Сегодня, 18 февраля Государственная дума РФ приняла во втором чтении проект...
![Dragonborn - Прохождение](https://i1.wp.com/fb.ru/misc/i/gallery/41589/1422700.jpg)
Информационно-аналитический центр TAdviser опубликовал традиционный ежегодный отчёт по рынку систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом (ECM). На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в 2016 и 2017 годах.
По подсчётам TAdviser, в 2016 году объём отечественного рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 41,6 млрд ₽ . За год рынок увеличился на 10% . Такой же динамики (10% ) эксперты ожидают и по итогам 2017 года.
Максимальную прибыль от продаж, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота в 2016 году получила сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд ₽ . При этом более 2 млрд ₽ фирма «1С» и её франчайзи заработали на услугах внедрения и сопровождения СЭД, в то время как продажи лицензий привлекли в общую копилку всего 650,5 млн ₽ . Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка.
Первую строчку официального ранкинга заняла компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд ₽ , вторую - «Крок» с 1,38 млрд ₽ , третью TerraLink с 964 млн ₽ . Наш партнёр ЭОС на продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн ₽ и обеспечил себе 4-е место в общей таблице.
Составители рейтинга отмечают, что большинство участников рейтинга СЭД/ECM продемонстрировали положительную динамику выручки в 2016 году. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели - и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе.
По количеству начатых и завершённых в 2016 году проектов лидирует компания Directum (739 ). Наши партнёры ЭОС (593 публичных проекта за год) и 1С (178 проектов) занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.
Статистику распределения проектов СЭД по отраслям TAdviser в этом году не выводил. Однако за него это сделала международная исследовательская компания IDC. По её подсчётам, в 2016 году в ECM больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Промышленники с наибольшей долей рынка (25% ) основное внимание уделяли автоматизации внутреннего документооборота: расширению функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизации типовых для предприятия сценариев работы и интеграции СЭД с транзакционными системами ( , CPM, BI). Занимающий 23% рынка госсектор в 2016 году преимущественно решал задачи развития МЭДО и подключения новых участников к межведомственному взаимодействию. Финансовые учреждения с долей 16% были сосредоточены на автоматизации внешнего документооборота: создании клиентских электронных досье, мобильных приложений, автоматизации процесса выдачи кредитов.
Ежегодно рынок СЭД / ECM в России увеличивается на 10% . Этому способствует целый ряд факторов:
Сложная экономическая ситуация . Затянувшийся кризис заставил предприятия серьёзнее задуматься о сокращении инвестиций и ужесточении финансового контроля. Многие в связи с напряжённой экономической ситуацией впервые задумались об оценке и оптимизации своих бизнес-процессов. И нашли эффективное решение - СЭД/ECM-системы.
Процесс импортозамещения . В 2016 году Правительство РФ издало распоряжение №1588-р, обязывающее федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды переходить на российское программное обеспечение. С тех пор производители отечественных систем электронного документооборота наблюдают устойчивый спрос на свои решения. Не исключено, что вслед за госорганизациями и органами госуправления на отечественные платформы обяжут перейти крупные отраслевые компании с государственным участием. А это основной сегмент заказчиков СЭД и ECM-систем. Однако, как и в нынешней ситуации, переход будет не резким. Замена масштабных информационных систем всегда сопряжена с высокими затратами и рисками, поэтому модернизация должна быть плавной. Начать можно с обновления базы данных и перехода на открытое программное обеспечение, например, с перехода на PostgreSQL.
Дальнейший рост рынка эксперты связывают с развитием ЮЗЭДО, финансового архива и совершенствованием механизмов интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. Уже сегодня СЭД бесшовно интегрируются с аналитическими сервисами и учётными программами. В ближайшем будущем системы электронного документооборота ещё плотнее встроятся в IT-ландшафт организаций. Эксперты даже допускают выпуск конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента компании.
Большее распространение в системах электронного документооборота получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта. Из сервиса регистрации документов СЭД превратится в многофункциональную систему документирования всей деловой активности предприятия, центр диспетчеризации информации с учётом данных множества информационных систем. Плюс к этому, СЭД станет главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI-системах.
