon om produksjon, salg, tilgjengelighet av materialer eller varer på lager. Nødvendig for pågående arbeid og beslutningstaking. For eksempel analytiske gjennomganger, sammendrag, attester, handlinger, notater;
• rapportering - inneholde informasjon om resultatene av aktiviteter for en viss tidsperiode. De tillater å sammenligne resultatene som er oppnådd med indikatorene, planlagte planer og programmer, samt å sende informasjon til høyere organisasjoner og til statlige organer etablert ved lov: statistiske, skattemyndigheter;
• personaldokumenter - inkludert informasjon om de ansatte i organisasjonen, designet for å regulere deres aktiviteter i samsvar med arbeidslovgivningen. For eksempel arbeidskontrakter, personlige kort til ansatte, arbeidsbøker osv.

Av innhold dokumenter kan betinget deles inn i tekniske, teknologiske, økonomiske, kommersielle, etc. Med denne inndelingen rettes oppmerksomheten mot dokumentets betydning og omfang. For eksempel inkluderer "tekniske" dokumenter tekniske forhold, utstyrspass, reparasjonsservicestandarder. Til teknologiske - teknologiske kart, normer for produksjon av produkter fra råvarer. Et typisk økonomisk dokument er en balanse, resultatregnskap, selvangivelse.

Periodisitet opprettelse av dokumenter bestemmes av deres form og formål. Organisatoriske og juridiske dokumenter aksepteres "inntil avbestilling", d.v.s. til det øyeblikket det blir nødvendig å gjøre endringer, eller kansellere dem helt. Administrative dokumenter opprettes, men etter behov. Planlagte og spesielt rapporteringsdokumenter har tvert imot en streng etablert frekvens for opprettelse og innsending til de aktuelle myndighetene.

Oppretting og bruk av ulike typer tekstdokumenter er en nødvendig del av ledelsesarbeidet. De utfører en rekke nyttige funksjoner.

Bruken av dokumenter lar organisasjoner:

• – utføre sine aktiviteter på en ryddig, effektiv og ansvarlig måte;
• – gi informasjon konsekvent og objektivt;
• – gi informasjonsstøtte til å ta ledelsesbeslutninger;
• – å gjøre konsekvente, kontinuerlige og produktive forretnings- og ledelsesaktiviteter;
• – å gjennomføre forretningskontinuitet i nødstilfeller;
• – overholde kravene i reguleringsmiljøet, inkludert innen arkiv-, revisjons- og tilsynsaktiviteter;
• – garantere beskyttelse og støtte i rettssaker, inkludert risikoen forbundet med tilstedeværelse eller fravær av dokumentasjon som inneholder informasjon om virksomheten til organisasjonen;
• – beskytte organisasjonens interesser og rettighetene til ansatte, så vel som alle interesserte parter;
• – tilby og dokumentere forsknings- og utviklingsarbeid, innovasjonsaktiviteter, samt historisk forskning;
• – sikre forretningsmessig, personlig og kulturell identitet;
• – opprettholde bedriftens, individuelle og sosiale minne.

Noen av dokumentene er laget for å formidle informasjon til enkelte tjenestemenn og avdelinger, for å ha en ledelsesmessig innvirkning på dem. Slike dokumenter inkluderer bestillinger, instruksjoner, notater og notater, metodiske anbefalinger, informasjonsbrev, tilbudsbrev osv. Andre dokumenter opprettes for å registrere fakta. For eksempel rapporter, handlinger.

Hele settet med dokumenter som sirkulerer i organisasjonen er arbeidsflyten.

Dokumentflyt- et system for opprettelse, tolkning, overføring, mottak og arkivering av dokumenter, samt overvåking av utførelse og beskyttelse mot uautorisert tilgang.

Dokumentflyt utføres for å sikre styring av informasjon om tingenes tilstand i organisasjonen for å ta informerte ledelsesbeslutninger og overvåke implementeringen av dem. Å jobbe med dokumenter kalles "papirarbeid".

