Штатное расписание в 1с 8.3 бухгалтерия. Штатное расписание

Штатное расписание в 1с – это документ, составляемый на предприятии, в котором указываются должности работников, ставки и их оклады. У данного документа есть унифицированная форма Т-3. Разрабатывает штатное расписание в 1с юридический отдел или отдел кадров. Если предприятие небольшое разрабатывать может бухгалтерия или сам руководитель. Затем эта форма утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия.

В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса Российской Федерации, вновь принимаемые работники должны под роспись ознакомиться со штатным расписанием предприятия.

При внесении в штатное расписание каких-либо изменений форму нужно заново утвердить у руководителя соответствующим документом. Работники, которых касаются изменения в штатном расписании, должны быть также ознакомлены с этим под роспись.

Штатное расписание в 1с Зарплата и управление персоналом ред. 2.5

Чтобы сформировать штатное расписание в 1с ЗУП 2.5 заходим на закладку «Кадровый учет» и выбираем пункт «Штатное расписание». Сформировать его можно несколькими способами. Первый – это заполнить по текущей расстановке сотрудников. Данный способ подходит, если в программу уже занесены сотрудники, которые работают на предприятии.

В этом случае в табличную часть формы их должности попадают автоматически.

В том случае, если сотрудников еще нет, новые должности вносятся, как новые элементы по кнопке добавить (с зеленым плюсом).

Каждая новая должность включает: количество ставок; вид тарифной ставки (месячная, дневная, часовая); ее минимальный и максимальный размер и валюту; условия труда для автоматического формирования отчетности в ПФР; график работы для подсчета месячного фонда оплаты труда для работников с часовой тарифной ставкой; список надбавок, предусмотренных для работников, занимающих данную должность.

На закладке «Дополнительно» можно указать описание должности, ее обязанности и требования к знаниям и квалификации.

После того, как штатное расписание в 1с сделано, можно сформировать его печатные формы: унифицированную форму Т-3, штатную расстановку и анализ штатного расписания. Сделать это можно по кнопке печать.

Для того, чтобы программа контролировала соблюдения штатного расписания можно сделать дополнительные настройки. Для этого заходим на закладку «Предприятие», выбираем «Параметры учета» и на закладке «Кадровый учет» этой формы ставим одну или две галочки. Программа может контролировать количество ставок, т.е. проверять есть ли свободная должность для вновь принимаемого сотрудника, а также размеры ставок. Это означает контроль за соответствием оклада в штатном расписание и его размером, устанавливаемом в приказе на сотрудника. В настройке можно установить какую-то одну или сразу обе галочки.

При первом открытии любой программы 1С автоматически запускается Стартовый помощник: пользователь может сразу сделать первоначальную настройку информационной базы, просто установив соответствующие флажки. Нас интересует, как активировать, настроить и ввести новое штатное расписание.

ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:

• Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
• В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
• К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.

*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рассмотрим окно отображения подразделений.

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

• «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
• «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
• Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.

Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

• Код по ОКПДТР
• Контрольное число
• Категория*.

*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.

Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

• Без ведения истории*;
• С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:

**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.

*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.

Работа с должностями в программе ЗУП

Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).

При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).

Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:

В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату. Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки. То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.

ВНИМАНИЕ : аналогичная статья по 1С ЗУП 2.5 -

Здравствуйте, уважаемые посетители . Сегодня мы продолжаем разбирать особенности учета в ЗУП для начинающих и в очередной публикации из мы разберем некоторые вопросы кадрового учета в программе. Напомню, что аналогичную серию статьей для пользователей ЗУП редакции 2.5 Вы можете найти . Итак, вот какие темы нас сегодня ожидают:

• Разберем каким образом в ЗУП 3.0 выполнить Прием на работу нового сотрудника : подробно поговорим о документе «Прием на работу», всех его полях и настройках
• Какие настройки важно сделать для корректного учета нового сотрудника: вычеты НДФЛ, статусы для расчета НДФЛ и страховых взносов и многое другое
• Поговорим про варианты ведения Штатного расписания: про документ и «Изменение штатного расписания»

✅

✅

Чтобы отразить прием на работу нового сотрудника, для начала нам необходимо создать этого сотрудника. К сожалению, в ЗУП 3.0 пока нет помощника Приема на работу, поэтому создавать нового сотрудника нам придется вручную. Заходим в раздел меню Кадры – Сотрудники

Нажимаем кнопку Создать и заполняем предложенную программой форму.