В числе основных барьеров развития рынка СЭД эксперты называют:
Что думает российское экспертное сообщество о развитии отечественного рынка ECM/СЭД? Каковы главные итоги прошедшего года и что можно ожидать в наступившем?
По классификации IDC, большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:
Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).
Следует отметить, что некоторые отечественные СЭД созданы в среде Lotus Domino/Notes (по различным объективным и субъективным причинам получившей достаточно широкое распространение в России): БОСС-Референт (АйТи), семейство продуктов “Золушка” и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Центр Компьютерных Технологий), Делопроизводство (КСК) и др.
Поскольку развитие СЭД в России идет в целом в направлении расширения функционала, описываемого концепцией ECM, то было бы логично посмотреть на данный процесс именно со стороны ECM-классификации. Большинство российских заказчиков начинали знакомство с миром ECM-технологий с автоматизации делопроизводства, круг задач которых можно отнести к категории Records Management. Но сейчас рост рынка идет в значительной степени за счет направлений Document Management и Business Process Management (BPM). Заказчики ставят задачи комплексно, оперируют более масштабными понятиями, чем входящие/исходящие документы. Увеличение круга обрабатываемых документов требует резкого расширения использования методов поточного сканирования и распознавания документов, использования таких технологий, как штрих-кодирование.
Все это, например, хорошо видно по тому, что организации проявляют растущий интерес к финансовому архиву. Счета, накладные, платежные документы лежат вне пределов классического делопроизводства, но решение этой задачи позволит добиться положительных результатов не только для бухгалтерии, но и для отдела снабжения, финансового, юридического отделов, руководства.
Есть и другие примеры: это автоматизация проектного документооборота, управление договорами, согласование счетов на оплату, управление претензиями, автоматизация кадровых процессов. Сейчас уже многие понимают, что ECM-система предприятия может использоваться для управления результатами интеллектуальной деятельности и управления деятельностью. Отмечен также рост заинтересованности заказчиков в автоматизации нестандартных или специфических для организации бизнес-процессов. Например, для банков - это управление клиентским досье. Долговременным трендом можно назвать интерес к автоматизации недокументо-ориентированных операций, например обращений в службу поддержки, хозяйственные заявки и т. п. В 2012 г. отмечен рост интереса к ECM-решениям со стороны крупных заказчиков: если ранее преобладали компании, относящиеся к среднему бизнесу, то сейчас и представители крупного бизнеса осознают необходимость автоматизации.
Вместе с тем далеко не все эксперты разделяют мнение о том, что переход к электронному документообороту даже внутри организаций уже завершен хотя бы общих чертах. Директор по корпоративным проектам компании “ABBYY Россия” Дмитрий Шушкин говорит том, что процесс перехода к безбумажному документообороту идет уверенно, но все же совсем не так быстро, как этого хотелось бы и можно было бы ожидать: “Постепенно организации будут там, где это возможно, автоматизировать свою деятельность с помощью электронных документов. Однако в ближайшие пять лет объемы бумажного документооборота в России вряд ли станут меньше. Продолжает расти бизнес, увеличивается число компаний (в том числе малых и средних) и, как следствие, растут объемы производимых ими бумажных документов”.
В 2013 г. продолжается выход ECM-систем за рамки делопроизводства. Ставятся новые задачи, функционал уже имеющихся систем будет расширяется за счет новых модулей. Постановка новых задач ведет к расширению круга пользователей ECM-систем. Причем в число пользователей могут быть включены партнеры и клиенты компании. Юридически значимый электронный документооборот между компаниями набирает силу. Наряду с типовыми документами, такими как счета-фактуры, накладные, акты, компании будут активно обмениваться произвольными юридически значимыми электронными документами - письмами, договорами и т. д.
РОССИЙСКИЙ РЫНОК СЭД: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ THE MARKED OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC TURNOVER: PROBLEMS AND PERSPECTIVES OF DEVELOPMENT
Мащенко И.С., Чернышева Н.В.
Южно-Российский институт управления - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы
Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.