Først av alt, la oss forstå selve begrepet kontorarbeid. Standarden for begreper og definisjoner innen kontorarbeid og arkivering (GOST R 51141-98) tolker dette begrepet som «en aktivitetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med dokumenter», d.v.s. hele prosessen fra det øyeblikket et dokument opprettes til det destrueres eller overføres til et arkiv for lagring.

Parallelt med terminpapirarbeidet, siden 1960-tallet. begrepet brukes dokumentasjonshåndtering. Fremveksten av dette begrepet er assosiert med introduksjonen av datasystemer i ledelsen, deres organisasjon, programvare og informasjonsstøtte. For å tilnærme terminologien som brukes i dataprogrammer og kontorlitteratur, begrepet ledelsesdokumentasjon, som i hovedsak er et synonym for begrepet papirarbeid.

Det bredere begrepet som brukes i dag er informasjon og dokumentasjonsstøtte til ledelsen - omfatter, i tillegg til tradisjonelt arbeid med dokumenter og informasjonstjenester, opprettelse, vedlikehold og arbeid med databaser.

Under dokumentasjonsstøtten fra ledelsen mener vi derfor alle de samme stadiene i arbeidet med dokumenter fra opprettelse og mottak til destruksjon eller arkivering.

Journalføring er regulert av det regulatoriske og metodiske rammeverket, som er et sett med lover, regulatoriske rettsakter og metodiske dokumenter som regulerer opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter, samt funksjonen til organisasjonens dokumentasjonsstøttetjeneste.

Normativt og metodisk grunnlag for kontorarbeid er:

• den russiske føderasjonens lovgivning innen informasjon og dokumentasjon;
• relevante dekreter og ordre fra presidenten og regjeringen i Den russiske føderasjonen;
• juridiske handlinger fra føderale myndigheter og konstituerende enheter i den russiske føderasjonen som regulerer spørsmål om dokumentasjonsstøtte;
• juridiske handlinger av regulatorisk og instruktiv karakter, metodologiske dokumenter om kontorarbeid til bedrifter og institusjoner;
• statlige standarder for dokumentasjon (GOST);
• enhetlige dokumentasjonssystemer (UDS);
• all-russiske klassifiserere av teknisk, økonomisk og sosial informasjon, etc.

For å effektivisere arbeidet med dokumenter innen ledelse er det mye brukt samling. Generelt betyr begrepet forening å bringe til ensartethet (lat. unus - en, ansikt – Det gjør jeg, dvs. Union). Målet er å lage et brukervennlig, strømlinjeformet dokumentasjonssystem for styring. Faktum er at et stort antall bedrifter, organisasjoner og institusjoner opererer i økonomien. For å etablere kommunikasjon mellom dem, er det nødvendig å på en eller annen måte redusere all mulig variasjon av dokumenter til visse standardformer. En forutsetning for standardisering er at det i virksomheten til ulike organisasjoner er repeterende typer arbeid og situasjoner. For eksempel utarbeider alle organisasjoner med jevne mellomrom statistiske og regnskapsrapporter og sender dem til relevante myndigheter; alle organisasjoner aksepterer og ansetter ansatte; inngå avtaler med entreprenører mv.

Gjentakelsen av ledelsessituasjoner og handlinger fører til behovet for periodisk kompilering og utførelse av samme type dokumenter, noe som gjør det mulig å forene deres tekster, dvs. vedta enhetlige former for dokumenter for alle organisasjoner, regler for utførelse og godkjenning. Ensretting av tekstene til styringsdokumenter lar deg fremskynde vedtakelsen av ledelsesbeslutninger og forenkle og effektivisere prosessen med å utarbeide og behandle dokumenter.

Det all-russiske forskningsinstituttet for dokumentasjon og arkivering av Federal Archival Service of Russia har utviklet den statlige standarden "Unified System of Organizational and Administrative Documentation" (USORD).