Основное, что нужно внести на данный момент- это ФИО. Остальные личные данные можно внести позднее. После того, как мы сохраним данные по новому сотруднику, эти данные дублируются и в другом справочнике – Физические лица (Кадры- см.также- Физические лица). В данном справочнике отображается вся личная информация о работниках. В программе ЗУП 3.0 к одному физическому лицу может быть привязано несколько сотрудников. Примером этому может служить ситуация, когда одно и тоже физическое лицо работает в организации по основному месту работы и по внутреннему совместительству. И это важно понимать, потому что программа отслеживает, расчет НДФЛ и страховых взносов именно в разрезе физических лиц, а не Сотрудников.

Следующим шагом, после того как ввели сотрудника, мы должны оформить документ Прием на работу. Создать данный документ мы можем:

1. Кадры – Прием, перевод, увольнение – Создать. Выбираем из предложенного списка Прием на работу (Прием на работу списком , если принимаем в одну дату несколько сотрудников).

2. Оформить прием на работу можем также из личной карточки сотрудника: кнопка Оформитьдокумент –> Прием на работу или нажав на ссылку Принять на работу .

Теперь заполняем документ Прием на работу .

Дата – это дата приказа.

Номер – программа сама его присвоит данному документу на основании номеров предыдущих документов, если требуется можно исправить вручную.

Поле Сотрудник . Если Прием на работу выполнен из личной карточки сотрудника, то это поле заполнится автоматически, в противном случае его нужно выбрать из справочника.

В поле Должность выбираем,в какой должности сотрудник будет работать.

Следующим поле — это Вид занятости . В программе всего 3 возможных варианта видов занятости – это основное место работы, внешнее совместительство и внутреннее совместительство. В ЗУП 3.0. эта информация задается на уровне приема на работу, в ЗУП 2.5. – на уровне ввода сотрудника, что было не очень удобно. Например, чтобы в ЗУП 2.5 перевести работника с внешнего совместительства на основное место работы – нужно было человека увольнять, а потом снова принимать на работу. В ЗУП 3.0 нужно оформить документ Кадровый перевод , в котором указать новый вид занятости.

Кстати, более подробно про разницу между ЗУП 2.5 и 3.0 можете почитать в серии публикаций: .

Теперь поговорим про кнопку «Редактировать» рядом с надписью Имеется право на ежегодный отпуск… При нажатии на эту кнопку откроется окно «Право на отпуск», которое будет содержать «Основной отпуск» причитающийся всем сотрудникам в размере 28 дней. Если нас это устраивает – то изменять ничего не нужно. В случае, если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск (например, Отпуск за вредность), тогда нам необходимо этот отпуск создать (Раздел Настройка –Предприятие – Виды отпусков). Нажмем кнопку Создать.

В открывшемся окне введем нужное название для дополнительного отпуска (Например, За ненормированный рабочий день , или За вредность ). Проставим галочку, что отпуск является ежегодным. Проставим количество дней дополнительного отпуска.

После того, как мы введем в справочник новый вид отпуска, мы сможем его добавить и конкретному сотруднику в документе Прием на работу. Нажимаем на ссылку Редактировать. В открывшемся окне нажимаем на кнопку Добавить и выбираем из предложенного списка нужный нам дополнительный отпуск.

В нашем примере у сотрудника будет отпуск 28 календарных дней, добавлять дополнительный отпуск не будем.

Теперь перейдем на вкладку «Оплата труда» документа Прием на работу.

Здесь задаются плановые виды начисления, которые будут автоматически попадать в документ «Начисление зарплаты и взносов» при его заполнении (это основной документ в 1С ЗУП, которым ежемесячно начисляется зарплата).Зададим сотруднику типовой вид начисления «Оплата по окладу» с ежемесячным окладом 50 000 руб.

Также на этой вкладке можно указать способ расчета аванса нашему сотруднику. Программа предлагает нам 3 варианта:

1. Фиксированной суммой;
2. Процентом от тарифа;
3. Расчетом за первую половину месяца.