South-Russia Institute of Management - branch of Russian Presidential
National Economy and Public Administration
Аннотация: В статье анализируются проблемы и перспективы развития рынка СЭД в России. Рассмотрены понятия систем электронного документооборота, их предназначения и актуализация в современном мире, представлены статистические данные о развитии и использовании конкретных систем электронного документооборота, как в коммерческой структуре, так и в госсекторе. Сделаны выводы о проблемах СЭД и о необходимости их развития, совершенствования и использования в организациях и государственных органах, чтобы повысить их эффективность и результативность.
Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, рынок СЭД, функциональность СЭД, СЭД в госсекторе.
Annotation: The article analyzes the problems and perspectives of the market development of the system of electronic turnover in Russia. The following notions are concerned: the systems of electronic document turnover, their aims and actualization in the modern world, statistic data on the development and using of concrete systems of e-document turnover are given both in the commercial structiond and the public sector. Conclusions are made on the problems of the systems of electronic turnover the necessity of their development improvent and using in the organization and state lodies for raising their efficiency and resultativeness.
Key words: electronic documentary turnover, the system of electronic document turnover, the market of the systems of e-document turnover, the systems of e-document turnover in the public sector.
В современном мире развитие технологий и их повсеместное внедрение привело к тому, что электронный документооборот и архивные работы занимают лидирующие позиции по сравнению со своим бумажным аналогом. Сегодня мы с вами можем наблюдать рост количества и объёма используемых в мире документов . Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних.
В 2014 году рынок СЭД отметил свой 20-летний юбилей. Его зарождение и становление было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов - первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .
СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:
Повысить эффективность управления компанией, предоставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
Оптимизировать работу сотрудников с документами;
активы компании (информация, которая может быть утеряна в результате увольнения или сокращения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.
В 2013 году российский рынок СЭД, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. Он сохранял высокие темпы роста в период с 2011 по 2013 годы: от 20 до 35%.В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где, по данным ТЛёу1Бег, начался небольшой спад (В1-системы) или рост остановился (БИР-системы), рынок СЭД и по итогам 2014 года должен показать двузначный рост: главный драй вер этого рынка - госсектор, где проекты в области автоматизации электронного документооборота реализуются с высокой интенсивностью. В количестве проектов доля госсектора на рынке СЭД составляет до 25%, в денежном выражении - до 40%. .
Положительную динамику рынка в 2013 году подтверждают данные о выручке интеграторов. Среди тех компаний, которые подали данные о выручке на рынке СЭД, включая услуги по внедрению (в рублях с НДС), прирост в 2013 году относительно предыдущего года составил от 15% и выше у большинства компаний. (Таблица 1) .
Таблица 1. Доходы системных интеграторов на рынке СЭД в
России, 2012-2013, тыс. рублей
Комп ания Вы ручка 2013 Пр оекты 2013 Выр учка 2012 Пр оекты 2012 Рост выручки 2012-2013
1С (в се франчайзи) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%
Логи ка бизнеса 760 000 88 534 900 86 42,1%
КРО К 545 970 51 473 553 50 15,3%
ЭОС 516 029 777 3 263 997 - 95,5%
Инте рТраст 420 864 478 406 759 289 3,5%
АйДи Технологии управления 380 970 - 238 035 - 60%
Лани т 188 000 80 180 000 70 4,4%
ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%
Haul 50 54 28 49 73,6%
mont (Хоулмонт) 000 800
0 FTS (ФТС) 38 000 9 34 500 5 10,1%
1 АСК ОН 23 200 57 17 600 35 31,8%
Всего 4 219 775 3 257 835 29,5%
Наиболее активно внедрения СЭД в России реализуются в государственном секторе, в первую очередь это относится к органам власти, но также и компаниям с государственным участием.