Med de fleste dokumentene levert av USORD, fungerer nesten alle kontortjenester, uavhengig av organisasjonens retning og dens organisatoriske og juridiske form. Så, i samsvar med den all-russiske klassifiseringen av ledelsesdokumentasjon for klasse 020000, inkluderer USORD dokumentasjon:

• å opprette en organisasjon, bedrift;
• omorganisering av en organisasjon, bedrift;
• avvikling av en organisasjon, bedrift;
• privatisering av statlige og kommunale organisasjoner, bedrifter;
• administrativ aktivitet i organisasjonen, bedriften;
• organisatorisk og forskriftsmessig regulering av aktivitetene til en organisasjon, bedrift;
• drifts- og informasjonsregulering av organisasjonen, virksomheten.

USORD inkluderer en statlig standard, et album med enhetlige former for dokumenter og instruksjoner for å fylle ut og bruke dem.

Et annet dokument som regulerer kontorarbeid i organisasjoner er GOST R 6.30–2003, som inneholder de grunnleggende reglene for papirarbeid, krav til innholdet i skjemainformasjonen, prosedyren for adressering, samtykke, signering og godkjenning av dokumenter. Standarden definerer reglene for formalisering av offisielle brev, noen krav til teksten til disse dokumentene. For første gang er standarden rådgivende, noe som skyldes moderne lovgivning. I tillegg til enhetlige skjemaer og enhetlige dokumentasjonssystemer, godkjente Russlands statsstandard (nå Rosstandart) på forskjellige tidspunkter en rekke statlige standarder som er obligatoriske for bruk i arbeid med dokumenter (se vedlegg 1).

Til det viktigste etapper Enhetstekster inkluderer følgende:

• ensretting av tekststrukturen, dvs. valget av sekvensen for arrangement av de semantiske komponentene i teksten, den mest passende for formålet med dokumentet;
• forening av språklige midler for å uttrykke innholdet i teksten til dokumentet;
• utvikling av enhetlige tekster i form av en sammenhengende tekst, sjablong, spørreskjema, tabell.

Formen for å presentere informasjon i form av en sammenhengende tekst eller sjablong velges hvis hovedsaken i dokumentet er informasjon om handlingene til ansatte (avdelinger, organisasjoner som helhet) eller deres holdninger til noe, dvs. hvis det er nødvendig å angi noen bestemmelser, avgjørelser, fakta, hendelser.

Koblet tekst - det er en tekst hvis innhold alltid gjentas i en rekke dokumenter. Slike tekster er relativt sjeldne i ledelsesvirksomhet.

For eksempel, teksten i brevet: "Vi informerer deg om at angående levering av produkter fra vår produksjon, bør du kontakte UMTS i ditt departement."

Sjablong - en form for presentasjon av en enhetlig tekst som inneholder konstant informasjon og hull designet for å fylle dem med variabel informasjon som karakteriserer en bestemt situasjon.

Spørreskjema og tabell - dette er resultatet av en viss formalisering, hvor teksten fratas den vanlige grammatiske sammenhengen, og innholdet i teksten formidles av forenklede konstruksjoner, tall eller andre tegn. Formen for presentasjon av den enhetlige teksten til dokumentet i form av et spørreskjema eller en tabell velges hvis den viktigste er informasjon om objektet og dets funksjoner.

Hoved krav når du oppretter et dokument er:

• bruk av offisiell forretningsstil;
• overholdelse av kravene i GOST, USD, andre regulatoriske dokumenter;
• relevansen av informasjonen som er gitt. Den består av følgende begreper: målretting, tematisk begrensning, pålitelighet, objektivitet, argumentasjon, nøyaktighet, eliminering av repetisjoner, konsisitet og grundighet på samme tid;
• krav til overholdelse av de grammatiske reglene for språket som brukes og de stilistiske trekk ved forretningstale (terminologi, bruk av forkortelser, språkformler; tilfeller av substantiv og adjektiver; verbformer; typer og konstruksjon av setninger, adresseformer, bruk av tall, syntaktiske trekk osv.).