Если мы выберем первый или второй вариант – то сам аванс будет рассчитываться непосредственно в документе «Ведомость …» . Если же мы выбираем третий вариант расчета аванса, тогда перед документом «Ведомость …» нужно будет внести еще один документ «Начисление зарплаты за первую половину месяца» . Именно этим документом будет рассчитано, сколько сотруднику выплатить аванс, в зависимости от его отработанного времени.

Вкладка Трудовой договор .

На данной вкладке указывается информация, необходимая для заполнения печатной формы Трудовой договор. Чтобы напечатать трудовой договор – нажмите на кнопку «Печать».Проводим документ Прием на работу.

Настройки Сотрудника в личной карточки (справочник Сотрудники)

✅

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Зайдем снова в личную карточку сотрудника (Кадры — Сотрудники).Хочу обратить внимание на то, что количество ссылок в верхней части формы увеличилось после того, как мы провели документ Прием на работу .

В форме справочника есть ссылка«Личные данные». По сути данные на этой вкладке на самом деле хранятся не в справочники Сотрудники, а в справочнике Физические лица. Выше я уже рассказывал про то, что при создании Сотрудника создается и Физическое лицо, так вот Личные данные как раз и хранятся в этом Физическом лице.

Также следует уделить внимание ссылке «Налог на доходы». В частности,именно сюда вносятся заявления на стандартные вычеты, на которые имеет право сотрудник. При вводе заявления на вычеты, нужно обратить внимание на месяц, с которого будем предоставляться вычет.

Здесь же задаются и доходы с предыдущего места работы. Если сотрудник трудится в нашей организации не с начала года – по данной ссылке можно ввести информацию о его доходе на предыдущем месте работы. Эти данные будут использоваться для корректного отслеживания предельной величины дохода при применении вычетов по НДФЛ.

В личной карточке сотрудника также имеется ссылка Страхование. Тут указывается информация для корректного расчета страховых взносов.

Начисления и удержания . По этой ссылке отображаются все плановые начисления и плановые удержания. Так же здесь отображаются все документы по начислению зарплаты. По кнопке «История» можно посмотреть очень удобный отчет «История изменения оплаты труда» .Он расскажет о том, как менялись у сотрудника Плановые начисления.

Отсутствия. Здесь можно просмотреть все отсутствия сотрудника на рабочем месте, в том числе, если работник был в отпуске или на больничном.

Выплаты и учет затрат. На этой вкладке задается способ выплаты сотруднику, если этот способ отличается от того варианта выплаты, который указан в настройках организации. Также здесь задается способ учета зарплаты, если он отличается от того способа, который задан для организации или подразделения.

Настройка Штатного расписания в ЗУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Теперь давайте рассмотрим какие варианты ведения Штатного расписания есть в 1С ЗУП 3.0. В данном примере штатное расписание совсем не ведется в программе. В документе Прием на работу, должность бралась из справочника Должности, а не из справочника Штатное расписание.

Для того, чтобы показать разницу ведения учета БЕЗ штатного расписания и с использованием штатным расписанием – проставим соответствующие настройки. Напомню, что до данного момента штатное расписание НЕ велось.

Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания.

Ставим галочку Ведется штатное расписание .Нажимаем Применить и закрыть.

Если после данной настройки мы зайдем в документ Прием на работу, то увидим, что теперь поле Должность ссылается не на справочник Должности, а на справочник Штатное расписание(Кадры – Штатное расписание).

Как только мы поставили галочку «Ведется штатное расписание» в настройках кадрового учета, то в справочнике «Штатное расписание» были автоматически созданы Штатные единицы, соответствующие текущей Штатной расстановке работающих сотрудников.

Теперь давайте разберем вопрос ведения истории штатного расписания. В данном варианте учета Штатное расписание ведется БЕЗ истории изменений, т.е. если по какой-то причине нам необходимо, например, изменить величину оклада по этой штатной единице, то мы просто заходим в Штатное расписание и меняем оклад. У нас не будет возможности указать, с какой даты произошло изменение оклада у Штатной единице.

Если история штатного расписания нам необходима, то в этом случае в настройках Кадрового учета устанавливаем галочку «Ведется история изменения штатного расписания» (Настройки – Кадровый учет – Настройка штатного расписания).

После того как мы стали вести историю штатного расписания, у нас появился журнал «Изменение штатного расписания» (Кадры – Штатное расписание – Изменение штатного расписания). В данном журнале появился документ «Утверждение штатного расписания» . Именно этим документом вводится первоначальная информация о штатном расписании. Документ заполнился автоматически на основании текущей штатной расстановке.