Среди государственных компаний за период с начала 2013 года по сентябрь 2014 года по масштабу выделяются, система электронного документооборота в рамках ГАС Правосудие, которая работает на базе платформы Дело (ЭОС) (более 67 тыс. пользователей), а также внедрение EMC Documentum в Росатоме (30 тыс.) и внедрение Этлас (ЭДО) в Департаменте здравсоцразвития Орловской области на 10 тыс. АРМ. В коммерческом секторе крупнейшим СЭД-проектом является внедрение DocsVision в Сбербанке РФ, тиражирование системы все еще продолжается: по оценкам самого банка, сейчас в СЭД на этой платформе работают уже 100 тыс. сотрудников банка (Таблица 2) .
Таблица 2. Топ-5 проектов СЭД/ЕСМ в госсекторе России по числу пользователей за 2013 - первые три квартала 2014 года
ГАС Правосудие Дело ЭОС 67 835
Заказчик Систе ма Интег ратор Число пользователей
Росатом EMC Documentum КРОК 30 000
Департамент здравсоцразвития Орловской области Этлас (ЭДО) Этлас- Софт (AtlasSoft) 10 000
Генеральная прокуратура РФ АИК Надзор ЭОС 9 123
Правительство Ростовской области Дело (ЭОС) ЭОС 7 639
В отрасли СЭД сложилась парадоксальная ситуация: обычно
законодательство является тормозом на пути применения новых технологий. Сегодня законодательная база опережает технические возможности большинства внедренных систем. С другой стороны, возможности самих ECM-платформ, на которых строятся СЭД (как импортных, так и отечественных), в принципе позволяют решать и все новые задачи. Сегодня сдерживает развитие чаще всего недостаточная компетентность функциональных заказчиков, которые все еще придерживаются консервативных взглядов на документооборот.
Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017
Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений -масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, более 1 трлн. руб., пока не дают ощутимого практического результата.
К сожалению сегодня, не существует ни одной юридически значимой госуслуги, предполагающая совершение каких-то юридически значимых действий - выдачу документа, изменение статуса гражданина и т.д., - переведенных в электронную форму. Все услуги, которые предоставляются на ЕПГУ, носят информационный характер .
Системы СЭД направлены на улучшение деятельности той или иной организации, но каждая из них имеет свой широкий функционал, в который входят ряд характеристик. В процессе исследования нами были
■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional
■ PayDox ■ 1C:Документооборот* Босс-референт
■ ДЕЛО ■ ЕВФРА Т ■ МОТИВ
выявлены 9 систем. Покажем их функциональную оснащённость, на базе чего выделим преимущества и недостатки систем (Рис. 1,2). Рис. 1. Технические возможности современных СЭД
Рис. 2. Стоимость лицензий на 100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок
При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения: «+» - возможность реализована; «+/-» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО; «-» - возможность не реализована .
По функции «Работа с документами» лидирующие позиции занимают такие СЭД как: Босс-референт, Дело и Ефрат. Низовой уровень занял PayDox (Таблица 3).
РАБОТА ДОКУМЕНТАМИ С Directum DocsVision Globus PayDox 1С: Документ Босс- ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ
Встроенные средства
просмотра прикрепленных файлов
Изменение прикрепленных файлов
Работа с проектами документов /- /- /-
Таблица 3. Работа с документами
По разработанности функции «Поиск и анализ информации» лидерами являются такие СЭД как: Ефрат, Дело и DocsVision. Последние позиции занимают 1С, Directum, GlobusProfessional (Таблица 4).
ПОИСК и АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документоо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ
Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)
Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)
Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка /- /- /- /- /-
Осуществление различных видов поиска в одном запросе /-
Таблица 4. Поиск анализа информации
Таблица 5. Информационная безопасность
ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ
Поддержка различных способов аутентификации /- /- /- /- /- /- /-
Назначение прав пользователя
Назначение прав группам пользователей
Поддержка пользовательских ролей
По разработанности функции «Информационная безопасность» на лидирующих позициях Босс-референт, Ефрат, Дело и DocsVision. На последних позициях: 1С и GlobusProfessional (Таблица 5).
На основе проведенного анализа можно выделить несколько СЭД с наибольшей функциональной оснащённостью. К ним относятся: Ефрат, который является беспрекословным лидером, также Дело и DocsVision. Из 9 СЭД недостаточной функциональной оснащённостью отличились 1С, Globus Professional, PayDox. Остальные же СЭД заняли среднюю нишу.