Du bør også overholde kravene til utførelse av dokumenter som danner forretningskorrespondanse. Krav til registrering gjelder sammensetning og utførelse av detaljene i dokumenter.

• Føderal lov nr. 149-FZ av 27. juli 2006 "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse".
• Kuznetsova T.V. Organisering av kontorarbeid krever fagkunnskap // Papirarbeid. 2010. nr. 2. S. 12–18.

En integrert del av arbeidet til mange organisasjoner er forretningskorrespondanse, som har mange regler og funksjoner. Ikke bare sekretærer, men også andre ansatte skal kunne skrive brev for kontakt med samarbeidspartnere og andre ansatte.

Konseptet med forretningskorrespondanse

Dette begrepet refererer til utveksling av kommersiell og forretningsinformasjon. Det er en viss etikette på forretningskorrespondanse, som til og med undervises på spesielle kurs. Brevet bør utarbeides i henhold til reglene, siden det vil skape og opprettholde omdømmet til selskapet, og også danne en seriøs holdning til organisasjonen. Fra et teknisk synspunkt er et forretningsbrev et verktøy rettet mot å forbedre kommunikasjonen mellom ulike selskaper eller avdelinger.

Typer forretningskorrespondanse

Det finnes flere typer dokumenter, og hver av dem inneholder sine egne regler for registrering og innlevering. Det grunnleggende om forretningskorrespondanse brukes også ved kommunikasjon via e-post. Spesialister skiller slike typer forretningsbrev: takksigelse, forespørsler, krav, unnskyldninger, fornektelser, gratulasjoner og kondolanser. I tillegg kommer kommersielle brev, som inkluderer krav, avslag, purringer, garantier og så videre.

Hvordan føre forretningskorrespondanse?

Når du skriver et brev, er det viktig å være oppmerksom på alle detaljene. Når du beskriver reglene for forretningskorrespondanse, bør du være oppmerksom på følgende aspekter:

1. Hvis du skriver et brev der du trenger å svare på visse spørsmål fra forfatteren, vil det være hensiktsmessig å sitere hver av dem separat. For å gjøre dette, bruk nummerering og del teksten inn i avsnitt.
2. Når du skriver et brev, må du kort kommentere alle dokumentene vedlagt enten av deg eller av samtalepartneren. Dette er viktig slik at mottakeren umiddelbart forstår essensen av brevet.
3. Brevet skal være signert av lederen og det kreves segl.

Regler for forretningskorrespondanse

Feil ved å skrive forretningsbrev er uakseptable, så det er viktig å kjenne til de grunnleggende reglene for å skrive dem:

1. Ikke bruk ord hvis betydning er ukjent, eller sjekk deres tolkning ved hjelp av en ordbok.
2. Gjennomføring av forretningskorrespondanse utelukker bruk av spesifikk terminologi, siden noen ord kan være ukjente for adressaten. Hvis slike begreper brukes, vennligst forklar dem.
3. Uttrykk tankene dine i korte setninger slik at hovedessensen ikke går tapt.
4. Hvis du ikke kjenner det russiske språket grundig, er det bedre å først skrive inn teksten i en editor eller i et dokument på en datamaskin for å kontrollere stavemåten.
5. Forretningskorrespondanse tillater ikke bruk av dagligdagse ord, litterære vendinger og så videre. Før du sender brevet, sjekk det for feil og skrivefeil. Det er bedre å sjekke på nytt etter en stund.

Starte et brev i forretningskorrespondanse

For det første er det i strukturen til brevet en "overskrift", som inneholder posisjonen og det fulle navnet til adressaten. Funksjoner ved forretningskorrespondanse inkluderer standardappell "Kjære", som i de fleste tilfeller er skrevet i midten av arket. Hvis en person er ukjent, er ordet "mister" skrevet foran etternavnet. Første ledd (ingress) omfatter formålet med og begrunnelsen for brevet. Etter å ha lest den, bør adressaten forstå hovedbetydningen av klagen.