Если начисление в ЗУП 3.0. начинается с 1 ноября, то в данный документ всю информацию о штатном расписании нужно ввести тоже по состоянию на 1 ноября.

Рассмотри небольшой пример, чтобы посмотреть, как учитывается История изменения штатного расписания. Например, с 1 января по Штатной единице происходит увеличение Оклада и количества ставок. Создаем документ «Изменение штатного расписания » (Журнал Изменение штатного расписания – Создать – Изменение штатного расписания).

Двойным кликом мышки щелкаем на сумму оклада и изменяем его.

Если нам нужно добавить новую позицию в штатное расписание – нажимаем на кнопку«Добавить позицию».

Заполняем поля Подразделение, Должность и добавляем начисление (в нашем примере мы добавили Оплата по окладу ).

Благодаря тому, что мы проставили с какой даты будет изменение данного документа (поле «Дата изменения» ) мы можем вести историю штатного расписания.

Проверим это в отчете. Зайдем Кадры – Кадровые отчеты. Здесь есть ряд отчетов для просмотра Штатного расписания.

Рассмотрим пример отчета Штатное расписание (Т3).Как мы видим по состоянию на 01.11.2015 года у нас одна штатная единица – директор.

Теперь сделаем отчет по состоянию на 01.01.2016 года, когда мы ввели документ Изменение штатного расписания.

В данном отчете мы видим, что присутствует уже 2 позиции в штатном расписании и оклад у позиции Директора увеличился.

На этом сегодня всё в следующей публикации из мы разберем вопросы начисления зарплаты в программе

Оценив удобство программы 1С, мы подчас удивляемся, когда не обнаруживаем необходимых нам форм. Так, многие ищут в 1С Бухгалтерия 8.3 штатное расписание. Есть ли там оно? Давайте разбираться.

Из статьи вы узнаете:

• что такое штатное расписание и для чего оно нужно;
• есть ли обязательная форма для штатного расписания;
• какими формами и отчетами располагает 1С в кадровом разделе.

Значение штатного расписания

Штатное расписание - кадровый документ, отражающий структуру и численность организации в разрезе подразделений и должностей. Оно позволяет планировать кадровый состав предприятия и его фонд оплаты труда (далее - ФОТ).

Штатное расписание - это запланированная структура должностей, а не фактическая, так как там отражаются и занятые должности, и вакансии. Когда все вакансии заняты, фактическая структура штатов и численность совпадают со штатным расписанием.

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается лишь косвенно, когда заходит речь о должности, занимаемой работником в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ). Из чего следует вывод:

• штатное расписание необходимо;
• должность, занимаемая работником, должна быть в него внесена.

Оно обязательно понадобится при:

• проверках:
  • Трудовой инспекции;
  • ИФНС;
  • ФСС (п. 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81);
  • ПФР (п. 11 Постановления Правления ПФ РФ от 30.01.2012 N 11п);
• в суде по трудовым спорам и разбирательствам с контролерами.

Форма штатного расписания

Удобная форма штатного расписания (Т-3) дана в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Хотя с 2013 года данная форма не является обязательной, ее придерживаются многие организации: утвержденных обязательных реквизитов для данного документа нет, а привычная для нас форма содержит все необходимые сведения, которые ожидают увидеть проверяющие в штатном расписании.

• структурных подразделениях;
• должностях;
• количестве штатных единиц;
• окладах (тарифных ставках);
• надбавках;
• месячном ФОТ.

Поскольку составление и ведение штатного расписания не регламентировано, однозначных рекомендаций по этому вопросу дать не получится.

В штатное расписание в течение года могут вноситься изменения и дополнения. Для удобства, чтобы не копить изменяющие документы, в конце года можно утвердить новое штатное расписание на следующий год, которое учтет все изменения прошлого.

Если штатное расписание полностью пересматривается, утвердить новое можно и в середине года (например, при масштабном сокращении штатов).

Где в Бухгалтерия 8.3 найти штатное расписание

В 1С 8.3 Бухгалтерия штатное расписание не формируется. Данная форма там не предусмотрена. Однако для составления штатного расписания можно использовать отчет Штатные сотрудники .