В заключение можно сказать, что СЭД является необходимым в современном мире и его постоянное совершенствование является также важным критерием. Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли пика продуктивности. Дальнейший рост
рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функциональности. На сегодняшний день среди основных причин замены имеющихся решений - проблемы с производительностью, нехватка функциональных возможностей, дороговизна развития и поддержки текущего решения, закрытость кода платформы, неудобный интерфейс, проблемы с территориальной распределенностью и интеграцией, а также привязка к устаревшим программным и аппаратным платформам.
Список литературы:
1. Мансурова Н.А., Веселов П.С Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота малого и среднего бизнеса// Экономические исследования 2010 № 1 - С. 2
2. Гайсинский И.Е., Вострикова Т.В., Перова М.В. Электронный документооборот в системе подготовки и повышения квалификации специалистов // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 66-75
3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
4. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
5. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
6. Хашева И. А. Практика использования информационно-коммуникационных технологий при оказании государственных услуг // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 99-108
7. Бакушев В.В., Григорьев Е.С. Электронные технологии в государственно-политической и системной управленческой деятельности аппаратов: оценка предпосылок // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 1. С. 56-61.
8. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
Рынок систем электронного документооборота
В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее динамичных направлений является рынок систем электронного документооборота (СЭД).
При общей динамике рынка ИТ 6% (по данным IDC) в 2013 году его прирост составил порядка 23%, что, кроме того, превышает в два раза общемировые показатели этого сегмента, а также темпы роста рынка ПО (15%). архив документооборот программа электронный
По мнению заместителя руководителя Центра аналитических систем и разработок Дениса Владимировича Морозова, причина такого положения дел связана с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства.
Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия.
Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам, составляет порядка 26 млрд рублей, из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и около 25% - непосредственно на продажи лицензий.
В структуре рынка большая часть продаж приходится на долю крупных предприятий (порядка 45-50%). Госсектор практически полностью занимает другую половину рынка (порядка 40-45%), оставляя SMB не более 10-15%.
Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более 60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, «1С», Directum и Microsoft (по данным IDC за 2013 год) по оборотам. При этом известно, что EMC и Microsoft представлены на рынке СЭД тиражируемыми решениями компаний-партнеров.
В числе участников исследования нами были выбраны СЭД, которые активно развиваются и зарекомендовали себя в пользовательской среде: «1С: Документооборот», CompanyMedia от компании «ИнтерТраст», DocsVision, SharePoint и «Дело» компании ЭОС, Directum, «Тезис» от российского разработчика «Хоулмонт» и программная разработка «Е1 ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies.
Стоит отметить, что, помимо участвующих в обзоре продуктов, на рынке СЭД представлены еще несколько десятков систем, большинство из которых не получило масштабного распространения.
Продукты лидеров рынка имеют примерно равный набор ключевых функций (регистрация документов, контроль жизненного цикла, маршрутизация, формирование отчетов и т. д.).
Поэтому проводить сравнение систем по этим критериям практического смысла не имеет.
С другой стороны, при выборе системы повышенный интерес представляют возможности, которые входят в число трендов рынка и являются крайне необходимым дополнением функционала СЭД (у ряда разработчиков они наряду с основными возможностями входят в базовый функционал) при работе с документами в организациях разного уровня. К ним следует отнести сервисы ведения договоров, web-клиента, управления работами, интеграции с «1С», ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов (OCR), a также обращения граждан.
Глядя вперед, можно сказать, что в ближайшее время в этот список с легкостью могут войти и такие инновации, как возможности геймификации и социализации решений.
Это своего рода новый этап развития СЭД, допускающий представление информации в игровой форме, а также коммуникации между пользователями системы по принципам организации, близким к социальным сетям.
Одним из определяющих критериев выбора покупателя СЭД была и остается цена продукта.
Для наибольшего представления ценовых предложений участников исследований мы выбрали два сравнительных среза по максимальной комплектации (из расчета продажи лицензии на 200 пользователей) и минимальной комплектации (из расчета продажи лицензии на 10 пользователей).