Forespørsel i bedriftskorrespondanse

En av de mest populære typene forretningskorrespondanse er et forespørselsbrev. Dette kan være en taktfull forespørsel eller et diplomatisk krav om en aktuell sak. Forretningsskriveferdigheter er viktige for å utarbeide forespørsler, da de bør oppmuntre adressaten til å ta de handlingene som er nødvendige for forfatteren. Det er visse regler for å skrive et brev:

1. Adressaten bør tiltales personlig, og observere det grunnleggende om forretningsetikett.
2. For å forklare adressaten årsaken til anken, kan du gi ham et kompliment, notere forretningsmessige eller personlige egenskaper og fordeler.
3. Argumenter forespørselen og interesser adressaten i gjennomføringen. Problemstillingen bør beskrives så kort og tydelig som mulig.
4. Når forespørselen er gjort, bør den endres og gjentas igjen, med vekt på de potensielle fordelene.

Hvordan minne deg selv i forretningskorrespondanse?

Et purrebrev brukes når du trenger å bli påminnet om oppfyllelse av forpliktelser, overholdelse av loven, tilnærming til en viktig hendelse, og så videre. I de fleste tilfeller brukes en muntlig påminnelse før den. Som et resultat fungerer brevet som et slags bevis på handlingen som er tatt. Påminnelse i forretningskorrespondanse inkluderer:

1. Informasjon om avsender og adressat. Deretter oppgis årsaken til purringen.
2. Det vises til lover og forskrifter som er relevante for spørsmålet som tilbakekalles.
3. Fraser fra forretningskorrespondanse skal være klare, men ikke truende. Det ville ikke være overflødig å minne om at problemet kan løses fredelig.
4. Brevet har ingen standarder, så det kan skrives i fri form.

Hvordan be om unnskyldning i forretningskorrespondanse?

En av de vanskeligste å skrive er et unnskyldningsbrev, takket være det må du be om unnskyldning og samtidig redde ansiktet til selskapet. I tillegg er det rettet mot å gjenopprette skadede relasjoner. Forretningskorrespondanse indikerer slike trekk ved en unnskyldning:

1. Brevets struktur inkluderer angivelse av mottaker, gjenstand for avreise og anke.
2. Du kan ikke spesifisere artisten, siden ledelsen vil signere alt.
3. Unnskyldningsfraser i forretningskorrespondanse bør ikke være eksplisitte, og emnet for brevet bør være nøytralt eller helt fraværende.
4. Effekten som skal oppnås er en oppriktig unnskyldning og bevissthet om hva som skjedde, det vil si en indikasjon på årsaken til en ubehagelig situasjon.

Regler for bedriftens e-post

Alle reglene nevnt tidligere er også relevante for elektronisk korrespondanse, men det er fortsatt en rekke funksjoner her:

1. En jobb-e-post skal utelukkende brukes til offisiell korrespondanse, siden alle brev er lagret på serveren, og en annen person kan lese dem.
2. Bedrifts-e-post krever en lesbar skrift, og Arial eller Times New Roman er det beste valget. Bokstavstørrelsen skal være medium. Det skal ikke være Caps Lock, utropstegn eller spesialtegn i teksten. Kursiv eller fet skrift er akseptabelt for visse fraser, men bruk dette kun når det er absolutt nødvendig.
3. For bedre lesbarhet, bruk underoverskrifter, men husk at antallet ikke skal være stort, så maksimalt er 3-4 stykker. Ett avsnitt skal ikke være lengre enn fire linjer.
4. Etikken i forretnings-e-postkorrespondanse tillater ikke at emnefeltet står tomt. Skriv kjernen i brevet her, som skal være spesifikk, informativ og kortfattet.
5. På slutten, sørg for å legge igjen en signatur og kontaktinformasjon, og dette bør ikke ta mer enn seks linjer. Bruk følgende struktur: «Vennlig hilsen», etternavn og fornavn, firmanavn, e-post telefonnummer og nettsideadresse.
6. I forretningskorrespondanse er det hensiktsmessig å bruke en bedriftsmal i din bedriftsstil. Takket være dette vil det være mulig å skille seg ut blant andre og samtidig overholde reglene for forretningskorrespondanse. Det er viktig å ikke glemme at brevet ikke bare kan leses på dataskjermen, men også på telefonen, så malen må optimaliseres for oppløsningen til forskjellige skjermer.