Если применить настройки, установленные по умолчанию, то отчет Штатные сотрудники будет иметь вид:

Таким образом, отчет содержит следующие сведения о сотрудниках, которые фактически работают на указанную в отчете дату:

• должность;
• оклад;
• дату приема;
• рабочий телефон;
• дату рождения (и даже количество оставшихся до нее дней).

Для составления штатного расписания вам могут пригодиться поля:

• Подразделение ;
• Сотрудник ;
• Должность ;
• Тарифная ставка .

Если вам нужна информация о сотрудниках, которые занимали вакантные на сегодня должности, то можно убрать лишние настройки, и тогда дополнительно будет выведена информация об уволенных сотрудниках.

Отчет Штатные сотрудники находится в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам .

В открывшейся форме сделаем следующие настройки.

Шапка отчета

Заполняем поля:

• Дата - дата, на которую требуется составить отчет, в примере 01.01.2019 ;
• Организация - выбрать из выпадающего списка, если в базе ведется более одной организации.

Нажимаем на кнопку Настройки и переходим в меню настроек отчета Штатные сотрудники . Выбираем вид отчета Расширенный .

Отборы

На вкладке Отборы уберем галочку с поля Группа Или для того, чтобы в список попадали не только ныне работающие, но и уволенные сотрудники.

Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки уберем лишние галочки для вывода поля, оставив:

• Подразделение ;
• Сотрудник ;
• Должность ;
• Тарифная ставка ;
• Дата приема ;
• Дата увольнения .

Настройки на остальных вкладках оставим без изменения. Отчет примет вид:

Полученный отчет, конечно, не штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3, но его можно распечатать по кнопке Печать результата отчета и на его основе создать штатное расписание в Excel.

Для того чтобы ввести штатное расписание нужно заполнить данные в регистре сведений «Штатное расписание организации», открыть его можно через пункт меню «Кадровый учет» и в нем выбрать «Штатное расписание» или же из вкладок рабочего интерфейса «Предприятие» или «Кадровый учет». Перед заполнением этого регистра необходимо проверить на заполненность справочник «Должности организаций», а также «Подразделения организаций» . В форме этого регистра слева находится таблица, в ней отображаются данные из справочника «Подразделения организации»; С правой стороны выводится информация о штатных единицах.

Данные штатного расписания могут быть заполнены автоматически по текущим данным из кадровых документов. Для этого нужно нажать кнопку «Заполнить» и выбрать пункт «по текущей расстановке сотрудников» а также будет необходимо указать дату заполнения штатного расписания; обычно это дата бетется из приказа об утверждении штатного расписания. (рис.1)

Штатная единица это должность в каком -либо из подразделений организации (рис. 2). Для каждой штатной единицы указывается количество ставок, вид тарифной ставки и ее размер от минимального до максимального, помимо этого нужно указать график работы и при необходимости причитающиеся надбавки.

Эти сведения являются периодическими, это означает, что в программа хранит историю изменения штатного расписания.

После того как штатное расписание введено, можно сформировать отчет по форме Т-3; Его можно открыть из вкладок рабочего места «Кадровый учет» или «Предприятие», называется он «Унифицированная форма Т-3″; Здесь же можно найти отчет по Штатной расстановке организации, в котором можно получить данные о текущей штатной расстановке в организации.

Контроль штатного расписания

В программе 1С ЗУП предусмотрен автоматический контроль данных штатного расписания, т.е. проверяется соответствуют ли данные кадрового учета и данные штатного расписания, а именно: проверка наличия в штатном расписании свободных (незанятых) ставок и проверка соответствия диапазона тарифных ставок и размеров тарифных ставок сотрудника. Лучше всего настройку контроля штатного расписания включить в тот момент, когда кадровые документы и само штатное расписание уже будут введены. При включенной настройке контроля система не проведет кадровые документы, если обнаружится какое-либо несоответствие.

Включить эту настройку можно в настройках параметров учета, и в них через закладку «Кадровый учет» . Если установить галочку в поле количество ставок, то будет осуществляться проверка свободных штатных единиц при проведении кадровых документов; установка флажка в поле размеры ставок позволяет осуществлять проверку соответствий размеров устанавливаемых начислений с минимальной и максимальной ставками).

Контроль будет осуществляется при проведении кадровых документов: Если обнаруживается несоответствие, то регистрация кадрового документа не выполняется. В этом случае документ проведен не будет, и выведется сообщение об ошибке.