При подготовке исследования использовалась информация из открытых источников (Интернет, информационные сайты рассматриваемых программных продуктов и компаний-разработчиков, демонстрационные версии СЭД).
Таким образом, в число функциональных критериев исследования вошло наличие в СЭД опций:
Результаты сравнения функциональных возможностей СЭД по указанным критериям представлены в приведенной ниже таблице.
Подсчет баллов по данным критериям проводился по трехбальной системе:
Таблица результатов сравнения функциональных возможностей СЭД по критериям: «Наличие web-клиента», «Ведение договоров», «Управление работами», «Интеграция с 1С», «Ведение клиентской базы», «Архив документов (автоматический импорт документов)», «Распознавание документов (OCR)», «Обращения граждан»
Далее приведены результаты сравнения стоимости СЭД в их заявленной минимальной комплектации. Под минимальной комплектацией следует понимать минимально доступный набор функционала системы, включающий рассматриваемые в исследовании возможности. В расчете использованы заявленные разработчиками цены на пользовательские лицензии, которые позволяют использовать весь минимальный функционал системы.
Для оценки СЭД по данному критерию шкала стоимости систем был разбита на семь одинаковых интервалов с расстоянием 20 200 рублей (разница между наибольшей и наименьшей стоимостью СЭД, деленная на количество интервалов), в рамках которых считалось, что участники исследования имеют равную стоимость и получали одинаковые баллы.
При этом минимальный балл (1) ставился СЭД с наивысшей ценой, а максимальный балл (в данном случае 7) - с наименьшей.
Таблица сравнения СЭД по критерию «Стоимость системы в минимальной комплектации»
Ниже приведены результаты сравнения СЭД по критерию «Стоимость системы в максимальной комплектации».
Как и в случае оценки СЭД по критерию стоимости минимальной комплектации, шкала была разбита на семь одинаковых интервалов с расстоянием 141 298,6 рубля (разница между наибольшей и наименьшей стоимостью СЭД, деленная на количество интервалов), в рамках которых считалось, что участники исследования имеют равную стоимость и получали одинаковые баллы. При этом минимальный балл (1) ставился СЭД с наивысшей ценой в данной комплектации, а максимальный балл (в данном случае 7) - с наименьшей.
Таблица сравнения СЭД по критерию «Стоимость системы в максимальной комплектации»
Затем критерии были ранжированы по уровню их значимости для потенциального пользователя. В основу ранжирования были положены данные социологического опроса 7563 представителей службы ИТ средних и крупных предприятий Москвы и 21 города из субъектов РФ. Наиболее важным для респондентов оказался ценовой критерий СЭД в максимальной комплектации. Ему был присвоен наивысший балл -1. Другие критерии получили значения в диапазоне от 0 до 1 пропорционально уровню своей значимости для пользователей.
Таблица коэффициентов значимости критериев
Итоговый балл каждой СЭД высчитывался в качестве суммы оценок, полученных по каждому критерию, умноженных на вес каждого критерия. Итоговая таблица результатов исследования приведена ниже.
Таким образом, победителем нашего рейтинга стала система Е1 ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Система имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга. На втором месте расположилась СЭД DocsVision. Не смотря на необходимость докупки необходимого функционала с помощью подключаемых модулей, цена базовой комплектации системы остается довольно выгодной, хоть и уступает СЭД Е1 ЕВФРАТ.
И, наконец, третье место в рейтинге заняла система Тезис. СЭД больше подходит для компаний малого и среднего бизнеса - при небольшом количестве лицензий заявленный разработчиком базовый функционал вполне достаточен для работы. Однако система начинает заметно проигрывать с увеличением количества пользовательских лицензий.
Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Итак, выглядит она следующим образом:
Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.
Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.
Место | Программа/сервис | Цена | Простота освоения | Функциональность | Учет российского законодательства | Техническая
поддержка |
Общая оценка |
1 | Дело | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
2-4 | 1С:Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
4-6 | Логика | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
4-6 | ЕВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.
Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.
Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.
Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.
Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».
Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).
Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.
Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.
Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.
CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.
Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.
Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.