Business skrive bøker

For bedre å forstå alle vanskelighetene ved å skrive et forretningsbrev, kan du lese nyttig litteratur. Følgende arbeider anses som gode:

1. « Kunsten å skrive virksomhet. Lover, triks, verktøy» S. Karepina. Forfatteren forklarer hva en forretningsstil av korrespondanse er, hvordan du legger igjen forskjellige typer brev og rapporter.
2. « Forretnings e-postkorrespondanse. Fem regler for suksess". Forfatteren beskriver formene for forretningskorrespondanse og tilbyr verktøy for å gjøre kommunikasjonen mer effektiv. Nyttige tips og triks finner du her.

Typer forretningskorrespondanse og deres navn (brev, telegram, telex, faksimile (faks), telefonmelding) bestemmes av metodene for overføring av forretningsinformasjon, som er delt inn i to hovedtyper - postkommunikasjon og elektronisk kommunikasjon.

Korrespondanse kjennetegnes av et bredt spekter av arter: fra brev og telegrammer fra statlige organer som har en normativ karakter til appeller fra borgere og standardapplikasjoner. Innholdet i korrespondanse kan være forespørsler, varsler, avtaler, krav, avtaler, purringer, krav, avklaringer, bekreftelser, forespørsler, anbefalinger, garantier mv.

Korrespondanse må oppfylle følgende krav:

Brev er utarbeidet på spesielle skjemaer - brevhoder og signert av lederen av organisasjonen eller hans stedfortreder innenfor rammen av kompetansen som er gitt dem;

Bokstaver må være komponert kompetent, nøyaktig, uten grove flekker, rettelser;

Uavhengig av innholdet skal brevet presenteres i et rolig, behersket, offisielt forretningsspråk, ha tilstrekkelig argumentasjon, nøyaktighet, fullstendighet og klarhet i karakteristikker, kortfattethet og konsistens i presentasjonen;

Informasjonsutveksling gjennom korrespondanse bør kun brukes når det er vanskelig eller umulig å utveksle synspunkter på annen måte (telefonsamtaler, personlig møte osv.).

Et offisielt brev er en av de viktigste kommunikasjonskanalene til en bedrift, organisasjon, institusjon med omverdenen. Gjennom brev føres det pre-kontraktuelle forhandlinger, forhold mellom virksomheter avklares, krav fremsettes. Brev følger materielle verdier på veien, etc.

Til tross for tilstedeværelsen av moderne kommunikasjonsformer: telefon, telegraf, faks, modemkommunikasjon, etc., er korrespondansevolumet selv i en liten bedrift veldig stort. Utvalget av ledersituasjoner som gir opphav til forretningsbrev er imidlertid langt fra ubegrenset og egner seg til en relativt klar klassifisering. Et stort antall brev, med samme type ledelsessituasjoner som krever sammenstilling, forårsaker et presserende behov for å forene et forretningsbrev. Dessverre viser analysen av moderne bedriftskorrespondanse at mange ledere mangler ferdigheter til å skrive brev. I mellomtiden gjør den feilaktige utformingen av brevet det vanskelig å jobbe med det. Eksperter er enige om at et forretningsbrev ikke bør ta mer enn en side. Forfatterne av Simple Letters, utgitt i USA på 1970-tallet under ledelse av Det hvite hus-kontoret, mener at sløsing i ord fører til sløsing i dollar. Det er umulig å ikke ta hensyn til det faktum at forretningsdokumenter ikke er materielle for "lesing" i det hele tatt, men informasjon som bør oppmuntre til visse handlinger.

Typer forretningskorrespondanse og deres navn (brev, telegram, telex, faksmelding (faks), telefonmelding) bestemmes av metodene for overføring av forretningsinformasjon, som er delt inn i to hovedtyper - postkommunikasjon og elektronisk kommunikasjon.

Korrespondanse kjennetegnes av et bredt spekter av arter: fra brev og telegrammer fra statlige organer som har en normativ karakter til appeller fra borgere og standardapplikasjoner. Innholdet i korrespondanse kan være forespørsler, varsler, avtaler, krav, avtaler, purringer, krav, avklaringer, bekreftelser, forespørsler, anbefalinger, garantier mv.

Ved korrespondanse må følgende krav overholdes:

Brev er utarbeidet på spesielle skjemaer - brevhoder og signert av lederen av organisasjonen eller hans stedfortreder innenfor rammen av kompetansen som er gitt dem;

Bokstaver må være komponert kompetent, nøyaktig, uten grove flekker, rettelser;

Uavhengig av innholdet skal brevet presenteres i et rolig, behersket, offisielt forretningsspråk, ha tilstrekkelig argumentasjon, nøyaktighet, fullstendighet og klarhet i karakteristikker, kortfattethet og konsistens i presentasjonen;

Informasjonsutveksling gjennom korrespondanse bør kun brukes når det er vanskelig eller umulig å utveksle synspunkter på annen måte (telefonsamtaler, personlig møte osv.).

Et offisielt brev er en av de viktigste kommunikasjonskanalene til en bedrift, organisasjon, institusjon med omverdenen. Gjennom brev føres det pre-kontraktuelle forhandlinger, forhold mellom virksomheter avklares, krav fremsettes. Brev følger materielle verdier på veien, etc.

Til tross for tilgjengeligheten av moderne kommunikasjonsformer: telefon, telegraf, faks, modemkommunikasjon, etc., er korrespondansevolumet selv i en liten bedrift veldig stort. Utvalget av ledersituasjoner som gir opphav til forretningsbrev er imidlertid langt fra ubegrenset og egner seg til en relativt klar klassifisering. Et stort antall brev, med samme type ledelsessituasjoner som krever sammenstilling, forårsaker et presserende behov for å forene et forretningsbrev. Dessverre viser analysen av moderne bedriftskorrespondanse at mange ledere mangler ferdigheter til å skrive brev. I mellomtiden gjør den feilaktige utformingen av brevet det vanskelig å jobbe med det. Eksperter er enige om at et forretningsbrev ikke bør ta mer enn en side. Forfatterne av samlingen Simple Letters, utgitt i USA på 1970-tallet under ledelse av Det hvite huskontor, mener at sløsing i ord fører til sløsing i dollar. Det er umulig å ikke ta hensyn til det faktum at forretningsdokumenter ikke er materielle for "lesing" i det hele tatt, men informasjon som bør oppmuntre til visse handlinger.

1. Slags og varianter virksomhet bokstaver

   Abstrakt >>

   ... virksomhet Bokstaver 6 1.1 Design virksomhet bokstaver 6 1.2 Krav til teksten virksomhet Brev 9 Kapittel 2 Slags og varianter virksomhet bokstaver 14 2.1 Klassifisering virksomhet... etc. Den vanligste utsikt virksomhet korrespondanse - virksomhet(offisielle) brev. ...

2. Virksomhet korrespondanse med utenlandske partnere

   Sammendrag >> Industri, produksjon

   ... ……………………………………………………………………....3 Virksomhet brev og deres klassifisering…………………………………...4 Slags ikke-kommersielt virksomhet bokstaver…………………………………5 Slags kommersielle virksomhet bokstaver... virksomhet korrespondanse med utenlandske partnere. 1. Virksomhet brev og deres klassifisering Virksomhet ...

3. Virksomhet korrespondanse (4)

   Sammendrag >> Industri, produksjon

   spesialdesignet for dette snill dokumentskjemaer etterfulgt av... for korrespondanse. Klassifiser derfor virksomhet bokstaver betyr å bygge klassifisering... ; informasjonspost. Skille slag Bokstaver er klassifisert i henhold til...

4. Forretningskorrespondanse inntar en betydelig plass i dokumentarserien av institusjoner. Å være en kobling med eksterne organisasjoner, er det en av de nødvendige elementene i enhver forretningsaktivitet. Korrespondanse opptar omtrent 80 % av innkommende og utgående dokumentasjon.

   Typer forretningskorrespondanse og deres navn (brev, telegram, telex, faks, telefonmelding) bestemmes av metodene for overføring av forretningsinformasjon, som er delt inn i to hovedtyper: postkommunikasjon og elektronisk kommunikasjon.

   Korrespondanse kjennetegnes av et bredt spekter av arter: fra brev og telegrammer fra statlige organer som har en normativ karakter til appeller fra borgere og standardapplikasjoner. Innholdet i korrespondanse kan være forespørsler, varsler, avtaler, krav, avtaler, purringer, krav, avklaringer, bekreftelser, forespørsler, anbefalinger, garantier mv.

   Korrespondanse må oppfylle følgende krav:

   • - brev er utarbeidet på spesielle skjemaer - brevhoder og signert av lederen av organisasjonen eller hans stedfortreder innenfor rammen av kompetansen som er gitt dem;
   • - Brevene må være komponert kompetent, nøyaktig, uten grove flekker, rettelser;
   • - uavhengig av innholdet, må brevet presenteres i et rolig, behersket, offisielt forretningsspråk, ha tilstrekkelig argumentasjon, nøyaktighet, fullstendighet og klarhet i kjennetegn, korthet og konsistens i presentasjonen;
   • - inneholde objektiv informasjon om de oppgitte hendelsene og fakta, om nødvendig ha forklarende og utfyllende materiale.

   Informasjonsutveksling gjennom korrespondanse bør kun brukes når det er vanskelig eller umulig å utveksle synspunkter på annen måte (telefonsamtaler, personlig møte osv.).

   Et forretningsbrev, som et dokument av informasjons- og referansekarakter, med passende utførelse, får rettskraft fra det øyeblikket detaljene er utarbeidet og dokumentet er signert av en tjenestemann.

   Detaljene i et forretningsbrev inkluderer: Den russiske føderasjonens statsemblem; emblem for emnet til den russiske føderasjonen; firmalogo eller varemerke (tjenestemerke); navn på firma; referansedata om organisasjonen; dokumentdato; registreringsnummeret til dokumentet; referanse til registreringsnummeret og datoen for dokumentet; mål; tittel til teksten; dokumenttekst; et merke på tilstedeværelsen av applikasjonen; signatur; print avtrykk; merke om utøveren; et merke på utførelsen av dokumentet og dets retning i saken.

   Brev er utarbeidet i to eksemplarer - det første er utarbeidet på et skjema (blankt ark) og sendt til adressaten, og det andre sendes til saken.

   Forretningskorrespondanse er representert med brev for ulike formål. På grunn av sitt mangfold er denne typen dokumenter den mest frie og minst standardiserte innenfor følgende enhetlige krav, det vil si at bokstavene må være til stede - klarhet, enkel presentasjon, fullstendig informasjon, respektfull tone i presentasjonen (krav til forretningsetikett ), leseferdighet.

   Offisiell virksomhetskorrespondanse er delt inn i virksomhet (forretningsbrev) og kommersiell (forretningsbrev) etter emne. Korrespondanse, ved hjelp av hvilken de utarbeider økonomiske, juridiske, kommersielle og andre former for aktivitet, kalles forretningskorrespondanse. Brev utarbeidet under inngåelse og gjennomføring av kommersielle transaksjoner, om salgs- og leveringsspørsmål, som har rettskraft, refererer til kommersiell korrespondanse (for eksempel et forespørselsbrev, et purrebrev (tilbud), et kravbrev og svar til dem). På funksjonelt grunnlag kan brev deles inn i de som krever og ikke krever svar.